Fattura scaduta? Modelli di email di sollecito per farsi pagare

Billsato · Aggiornato il 9 ottobre 2026 · 8 min di lettura

Quando una fattura scade, invia un promemoria breve e cordiale il giorno successivo alla scadenza, poi continua a seguire un calendario preciso, usando un tono via via più deciso: a circa una settimana, due settimane e 30 giorni di ritardo, per poi passare a un avviso finale. La maggior parte delle fatture insolute viene saldata dopo il primo o il secondo sollecito. Di seguito trovi una tabella di marcia e sei modelli di email pronti da copiare.

I ritardi nei pagamenti sono normali: preparati ad affrontarli

Un ritardo nel pagamento di solito non è una questione personale. In un'indagine Atradius del 2025 condotta su aziende statunitensi, il 43% del valore delle fatture B2B risultava scaduto, e i clienti indicavano come motivi principali i propri problemi di liquidità o la lentezza nei processi interni di approvazione. Il report 2025 di Intuit QuickBooks sulle piccole imprese negli Stati Uniti ha rilevato che il 56% vantava crediti da fatture insolute, per una media di $17,500, e il 47% aveva fatture scadute da oltre 30 giorni.

Considera quindi i solleciti come una parte ordinaria della fatturazione, non come uno scontro. Un sistema chiaro e cortese ti aiuta a ricevere i pagamenti più in fretta e a preservare il rapporto con il cliente.

Prima della scadenza: semplifica il pagamento

• Indica chiaramente la data di scadenza sulla fattura ("Scadenza: 14 novembre 2026"), non solo "Net 30".
• Includi tutti i dati necessari per pagare: coordinate bancarie, link di pagamento o le applicazioni supportate.
• Aggiungi il numero d'ordine d'acquisto (PO) del cliente se ti è stato fornito. Senza questo riferimento, molte aziende non elaborano la fattura.
• Riporta i termini di pagamento e le penali sulla fattura, se concordati. Nel generatore di fatture di Billsato puoi aggiungere una clausola sulle penali per ritardo nelle note con un solo clic.
• Invia il documento alla persona giusta, solitamente l'amministrazione, mettendo in copia il tuo contatto di riferimento.

Calendario dei solleciti di pagamento

Rispondi sempre nello stesso thread di email e allega nuovamente la fattura, per evitare che possano affermare di non averla mai ricevuta.

Modelli di email di sollecito di pagamento

1. Prima della scadenza

2. Un giorno di ritardo

3. Una settimana di ritardo

4. Due settimane di ritardo

5. 30 giorni di ritardo

6. Ultimo avviso

Indica solo le conseguenze che sei effettivamente pronto a mettere in atto.

È possibile addebitare penali o interessi di mora?

Di solito sì, se concordato preventivamente con il cliente. Alcune giurisdizioni prevedono inoltre per legge il diritto ad applicare interessi sulle transazioni commerciali:

• Regno Unito: ai sensi del Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, un'impresa può richiedere un interesse di mora legale dell'8% oltre al tasso base della Bank of England sui pagamenti in ritardo da parte di un'altra azienda, oltre a un risarcimento fisso di £40 per crediti inferiori a £1,000, £70 fino a £9,999.99 e £100 a partire da £10,000.
• Unione Europea: la direttiva sui ritardi di pagamento (Directive 2011/7/EU) garantisce alle imprese il diritto a interessi moratori pari ad almeno 8 punti percentuali sopra il tasso di riferimento della Banca Centrale Europea, oltre a un rimborso forfettario minimo di €40 per i costi di recupero. Ciascun Paese la recepisce con la propria normativa nazionale.
• Stati Uniti: non esiste una norma federale unificata. Le penali per ritardo dipendono dal contratto e dalla legge dello Stato di riferimento, che può porre un tetto massimo ai tassi di interesse. Inserisci chiaramente la clausola nei tuoi termini e sulla fattura prima di iniziare i lavori.

Questi diritti si applicano alle transazioni tra imprese (B2B). Nei confronti dei consumatori privati valgono solitamente limiti più stringenti, pertanto verifica sempre la normativa locale.

Consigli pratici per farsi pagare le fatture

• Chiama al telefono intorno alle due settimane di ritardo. Una breve telefonata spesso risolve ciò che tre email non hanno sbloccato.
• Chiedi qual è il problema. Numeri d'ordine mancanti, indirizzi errati o modifiche non approvate sono causa di molti ritardi.
• Offri un piano di rientro se il cliente è in difficoltà finanziaria. Ricevere una parte della somma subito è meglio che non ricevere nulla in futuro.
• Sospendi i nuovi lavori per i clienti con crediti scaduti consistenti.
• Conserva uno storico di ogni promemoria e risposta ricevuta. Ti servirà se dovrai passare alle vie legali.
• Previeni il prossimo insoluto: richiedi un anticipo ai nuovi clienti, accorcia i termini di pagamento ed emetti la fattura il giorno stesso della consegna.

Come monitorare le fatture scadute

Un foglio di calcolo con numero di fattura, cliente, importo, data di scadenza e stato di pagamento funziona bene con pochi clienti. Billsato Pro indica ciascuna fattura come saldata, parzialmente pagata o scaduta, consentendoti di individuare a colpo d'occhio a chi inviare un promemoria. Il programma non invia email ai clienti al tuo posto: invia i modelli sopra direttamente dalla tua casella di posta, così che le risposte arrivino subito a te. Pro costa $10/mese dopo una prova gratuita di 7 giorni.

Stai muovendo i primi passi? Scopri cosa deve contenere una fattura e leggi la nostra guida alla fattura per freelance.

Fonti

• Global Trade Review: Barometro delle pratiche di pagamento Atradius 2025 (Americhe)
• Intuit QuickBooks: Rapporto 2025 sui ritardi di pagamento nelle piccole imprese
• GOV.UK: Pagamenti commerciali in ritardo, addebito di interessi e recupero crediti
• EUR-Lex: Direttiva 2011/7/UE relativa alla lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali