O que é uma fatura? Significado, exemplos e o que incluir

Billsato · Atualizado em 9 de outubro de 2026 · 10 min de leitura

Uma fatura é um documento que o vendedor envia ao comprador para solicitar o pagamento por produtos ou serviços. Ela discrimina o que foi vendido, o valor de cada item, o total devido e quando e como pagar. Para ambas as partes, ela também serve como o registro por escrito da venda.

Essa é a resposta rápida. O restante deste guia aborda o que uma fatura deve conter, o que a legislação exige em diferentes países, os principais tipos de fatura, como ela se diferencia de um recibo, de uma conta ou de um orçamento, e como criar a sua.

Significado de fatura em um minuto

• Quem envia: o vendedor (uma empresa, um freelancer, um prestador de serviços).
• Quem recebe: o comprador, geralmente chamado de cliente.
• Quando: após a conclusão do trabalho ou a entrega das mercadorias, ou em etapas combinadas de um projeto mais longo.
• Para que serve: solicita o pagamento, registra a venda e serve de suporte para a contabilidade e os registros fiscais de ambas as partes.
• O que não é: comprovante de pagamento. Isso é um recibo.

A palavra em inglês (invoice) é antiga. Foi incorporada no século XVI a partir do francês envois ("coisas enviadas"), plural de envoi (remessa de mercadorias). Uma fatura era a relação de itens que acompanhava uma remessa, e é basicamente isso o que ela continua sendo hoje.

Para que serve uma fatura

Uma fatura parece uma simples cobrança, mas cumpre quatro funções distintas:

1. Solicita o pagamento. Ela define o valor, a data de vencimento e como o cliente pode pagar.
2. Registra a venda. A sua receita e a despesa do seu cliente são baseadas nela, por isso ambos mantêm uma cópia.
3. Dá suporte às declarações fiscais. As autoridades tributárias usam faturas para auditar impostos sobre vendas, VAT ou GST, e em muitos países uma empresa só pode recuperar créditos de IVA se possuir uma fatura válida.
4. Define os termos da transação. Condições de pagamento, multas por atraso e a descrição exata do que foi entregue ficam documentados por escrito, o que ajuda caso surja alguma disputa.

O que incluir em uma fatura

Os requisitos variam conforme o país (mais detalhes abaixo), mas uma fatura completa e profissional inclui os seguintes dados:

1. A palavra "Fatura" no topo, para que ninguém a confunda com um orçamento. Onde há registro em regimes de VAT ou GST, muitos países exigem termos como "Tax invoice" ou "VAT invoice".
2. Um número exclusivo de fatura. Os números devem seguir uma sequência contínua, por exemplo, FAT-0001, FAT-0002, sem saltos ou repetições.
3. A data da fatura (data de emissão) e, se for diferente, a data em que os produtos ou serviços foram fornecidos.
4. Seus dados: nome comercial ou razão social, endereço, e-mail ou telefone e eventuais números de identificação fiscal, como CNPJ, VAT, GST ou ABN.
5. Os dados do cliente: nome ou razão social e endereço. Para clientes corporativos na UE, o número de VAT também costuma ser obrigatório.
6. A descrição do que foi fornecido: cada produto ou serviço em uma linha própria, com quantidade, preço unitário e o total do item.
7. Subtotal, tributos e total: o valor antes dos impostos, a alíquota e o valor dos tributos, eventuais descontos e o valor final a pagar.
8. A data de vencimento e as condições de pagamento, como "Pagamento à vista" ou "Net 30" (pagamento em até 30 dias).
9. Formas de pagamento: dados bancários, link para pagamento ou os aplicativos e meios de pagamento que você aceita.
10. Observações quando úteis: número do pedido de compra, nome do projeto, condições para pagamentos em atraso ou uma mensagem de agradecimento.

Exemplo de uma fatura simples

Veja como é a estrutura básica de uma fatura de serviços simples:

Acima da tabela ficam os dados do emissor e do cliente, o número da fatura (por exemplo, FAT-0042), a data de emissão e as condições de pagamento. Abaixo da tabela, as instruções para efetuar o pagamento.

As faturas têm requisitos legais?

Sim, na maioria dos países, especialmente quando você possui cadastro para impostos sobre o consumo, como VAT ou GST. Veja como funciona em alguns mercados importantes. Sempre consulte a autoridade tributária do seu país, pois as normas mudam com frequência.

União Europeia

A Diretiva do IVA da UE (Artigo 226 / Article 226) lista o que uma fatura de IVA deve conter. Os itens incluem a data de emissão, um número sequencial que identifique a fatura de forma exclusiva, o número de IVA do vendedor, o número de IVA do cliente em determinados casos, nome completo e endereço de ambas as partes, a quantidade e a natureza do que foi fornecido, a data do fornecimento, o valor tributável por alíquota, a taxa de IVA e o montante de IVA correspondente. Cada estado-membro transpõe essas regras para sua própria legislação, por vezes com exigências adicionais.

Reino Unido

Empresas britânicas registradas para o VAT devem emitir faturas de IVA informando o número de registro no VAT, o momento do fornecimento, o preço unitário sem o imposto, a alíquota aplicável e os totais com e sem VAT. Para vendas de até £250 com VAT incluso, é permitido emitir uma fatura simplificada com menos detalhes.

Austrália

Uma empresa registrada para o GST deve emitir uma fatura fiscal (tax invoice) quando solicitada pelo cliente, em até 28 dias, a menos que a venda seja de $82.50 ou menos com GST incluso. O documento precisa indicar expressamente que se trata de uma fatura fiscal, identificar o vendedor e seu ABN, a data, a descrição dos itens vendidos com quantidades e valores, o montante de GST e qual parcela da venda é tributável. Para valores a partir de $1,000, também deve constar a identidade ou o ABN do comprador.

Estados Unidos

Não existe um modelo federal único para faturas. O fundamental é que elas sejam precisas, arquivadas em seus registros contábeis e demonstrem corretamente qualquer imposto sobre vendas (sales tax). O imposto sobre vendas é regulamentado por cada estado e, em muitos deles, serviços nem sequer são tributados.

Países onde um PDF não é suficiente

Um número crescente de países exige a faturação eletrônica (e-invoicing): documentos fiscais estruturados transmitidos por meio de um sistema governamental ou de uma rede autorizada, em vez de um simples PDF enviado por e-mail. A Itália exige isso para vendas corporativas desde 2019, México (CFDI), Brasil (NF-e), Turquia (e-Fatura), Arábia Saudita (ZATCA) e Índia (para empresas de maior porte) possuem seus próprios sistemas nacionais; a Bélgica tornou o faturamento eletrônico obrigatório para transações B2B em janeiro de 2026, a França iniciará a implantação gradual a partir de setembro de 2026, a Polônia a partir de 2026 e a Alemanha a partir de 2027. A UE planeja a fatura eletrônica para operações comerciais transfronteiriças a partir de julho de 2030. Se você opera em algum desses locais, utilize o sistema oficial para faturas fiscais. Uma fatura em PDF continua sendo útil para orçamentos, faturas proforma e para clientes no exterior.

Tipos de faturas

• Fatura padrão: o documento comum de cobrança enviado após uma venda.
• Fatura proforma: uma fatura preliminar enviada antes da venda, mostrando os custos previstos para o comprador. Costuma ser usada em processos aduaneiros ou para organizar pagamentos antecipados, não constituindo uma exigência formal de pagamento.
• Fatura parcial ou por medição: cobra parte de um projeto longo à medida que as fases são concluídas. Muito comum na construção civil (veja nosso guia de fatura para empreiteiros e prestadores de serviços).
• Fatura final: encerra um projeto e abate os adiantamentos e pagamentos parciais já realizados.
• Fatura recorrente: cobra o mesmo valor em uma frequência programada, como assinaturas mensais ou contratos de manutenção.
• Fatura por horas trabalhadas: cobra pelo tempo de trabalho com base em uma taxa por hora. Típica para freelancers e consultores (veja nosso guia de fatura para freelancers).
• Nota de crédito: reduz ou cancela uma fatura já emitida, em função de devoluções, cobranças indevidas ou erros.
• Nota de débito: aumenta o valor devido em uma fatura anterior, por exemplo, para incluir despesas adicionais.
• Fatura comercial (commercial invoice): usada no comércio internacional. As alfândegas utilizam esse documento para avaliar as mercadorias e calcular tarifas de importação, exigindo dados como país de origem e códigos tarifários.

Fatura vs. recibo, conta, orçamento e pedido de compra

A forma mais simples de memorizar: o orçamento vem antes do trabalho, a fatura pede o pagamento e o recibo confirma que o dinheiro caiu na conta.

Como criar uma fatura

1. Inclua os dados do seu negócio e seu logotipo, se tiver um.
2. Adicione os dados do seu cliente e o número do pedido de compra, caso tenham fornecido um.
3. Atribua um número e uma data à fatura, mantendo a sua sequência numérica.
4. Liste cada item ou serviço com a respectiva quantidade e valor.
5. Adicione impostos, descontos e frete quando aplicáveis.
6. Defina o vencimento e as condições de pagamento, e informe como pagar.
7. Revise tudo e salve em formato PDF; em seguida, envie ao cliente e guarde uma cópia.

Você pode fazer tudo isso no gerador de faturas grátis do Billsato: preencha as informações, acompanhe a atualização do PDF em tempo real enquanto digita e baixe o arquivo. Sem necessidade de cadastro, sem marcas d'água e com os dados mantidos com segurança no seu navegador.

Quando enviar uma fatura e de que forma

Envie o documento assim que o trabalho for entregue. Quanto mais você demorar para emitir a cobrança, mais demorará para receber. Em projetos extensos, combine pagamentos por etapas ou um sinal antes de começar. O envio por e-mail com o arquivo PDF em anexo é a forma mais prática e comum. Destaque o número da fatura, o valor total e o vencimento no próprio corpo do e-mail, e não apenas no anexo.

Atrasos nos pagamentos são frequentes: em uma pesquisa de 2025 da Atradius com empresas norte-americanas, 43% do valor das faturas B2B estava em atraso. Se a data de vencimento expirar, nosso guia de e-mails de cobrança para faturas vencidas oferece um cronograma e modelos prontos para você utilizar.

Por quanto tempo guardar as faturas

Guarde uma cópia de cada fatura que você enviar e receber. O período de retenção obrigatório depende da legislação de cada país. Nos EUA, o IRS geralmente exige a guarda por três anos após a declaração, podendo chegar a sete anos em casos específicos. No Reino Unido, a HMRC exige que profissionais autônomos guardem os registros por pelo menos cinco anos após o prazo de entrega de 31 de janeiro, e empresas limitadas por seis anos. Diversos outros países fixam prazos entre cinco e dez anos.

Fontes

• Etymonline: invoice
• Diretiva 2006/112/CE do Conselho, Artigo 226
• GOV.UK: Invoices, what they must include
• Australian Taxation Office: Tax invoices
• IRS: How long should I keep records?
• Global Trade Review: Atradius Payment Practices Barometer 2025 (Americas)
• vatcalc: EU ViDA e-invoicing timeline