కాంట్రాక్టర్ ఇన్వాయిస్: లేబర్, మెటీరియల్స్ మరియు ప్రోగ్రెస్ చెల్లింపుల బిల్లింగ్ విధానం
కాంట్రాక్టర్ ఇన్వాయిస్ అనేది భవన నిర్మాణం, మరమ్మతులు లేదా ట్రేడ్ వర్క్ కోసం కస్టమర్‌కు జారీ చేసే బిల్లు. సాధారణ ఇన్వాయిస్ వివరాలతో పాటు, ఇందులో పని జరిగే ప్రదేశం (జాబ్ సైట్), లేబర్, మెటీరియల్స్ మరియు ఇతర ఖర్చుల విభజన, అలాగే ఏదైనా అడ్వాన్స్ డిపాజిట్, ప్రోగ్రెస్ పేమెంట్, చేంజ్ ఆర్డర్ లేదా రిటెన్షన్ వివరాలు ఉండాలి. ఈ విభజన ఎంత స్పష్టంగా ఉంటే, పేమెంట్ అందే ముందు ప్రశ్నలు మరియు సందేహాలు అంత తక్కువగా ఉంటాయి.
కాంట్రాక్టర్ లేదా కన్‌స్ట్రక్షన్ ఇన్వాయిస్లో ఏ వివరాలు ఉండాలి, ఒక పూర్తి ఉదాహరణ, ప్రోగ్రెస్ బిల్లింగ్ మరియు రీటైనెజ్ ఎలా పనిచేస్తాయి, అలాగే US, UK మరియు Australiaలలో వర్తించే అదనపు నియమాలను ఈ గైడ్ వివరిస్తుంది.
కాంట్రాక్టర్ ఇన్వాయిస్ ఎందుకు ప్రత్యేకమైనది
ఒక డిజైనర్ పూర్తయిన ఫైల్ కోసం బిల్ వేస్తారు. కానీ కాంట్రాక్టర్ సైట్‌లో పనిచేసిన గంటలు, కస్టమర్ తరఫున కొనుగోలు చేసిన మెటీరియల్స్, పరికరాలు, సబ్‌కాంట్రాక్టర్లు, అనుమతులు (పర్మిట్లు) మరియు వ్యర్థాల తొలగింపు కోసం వారాలు లేదా నెలల తరబడి బిల్ చేస్తారు. డబ్బు దేనికి ఖర్చయిందో కస్టమర్లు చూడాలనుకుంటారు, రుణదాతలు మరియు ప్రాపర్టీ మేనేజర్లకు ఐటెమ్‌ల వారీ వివరాలు అవసరం కావచ్చు, మరియు పని జరిగే కొద్దీ పనుల్లో మార్పులు కూడా రావచ్చు. మంచి కాంట్రాక్టర్ ఇన్వాయిస్ ఈ అన్ని విషయాలను సులభంగా అర్థమయ్యే రీతిలో ప్రతిబింబిస్తుంది.
కాంట్రాక్టర్ ఇన్వాయిస్లో చేర్చవలసిన వివరాలు
- మీ వ్యాపార వివరాలు: పేరు, చిరునామా, ఫోన్, ఇమెయిల్, మరియు మీ ప్రాంతంలో అవసరమైతే మీ ట్రేడ్ లైసెన్స్ లేదా రిజిస్ట్రేషన్ నంబర్.
- కస్టమర్ వివరాలు: పేరు మరియు బిల్లింగ్ చిరునామా (ఇది జాబ్ సైట్ చిరునామా కంటే భిన్నంగా ఉండవచ్చు).
- పని ప్రదేశం (జాబ్ సైట్) చిరునామా మరియు ప్రాజెక్ట్ పేరు లేదా రిఫరెన్స్.
- ఇన్వాయిస్ నంబర్, ఇన్వాయిస్ తేదీ మరియు గడువు తేదీ.
- ఒప్పందం రిఫరెన్స్: పని ఆధారపడి ఉన్న ఎస్టిమేట్, కాంట్రాక్ట్ లేదా పర్చేజ్ ఆర్డర్ వివరాలు.
- లేబర్: పని లేదా కార్మికుల వారీగా గంటలు మరియు రేటు, లేదా నిర్దిష్ట పనికి నిర్ణయించిన స్థిర ధర.
- మెటీరియల్స్: పరిమాణం మరియు యూనిట్ ధరతో ప్రతి వస్తువు వివరాలు. మీరు మార్కప్ జోడిస్తే, దాన్ని విడిగా చూపించాలా లేదా ధరలోనే కలపాలా అనేది నిర్ణయించుకుని, స్థిరంగా పాటించండి.
- పరికరాలు, సబ్‌కాంట్రాక్టర్లు, పర్మిట్లు మరియు వ్యర్థాల తొలగింపు రుసుములు, ప్రత్యేక లైన్లలో చూపించాలి.
- చేంజ్ ఆర్డర్లు: అనుమతించబడిన ఏదైనా అదనపు పని, దాని సొంత రిఫరెన్స్‌తో.
- ఇప్పటికే స్వీకరించిన డిపాజిట్లు మరియు ముందస్తు చెల్లింపులు, మొత్తం నుండి మినహాయించాలి.
- పన్ను: మీ వృత్తి మరియు ప్రాంతాన్ని బట్టి వర్తించే సేల్స్ టాక్స్, VAT లేదా GST.
- చెల్లింపు నిబంధనలు మరియు పద్ధతులు, ఆలస్య రుసుము ఏదైనా ఉంటే దానితో సహా.
కాంట్రాక్టర్ ఇన్వాయిస్ ఉదాహరణ
| వివరణ | పరిమాణం | యూనిట్ ధర | మొత్తం |
|---|---|---|---|
| లేబర్: ఫ్రేమింగ్ బృందం, 2 కార్మికులు | 32 గంటలు | $65.00 | $2,080.00 |
| లంబర్, 2×6 స్టడ్స్ | 140 | $7.40 | $1,036.00 |
| స్ట్రక్చరల్ స్క్రూలు మరియు కనెక్టర్లు | 1 లాట్ | $212.50 | $212.50 |
| డంప్‌స్టర్ అద్దె మరియు వ్యర్థాల తొలగింపు | 1 | $395.00 | $395.00 |
| చేంజ్ ఆర్డర్ #2: అదనపు కిటికీ ఓపెనింగ్ | 1 | $480.00 | $480.00 |
| సబ్‌టోటల్ | $4,203.50 | ||
| అక్టోబర్ 6న స్వీకరించిన డిపాజిట్ మినహాయింపు | −$1,000.00 | ||
| 15 రోజుల్లో చెల్లించాల్సిన మొత్తం | $3,203.50 | ||
పట్టిక పైన: మీ వివరాలు, కస్టమర్, "జాబ్ సైట్: 18 Cedar Lane", ప్రాజెక్ట్ పేరు మరియు కాంట్రాక్ట్ రిఫరెన్స్ ఉంటాయి. పట్టిక క్రింద: చెల్లింపు సూచనలు మరియు నిబంధనలు ఉంటాయి.
ప్రోగ్రెస్ బిల్లింగ్ మరియు రీటైనెజ్
పెద్ద ప్రాజెక్టులలో మీరు ఇన్వాయిస్ ఇవ్వడానికి చివరి వరకు వేచి ఉండరు. ప్రోగ్రెస్ బిల్లింగ్ ద్వారా మీరు పని పురోగతిని బట్టి, దశలవారీగా (పునాది, ఫ్రేమింగ్, పైకప్పు) లేదా ప్రతి నెలా పూర్తయిన శాతాన్ని బట్టి ఇన్వాయిస్ పంపుతారు. చాలా కాంట్రాక్టులు షెడ్యూల్ ఆఫ్ వాల్యూస్ (Schedule of values) ఉపయోగిస్తాయి. ఇది పనిలోని ప్రతి భాగం మరియు దాని ధరల జాబితా; ప్రతి ప్రోగ్రెస్ ఇన్వాయిస్ ఆయా భాగాల్లో ఎంత పని పూర్తయిందో చూపుతుంది.
రీటైనెజ్ (UK మరియు Australiaలలో రిటెన్షన్ అంటారు) అనేది పని విజయవంతంగా పూర్తవుతుందనే భద్రత కోసం ప్రతి ప్రోగ్రెస్ చెల్లింపు నుండి కస్టమర్ నిలిపివేసే మొత్తం. ఇది సాధారణంగా 5 నుండి 10 శాతం వరకు ఉంటుంది. ఇరుపక్షాలు దీన్ని సులభంగా ట్రాక్ చేయడానికి ఇన్‌వాయిస్‌పై స్పష్టంగా చూపించండి:
| ప్రోగ్రెస్ క్లెయిమ్ #3 | మొత్తం |
|---|---|
| ఈ వ్యవధిలో పూర్తయిన పని | $20,000.00 |
| రీటైనెజ్ మినహాయింపు (5%) | −$1,000.00 |
| ఈ ఇన్వాయిస్లో చెల్లించాల్సినది | $19,000.00 |
| ఇప్పటివరకు నిలిపి ఉంచిన మొత్తం రీటైనెజ్ | $2,850.00 |
పని పూర్తిగా పూర్తయిన తర్వాత, మీ కాంట్రాక్ట్‌లోని విడుదల నిబంధనల ప్రకారం, నిలిపి ఉంచిన మొత్తం కోసం ఫైనల్ ఇన్వాయిస్ను పంపండి.
చేంజ్ ఆర్డర్లు
ఇన్వాయిస్ వివాదాలు ఎక్కువగా అదనపు పనుల దగ్గరే మొదలవుతాయి. ఏదైనా మార్పును అమలు చేయడానికి ముందే లిఖితపూర్వక అనుమతి తీసుకోండి, దానికి ఒక నంబర్ కేటాయించండి మరియు ఇన్వాయిస్లో ప్రత్యేక లైన్ ఐటెమ్‌గా పేర్కొనండి. "చేంజ్ ఆర్డర్ #2: అదనపు కిటికీ ఓపెనింగ్, $480" అని సంతకం చేసిన కస్టమర్, దానికి సరిపోయే ఇన్వాయిస్ లైన్ గురించి సాధారణంగా ఎలాంటి వివాదం చేయరు.
దేశాల వారీగా ముఖ్య నియమాలు
United States
- లియన్ వేవర్స్ (Lien waivers): అనేక ప్రాజెక్టులలో కస్టమర్ లేదా జనరల్ కాంట్రాక్టర్ ప్రతి చెల్లింపుతో పాటు లియన్ వేవర్ కోరతారు. కండిషనల్ వేవర్ అనేది పేమెంట్ పూర్తయిన తర్వాత మాత్రమే అమల్లోకి వస్తుంది; అన్‌కండిషనల్ వేవర్ మీరు సంతకం చేసిన వెంటనే అమల్లోకి వస్తుంది. మీ ఖాతాలో డబ్బు జమ అయిన తర్వాత మాత్రమే అన్‌కండిషనల్ వేవర్లపై సంతకం చేయండి.
- లైసెన్సింగ్: అనేక రాష్ట్రాల్లో కాంట్రాక్టర్లకు లైసెన్స్ తప్పనిసరి, మరియు కొన్ని రాష్ట్రాల్లో కాంట్రాక్టులు, ఎస్టిమేట్లపై లైసెన్స్ నంబర్ ఉండాలి. మీ ఇన్‌వాయిస్‌లలో దీన్ని జోడించడం వల్ల అదనపు ఖర్చేమీ ఉండదు.
- మెటీరియల్స్ మరియు లేబర్‌పై సేల్స్ టాక్స్ అనేది రాష్ట్రాల మధ్య, అలాగే కొత్త నిర్మాణాలకు మరియు మరమ్మతులకు మధ్య మారుతూ ఉంటుంది. మీ రాష్ట్ర రెవెన్యూ విభాగాన్ని లేదా అకౌంటెంట్‌ను సంప్రదించండి.
United Kingdom
- Construction Industry Scheme (CIS): కాంట్రాక్టర్లు సబ్‌కాంట్రాక్టర్ల లేబర్ చెల్లింపుల నుండి పన్నును మినహాయించి HMRCకి జమ చేస్తారు: మీరు CIS కోసం రిజిస్టర్ అయి ఉంటే 20%, కాకపోతే 30%, మరియు మీకు స్థూల చెల్లింపు హోదా (gross payment status) ఉంటే ఏమీ మినహాయించరు. ఈ తగ్గింపు లేబర్కు మాత్రమే వర్తిస్తుంది, మెటీరియల్స్‌కు కాదు, కాబట్టి మీ ఇన్వాయిస్లో మెటీరియల్స్ను విడిగా చూపించండి.
- VAT డొమెస్టిక్ రివర్స్ ఛార్జ్: 1 మార్చి 2021 నుండి, CIS పరిధిలోని VAT-రిజిస్టర్డ్ వ్యాపారాల మధ్య అందించే అనేక నిర్మాణ సేవలు రివర్స్ ఛార్జ్ కిందకు వస్తాయి. ఇన్‌వాయిస్‌పై తప్పనిసరిగా "Reverse charge: Customer to account for VAT to HMRC" అని పేర్కొనాలి మరియు VAT రేటును చూపించాలి, అయితే మీరు నేరుగా VATని వసూలు చేయరు.
Australia
- మీరు GST కోసం రిజిస్టర్ అయి ఉంటే, కస్టమర్ టాక్స్ ఇన్వాయిస్ అడగవచ్చు. ఇందులో మీ ABN ఉండాలి, మరియు మొత్తం $1,000 దాటితే కొనుగోలుదారు గుర్తింపు లేదా ABN కూడా ఉండాలి.
- ప్రతి రాష్ట్రానికి పేమెంట్ క్లెయిమ్‌లు మరియు గడువులకు సంబంధించి సొంత సెక్యూరిటీ-ఆఫ్-పేమెంట్ చట్టాలు ఉంటాయి. పని జరుగుతున్న రాష్ట్రానికి సంబంధించిన నియమాలను సరిచూసుకోండి.
పని ప్రదేశం (జాబ్ సైట్) నుంచే ఇన్వాయిస్ పంపడం
పని పూర్తయి కస్టమర్ సంతకం చేసిన వెంటనే, వారు ఇంకా ఆ పూర్తి చేసిన పనిని చూస్తున్నప్పుడే ఇన్వాయిస్ ఇవ్వడం ఉత్తమమైన సమయం. మెటీరియల్ రసీదులు మరియు పని గంటల వివరాలను ఎప్పటికప్పుడు దగ్గర ఉంచుకోండి, తద్వారా ఇన్వాయిస్ తయారీకి సాయంత్రమంతా సమయం వెచ్చించాల్సిన పనిలేకుండా కొద్ది నిమిషాల్లోనే ముగుస్తుంది. Billsato ఇన్వాయిస్ జెనరేటర్ ఎలాంటి యాప్ లేదా సైన్-అప్ అవసరం లేకుండా మొబైల్ బ్రౌజర్లోనే పనిచేస్తుంది: అదనపు ఫీల్డ్‌లలో జాబ్ సైట్ మరియు ప్రాజెక్ట్ రిఫరెన్స్‌ను జోడించండి, లేబర్ మరియు మెటీరియల్స్ను వేర్వేరు లైన్లలో నమోదు చేయండి, డిపాజిట్‌ను చెల్లించిన మొత్తంగా మినహాయించండి, ఆపై PDFని డౌన్లోడ్ చేసుకుని కస్టమర్‌కు SMS లేదా ఇమెయిల్ చేయండి.
త్వరగా చెల్లింపులు పొందడానికి చిట్కాలు
- ప్రత్యేకంగా ఆర్డర్ చేసే వస్తువుల కోసం మెటీరియల్స్ కొనుగోలు చేయడానికి ముందే డిపాజిట్ తీసుకోవడానికి అంగీకారం కుదుర్చుకోండి.
- పని లేదా ఒక దశ పూర్తయిన రోజే ఇన్వాయిస్ పంపండి.
- కాంట్రాక్ట్‌లో పేర్కొనకపోతే, రసీదు అందిన వెంటనే లేదా 15 రోజుల వంటి తక్కువ చెల్లింపు గడువులను నిర్ణయించండి.
- బహుళ చెల్లింపు పద్ధతులను అంగీకరించండి మరియు ఆ వివరాలను ఇన్‌వాయిస్‌పై ఉంచండి.
- గడువు తేదీ దాటిన వెంటనే ఫాలో అప్ చేయండి. మీరు ఉపయోగించగల పదజాలం కోసం మా చెల్లింపు రిమైండర్ గైడ్ను చూడండి.
ప్రతి ఇన్‌వాయిస్‌కు వర్తించే ప్రాథమిక విషయాల కోసం, ఇన్వాయిస్ అంటే ఏమిటి మరియు అందులో ఏ వివరాలు ఉండాలి అనే గైడ్ చదవండి.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
కాంట్రాక్టర్ ఇన్వాయిస్లో లేబర్ మరియు మెటీరియల్స్ను విడివిడిగా చూపించాలా?
Yes. కస్టమర్లు రెండింటి వివరాలను స్పష్టంగా చూడాలని కోరుకుంటారు, దీనివల్ల వివాదాలు సులభంగా పరిష్కారమవుతాయి. అంతేకాకుండా కొన్ని సందర్భాల్లో పన్ను పరంగా కూడా ఇది ముఖ్యం: UK CIS మినహాయింపులు కేవలం లేబర్కు మాత్రమే వర్తిస్తాయి, మరియు USలో మెటీరియల్స్, లేబర్లపై అమ్మకపు పన్ను వేర్వేరుగా ఉండవచ్చు.
ఇన్వాయిస్లో రీటైనెజ్ (Retainage) అంటే ఏమిటి?
రీటైనెజ్ (లేదా రిటెన్షన్) అనేది పని పూర్తయ్యే వరకు భద్రత కోసం కస్టమర్ ప్రతి ప్రోగ్రెస్ చెల్లింపు నుండి నిలిపివేసే నిర్దిష్ట శాతం (సాధారణంగా 5 నుండి 10 శాతం). దీన్ని ప్రతి ప్రోగ్రెస్ ఇన్వాయిస్లో తగ్గింపుగా చూపి, నిధులు విడుదలైనప్పుడు ఫైనల్ ఇన్వాయిస్లో బిల్ చేయాలి.
చేంజ్ ఆర్డర్ (Change order) కోసం ఇన్వాయిస్ ఎలా తయారు చేయాలి?
ముందుగా అదనపు పనికి సంబంధించి లిఖితపూర్వక అనుమతి పొందండి, దానికి ఒక నంబర్ కేటాయించండి, ఆపై ఆ నంబర్ మరియు అంగీకరించిన ధరతో ఇన్వాయిస్లో ప్రత్యేక లైన్ ఐటెమ్‌గా జోడించండి.
కాంట్రాక్టర్ ఎప్పుడు ఇన్వాయిస్ పంపాలి?
పని లేదా అంగీకరించిన దశ పూర్తయిన వెంటనే పంపాలి. పెద్ద ప్రాజెక్ట్‌ల కోసం, మొత్తం ప్రాజెక్ట్ ఖర్చును మీరే భరించకుండా ఉండేందుకు కాంట్రాక్ట్‌లోనే డిపాజిట్ మరియు ప్రోగ్రెస్ చెల్లింపుల షరతులను నిర్ణయించుకోండి.
నేను నా ఫోన్లోనే కాంట్రాక్టర్ ఇన్వాయిస్ను తయారు చేయవచ్చా?
Yes. Billsato ఇన్వాయిస్ జెనరేటర్ ఎటువంటి యాప్ మరియు సైన్-అప్ అవసరం లేకుండా మొబైల్ బ్రౌజర్లోనే పనిచేస్తుంది. మీరు సులభంగా ఇన్వాయిస్ను PDF రూపంలో డౌన్లోడ్ చేసి SMS లేదా ఇమెయిల్ ద్వారా పంపవచ్చు.