承包商發票教學：人工、材料費同進度請款點樣開？
承包商發票（Contractor invoice）係用嚟向客戶收取建築、維修或各類工程服務費用嘅憑證。除咗一般發票嘅基本資料外，佢仲應該寫明工地現場地址、清楚分開人工、材料同其他開支，並且列出訂金、進度款項、變更訂單或者工程保留款。明細寫得越清晰，收款前遇到嘅質疑就越少。
呢篇指南會介紹承包商或工程發票應該包含咩內容、提供實際範例、解釋進度請款同保留款嘅運作方式，以及喺美國、英國同澳洲營業時適用嘅額外規定。
點解承包商發票與眾不同
設計師通常只係就一份交付嘅檔案收費。但承包商收嘅係地盤工時、代客採購嘅材料、機械租借、分判商費用、工程許可同廢料清理費，而且工期往往長達幾星期甚至幾個月。客戶想知啲錢去咗邊，貸款機構同物業經理亦可能需要詳細明細，再加上工程進行期間經常會有變更。一份優秀嘅承包商發票能夠清楚反映所有細節，同時保持清晰易讀。
承包商發票應包含嘅內容
- 你嘅業務資料：公司名稱、地址、電話、電郵，以及當地法例要求嘅工程牌照或註冊號碼。
- 客戶資料：姓名同收單地址（可能同施工現場唔同）。
- 施工現場地址（Job site address）以及工程項目名稱或編號。
- 發票號碼、發票日期同付款到期日。
- 合約或報價單編號：該工程所依據嘅估價單、合約或採購訂單（PO）參考資料。
- 人工費用：每個工種或工人嘅工時同工資率，或者每個工序嘅固定價格。
- 材料費用：每項材料嘅數量同單價。如果有加成（markup），請決定係分開標明定係直接計入單價，並保持一致。
- 機械租賃、分判商、許可證同垃圾清運費，請分行獨立列出。
- 變更訂單（Change orders）：任何經批准嘅額外工程，並附上專屬編號。
- 已收訂金同前期款項，須從總額中扣除。
- 稅項：適用於你工種同地區嘅銷售稅、增值稅（VAT）或商品及服務稅（GST）。
- 付款條款同方式，包括任何協定好嘅逾期附加費。
承包商發票範例
| Description | Qty | Unit price | Amount |
|---|---|---|---|
| Labor: framing crew, 2 workers | 32 hrs | $65.00 | $2,080.00 |
| Lumber, 2×6 studs | 140 | $7.40 | $1,036.00 |
| Structural screws and connectors | 1 lot | $212.50 | $212.50 |
| Dumpster rental and disposal | 1 | $395.00 | $395.00 |
| Change order #2: extra window opening | 1 | $480.00 | $480.00 |
| Subtotal | $4,203.50 | ||
| Less deposit received 6 October | −$1,000.00 | ||
| Amount due within 15 days | $3,203.50 | ||
表格上方應列出：你嘅資料、客戶資料、「施工現場：18 Cedar Lane」、項目名稱同合約編號。表格下方則註明：付款方式同付款條款。
進度請款與工程保留款
對於規模較大嘅工程，你唔會等到完全完工先至開單請款。透過進度請款（Progress billing），你可以隨住工程推進分階段開單，例如按工程里程碑（地基、結構主體、屋頂）或者每月完成嘅百分比計。好多合約會附帶一份工程款項明細表（Schedule of values），列出工程各部分嘅定價，而每期進度發票都會顯示各部分最新嘅完成比例。
工程保留款（Retainage，喺英國同澳洲稱為 retention）係指客戶喺每期進度款中扣起嘅一定百分比，作為工程圓滿竣工嘅保證。通常為 5% 至 10%。你應該喺發票清楚列出，方便雙方記錄對賬：
| Progress claim #3 | Amount |
|---|---|
| Work completed this period | $20,000.00 |
| Less retainage (5%) | −$1,000.00 |
| Due this invoice | $19,000.00 |
| Total retainage held to date | $2,850.00 |
當成個工程竣工驗收後，你就可以按照合約嘅退還條款，發出最後一張發票收回保留款。
變更訂單（Change orders）
額外追加嘅工作係發票爭議最常見嘅源頭。喺動工前，每項變更都必須攞到客戶嘅書面批准，編上編號，並喺發票獨立分行標明。如果客戶簽署確認過「Change order #2: extra window opening, $480」，收到發票時自然好少會對呢項收費提出異議。
各國地區規定
美國
- 留置權棄權書（Lien waivers）：喺好多工程項目中，客戶或總承包商會要求每次付款時附上留置權棄權書。有條件（conditional）棄權書喺款項實際到賬後先會生效；而無條件（unconditional）棄權書一旦簽署即時生效。請確保款項已經入賬，先好簽署無條件棄權書。
- 牌照制度：美國好多州份都要求承包商持有執照，部分更規定合約同報價單上必須寫明牌照號碼。直接喺發票印上牌照號碼百利而無一害。
- 材料同人工嘅銷售稅（Sales tax）因州而異，新建築同維修翻新工程嘅計稅方式亦各有不同。詳情請向當地稅務部門或會計師查詢。
英國
- 建造業計劃（Construction Industry Scheme, CIS）：承包商需要喺向分判商支付嘅工資中代扣稅款並上繳 HMRC：如果你已註冊 CIS，扣除率為 20%；未註冊為 30%；如果擁有免扣稅資格（gross payment status）則為 0%。此扣稅只適用於人工，唔適用於材料，因此發票上必須分開列出材料費用。
- 增值稅國內反向徵稅（VAT domestic reverse charge）：自 2021 年 3 月 1 日起，已註冊 VAT 嘅企業喺 CIS 體系內提供嘅多數建築服務適用反向徵稅。發票必須註明（例如「Reverse charge: Customer to account for VAT to HMRC」）並顯示適用嘅 VAT 稅率，但你唔需要親自收取該筆 VAT。
澳洲
- 如果你已註冊 GST，客戶可以索取稅務發票（tax invoice）。發票必須包含你嘅 ABN，而金額達到 $1,000 或以上時，亦必須包含買方嘅身份或 ABN。
- 各州均設有工程款項保障法（security-of-payment laws），對請款程序同最後期限有各自嘅規定。請務必查閱工程施工所在州嘅相關法律。
喺地盤現場即時開單
開發票嘅最佳時機，就係客戶剛簽字驗收、仲喺現場欣賞緊成果嗰一刻。平時隨手將材料收據同工時記錄整理好，開單就只需幾分鐘，唔使留返夜晚慢慢計。Billsato 發票生成器可以直接喺手機瀏覽器操作，無需安裝 App 亦無需註冊：喺備註或自訂欄位加入施工現場地址同工程編號，將人工同材料分行輸入，將訂金列為已付金額扣除，然後即時下載 PDF 透過 SMS、WhatsApp 或電郵發畀客戶。
加快收款嘅小貼士
- 訂購材料前先收取訂金，尤其是特別訂造嘅材料。
- 工程或某個階段一完工，即日發出發票。
- 採用較短嘅付款期限（例如貨到即付或 15 日內付款），除非合約另有約定。
- 提供多種付款方式，並喺發票清楚列明付款資訊。
- 一旦款項過期即刻跟進。你可以參考我哋嘅催款信範本指南。
想了解適用於所有發票嘅基本知識，請參閱咩係發票以及發票必備內容。
常見問題
承包商發票應該將人工同材料費分開寫嗎？
應該。客戶通常都想睇到兩者嘅明細，咁做亦更容易解決爭議。喺某啲地區仲會牽涉稅務問題：例如英國 CIS 扣稅只適用於人工，而美國各州對材料同人工嘅銷售稅規定亦可能唔同。
發票上嘅工程保留款（Retainage / Retention）係咩嚟？
工程保留款係指客戶喺每期進度款項入面扣起嘅一定百分比（通常為 5% 至 10%），作為完工保證，直到整個工程驗收合格先發還。你應該喺每期進度發票列明扣除金額，並喺最後一期發票請款發還。
變更訂單（Change order）應該點樣開落發票？
開工前必須先攞到客戶嘅書面確認，為變更項目編立編號，然後喺發票上獨立開一行，寫明編號同雙方同意嘅金額。
承包商應該幾時發出發票？
一旦完工或者完成合約約定嘅階段，就應該即刻發出發票。對於工期較長嘅工程，建議喺合約寫明訂金同各期進度付款，避免自己要墊付成個項目嘅資金。
我可以用手機開承包商發票嗎？
可以。Billsato 發票生成器可以直接喺手機瀏覽器使用，無需下載 App 亦無需註冊，整好即可下載 PDF，方便透過訊息或電郵發畀客戶。