Мердігер шоты: жұмыс күшін, материалдарды және кезеңдік төлемдерді қалай көрсету керек
Мердігер шот-фактурасы тапсырыс берушіге құрылыс, жөндеу немесе кәсіби монтаждау жұмыстары үшін төлем ұсынуға арналған. Қалыпты шот мәліметтерінен бөлек, онда нысанның мекенжайы көрсетілуі, шығындар жұмыс күшіне, материалдарға және басқа да шығындарға бөлінуі, сондай-ақ кез келген аванс, кезеңдік төлем, өзгерістер өкімі немесе ұстап қалу (retention) көрсетілуі тиіс. Есеп неғұрлым нақты болса, төлем алғанға дейін сұрақтар да соғұрлым аз туындайды.
Бұл нұсқаулықта мердігер немесе құрылыс шотына не жазу керектігі, дайын үлгі, кезеңдік төлемдер мен кепілдік ұсталымдардың қалай жұмыс істейтіні және АҚШ, Ұлыбритания мен Аустралиядағы қосымша ережелер қарастырылады.
Мердігер шотының қандай айырмашылығы бар
Дизайнер дайын файл үшін шот ұсынады. Ал мердігер нысанда өткізілген сағаттар, тапсырыс берушінің атынан сатып алынған материалдар, құрал-жабдықтар, қосалқы мердігерлер, рұқсат құжаттары мен қоқыс шығару шығындары үшін апталар немесе айлар бойы шот ұсынады. Тапсырыс берушілер ақшаның қайда жұмсалғанын көргісі келеді, банктер мен мүлікті басқарушыларға егжей-тегжейлі есеп қажет болуы мүмкін, ал жұмыс барысы жиі өзгеріп отырады. Жақсы жасалған мердігер шоты осының барлығын түсінікті әрі оқуға жеңіл түрде көрсетеді.
Мердігер шот-фактурасына не жазу керек
- Сіздің бизнес деректеріңіз: атауы, мекенжайы, телефон, электрондық пошта және жергілікті талаптар бойынша қажет болса, кәсіби лицензия немесе тіркеу нөмірі.
- Тапсырыс беруші: аты-жөні немесе атауы және төлем мекенжайы (ол нысанның мекенжайынан өзгеше болуы мүмкін).
- Нысанның мекенжайы және жобаның атауы немесе нөмірі.
- Шот-фактура нөмірі, берілген күні және төлеу мерзімі.
- Келісімшартқа сілтеме: жұмыс негізделген смета, келісімшарт немесе сатып алу тапсырысы (PO).
- Жұмыс күші: әр мамандық немесе жұмысшы бойынша сағат саны мен мөлшерлемесі немесе әр тапсырма үшін бекітілген баға.
- Материалдар: әрбір тауардың саны мен бірлік бағасы. Егер сіз үстеме баға қоссаңыз, оны бөлек көрсетесіз бе әлде бағаның ішіне қосасыз ба, соны шешіп, біркелкі тәсілді ұстаныңыз.
- Құрал-жабдықтар, қосалқы мердігерлер, рұқсаттар және қоқыс шығару ақысы жеке жолдар ретінде.
- Өзгерістер туралы өкімдер (change orders): бекітілген кез келген қосымша жұмыс, өз сілтемесімен.
- Бұрын алынған аванстар мен төлемдер, жалпы сомадан шегеріледі.
- Салық: сіздің қызметіңіз бен аймағыңызға байланысты сату салығы, ҚҚС (VAT) немесе GST.
- Төлем шарттары мен әдістері, соның ішінде келісілген өсімпұл шарттары.
Мердігер шот-фактурасының үлгісі
| Сипаттамасы | Саны | Бірлік бағасы | Сомасы |
|---|---|---|---|
| Жұмыс күші: қаңқа құрастыру тобы, 2 жұмысшы | 32 сағ | $65.00 | $2,080.00 |
| Ағаш бөренелер, 2×6 тіреулер | 140 | $7.40 | $1,036.00 |
| Конструкциялық бұрандалар мен бекіткіштер | 1 топтама | $212.50 | $212.50 |
| Қоқыс контейнерін жалға алу және шығару | 1 | $395.00 | $395.00 |
| Өзгерістер өкімі №2: қосымша терезе ойығы | 1 | $480.00 | $480.00 |
| Аралық жиынтық | $4,203.50 | ||
| 6 қазанда алынған авансты шегергенде | −$1,000.00 | ||
| 15 күн ішінде төленетін сома | $3,203.50 | ||
Кестенің үстінде: сіздің мәліметтеріңіз, тапсырыс беруші, «Нысан мекенжайы: 18 Cedar Lane», жоба атауы және келісімшарт сілтемесі. Оның астында: төлем нұсқаулары мен шарттары.
Кезеңдік төлемдер және ұстап қалу (retainage)
Ауқымды жұмыстарда шот ұсыну үшін соңына дейін күтпейсіз. Кезеңдік төлем (progress billing) арқылы жұмыс барысына қарай шот ұсынасыз: не кезеңдер бойынша (іргетас, қаңқа, шатыр), не ай сайын орындалған пайыз бойынша. Көптеген келісімшарттарда құндық кесте (schedule of values) қолданылады — бұл жұмыстың әрбір бөлігі мен оның бағасы көрсетілген тізім, ал әрбір кезеңдік шотта әр бөліктің қаншалықты орындалғаны көрсетіледі.
Ұстап қалу (retainage, Ұлыбритания мен Аустралияда retention деп аталады) — бұл жұмыстың толық аяқталу кепілі ретінде тапсырыс беруші әрбір кезеңдік төлемнен ұстап қалатын соманың бөлігі. Әдетте бұл 5-тен 10 пайызға дейін болады. Екі тарап та бақылай алуы үшін оны шотта көрсетіңіз:
| Кезеңдік өтінім №3 | Сомасы |
|---|---|
| Осы кезеңде орындалған жұмыс | $20,000.00 |
| Ұстап қалу сомасы шегерілді (5%) | −$1,000.00 |
| Осы шот бойынша төленуі тиіс | $19,000.00 |
| Бүгінге дейін ұсталған жалпы сома | $2,850.00 |
Жұмыс толық аяқталған кезде келісімшарттағы қайтару шарттарына сәйкес ұсталған сомаға қорытынды шот жіберіңіз.
Өзгерістер туралы өкімдер (change orders)
Қосымша жұмыстар — шот бойынша даулардың басты себебі. Әрбір өзгерісті бастамас бұрын оны жазбаша түрде бекітіп алыңыз, оған нөмір беріңіз және шот-фактураға жеке жол ретінде енгізіңіз. «Өзгерістер өкімі №2: қосымша терезе ойығы, $480» деп қол қойған тапсырыс беруші шоттағы сәйкес жолға сирек дауласады.
Елдер бойынша ерекшеліктер
Америка Құрама Штаттары
- Кепілдіктен бас тарту (lien waivers): көптеген жобаларда тапсырыс беруші немесе бас мердігер әр төлеммен бірге құқықтық талаптан бас тартуды сұрайды. Шартты (conditional) бас тарту төлем түскеннен кейін ғана күшіне енеді; ал шартсыз (unconditional) бас тарту сіз қол қойған сәттен бастап күшіне енеді. Шартсыз бас тартуға ақша шотыңызға нақты түскеннен кейін ғана қол қойыңыз.
- Лицензиялау: көптеген штаттар мердігерлерден лицензияны талап етеді, ал кейбіреулері лицензия нөмірін келісімшарттар мен сметаларда көрсетуді міндеттейді. Оны шот-фактураңызға қосу артық етпейді.
- Материалдар мен жұмыс күшіне салынатын сату салығы штаттан штатқа қарай және жаңа құрылыс пен жөндеу арасында ерекшеленеді. Штатыңыздың кірістер департаментінен немесе бухгалтерден сұраңыз.
Ұлыбритания
- Construction Industry Scheme (CIS): мердігерлер қосалқы мердігерлердің жұмыс күші төлемдерінен салықты ұстап, HMRC-ге аударады: егер сіз CIS жүйесінде тіркелген болсаңыз 20%, тіркелмеген болсаңыз 30%, ал егер жалпы төлем мәртебесіне (gross payment status) ие болсаңыз, 0%. Ұсталым материалдарға емес, жұмыс күшіне ғана қолданылады, сондықтан шот-фактурада материалдарды бөлек көрсетіңіз.
- ҚҚС ішкі кері төлемі (VAT domestic reverse charge): 2021 жылдың 1 наурызынан бастап CIS аясында ҚҚС төлеушісі болып табылатын кәсіпорындар арасында көрсетілетін көптеген құрылыс қызметтері кері салық салуға жатады. Шот-фактурада бұл міндетті түрде жазылуы керек, мысалы «Reverse charge: Customer to account for VAT to HMRC», және ҚҚС мөлшерлемесі көрсетілуі тиіс, бірақ ҚҚС-ты өзіңіз алмайсыз.
Аустралия
- Егер сіз GST төлеушісі ретінде тіркелген болсаңыз, тапсырыс беруші салықтық шот-фактураны (tax invoice) сұрай алады. Онда сіздің ABN нөміріңіз, ал сома $1,000-нан асқан жағдайда сатып алушының деректері немесе ABN көрсетілуі тиіс.
- Әр штатта төлем талаптары мен мерзімдеріне қатысты өз ережелері бар төлемдер қауіпсіздігі туралы заңдар (security-of-payment laws) қолданылады. Жұмыс орындалатын штаттың ережелерін тексеріңіз.
Нысан басында шот ұсыну
Шот ұсынудың ең жақсы уақыты — жұмыс актісіне қол қойылғаннан кейін, тапсырыс беруші дайын жұмысқа қарап тұрған сәт. Жұмыс барысында материалдардың түбіртектері мен жұмыс сағаттарын бір жерде сақтаңыз, сонда шотты жасауға кеш бойы отырмай, бірнеше минут қана жұмсайсыз. Billsato шот генераторы қосымша орнатпай-ақ және тіркелусіз телефон браузерінде жұмыс істейді: қосымша өрістерге нысан мен жоба атауын қосыңыз, жұмыс күші мен материалдарды бөлек жолдармен жазыңыз, авансты төленген сома ретінде шегеріңіз және дайын PDF файлын жүктеп алып, тапсырыс берушіге хабарлама немесе электрондық поштамен жіберіңіз.
Төлемді тезірек алу бойынша кеңестер
- Материалдарға тапсырыс бермес бұрын, әсіресе арнайы тапсырыспен келетін тауарлар үшін аванс сомасын келісіп алыңыз.
- Жұмыс немесе кезең аяқталған күні бірден шот ұсыныңыз.
- Егер келісімшартта басқаша көрсетілмесе, төлемнің қысқа мерзімдерін белгілеңіз (мысалы, алынған бойда немесе 15 күн ішінде).
- Бірнеше төлем әдісін ұсыныңыз және мәліметтерді шот-фактурада көрсетіңіз.
- Төлеу мерзімі өткен бойда ескерту жіберіңіз. Біздің төлемді еске салу бойынша нұсқаулығымызда дайын мәтіндер бар.
Кез келген шотқа қатысты негізгі талаптарды білу үшін шот-фактура деген не және оған не кіруі керек деген мақаланы қараңыз.
Жиі қойылатын сұрақтар
Мердігер шот-фактурасында жұмыс күші мен материалдарды бөлек көрсету керек пе?
Иә. Тапсырыс берушілер екеуін де нақты көргісі келеді, бұл дауларды шешуді жеңілдетеді, ал кейбір елдерде салық үшін де маңызды: мысалы, Ұлыбританияның CIS ұсталымы тек жұмыс күшіне қолданылады, ал АҚШ-та материалдар мен жұмысқа салынатын сату салығы әртүрлі болуы мүмкін.
Шот-фактурадағы ұстап қалу (retainage) деген не?
Retainage (немесе retention) — жұмыс толық аяқталғанға дейін тапсырыс беруші әрбір кезеңдік төлемнен ұстап қалатын сома (әдетте 5-тен 10 пайызға дейін). Оны әрбір аралық шотта шегерім ретінде көрсетіп, мерзімі келгенде соңғы қорытынды шотта жазыңыз.
Өзгерістер туралы өкім (change order) бойынша қалай шот ұсынуға болады?
Алдымен өзгерісті жазбаша түрде бекітіп алыңыз, оған нөмір беріңіз және сол нөмір мен келісілген бағаны шот-фактураға жеке жол ретінде қосыңыз.
Мердігер шотты қашан жіберуі керек?
Жұмыс немесе келісілген кезең аяқталған бойда. Ұзақ мерзімді жобалар үшін бүкіл жобаны өз қалтаңыздан қаржыландырмас үшін келісімшартта аванс пен кезеңдік төлемдерді алдын ала қарастырыңыз.
Мердігер шотын телефон арқылы жасауға бола ма?
Иә. Billsato шот генераторы қосымшасыз және тіркелусіз тікелей телефон браузерінде жұмыс істейді және шотты хабарлама немесе электрондық пошта арқылы жіберуге болатын PDF түрінде жүктеп береді.