Faktura för hantverkare: Fakturera arbete, material och à-conto
En hantverkarfaktura fakturerar en kund för bygg-, reparations- eller entreprenadarbeten. Utöver vanliga fakturauppgifter bör den ange arbetsplatsens adress, dela upp kostnaderna i arbete, material och övriga utgifter samt visa eventuell handpenning, delbetalning, ändringsorder eller innestående belopp. Ju tydligare specifikationen är, desto färre frågor får du innan betalningen kommer in.
Den här guiden går igenom vad som ska ingå på en faktura för hantverkare och byggföretag, ett praktiskt exempel, hur à-conto och innestående belopp fungerar, samt särskilda regler som gäller i USA, Storbritannien och Australien.
Vad som skiljer en entreprenadfaktura från andra
En designer fakturerar för en färdig fil. En entreprenör fakturerar för timmar på plats, material inköpt för kundens räkning, maskiner, underentreprenörer, tillstånd och avfallshantering – ofta över flera veckor eller månader. Kunderna vill se vart pengarna gått, långivare och förvaltare kan kräva detaljerade underlag, och arbetet förändras ofta under resans gång. En bra entreprenadfaktura speglar allt detta utan att bli svårläst.
Vad en hantverkarfaktura ska innehålla
- Dina företagsuppgifter: namn, adress, telefon, e-post och eventuellt licens- eller organisationsnummer.
- Kunden: namn och faktureringsadress, som kan skilja sig från arbetsplatsens adress.
- Arbetsplatsens adress samt ett projektnamn eller en referens.
- Fakturanummer, fakturadatum och förfallodatum.
- Referens till avtalet: offerten, avtalet eller inköpsordern som arbetet baseras på.
- Arbetskostnad: timmar och timpris per yrkesgrupp eller arbetare, eller ett fast pris per moment.
- Material: varje artikel med antal och enhetspris. Om du lägger på ett påslag, bestäm om du vill redovisa det öppet eller baka in det i priset, och var konsekvent.
- Maskinhyra, underentreprenörer, tillstånd och deponiavgifter, som separata rader.
- Ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA): allt godkänt extraarbete med egen referens.
- Handpenning och tidigare delbetalningar som redan tagits emot, avdragna från totalsumman.
- Moms eller skatt: sales tax, VAT eller GST beroende på din bransch och plats.
- Betalningsvillkor och betalsätt, inklusive eventuell avtalad dröjsmålsränta.
Exempel på hantverkarfaktura
| Beskrivning | Antal | Enhetspris | Belopp |
|---|---|---|---|
| Arbete: stomresning, 2 snickare | 32 tim | $65.00 | $2,080.00 |
| Virke, 2×6 reglar | 140 | $7.40 | $1,036.00 |
| Konstruktionsskruv och byggbeslag | 1 parti | $212.50 | $212.50 |
| Containerhyra och avfallshantering | 1 | $395.00 | $395.00 |
| Ändringsorder #2: extra fönsteröppning | 1 | $480.00 | $480.00 |
| Delsumma | $4,203.50 | ||
| Avgår handpenning mottagen 6 oktober | −$1,000.00 | ||
| Att betala inom 15 dagar | $3,203.50 | ||
Ovanför tabellen: dina uppgifter, kunden, "Arbetsplats: 18 Cedar Lane", projektnamnet och avtalsreferensen. Under tabellen: betalningsinstruktioner och villkor.
À-conto och innestående belopp (retainage)
Vid större projekt väntar man inte till slutet med att fakturera. Med à-conto-fakturering fakturerar du i takt med att arbetet fortskrider, antingen efter milstolpar (grund, stomme, tak) eller baserat på färdigställandegrad varje månad. Många kontrakt använder en schedule of values (betalningsplan), en förteckning över varje del av projektet med dess pris, där varje faktura visar hur stor del av respektive moment som slutförts.
Retainage (kallat retention i Storbritannien och Australien, eller innestående belopp) är en del av varje delbetalning som kunden håller inne tills projektet är helt klart, som en säkerhet för färdigställandet. Det ligger vanligtvis på 5 till 10 procent. Redovisa det på fakturan så att båda parter har full koll:
| Delfaktura #3 | Belopp |
|---|---|
| Utförda arbeten denna period | $20,000.00 |
| Avgår innehållet belopp (5%) | −$1,000.00 |
| Att betala på denna faktura | $19,000.00 |
| Totalt innehållet belopp hittills | $2,850.00 |
När hela arbetet är slutfört och godkänt skickar du en slutfaktura för det innestående beloppet enligt villkoren i ert avtal.
Ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA)
Extraarbeten är där de flesta fakturatvister uppstår. Få varje ändring godkänd skriftligen innan du utför den, ge den ett nummer och lägg upp den som en egen rad på fakturan. En kund som har signerat "Ändringsorder #2: extra fönsteröppning, $480" ifrågasätter sällan fakturaraden som stämmer överens med underlaget.
Landsspecifika regler
USA
- Lien waivers: vid många projekt kräver kunden eller huvudentreprenören en lien waiver vid varje betalning. En conditional waiver träder i kraft först när betalningen har gått igenom; en unconditional waiver träder i kraft direkt när du undertecknar den. Skriv endast under ovillkorliga (unconditional) waivers efter att pengarna finns på ditt konto.
- Licenser: många delstater kräver att entreprenörer har licens och vissa kräver att licensnumret framgår på avtal och offerter. Att lägga till det på dina fakturor kostar ingenting.
- Sales tax på material och arbete varierar mellan olika delstater och skiljer sig ofta mellan nybyggnation och reparationer. Rådgör med delstatens skattemyndighet eller en revisor.
Storbritannien
- Construction Industry Scheme (CIS): entreprenörer drar av skatt från underentreprenörers arbetskostnad och betalar in till HMRC: 20 % om du är registrerad för CIS, 30 % om du inte är det, och 0 % om du har gross payment status. Avdraget gäller enbart arbete, inte material, så redovisa alltid materialet separat på fakturan.
- VAT domestic reverse charge: sedan 1 mars 2021 omfattas många byggtjänster som tillhandahålls mellan momsregistrerade företag inom CIS av omvänd skattskyldighet (reverse charge). Fakturan måste ange detta, till exempel "Reverse charge: Customer to account for VAT to HMRC", samt momssatsen, men du tar inte ut momsen själv.
Australien
- Om du är registrerad för GST kan en kund begära en tax invoice. Den måste visa ditt ABN och, från $1,000, även köparens identitet eller ABN.
- Varje delstat har egna security-of-payment-lagar med specifika regler för betalningskrav och tidsfrister. Kontrollera reglerna för den delstat där arbetet utförs.
Fakturera direkt från arbetsplatsen
Bästa tiden att fakturera är direkt efter att arbetet godkänts, medan kunden fortfarande har det fina resultatet framför ögonen. Spara kvitton på material och anteckna timmarna under arbetets gång, så tar faktureringen bara några minuter istället för en hel kväll. Billsatos fakturagenerator fungerar direkt i webbläsaren på mobilen utan någon app att installera eller registrering: fyll i arbetsplatsen och projektreferensen i extrafälten, specificera arbete och material på separata rader, dra av eventuell handpenning som erlagd betalning och ladda ner en PDF som du kan sms:a eller mejla till kunden.
Tips för att få betalt snabbare
- Kom överens om en handpenning innan du beställer material, särskilt för specialbeställda varor.
- Fakturera samma dag som arbetet, eller etappen, är slutförd.
- Tillämpa korta betalningsvillkor, som betalning vid mottagande eller 15 dagar, om inte avtalet säger något annat.
- Erbjud flera olika betalsätt och ange detaljerna tydligt på fakturan.
- Följ upp så fort förfallodagen har passerat. Vår guide om betalningspåminnelser innehåller färdiga mallar du kan använda.
För grundläggande regler som gäller alla fakturor, läs vad en faktura är och vad den måste innehålla.
Vanliga frågor och svar
Bör en hantverkarfaktura separera arbete och material?
Ja. Kunder förväntar sig att se båda, det gör eventuella tvister lättare att lösa, och i vissa fall påverkar det skatten: brittiska CIS-avdrag gäller enbart arbete, och försäljningsskatt på material och arbete kan skilja sig i USA.
Vad innebär retainage (innestående medel) på en faktura?
Retainage, eller innestående belopp, är en procentandel av varje delbetalning (ofta 5 till 10 procent) som kunden håller inne tills projektet är helt klart. Visa det som ett avdrag på varje delfaktura och fakturera det på en slutfaktura när det frigörs.
Hur fakturerar jag för en ändringsorder (ÄTA-arbete)?
Få ändringen godkänd skriftligen först, ge den ett nummer och lägg till den på fakturan som en egen rad med detta nummer och det överenskomna priset.
När ska en entreprenör skicka en faktura?
Så snart arbetet, eller den överenskomna etappen, är klar. För längre projekt bör du avtala om en handpenning och delbetalningar i förväg så att du inte finansierar hela projektet själv.
Kan jag skapa en hantverkarfaktura på mobilen?
Ja. Billsatos fakturagenerator fungerar i webbläsaren på mobilen utan app eller registrering, och laddar ner fakturan som en PDF som du kan skicka via sms eller e-post.