Шот-фактура деген не? Мағынасы, мысалдар және не жазылуы керек
Шот-фактура — сатушы тауарлар немесе көрсетілген қызметтер үшін төлем сұрау мақсатында сатып алушыға жіберетін құжат. Онда не сатылғаны, әрбір тауардың құны, жалпы сома, сондай-ақ қашан және қалай төлеу керектігі көрсетіледі. Екі тарап үшін де бұл — мәміленің жазбаша есебі.
Бұл қысқаша анықтамасы. Осы нұсқаулықта біз шот-фактураға не жазылуы керегін, әртүрлі елдердің заңнамалық талаптарын, шоттардың негізгі түрлерін, оның түбіртектен, чектерден немесе баға ұсынысынан айырмашылығын және оны қалай жасау керектігін қарастырамыз.
Шот-фактура деген не: қысқаша шолу
- Кім жібереді: сатушы (кәсіпорын, фрилансер, мердігер).
- Кім алады: сатып алушы (көбінесе клиент немесе тапсырыс беруші).
- Қашан: жұмыс орындалғаннан немесе тауар жеткізілгеннен кейін, не болмаса ұзақ жобаның келісілген кезеңдерінде.
- Не үшін қажет: төлемді сұрайды, сатылымды тіркейді және екі тараптың салық есебін растайды.
- Не болып саналмайды: төлемнің жасалғанын растайтын құжат емес. Ол — түбіртек (чек).
Бұл сөздің тарихы тереңде. Ағылшын тілі 1500 жылдары оны француздың envois («жіберілген заттар», яғни тауар жөнелтілімін білдіретін envoi сөзінің көпше түрі) сөзінен алған. Шот-фактура жөнелтілген тауармен бірге жүретін тізім болатын және бүгінде де оның атқаратын қызметі негізінен осыған саяды.
Шот-фактура қандай қызмет атқарады
Шот-фактура қарапайым төлем қағазы болып көрінгенімен, ол төрт түрлі міндетті орындайды:
- Төлемді талап етеді. Онда сома, төлеу мерзімі және тапсырыс берушінің қалай төлей алатыны көрсетіледі.
- Сатылымды тіркейді. Сіздің табысыңыз бен тапсырыс берушінің шығысы осы құжатқа сүйенеді, сондықтан екеуіңіз де оның көшірмесін сақтайсыздар.
- Салықтық есептілікті растайды. Салық органдары шот-фактуралар арқылы сату салығын, ҚҚС (VAT) немесе GST тексереді және көптеген елдерде бизнес ҚҚС-ты тек жарамды шот-фактурасы болған жағдайда ғана есепке жатқыза алады.
- Шарттарды бекітеді. Төлем шарттары, өсімпұлдар және нақты не жеткізілгені жазылады, бұл дау туындаған жағдайда мәселені шешуге көмектеседі.
Шот-фактураға не жазылуы керек
Талаптар елге байланысты өзгереді (бұл туралы төменде), бірақ толық әрі кәсіби шот-фактура мына деректерді қамтиды:
- «Шот-фактура» немесе «Төлем шоты» сөзі құжаттың басында, баға ұсынысымен шатастырмас үшін жазылады. ҚҚС немесе GST төлеушісі болсаңыз, көптеген елдерде «Салықтық шот-фактура» немесе «ҚҚС шоты» деп жазу талап етіледі.
- Бірегей шот нөмірі. Нөмірлер үзіліссіз және қайталанбай, мысалы, INV-0001, INV-0002 ретімен жүруі керек.
- Шот-фактураның күні (жазылған күні) және, егер бөлек болса, тауар немесе қызмет ұсынылған күн.
- Сіздің деректеріңіз: бизнес немесе сауда атауы, мекенжайы, электрондық пошта немесе телефон және салық төлеушінің сәйкестендіру нөмірі (мысалы, ЖСН/БСН, ҚҚС, GST немесе ABN).
- Тапсырыс берушінің деректері: аты-жөні немесе компания атауы және мекенжайы. ЕО аумағындағы бизнес-клиенттер үшін көбінесе олардың ҚҚС нөмірі де талап етіледі.
- Ұсынылған тауар немесе қызметтің сипаттамасы: әрбір өнім немесе қызмет жеке жолда саны, бірлік бағасы және жалпы сомасы көрсетіледі.
- Аралық сома, салық және жалпы сома: салыққа дейінгі сома, салық мөлшерлемесі мен сомасы, кез келген жеңілдіктер және төленуі тиіс қорытынды сома.
- Төлеу мерзімі және төлем шарттары, мысалы «Алған кезде төлеу» немесе «Net 30» (30 күн ішінде төлеу).
- Төлем тәсілі: банк деректемелері, төлем сілтемесі немесе сіз қабылдайтын төлем қолданбалары.
- Қосымша ескертпелер қажет болған жағдайда: сатып алу тапсырысының (PO) нөмірі, жоба атауы, төлемді кешіктіру шарттары немесе алғыс білдіру.
Шот-фактураның қарапайым мысалы
Қызмет көрсету шотының негізгі бөлігі мынадай болады:
| Сипаттамасы | Саны | Бірлік бағасы | Сомасы |
|---|---|---|---|
| Логотип дизайны | 1 | $800.00 | $800.00 |
| Бренд стилінің нұсқаулығы (PDF) | 1 | $450.00 | $450.00 |
| Түзетулер енгізу (сағат) | 3 | $60.00 | $180.00 |
| Аралық сома | $1,430.00 | ||
| Сату салығы (0%, бұл жерде қызметке салық салынбайды) | $0.00 | ||
| 14 қарашаға дейін төленетін сома | $1,430.00 | ||
Кестенің үстінде сатушы мен тапсырыс берушінің деректері, шот нөмірі (мысалы, INV-0042), шот күні және төлем шарттары орналасады. Кестенің астына төлем нұсқаулары жазылады.
Шот-фактураларға заңды талаптар қойыла ма?
Иә, көптеген елдерде ҚҚС (VAT) немесе GST сияқты салықтарды төлеуші ретінде тіркелген соң заң талаптары күшіне енеді. Төменде бірнеше ірі нарықта бұл қалай жұмыс істейтіні берілген. Ережелер өзгеріп тұратындықтан, әрқашан өз еліңіздің салық органын тексеріңіз.
Еуропалық Одақ
ЕО ҚҚС директивасы (Article 226) ҚҚС шотында не болуы керектігін нақты белгілейді. Оған шот берілген күн, оны бірегей түрде анықтайтын реттік нөмір, сатушының ҚҚС нөмірі, кейбір жағдайларда тапсырыс берушінің ҚҚС нөмірі, екі тараптың толық атауы мен мекенжайы, ұсынылған заттың саны мен сипаты, жеткізілген күн, әр мөлшерлеме бойынша салық салынатын сома, ҚҚС мөлшерлемесі және ҚҚС сомасы кіреді. Әрбір мүше мемлекет бұл ережелерді өз заңнамасына енгізеді, кейде қосымша талаптар қосады.
Ұлыбритания
ҚҚС төлеуші ретінде тіркелген Ұлыбритания бизнестері өздерінің ҚҚС тіркеу нөмірін, тауар берілген уақытты, ҚҚС-сыз бірлік бағасын, ҚҚС мөлшерлемесін және ҚҚС-пен бірге және онсыз жалпы сомаларды көрсететін шоттар беруі керек. ҚҚС қоса алғанда £250 немесе одан аз сатылымдар үшін деректері азырақ жеңілдетілген шот беруге болады.
Австралия
GST төлеуші ретінде тіркелген бизнес тұтынушы сұраған кезде 28 күн ішінде салықтық шот беруге міндетті, егер сатылым GST қоса алғанда $82.50 немесе одан аз болса, бұл талап етілмейді. Шотта оның салықтық шот (tax invoice) екені, сатушының деректері мен ABN, күні, саны мен бағасы көрсетілген сатылған заттың сипаттамасы, GST сомасы және сатылымның қанша бөлігіне салық салынатыны жазылуы керек. $1,000 сомасынан бастап сатып алушының деректері немесе ABN де көрсетілуі тиіс.
АҚШ
Бірыңғай федералдық шот пішімі жоқ. Бастысы — шоттарыңыздың дұрыс болуы, құжаттарыңызбен бірге сақталуы және сату салығының дұрыс көрсетілуі. Сату салығын әр штат жеке белгілейді, ал көптеген штаттарда қызметтерге салық мүлдем салынбайды.
PDF жеткіліксіз болатын елдер
Барған сайын көптеген елдер электрондық шот-фактураларды (e-invoicing) талап етуде: олар пошта арқылы PDF жіберудің орнына мемлекеттік жүйе немесе мақұлданған желі арқылы жіберілетін құрылымдалған электрондық шоттар болып табылады. Италия оны 2019 жылдан бастап бизнес сатылымдары үшін міндеттеді, Мексика (CFDI), Бразилия (NF-e), Түркия (e-Fatura), Сауд Арабиясы (ZATCA) және Үндістанда (ірі бизнестер үшін) өз жүйелері бар, Бельгия оны 2026 жылдың қаңтарынан бастап бизнес арасындағы (B2B) сатылымдар үшін міндетті етті, Франция 2026 жылдың қыркүйегінен, Польша 2026 жылдан және Германия 2027 жылдан бастап кезең-кезеңімен енгізеді. ЕО трансшекаралық бизнес сатылымдары үшін электрондық шоттарды 2030 жылдың шілдесінен бастап енгізуді жоспарлап отыр. Егер осы елдердің бірінде сауда жасасаңыз, салықтық шоттар үшін ресми жүйені пайдаланыңыз. PDF шоты баға ұсыныстары, проформа-шоттар және шетелдегі клиенттер үшін бәрібір пайдалы болып қала береді.
Шот-фактуралардың түрлері
- Стандартты шот-фактура: сатылымнан кейін төлемді сұрайтын күнделікті шот.
- Проформа-шот (Proforma invoice): сатылымға дейін жіберілетін, сатып алушыға қанша сома есептелетінін көрсететін алдын ала шот. Ол көбінесе кедендік ресімдеу үшін немесе алдын ала төлем ұйымдастыру үшін қолданылады және төлемді қатаң талап ету болып саналмайды.
- Аралық немесе кезеңдік шот: ұзақ жобаның белгілі бір кезеңдері аяқталған сайын бөліп ұсынылады. Құрылыста кеңінен қолданылады (біздің мердігер шоттары бойынша нұсқаулықты қараңыз).
- Қорытынды шот: жобаны жабады және бұрынғы кезеңдік төлемдер мен аванстарды есепке алады.
- Тұрақты (қайталанатын) шот: ай сайынғы бекітілген төлем немесе техникалық қызмет көрсету шарты сияқты белгіленген кесте бойынша жіберілетін шот.
- Жұмыс уақыты шоты (Timesheet): нақты істелген сағаттарды сағаттық мөлшерлеме бойынша есептейді. Фрилансерлер мен консультанттар үшін тән (біздің фриланс шоты бойынша нұсқаулықты қараңыз).
- Кредит-нота: тауар қайтарылғанда, артық ақы алынғанда немесе қате кеткенде бұрын жіберілген шот сомасын азайтады немесе күшін жояды.
- Дебет-нота: қосымша шығындар үшін бұрынғы шоттағы қарыз сомасын көбейтеді.
- Коммерциялық шот-фактура: халықаралық саудада қолданылады. Кеден органдары тауардың құнын анықтау және баж салығын есептеу үшін пайдаланады, сондықтан шыққан елі мен тарифтік кодтар сияқты деректерді қамтиды.
Шот-фактураның чекпен, баға ұсынысымен және сатып алу тапсырысымен айырмашылығы
| Құжат | Кім жібереді | Қашан | Мазмұны |
|---|---|---|---|
| Баға ұсынысы (Quote / estimate) | Сатушы | Жұмыс басталғанға дейін | «Бұл жұмыс осынша тұрады.» |
| Сатып алу тапсырысы (Purchase order) | Сатып алушы | Жұмыс басталғанға дейін | «Біз мұны осы бағаға сатып алуға келісеміз.» |
| Шот-фактура (Invoice) | Сатушы | Жеткізуден кейін | «Осы соманы осы күнге дейін төлеңіз.» |
| Төлем шоты (Bill) | Сатушы | Жеткізуден кейін | Сатып алушы тарапынан қарағандағы дәл сол шот-фактура. Сондай-ақ коммуналдық қызметтер мен мейрамханалар үшін қолданылады. |
| Түбіртек / чек (Receipt) | Сатушы | Төлем жасалғаннан кейін | «Біз төлеміңізді қабылдадық.» |
Есте сақтаудың ең қарапайым жолы: баға ұсынысы жұмысқа дейін беріледі, шот-фактура ақша сұрайды, ал түбіртек ақшаның түскенін растайды.
Шот-фактураны қалай жасауға болады
- Бизнес деректеріңізді және логотипіңіз болса, логотипті қосыңыз.
- Тапсырыс берушінің деректерін, егер берген болса, оның сатып алу тапсырысының (PO) нөмірін қосыңыз.
- Реттілікті жалғастырып, шотқа нөмір мен күн беріңіз.
- Әрбір өнімді немесе қызметті саны мен бағасын көрсете отырып жазыңыз.
- Қажет болса, салықты, жеңілдіктерді және жеткізу құнын қосыңыз.
- Төлеу мерзімі мен шарттарын белгілеп, төлем тәсілін қосыңыз.
- Құжатты тексеріп, PDF түрінде сақтаңыз, содан кейін оны жіберіп, көшірмесін өзіңізге алып қалыңыз.
Мұның барлығын Billsato-ның тегін шот-фактура генераторында жасай аласыз: үлгіні толтырыңыз, терген сайын PDF құжатының қалай өзгеретінін көріңіз және оны жүктеп алыңыз. Тіркелу қажет емес, сутаңба жоқ, ал енгізген деректеріңіз браузеріңізде қалады.
Шот-фактураны қашан және қалай жіберу керек
Жұмыс орындалып біткен бойда жіберіңіз. Неғұрлым ұзақ күтсеңіз, соғұрлым төлемді де ұзақ күтесіз. Ұзақ жобалар үшін бастамас бұрын кезеңдік төлемдерді немесе бастапқы жарнаны келісіп алыңыз. Шот-фактураны жіберудің ең жылдам әрі кең таралған жолы — PDF файлы тіркелген электрондық пошта. Шот нөмірін, сомасын және төлеу мерзімін тек тіркемеде ғана емес, хаттың өзінде де жазып көрсетіңіз.
Төлемді кешіктіру жиі кездеседі: Atradius ұйымының АҚШ компаниялары арасында жүргізген 2025 жылғы зерттеуінде бизнес арасындағы шот-фактуралар көлемінің 43%-ы бойынша төлем мерзімі өткені анықталған. Төлем мерзімі өтіп кетсе, біздің төлемді еске салу хаттары бойынша нұсқаулықта көшіріп алуға болатын кесте мен дайын үлгілер бар.
Шот-фактураларды қанша уақыт сақтау керек
Жіберілген және алынған әрбір шоттың көшірмесін сақтаңыз. Қанша уақыт сақтау еліңізге байланысты. АҚШ-тың IRS қызметі декларация тапсырғаннан кейін әдетте үш жыл, ал кейбір жағдайларда жеті жылға дейін сақтауды сұрайды. Ұлыбританиядағы HMRC өзін-өзі жұмыспен қамтығандардан 31 қаңтардағы декларация тапсыру мерзімінен кейін кемінде бес жыл, ал шектеулі жауапкершілігі бар компаниялардан алты жыл құжаттарды сақтауды талап етеді. Көптеген басқа елдер бес жылдан он жылға дейінгі мерзімді бекітеді.
Жиі қойылатын сұрақтар
Шот-фактура мен түбіртек (чек) бір нәрсе ме?
Жоқ. Шот-фактура төлемді сұрайды және тапсырыс беруші төлем жасағанға дейін жіберіледі. Түбіртек төлемнің қабылданғанын растайды және төлемнен кейін беріледі. Кейбір кәсіпорындар төленген шотқа «Төленді» деп белгі соғып, кері жібереді, бұл жағдайда ол түбіртек қызметін атқарады.
Шот-фактураның заңды күші бар ма?
Жеке өзінің әдетте заңды күші болмайды. Төлеу міндеттемесі сіз бен тұтынушы арасындағы келісімнен — жазбаша келісімшарттан, қабылданған баға ұсынысынан немесе тапсырыстан туындайды. Шот-фактура осы келісімнің және қарыз сомасының дәлелі болып табылады, сондықтан дау туындаған кезде оның маңызы зор.
Егер ресми тіркелген бизнесім болмаса, шот жібере аламын ба?
Иә, көптеген елдерде болады. Жеке тұлғалар мен өзін-өзі жұмыспен қамтығандар атқарған жұмысы үшін өз атынан шот ұсына алады. Салық төлеуші ретінде тіркелу және ҚҚС, GST немесе сату салығын қашан қосу керектігі еліңізге және табысыңызға байланысты, сондықтан жергілікті салық органының ережелерін тексеріңіз.
Шот-фактураларды нөмірлеу қажет пе?
Иә. Әрбір шот-фактура үшін INV-0001, INV-0002 сияқты үзіліссіз реттілікпен бірегей нөмір қолданыңыз. ЕО мен Ұлыбританияның ҚҚС ережелері мұны талап етеді, сондай-ақ бұл кез келген жерде есеп жүргізуді айтарлықтай жеңілдетеді.
Шот-фактураны PDF форматында жіберуге бола ма?
Иә, көптеген елдерде электрондық пошта арқылы жіберілген PDF қалыпты, жарамды шот болып саналады. Тек электрондық шот-фактуралар міндетті болған Италия, Мексика немесе Бразилия сияқты елдерде бизнес сатылымдары бойынша салықтық шоттар ресми мемлекеттік жүйе арқылы өтуі тиіс.
Шот-фактура (invoice) мен төлем шотының (bill) айырмашылығы неде?
Бұл көбінесе бір құжат. Сатушы оны шот-фактура (invoice) десе, төлеуге тиіс сатып алушы жиі төлем шоты (bill) деп атайды. Сондай-ақ «Bill» коммуналдық төлемдер немесе мейрамхана чегі сияқты күнделікті төлемдер үшін қолданылады.