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Il PDF è gratuito. Il salvataggio richiede Billsato Pro: gratis per 7 giorni, senza carta di credito.
I tuoi dati
PNG, JPG o SVG. Viene stampato nella parte superiore della fattura.
Personalizzazione
Una leggera sfumatura dietro le intestazioni delle voci.
Dettagli fattura
Il pagamento scadrà il 08 nov 2026.
Numero d'ordine, progetto, riferimento: qualsiasi altra informazione utile per la fattura.
Voci
Mostrate in fondo alla fattura e nel PDF.
Pagamento
Come deve pagarti il cliente? Opzionale: se non indicato, la fattura riporterà solo le tue condizioni contrattuali.
Riepilogo
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Come creare una fattura con Billsato
Creare una fattura professionale richiede meno di due minuti con il generatore gratuito di Billsato. Ecco come fare.
Inserisci i dati della tua attività. Aggiungi la tua ragione sociale, l'indirizzo, l'email e il numero di telefono. Queste informazioni appariranno in cima a ogni fattura, così i clienti sapranno sempre da chi proviene.
Aggiungi le informazioni del cliente. Inserisci nome, email, telefono e indirizzo del cliente. Dati corretti garantiscono che la fattura arrivi alla persona giusta e mantenga un aspetto professionale. Se spedisci altrove, seleziona “Spedisci a un indirizzo diverso” e aggiungi l'indirizzo di consegna.
Elenca articoli o servizi. Descrivi ciascun prodotto o servizio, indicando quantità e prezzo unitario. Billsato calcola in automatico ogni riga e il subtotale. Seleziona “Aggiungi descrizioni” se una voce richiede maggiori dettagli.
Imposta l'aliquota fiscale e lo sconto. Inserisci l'aliquota d'imposta o IVA per la tua area, oppure lasciala a zero se la transazione è esente. Puoi applicare uno sconto in percentuale o a importo fisso: il totale si aggiorna mentre digiti.
Aggiungi note o un memo. Includi le istruzioni di pagamento, condizioni come “Pagamento a 30 giorni” o “Pagamento a vista”, oppure un breve messaggio di ringraziamento. Tutto ciò che scrivi apparirà in calce alla fattura.
Controlla l'anteprima in tempo reale. Il PDF finito viene mostrato accanto al modulo e si aggiorna mentre digiti: ciò che vedi è esattamente il documento che invierai, senza sorprese né passaggi intermedi di generazione.
Scarica il PDF. Fai clic su Scarica PDF per salvare una fattura pronta per la stampa, in formato A4 o US Letter. Inviala via email al tuo cliente, archiviala o stampala. Per salvare le fatture e riutilizzare i dati dei clienti la prossima volta, prova Billsato Pro, gratis per 7 giorni.
Cos'è una fattura?
La fattura è un documento formale che il venditore invia all'acquirente per richiedere il pagamento di beni ceduti o servizi prestati. Costituisce la prova della transazione per entrambe le parti ed è essenziale per la contabilità aziendale.
Le fatture non equivalgono a ricevute o conti. La fattura si invia prima del pagamento, costituendo una richiesta formale. La ricevuta viene rilasciata dopo aver incassato l'importo. Si tratta dello stesso scambio visto da due prospettive diverse.
Qualsiasi attività che venda prodotti o servizi — libero professionista, ditta individuale, PMI o grande azienda — ha bisogno delle fatture per monitorare le entrate, gestire il flusso di cassa e mantenere una corretta contabilità a fini fiscali.
Cosa inserire in una fattura
Una fattura completa deve contenere i seguenti elementi:
I tuoi dati aziendali: Ragione sociale o nome, indirizzo, telefono ed email. Se disponi di una Partita IVA o Codice Fiscale, includili qui.
Dati del cliente: Nome del cliente, azienda, indirizzo, email e recapito telefonico.
Numero fattura: Un codice identificativo univoco. Adotta una numerazione coerente — progressiva (es. FATT-00001) o per data (2026-08-001) — per mantenere l'archivio in perfetto ordine.
Data di emissione: La data in cui viene emessa la fattura.
Data di scadenza: Il termine entro cui è previsto il pagamento. Termini comuni sono "Pagamento a vista", "30 giorni data fattura" o "Rimessa diretta".
Voci e prestazioni: Ogni prodotto o servizio fornito, con la relativa quantità, il prezzo unitario e il totale di riga.
Subtotale, imposte e totale: La somma di tutte le voci, le eventuali imposte applicabili o sconti e l'importo finale dovuto.
Istruzioni di pagamento: Come il cliente deve saldare l'importo: un link di pagamento, le coordinate bancarie (IBAN e SWIFT/BIC a livello internazionale, routing e numero di conto ACH per gli USA), a chi intestare gli assegni e dove spedirli, oppure app di pagamento come PayPal, Zelle o Venmo. Puoi indicarne più di una. I clienti statunitensi richiedono spesso un modulo W-9 prima di pagare un nuovo fornitore: aggiungi "W-9 disponibile su richiesta" nelle note o allegalo alla prima fattura.
Note o condizioni: Interessi di mora per ritardato pagamento, sconti per pagamento anticipato o qualsiasi altra informazione utile per il cliente.
Come inviare una fattura
Una volta pronta la fattura, non resta che recapitarla al cliente.
Email (consigliato): Allega il PDF. È il metodo più rapido, economico e affidabile: il cliente lo riceve all'istante e la posta inviata fa fede come prova di consegna. Indica nell'email il numero della fattura, l'importo dovuto e la data di scadenza.
Posta ordinaria: Stampala e spediscila via posta. Più lento e costoso, ma alcuni clienti o settori preferiscono ancora la carta. Conserva sempre una copia digitale.
Piattaforma di fatturazione: I software gestionali e di fatturazione possono inviare i documenti direttamente, spesso con notifiche di lettura, solleciti automatici e link per il saldo.
Di persona: Per interventi sul posto o clienti locali, consegnala direttamente a mano, inviando comunque una copia digitale di conferma per entrambi.
Esempio di email di accompagnamento
Oggetto: Fattura [INV-00001] da [Ragione Sociale / Nome] Gentile [Nome Cliente], in allegato trova la fattura relativa a [descrizione dei servizi] prestati in data [data]. L'importo totale dovuto è pari a [importo], da saldare entro il [data di scadenza]. Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento. Cordiali saluti, [Tuo Nome]
Quando emettere la fattura
Il tempismo è fondamentale. Invia la fattura non appena il lavoro è concluso o la merce è stata consegnata: più tardi fatturi, più tardi riceverai il pagamento.
Per incarichi a progetto, emetti la fattura il giorno della consegna del lavoro finito. Per consulenze o servizi continuativi, stabilisci un ciclo di fatturazione regolare (settimanale, quindicinale o mensile) e inviala sempre nello stesso giorno, così che il cliente sappia quando aspettarsela.
Per progetti più ampi, valuta una fatturazione per stati di avanzamento (SAL): richiedi ad esempio un acconto del 30% all'inizio, un 40% a metà lavori e il restante 30% al saldo finale. Questo garantisce un flusso di cassa costante e riduce il rischio di dover riscuotere un'unica grossa cifra. Definisci sempre i termini di pagamento prima di iniziare i lavori: accordi chiari fin dall'inizio evitano incomprensioni.
Consigli per incassare puntualmente
Invia le fatture tempestivamente: Prima emetti la fattura, prima vieni pagato. Inviare un documento in ritardo trasmette l'idea che il pagamento non sia urgente.
Definisci condizioni chiare: Specifica chiaramente in fattura la data di scadenza, i metodi di pagamento accettati e gli eventuali interessi di mora. L'ambiguità favorisce i ritardi.
Offri diverse modalità di pagamento: Bonifico bancario, carta di credito tramite link di pagamento, PayPal, Zelle, Venmo o assegno. Elenca tutte le opzioni possibili: più pagare è semplice, più il saldo sarà rapido.
Invia dei promemoria: Un cordiale messaggio di promemoria qualche giorno prima della scadenza e un sollecito subito dopo se l'accredito non è ancora arrivato.
Premia chi paga subito: Un piccolo sconto cassa — ad esempio il 2% per saldo entro 10 giorni — incentiva a dare priorità alla tua fattura.
Monitora i crediti in sospeso: Tieni traccia di ogni fattura e del suo stato. Un foglio di calcolo può bastare, ma un programma per fatture rende tutto più semplice.
Applica indennità di mora: Se previsti nei tuoi accordi commerciali, applica gli interessi di mora senza esitazione: serve a dimostrare che le tue condizioni di pagamento sono tassative.
Tipi di fattura
A seconda della situazione contabile possono servire documenti diversi. I più comuni sono:
Fattura ordinaria: Il documento standard con cui si richiede il pagamento a seguito della cessione di beni o della prestazione di servizi.
Fattura proforma: Un documento preliminare inviato prima dell'inizio dei lavori per riepilogare i costi previsti. Ha valore di preventivo e non costituisce una richiesta formale di pagamento fiscale.
Fattura ricorrente: Per servizi continuativi fatturati a intervalli regolari: canoni mensili, abbonamenti o contratti di manutenzione.
Nota di credito: Emessa per stornare o ridurre l'importo di una fattura già inviata, in caso di resi, pagamenti in eccesso o errori di fatturazione.
Nota di debito: L'opposto di una nota di credito: emessa per integrare o aumentare l'importo dovuto, solitamente per addebiti extra.
Fattura commerciale: Utilizzata nel commercio internazionale. Riporta dati doganali essenziali come paese d'origine, codici di tariffa doganale e Incoterms.
Fattura su base oraria / timesheet: Per prestazioni fatturate a ore: indica le ore lavorate, la tariffa oraria e il totale per ciascuna attività.
Domande frequenti sulla fatturazione
Questo generatore di fatture è gratuito?
Sì. Creare e scaricare fatture qui è completamente gratuito: nessuna registrazione obbligatoria, nessun watermark e nessun limite di utilizzo, sia per fini personali che commerciali. Se desideri salvare fatture, clienti e numerazione progressiva, Billsato Pro è un piano a pagamento facoltativo: gratis per 7 giorni, poi $10 al mese.
Devo creare un account per usare Billsato?
No. Puoi compilare, personalizzare e scaricare la tua fattura senza registrarti. Il documento viene generato direttamente nel tuo browser e non viene inviato ad alcun server. L'account è necessario solo per Billsato Pro, per salvare fatture e clienti e riutilizzarli facilmente.
Che cos'è una fattura?
Una fattura è un documento commerciale emesso da un venditore o prestatore di servizi nei confronti di un acquirente per richiedere il pagamento di beni ceduti o servizi resi. Riporta i dati delle parti, la descrizione delle prestazioni o dei prodotti, l'importo dovuto e i termini di pagamento. Funge da documento fiscale e contabile ufficiale.
Qual è la differenza tra fattura e ricevuta?
La fattura è una richiesta di pagamento inviata prima che il cliente effettui il saldo. La ricevuta (o quietanza) è la prova dell'avvenuto pagamento emessa una volta ricevuti i fondi. In breve: la fattura certifica l'importo dovuto, la ricevuta attesta l'importo già pagato.
Qual è la differenza tra fattura emessa e fattura d'acquisto?
Si tratta dello stesso documento visto da due prospettive opposte: per chi vende o eroga il servizio è una fattura emessa (o fattura attiva); per chi acquista e riceve il documento è una fattura d'acquisto (o fattura passiva). Il contenuto è identico, cambia solo il punto di vista.
Qual è la differenza tra una fattura e un ordine di acquisto?
L'ordine di acquisto (PO) viene emesso dal cliente prima della transazione per autorizzare la spesa e richiedere la fornitura. La fattura viene emessa dal venditore dopo l'erogazione per richiedere il pagamento. L'ordine viene prima («voglio acquistare questo»), la fattura segue a saldo («ecco l'importo da pagare»).
Le fatture create con Billsato hanno valore fiscale?
I documenti generati con Billsato includono tutti i campi richiesti per la fatturazione ordinaria: dati dell'emittente e del cliente, voci dettagliate, aliquote imposte e numero di fattura. Tuttavia, i requisiti fiscali variano in base al paese: consulta il tuo commercialista per verificare la conformità locale. Billsato non gestisce i sistemi di fatturazione elettronica obbligatoria: dove vige l'obbligo di fattura elettronica B2B o verso la Pubblica Amministrazione — come in Italia (tramite Sistema di Interscambio / SDI), Francia, Germania, Belgio, Polonia, Taiwan o Uzbekistan — un semplice file PDF non sostituisce la fattura elettronica a norma di legge.
Posso scaricare la fattura in formato PDF?
Sì. Il PDF viene compilato istantaneamente nel browser man mano che inserisci i dati: facendo clic su Scarica PDF ottieni un documento pronto per la stampa in formato A4 o US Letter, ideale da allegare alle email per i clienti o archiviare nella contabilità.
È necessario inserire il logo nella fattura?
No, il logo non è un requisito obbligatorio per la validità legale della fattura. Tuttavia, aggiungere il logo aziendale conferisce un aspetto molto più professionale, valorizza il tuo brand e rende la fattura subito riconoscibile per i clienti.
Come faccio ad aggiungere il mio logo alla fattura?
Crea un account gratuito su Billsato e carica il tuo logo nella sezione Impostazioni. Verrà salvato nel tuo profilo e inserito automaticamente in alto su ogni nuova fattura che generi. Sono consigliati file in formato PNG o JPG.
Quale formato di numerazione delle fatture dovrei utilizzare?
Puoi utilizzare qualsiasi formato coerente e progressivo. Le strutture più comuni sono la numerazione sequenziale semplice (es. INV-00001, INV-00002 o 1, 2, 3), basata sull'anno (es. 2026-001 o 1/2026), oppure con prefisso cliente (es. ACME-001). Su Billsato il valore iniziale predefinito è INV-00001, ma puoi modificarlo liberamente. L'aspetto fondamentale è non riutilizzare mai lo stesso numero: ciascuna fattura deve essere identificata in modo univoco.
Come si calcolano le imposte sulla fattura?
Inserisci l'aliquota nel riquadro di riepilogo e Billsato calcolerà l'imposta automaticamente. Puoi personalizzare la denominazione dell'imposta («IVA», «Sales tax», «GST») affinché il cliente veda con precisione la voce addebitata. Negli Stati Uniti la sales tax varia per stato, contea e città, e molti stati non tassano i servizi. Se una fattura include sia articoli imponibili sia esenti, attiva «Seleziona righe imponibili» e deseleziona le righe esenti: solo quelle imponibili concorreranno al calcolo. Negli altri paesi, applica l'aliquota IVA o GST di riferimento, ad esempio il 22% di IVA in Italia, il 20% nel Regno Unito o il 10% di GST in Australia.
Posso utilizzare questo generatore di fatture per clienti esteri?
Sì. Seleziona la valuta desiderata dal menu a discesa e tutti gli importi verranno formattati di conseguenza. Ricorda di specificare chiaramente la valuta su ogni fattura per evitare ambiguità con clienti internazionali (ad esempio distinguendo tra dollari USA, canadesi o australiani).
Quali termini di pagamento dovrei indicare in fattura?
I termini più diffusi sono «Pagamento a vista / alla ricezione», «Rimessa diretta 30 giorni», «Bonifico 30/60 giorni fine mese» (o all'estero «Net 15», «Net 30», «Net 60»). Puoi anche proporre sconti per pagamento anticipato (es. «2/10 Net 30»: 2% di sconto per pagamento entro 10 giorni, saldo intero entro 30). Scegli condizioni adatte al tuo flusso di cassa e agli standard del tuo settore, indicandole chiaramente nelle note.
Per quanto tempo occorre conservare le fatture?
La maggior parte delle normative fiscali richiede di conservare le fatture tra i 5 e i 10 anni. In Italia il Codice Civile e la normativa fiscale prevedono la conservazione per 10 anni; nel Regno Unito l'HMRC richiede 6 anni; negli Stati Uniti l'IRS richiede in genere tra i 3 e i 7 anni a seconda dei casi. Verifica sempre le prescrizioni esatte con il tuo commercialista.
Che cos'è una fattura proforma?
La fattura proforma è un documento preliminare inviato prima di iniziare il lavoro o consegnare la merce. Ha valore di preventivo dettagliato: specifica costi previsti, quantità e termini di fornitura. Molto comune nel commercio estero per ottenere finanziamenti o gestire pratiche doganali, non costituisce una richiesta di pagamento né ha validità fiscale immediata.
Che cos'è una fattura ricorrente?
Una fattura ricorrente viene emessa a cadenza regolare (settimanale, mensile o trimestrale) per servizi continuativi, abbonamenti o canoni periodici. Ne sono tipici esempi canoni di manutenzione o contratti di assistenza continuativa. Con Billsato Pro puoi duplicare la fattura del mese precedente in un clic, senza dover riscrivere nulla da capo.
Che cos'è una nota di credito?
Una nota di credito (o nota di accredito) è un documento emesso dal venditore per ridurre o azzerare l'importo dovuto dal cliente. Serve per correggere errori commessi su una fattura già emessa, gestire un reso merci, accordare un rimborso o applicare uno sconto a posteriori. Deve sempre fare riferimento al numero della fattura originaria e indicare l'importo da stornare.
Posso inserire uno sconto nella mia fattura?
Sì. Il riepilogo ti consente di applicare uno sconto in percentuale o di importo fisso sul subtotale, mostrandolo in una riga separata sulla fattura finale, così il cliente può verificare esattamente come è stato calcolato il totale.
Cosa devo fare se un cliente non paga una fattura?
Inizia inviando un promemoria cortese qualche giorno dopo la scadenza. Se non ricevi risposta, invia un sollecito formale indicando il numero di fattura, la data di scadenza originale e l'importo dovuto. Se continua a non pagare dopo vari solleciti, puoi valutare l'applicazione di interessi di mora se previsti dalle tue condizioni contrattuali, sospendere i lavori in corso, proporre un piano di rientro o, come ultima risorsa, rivolgerti a una società di recupero crediti o a un legale. Conserva traccia di ogni comunicazione.
Emettere una fattura significa aver ricevuto il pagamento?
No. La fattura è una richiesta formale di pagamento, non una ricevuta che ne conferma l'avvenuto incasso. Ricevere una fattura significa avere un debito da saldare. Una volta incassato il compenso, chi vende rilascia una quietanza di pagamento o contrassegna la fattura come pagata.
Posso usare il generatore di fatture di Billsato per il lavoro da freelance?
Certamente. Billsato è pensato appositamente per freelance, liberi professionisti, consulenti e piccole imprese. Puoi fatturare prestazioni orarie, compensi a forfait, vendita di prodotti o qualsiasi combinazione, gestendo senza problemi anche quantità frazionate come 2,5 ore.
La mia fattura avrà un watermark?
No. Le fatture create con Billsato sono pulite, prive di filigrane e professionali. Il PDF scaricato è pronto per essere inviato così com'è, senza alcun marchio o logo di Billsato sul documento.
Qual è il modo migliore per numerare le fatture?
Il sistema di numerazione ideale è progressivo, univoco e facile da consultare. La maggior parte delle attività usa una sequenza semplice con prefisso, come FAT-00001, oppure con l'anno solare, come 2026-001. C'è anche chi include un codice cliente. Partire da un numero più alto anziché da 1 può dare l'immagine di un'attività già consolidata. Non riutilizzare né saltare mai i numeri: i buchi di numerazione attirano verifiche in caso di controlli fiscali.
In cosa differisce una fattura da un preventivo?
Il preventivo viene inviato prima di avviare il lavoro e stima il costo indicativo delle prestazioni, di norma senza valore vincolante. La fattura viene invece emessa a lavoro completato o al raggiungimento di uno stato di avanzamento concordato, e costituisce una richiesta formale di pagamento. Il preventivo dice "questo è quanto costerà", la fattura attesta "questo è l'importo dovuto".