Podratçı Hesab-Fakturası: İşçi Qüvvəsi, Materiallar və Mərhələli Ödənişlərin Hesablanması
Podratçı hesab-fakturası müştəriyə tikinti, təmir və ya texniki xidmət işləri üçün təqdim edilir. Adi hesab-faktura rekvizitləri ilə yanaşı, burada iş sahəsinin ünvanı göstərilməli, xərclər işçi qüvvəsi, materiallar və digər məsrəflərə bölünməli, habelə hər hansı depozit, mərhələli ödəniş, dəyişiklik sifarişi və ya təminat tutulması qeyd olunmalıdır. Bölgü nə qədər aydın olsa, ödənişi alana qədər bir o qədər az sualla qarşılaşarsınız.
Bu bələdçidə podratçı və ya tikinti hesab-fakturasına nələrin daxil edilməsi, praktiki nümunə, mərhələli ödəniş və təminat tutulmalarının necə işlədiyi, eləcə də ABŞ, Böyük Britaniya və Avstraliyada tətbiq olunan əlavə qaydalar izah olunur.
Podratçı hesab-fakturasını fərqləndirən cəhətlər
Dizayner hazır fayl üçün ödəniş tələb edir. Podratçı isə çox vaxt həftələr və ya aylar ərzində sahədə görülən iş saatları, müştərinin adından alınan materiallar, avadanlıqlar, subpodratçılar, icazələr və tullantıların daşınması üçün hesab kəsir. Müştərilər vəsaitin hara xərcləndiyini görmək istəyir, kreditorlar və əmlak idarəçiləri xərclərin detallı göstərilməsini tələb edə bilər və layihə getdikcə görülən işlərdə tez-tez dəyişikliklər olur. Yaxşı podratçı hesab-fakturası oxunması çətinləşmədən bütün bunları özündə əks etdirir.
Podratçı hesab-fakturasına nələr daxil edilməlidir
- Biznes rekvizitləriniz: ad, ünvan, telefon, e-poçt və bölgəniz tələb edirsə, fəaliyyət lisenziyası və ya qeydiyyat nömrəniz.
- Müştəri məlumatları: ad və faktura ünvanı (bu, iş sahəsinin ünvanından fərqli ola bilər).
- İş sahəsinin ünvanı və layihənin adı və ya nömrəsi.
- Hesab-faktura nömrəsi, verilmə tarixi və son ödəniş tarixi.
- Müqaviləyə istinad: işin əsaslandığı smeta, müqavilə və ya satınalma sifarişi.
- İşçi qüvvəsi: hər bir ixtisas və ya işçi üzrə saatlar və tarif, yaxud hər tapşırıq üçün sabit qiymət.
- Materiallar: miqdarı və vahid qiyməti göstərilməklə hər bir bənd. Əgər əlavə gəlir marjası tətbiq edirsinizsə, onu ayrıca göstərəcəyinizə və ya qiymətə daxil edəcəyinizə qərar verin və ardıcıl olun.
- Avadanlıq, subpodratçılar, icazələr və tullantıların daşınması xərcləri ayrıca sətir kimi.
- Dəyişiklik sifarişləri: təsdiqlənmiş hər hansı əlavə iş öz istinad nömrəsi ilə.
- Depozitlər və əvvəlki ödənişlər: artıq qəbul edilmiş və ümumi məbləğdən çıxılan vəsaitlər.
- Vergi: sahənizə və yerləşdiyiniz yerə uyğun olaraq satış vergisi, ƏDV və ya GST.
- Ödəniş şərtləri və üsulları, o cümlədən razılaşdırılmış gecikmə faizi.
Podratçı hesab-fakturası nümunəsi
| Təsvir | Miqdar | Vahid qiyməti | Məbləğ |
|---|---|---|---|
| İşçi qüvvəsi: karkas briqadası, 2 fəhlə | 32 saat | $65.00 | $2,080.00 |
| Taxta materialı, 2×6 dirəklər | 140 | $7.40 | $1,036.00 |
| Struktur vintlər və birləşdiricilər | 1 dəst | $212.50 | $212.50 |
| Tullantı konteynerinin icarəsi və utilizasiya | 1 | $395.00 | $395.00 |
| Dəyişiklik sifarişi #2: əlavə pəncərə yeri | 1 | $480.00 | $480.00 |
| Aralıq cəm | $4,203.50 | ||
| Çıxılsın 6 oktyabrda qəbul edilmiş depozit | −$1,000.00 | ||
| 15 gün ərzində ödənilməli məbləğ | $3,203.50 | ||
Cədvəlin yuxarısında: rekvizitləriniz, müştəri, "İş sahəsi: 18 Cedar Lane", layihənin adı və müqavilə nömrəsi. Aşağısında: ödəniş təlimatları və şərtləri.
Mərhələli ödənişlər və təminat tutulması
Böyük həcmli işlərdə hesab-faktura kəsmək üçün layihənin sonunu gözləmirsiniz. Mərhələli ödəniş (progress billing) sayəsində iş irəlilədikcə — istər mərhələlər üzrə (özül, karkas, dam örtüyü), istərsə də hər ay görülən işin faizinə əsasən hesab təqdim edirsiniz. Çoxsaylı müqavilələrdə dəyərlər cədvəli (schedule of values) istifadə olunur: işin hər bir hissəsi öz qiyməti ilə sadalanır və hər aralıq hesab-fakturada hər hissənin nə qədərinin tamamlandığı göstərilir.
Təminat tutulması (ABŞ-da retainage, Böyük Britaniya və Avstraliyada retention) işin tamamlanmasına zəmanət kimi müştərinin yekuna qədər hər aralıq ödənişdən tutub saxladığı hissədir. Bu, adətən 5–10% təşkil edir. Hər iki tərəfin izləyə bilməsi üçün bunu hesab-fakturada göstərin:
| Mərhələli ödəniş tələbi #3 | Məbləğ |
|---|---|
| Bu dövrdə tamamlanan iş | $20,000.00 |
| Çıxılsın təminat tutulması (5%) | −$1,000.00 |
| Bu hesab-faktura üzrə ödənilməli | $19,000.00 |
| İndiyədək tutulan ümumi təminat | $2,850.00 |
İş tam başa çatdıqda, müqavilənizdəki qaytarılma şərtlərinə uyğun olaraq tutulmuş məbləğ üçün yekun hesab-faktura göndərin.
Dəyişiklik sifarişləri (Change orders)
Hesab-faktura mübahisələrinin əksəriyyəti əlavə işlərdən qaynaqlanır. Hər bir dəyişikliyi yerinə yetirməzdən əvvəl yazılı şəkildə təsdiqlədin, ona nömrə verin və hesab-fakturada ayrıca sətir kimi qeyd edin. "Dəyişiklik sifarişi #2: əlavə pəncərə yeri, $480" şərtini imzalamış müştəri buna uyğun gələn hesab-faktura sətri ilə nadir hallarda mübahisə edər.
Ölkələr üzrə qeydlər
Amerika Birləşmiş Ştatları
- Girovdan imtina (Lien waivers): bir çox layihələrdə müştəri və ya baş podratçı hər ödənişlə birlikdə girov hüququndan imtina sənədi tələb edir. Şərti (conditional) imtina yalnız ödəniş hesaba oturduqdan sonra qüvvəyə minir; qeyd-şərtsiz (unconditional) imtina isə imzaladığınız andan qüvvəyə minir. Qeyd-şərtsiz sənədləri yalnız pul hesabınıza daxil olduqdan sonra imzalayın.
- Lisenziyalaşdırma: bir çox ştatlar podratçılardan lisenziya tələb edir, bəziləri isə lisenziya nömrəsinin müqavilələrdə və smetalarda göstərilməsini məcburi edir. Onu hesab-fakturalarınıza əlavə etmək sizə heç bir xərc yaratmır.
- Materiallar və işçi qüvvəsi üzrə satış vergisi ştatdan-ştata, eləcə də yeni tikinti ilə təmir arasında fərqlənir. Ştatınızın gəlir departamentindən və ya mühasibdən məlumat alın.
Böyük Britaniya
- Tikinti Sənayesi Sxemi (CIS): podratçılar subpodratçıların əmək haqqı ödənişlərindən vergi tutur və HMRC-yə köçürürlər: CIS qeydiyyatınız varsa 20%, yoxdursa 30%, ümumi ödəniş statusunuz (gross payment status) olduqda isə 0%. Tutulma yalnız işçi qüvvəsinə tətbiq olunur, materiallara yox, buna görə də materialları hesab-fakturanızda ayrıca göstərin.
- ƏDV-nin daxili tərsinə tutulması (VAT domestic reverse charge): 1 mart 2021-ci il tarixindən etibarən CIS daxilində ƏDV ödəyicisi olan müəssisələr arasında göstərilən bir çox tikinti xidmətləri tərsinə tutulma mexanizminə tabedir. Hesab-fakturada bu mütləq qeyd edilməlidir, məsələn "Reverse charge: Customer to account for VAT to HMRC" və ƏDV dərəcəsi göstərilməlidir, lakin ƏDV-ni siz toplamırsınız.
Avstraliya
- Əgər GST üzrə qeydiyyatdan keçmisinizsə, müştəri vergi hesab-fakturası (tax invoice) tələb edə bilər. Burada ABN nömrəniz, $1,000-dan yuxarı məbləğlərdə isə alıcının məlumatları və ya ABN-i də göstərilməlidir.
- Hər bir ştatın ödəniş tələbləri və son tarixləri üçün öz qaydalarına malik ödəniş təminatı qanunları var. İşin görüldüyü ştatın qaydalarını yoxlayın.
İş sahəsindən hesab-faktura kəsmək
Hesab-faktura təqdim etmək üçün ən yaxşı vaxt iş təhvil verildikdən dərhal sonradır — müştəri hələ görülən işə baxarkən. Material qəbzlərini və iş saatlarını iş getdikcə qeyd edin ki, hesab-fakturanı tərtib etmək bütün axşamı deyil, bir neçə dəqiqəni alsın. Billsato-nun hesab-faktura generatoru heç bir tətbiq quraşdırmadan və qeydiyyatdan keçmədən telefon brauzerində işləyir: əlavə sahələrə iş sahəsini və layihə nömrəsini daxil edin, işçi qüvvəsini və materialları ayrı-ayrı sətirlərdə sadalayın, depoziti ödənilmiş məbləğ kimi çıxın və müştəriyə mesajla və ya e-poçtla göndərmək üçün PDF faylını yükləyin.
Daha tez ödəniş almaq üçün məsləhətlər
- Materialları sifariş etməzdən əvvəl, xüsusən xüsusi sifarişli mallar üçün depozit barədə razılaşın.
- İş və ya mərhələ tamamlanan gün hesab-faktura göndərin.
- Müqavilədə başqa hal nəzərdə tutulmayıbsa, təqdim edildikdə dərhal və ya 15 gün kimi qısa ödəniş müddətlərindən istifadə edin.
- Bir neçə ödəniş üsulunu qəbul edin və rekvizitləri hesab-fakturada qeyd edin.
- Son ödəniş tarixi keçən kimi xatırlatma göndərin. Bizim gecikmiş ödəniş xatırlatmaları bələdçimizdə istifadə edə biləcəyiniz hazır mətnlər var.
Hər bir hesab-fakturaya aid əsas qaydalar üçün hesab-fakturanın nə olduğunu və nəyi ehtiva etməli olduğunu oxuyun.
Tez-tez verilən suallar
Podratçı hesab-fakturasında işçi qüvvəsi və materiallar ayrı göstərilməlidirmi?
Bəli. Müştərilər hər ikisini ayrı görmək istəyir, bu mübahisələri həll etməyi asanlaşdırır və bəzi hallarda vergi baxımından vacibdir: məsələn, Böyük Britaniyanın CIS tutulmaları yalnız işçi qüvvəsinə aiddir, ABŞ-da isə materiallar və işçi qüvvəsi üçün satış vergisi fərqlənə bilər.
Hesab-fakturada təminat tutulması (retainage) nədir?
Təminat tutulması (retainage və ya retention) müştərinin iş tam başa çatana qədər hər mərhələli ödənişdən tutub saxladığı faizdir (adətən 5–10%). Bunu hər aralıq hesab-fakturada çıxılma kimi göstərin və məbləğ sərbəst buraxıldıqda onu yekun hesab-faktura ilə tələb edin.
Dəyişiklik sifarişi (change order) üçün hesab-fakturanı necə tərtib etməliyəm?
Əvvəlcə dəyişikliyi yazılı şəkildə təsdiqlədin, ona nömrə verin və həmin nömrə ilə razılaşdırılmış qiyməti hesab-fakturaya ayrıca sətir kimi əlavə edin.
Podratçı hesab-fakturanı nə vaxt göndərməlidir?
İş və ya razılaşdırılmış mərhələ başa çatan kimi. Daha uzunmüddətli layihələr üçün müqavilədə depozit və mərhələli ödənişləri razılaşdırın ki, bütün layihəni öz vəsaitiniz hesabına maliyyələşdirməyəsiniz.
Podratçı hesab-fakturasını telefonda hazırlaya bilərəmmi?
Bəli. Billsato-nun hesab-faktura generatoru heç bir tətbiq və qeydiyyat tələb etmədən telefon brauzerində işləyir və fakturanı mesaj və ya e-poçtla göndərə biləcəyiniz PDF formatında yükləyir.