ఇన్వాయిస్ గడువు ముగిసిందా? చెల్లింపును రాబట్టే పేమెంట్ రిమైండర్ ఇమెయిల్‌లు
ఇన్వాయిస్ గడువు ముగిసినప్పుడు, ఆ మరుసటి రోజే ఒక చిన్న, మర్యాదపూర్వక రిమైండర్‌ను పంపండి, ఆపై నిర్ణీత షెడ్యూల్ ప్రకారం క్రమంగా మరింత గట్టిగా ఫాలో-అప్ చేయండి: దాదాపు ఒక వారం, రెండు వారాలు మరియు 30 రోజుల ఆలస్యమైన తర్వాత, ఆపై తుది నోటీసు ఇవ్వండి. చాలా వరకు ఆలస్యమైన ఇన్‌వాయిస్‌లు మొదటి లేదా రెండవ రిమైండర్ తర్వాతే చెల్లించబడతాయి. మీరు సులభంగా కాపీ చేసుకోగల షెడ్యూల్ మరియు ఆరు ఇమెయిల్ టెంప్లేట్‌లు క్రింద ఇవ్వబడ్డాయి.
చెల్లింపు ఆలస్యం కావడం సహజం, కాబట్టి ముందుగానే సిద్ధంగా ఉండండి
ఇన్వాయిస్ ఆలస్యం కావడం అనేది సాధారణంగా వ్యక్తిగతమైనది కాదు. US కంపెనీలపై జరిపిన 2025 Atradius సర్వే ప్రకారం, బిజినెస్-టు-బిజినెస్ ఇన్‌వాయిస్‌ల విలువలో 43% గడువు ముగిసినవే, మరియు కస్టమర్లు చాలా తరచుగా తమ అంతర్గత నగదు ప్రవాహం (cash flow) లేదా నెమ్మదిగా జరిగే అంతర్గత ఆమోద ప్రక్రియలను కారణంగా చూపారు. US చిన్న వ్యాపారాలపై Intuit QuickBooks నిర్వహించిన 2025 సర్వేలో, 56% వ్యాపారాలకు చెల్లించని ఇన్‌వాయిస్‌ల నుండి డబ్బు రావాల్సి ఉందని, వాటి సగటు $17,500 అని మరియు 47% వ్యాపారాలకు 30 రోజుల కంటే ఎక్కువ గడువు దాటిన ఇన్‌వాయిస్‌లు ఉన్నాయని తేలింది.
కాబట్టి రిమైండర్లను విభేదంగా కాకుండా, ఇన్‌వాయిసింగ్ ప్రక్రియలో ఒక సాధారణ భాగంగా పరిగణించండి. స్పష్టమైన, మర్యాదపూర్వకమైన విధానం మీ చెల్లింపులను త్వరగా పొందేలా చేస్తుంది మరియు క్లయింట్‌తో సంబంధాన్ని కాపాడుతుంది.
గడువు తేదీకి ముందే: చెల్లింపును సులభతరం చేయండి
- గడువు తేదీని స్పష్టమైన తేదీగా ఇన్‌వాయిస్‌పై పేర్కొనండి ("Due 14 November 2026"), కేవలం "Net 30" అని మాత్రమే రాయకండి.
- చెల్లించడానికి అవసరమైన అన్ని వివరాలను చేర్చండి: బ్యాంక్ వివరాలు, పేమెంట్ లింక్ లేదా మీరు అంగీకరించే యాప్‌లు.
- క్లయింట్ కొనుగోలు ఆర్డర్ (PO) నంబర్‌ను జోడించండి వారు మీకు ఇచ్చి ఉంటే. అది లేకపోతే, చాలా కంపెనీలు ఇన్‌వాయిస్‌ను ప్రాసెస్ చేయవు.
- మీ ఆలస్య చెల్లింపు నిబంధనలను ఇన్‌వాయిస్‌పై రాయండి, మీరు ఏవైనా ఒప్పందం చేసుకుని ఉంటే. Billsato యొక్క ఇన్వాయిస్ జెనరేటర్ లో మీరు నోట్స్ విభాగంలో ఒకే క్లిక్‌తో లేట్-ఫీ క్లాజ్‌ను జోడించవచ్చు.
- సరైన వ్యక్తికి పంపండి, సాధారణంగా అకౌంట్స్ బృందానికి పంపి, మీ కాంటాక్ట్ వ్యక్తిని సీసీలో ఉంచండి.
పేమెంట్ రిమైండర్ షెడ్యూల్
| ఎప్పుడు | ఏమి పంపాలి | ధోరణి |
|---|---|---|
| గడువు తేదీకి 3 రోజుల ముందు | మర్యాదపూర్వక ముందస్తు సమాచారం (ఐచ్ఛికం, కొత్త క్లయింట్‌లకు మంచిది) | సహాయకరంగా |
| గడువు తేదీ ముగిసిన 1 రోజు తర్వాత | మొదటి రిమైండర్ | మర్యాదపూర్వకంగా, మరచిపోయి ఉంటారని భావిస్తూ |
| 7 రోజుల ఆలస్యం | రెండవ రిమైండర్, ఏదైనా ఆలస్యానికి కారణముందా అని అడగండి | వినయపూర్వకంగా, సూటిగా |
| 14 రోజుల ఆలస్యం | మూడవ రిమైండర్ మరియు ఒక ఫోన్ కాల్ | గట్టిగా |
| 30 రోజుల ఆలస్యం | అధికారిక నోటీసు, ఒప్పందం ప్రకారం లేట్ ఫీజు లేదా వడ్డీని పేర్కొనండి | అధికారికంగా |
| 45–60 రోజుల ఆలస్యం | గడువు మరియు తదుపరి చర్యలతో కూడిన తుది నోటీసు | తుది హెచ్చరికగా |
ఎల్లప్పుడూ అదే ఇమెయిల్ థ్రెడ్‌లో ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి మరియు ఇన్‌వాయిస్‌ను మళ్లీ జత చేయండి. "మాకు ఇన్వాయిస్ అందలేదు" అని చెప్పే అవకాశం ఇవ్వకండి.
పేమెంట్ రిమైండర్ ఇమెయిల్ టెంప్లేట్‌లు
1. గడువు తేదీకి ముందు
సబ్జెక్ట్: [తేదీ] న గడువు ముగియనున్న ఇన్వాయిస్ [నంబర్]
నమస్కారం [పేరు],
[మొత్తం] విలువ గల ఇన్వాయిస్ [నంబర్] యొక్క చెల్లింపు గడువు [తేదీ] న ముగుస్తుందని గుర్తు చేయడానికి ఈ సంక్షిప్త సందేశం. మీ సౌలభ్యం కోసం దీనిని మళ్లీ జత చేస్తున్నాను. మీరు [చెల్లింపు పద్ధతి / లింక్] ద్వారా చెల్లించవచ్చు.
ధన్యవాదాలు, నా నుండి ఇంకేమైనా వివరాలు అవసరమైతే తెలియజేయండి.
[మీ పేరు]
2. గడువు ముగిసిన ఒక రోజు తర్వాత
సబ్జెక్ట్: రిమైండర్: ఇన్వాయిస్ [నంబర్] గడువు నిన్నటితో ముగిసింది
నమస్కారం [పేరు],
మీరు క్షేమంగా ఉన్నారని ఆశిస్తున్నాను. [మొత్తం] విలువ గల ఇన్వాయిస్ [నంబర్] గడువు [తేదీ] న ముగిసింది, ఇంకా చెల్లింపు జమ కాలేదు. బహుశా మీ దృష్టికి రాలేదని భావిస్తూ, ఇక్కడ మళ్లీ జత చేస్తున్నాను.
మీరు [చెల్లింపు పద్ధతి / లింక్] ద్వారా చెల్లించవచ్చు. ఇప్పటికే చెల్లింపు చేసి ఉంటే, దయచేసి ఈ ఇమెయిల్‌ను విస్మరించండి.
ధన్యవాదాలు,
[మీ పేరు]
3. ఒక వారం ఆలస్యమైనప్పుడు
సబ్జెక్ట్: ఇన్వాయిస్ [నంబర్] గడువు ముగిసి ఇప్పటికి 7 రోజులు దాటింది
నమస్కారం [పేరు],
[తేదీ] న గడువు ముగిసిన [మొత్తం] విలువ గల ఇన్వాయిస్ [నంబర్] చెల్లింపు స్థితి గురించి తెలుసుకోవడానికి సంప్రదిస్తున్నాను. ఈ చెల్లింపు ఎప్పుడు పూర్తవుతుందో తెలియజేయగలరా, లేదా తప్పిపోయిన పర్చేస్ ఆర్డర్ నంబర్ లేదా ఇన్‌వాయిస్‌పై ఏదైనా సందేహం వంటి కారణాల వల్ల ఏమైనా ఆలస్యం అవుతోందా?
ఇన్వాయిస్ కాపీని మళ్లీ జత చేశాను. మీ సహకారానికి ధన్యవాదాలు.
[మీ పేరు]
4. రెండు వారాలు ఆలస్యమైనప్పుడు
సబ్జెక్ట్: రెండవ రిమైండర్: ఇన్వాయిస్ [నంబర్], గడువు ముగిసి 14 రోజులు దాటింది
నమస్కారం [పేరు],
[మొత్తం] విలువ గల ఇన్వాయిస్ [నంబర్] గడువు ముగిసి ఇప్పటికి 14 రోజులు దాటింది. నా మునుపటి రిమైండర్‌లకు ఎటువంటి స్పందన రాలేదు, కాబట్టి ఈ వారంలో చెల్లింపు జరిగేలా చూడాలని లేదా ఎప్పుడు పూర్తవుతుందో తెలియజేయాలని కోరుతున్నాను.
సహాయకరంగా ఉంటుందంటే, నేను కాల్ చేయడానికి సిద్ధంగా ఉన్నాను. ఆలోపు చెల్లింపు అందకపోతే, నేను [రోజు] న మిమ్మల్ని సంప్రదిస్తాను.
భవదీయుడు/భవదీయురాలు,
[మీ పేరు]
5. 30 రోజులు ఆలస్యమైనప్పుడు
సబ్జెక్ట్: గడువు ముగిసిన నోటీసు: ఇన్వాయిస్ [నంబర్], 30 రోజుల గడువు దాటింది
గౌరవనీయులైన [పేరు] గారికి,
[తేదీ] న గడువు ముగిసిన [మొత్తం] విలువ గల ఇన్వాయిస్ [నంబర్] గడువు ముగిసి ఇప్పటికి 30 రోజులు దాటింది. మన అంగీకారిత నిబంధనల ప్రకారం, ఇప్పుడు [మొత్తం లేదా %] లేట్ ఫీజు వర్తిస్తుంది, దీనితో మొత్తం బ్యాలెన్స్ [కొత్త మొత్తం] అవుతుంది.
దయచేసి [తేదీ, ఇప్పటి నుండి దాదాపు 7 రోజులు] నాటికి చెల్లింపును పూర్తి చేయండి. ఇన్‌వాయిస్‌తో ఏదైనా సమస్య ఉంటే, వెంటనే నాకు తెలియజేయండి తద్వారా మనం దాన్ని పరిష్కరించుకోవచ్చు.
భవదీయుడు/భవదీయురాలు,
[మీ పేరు]
6. తుది నోటీసు
సబ్జెక్ట్: తుది నోటీసు: ఇన్వాయిస్ [నంబర్]
గౌరవనీయులైన [పేరు] గారికి,
పలు రిమైండర్లు పంపినప్పటికీ, [తేదీ] న గడువు ముగిసిన [మొత్తం] విలువ గల ఇన్వాయిస్ [నంబర్] ఇంకా చెల్లించబడలేదు. దయచేసి పూర్తి బకాయి మొత్తం [మొత్తం] ను [తేదీ, ఇప్పటి నుండి 7–14 రోజులు] నాటికి చెల్లించండి.
ఆ సమయానికి చెల్లింపు అందకపోతే, నేను [తదుపరి పనిని నిలిపివేస్తాను / ఈ బకాయిని కలెక్షన్ ఏజెన్సీకి అప్పగిస్తాను / స్మాల్ క్లెయిమ్స్ న్యాయ ప్రక్రియను ప్రారంభిస్తాను]. నేను దీనిని నేరుగా పరిష్కరించుకోవడానికే ప్రాధాన్యత ఇస్తాను, కాబట్టి మీరు పేమెంట్ ప్లాన్‌కు అంగీకరించాలనుకుంటే దయచేసి సంప్రదించండి.
భవదీయుడు/భవదీయురాలు,
[మీ పేరు]
మీరు నిజంగా అమలు చేయడానికి సిద్ధంగా ఉన్న పరిణామాలను మాత్రమే పేర్కొనండి.
మీరు లేట్ ఫీజు లేదా వడ్డీని వసూలు చేయవచ్చా?
సాధారణంగా అవును, కస్టమర్ దీనికి ముందుగానే అంగీకరిస్తే వసూలు చేయవచ్చు. కొన్ని దేశాలు వ్యాపారాల మధ్య జరిగే ఆలస్యపు చెల్లింపులపై వడ్డీని పొందే చట్టపరమైన హక్కును కూడా వ్యాపారాలకు కల్పిస్తాయి:
- United Kingdom: Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 ప్రకారం, ఒక వ్యాపారం మరొక వ్యాపారం నుండి ఆలస్యమైన చెల్లింపులపై 8% ప్లస్ Bank of England బేస్ రేటు చట్టబద్ధమైన వడ్డీని మరియు £1,000 లోపు బకాయిలకు £40, £9,999.99 వరకు £70 మరియు £10,000 నుండి £100 వరకు స్థిర పరిహారాన్ని క్లెయిమ్ చేయవచ్చు.
- European Union: Late Payment Directive (2011/7/EU) ప్రకారం, వ్యాపారాలు European Central Bank రిఫరెన్స్ రేటు కంటే కనీసం 8 శాతం పాయింట్ల ఎక్కువ వడ్డీని, అలాగే రికవరీ ఖర్చుల కోసం కనీసం €40 పరిహారాన్ని పొందే హక్కును కలిగి ఉన్నాయి. ప్రతి దేశం దీనిని తన స్వంత చట్టం ద్వారా అమలు చేస్తుంది.
- United States: దీనికి ఎటువంటి ఫెడరల్ నిబంధన లేదు. లేట్ ఫీజులు మీ ఒప్పందం మరియు వడ్డీ రేట్లను పరిమితం చేసే రాష్ట్ర చట్టాలపై ఆధారపడి ఉంటాయి. పని ప్రారంభించడానికి ముందే మీ నిబంధనలలో మరియు ఇన్‌వాయిస్‌పై ఈ రుసుమును నమోదు చేయండి.
ఈ హక్కులు వ్యాపార కస్టమర్లకు వర్తిస్తాయి. వ్యక్తిగత వినియోగదారుల నుండి వసూలు చేయడానికి సాధారణంగా ఎక్కువ పరిమితులు ఉంటాయి, కాబట్టి మీ స్థానిక నిబంధనలను తనిఖీ చేయండి.
ఇన్‌వాయిస్‌లు త్వరగా చెల్లించబడేలా చేసే చిట్కాలు
- ఫోన్ కాల్ చేయండి గడువు ముగిసి రెండు వారాలు దాటినప్పుడు. మూడు ఇమెయిల్‌లు పరిష్కరించలేని విషయాన్ని తరచుగా ఒక చిన్న ఫోన్ కాల్ పరిష్కరిస్తుంది.
- సమస్య ఏమిటో అడగండి. కొనుగోలు ఆర్డర్ నంబర్లు లేకపోవడం, తప్పుడు చిరునామాలు మరియు ఆమోదం పొందని మార్పులు చాలా ఆలస్యాలకు కారణమవుతాయి.
- చెల్లింపు ప్రణాళికను (payment plan) ఆఫర్ చేయండి క్లయింట్ ఆర్థిక ఇబ్బందుల్లో ఉంటే. భవిష్యత్తులో ఏమీ రాకపోవడం కంటే ఇప్పుడు కొంత మొత్తం రావడం మేలు.
- కొత్త పనిని నిలిపివేయండి ఎక్కువ బకాయిలు ఉన్న క్లయింట్ల కోసం.
- రికార్డు ఉంచండి పంపిన ప్రతి రిమైండర్ మరియు వచ్చిన ప్రత్యుత్తరాల వివరాలతో. మీరు సమస్యను మరింత ముందుకు తీసుకెళ్లాల్సి వస్తే ఇది అవసరమవుతుంది.
- తదుపరి సారి ఇలా జరగకుండా చూసుకోండి: కొత్త క్లయింట్ల నుండి డిపాజిట్లు తీసుకోండి, చెల్లింపు గడువును తగ్గించండి మరియు పని పూర్తయిన రోజే ఇన్వాయిస్ పంపండి.
గడువు ముగిసిన ఇన్‌వాయిస్‌లను ట్రాక్ చేయడం
ఇన్వాయిస్ నంబర్, క్లయింట్, మొత్తం, గడువు తేదీ మరియు స్థితి వివరాలతో కూడిన స్ప్రెడ్‌షీట్ కొద్దిమంది క్లయింట్లు ఉన్నప్పుడు బాగా పనిచేస్తుంది. Billsato Pro ప్రతి ఇన్‌వాయిస్‌ను పెయిడ్, పాక్షికంగా చెల్లించినది లేదా గడువు ముగిసినదిగా చూపిస్తుంది, కాబట్టి ఎవరికి రిమైండర్ పంపాలో మీరు ఒక్క చూపులోనే చూడవచ్చు. ఇది మీ కోసం క్లయింట్‌లకు నేరుగా ఇమెయిల్ పంపదు: పైన పేర్కొన్న రిమైండర్లను మీ స్వంత ఇమెయిల్ నుండే పంపండి, తద్వారా ప్రత్యుత్తరాలు నేరుగా మీకే వస్తాయి. 7-రోజుల ఉచిత ట్రయల్ తర్వాత Pro ధర నెలకు $10.
ఇప్పుడే ప్రారంభిస్తున్నారా? ఇన్‌వాయిస్‌లో ఏ వివరాలు ఉండాలి మరియు మా ఫ్రీలాన్స్ ఇన్వాయిస్ గైడ్ చదవండి.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
గడువు ముగిసిన ఇన్వాయిస్ కోసం ఎంత త్వరగా రిమైండర్ పంపాలి?
గడువు తేదీ ముగిసిన మరుసటి రోజే పంపాలి. తొందరగా, మర్యాదపూర్వకంగా పంపే రిమైండర్ వల్ల పొరపాటున లేదా అజాగ్రత్త వల్ల మరచిపోయిన ఇన్‌వాయిస్‌లు త్వరగా క్లియర్ అవుతాయి, చాలా వరకు ఇలాంటివే ఉంటాయి.
నేను ఎన్ని పేమెంట్ రిమైండర్లను పంపాలి?
సాధారణంగా రెండు నెలల వ్యవధిలో నాలుగు నుండి ఐదు రిమైండర్లు పంపాలి: గడువు ముగిసిన ఒక రోజు, ఒక వారం, రెండు వారాలు మరియు 30 రోజులకు, ఆపై తుది నోటీసు ఇవ్వాలి. దాదాపు రెండు వారాలు గడిచాక ఒక ఫోన్ కాల్ కూడా చేయండి.
పేమెంట్ రిమైండర్ యొక్క సబ్జెక్ట్ లైన్లో ఏమి రాయాలి?
ఇన్వాయిస్ నంబర్ మరియు దాని స్థితిని పేర్కొనాలి, ఉదాహరణకు "రిమైండర్: ఇన్వాయిస్ 2026-042 గడువు నిన్నటితో ముగిసింది". స్పష్టమైన సబ్జెక్ట్ లైన్లు సరైన వ్యక్తికి సులభంగా ఫార్వర్డ్ చేయబడతాయి మరియు భవిష్యత్తులో వెతకడానికి సులభంగా ఉంటాయి.
ఆలస్యమైన ఇన్‌వాయిస్‌పై నేను వడ్డీని వసూలు చేయవచ్చా?
సాధారణంగా అవును, మీ కస్టమర్ దీనికి ముందుగానే అంగీకరిస్తే వసూలు చేయవచ్చు. UK మరియు EU చట్టాలు ఇతర వ్యాపారాల నుండి ఆలస్యమైన చెల్లింపులపై చట్టబద్ధమైన వడ్డీ మరియు స్థిర పరిహారాన్ని పొందే హక్కును కూడా వ్యాపారాలకు కల్పిస్తాయి. US లో ఇది మీ ఒప్పందం మరియు సంబంధిత రాష్ట్ర చట్టాలపై ఆధారపడి ఉంటుంది.
తుది నోటీసు తర్వాత కూడా క్లయింట్ చెల్లించకపోతే ఏమి చేయాలి?
ఒక చెల్లింపు ప్రణాళిక (payment plan) కు అంగీకరించడం, తదుపరి పనిని నిలిపివేయడం, కలెక్షన్ ఏజెన్సీ సహాయం తీసుకోవడం లేదా కోర్టులో స్మాల్ క్లెయిమ్ దాఖలు చేయడం మీకున్న ఎంపికలు. ఇన్వాయిస్, మీ ఒప్పందం మరియు పంపిన ప్రతి రిమైండర్ కాపీలను భద్రపరుచుకోండి.