Τι είναι το τιμολόγιο; Έννοια, παραδείγματα και τι πρέπει να περιλαμβάνει

Billsato · Ενημερώθηκε 9 Οκτωβρίου 2026 · 11 λεπτά ανάγνωσης

Το τιμολόγιο είναι ένα έγγραφο που στέλνει ένας πωλητής σε έναν αγοραστή για να ζητήσει πληρωμή για αγαθά ή υπηρεσίες. Αναφέρει αναλυτικά τι πουλήθηκε, πόσο κοστίζει κάθε είδος, το συνολικό οφειλόμενο ποσό, καθώς και το πότε και πώς θα γίνει η πληρωμή. Και για τις δύο πλευρές αποτελεί επίσης το γραπτό αρχείο της πώλησης.

Αυτή είναι η σύντομη απάντηση. Το υπόλοιπο αυτού του οδηγού καλύπτει τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο, τι απαιτεί ο νόμος σε διάφορες χώρες, τους κύριους τύπους τιμολογίων, πώς διαφέρει ένα τιμολόγιο από μια απόδειξη, έναν λογαριασμό ή μια προσφορά, και πώς να φτιάξετε ένα.

Η έννοια του τιμολογίου σε ένα λεπτό

• Ποιος το στέλνει: ο πωλητής (μια επιχείρηση, ένας ελεύθερος επαγγελματίας, ένας εργολάβος).
• Ποιος το λαμβάνει: ο αγοραστής, συχνά αποκαλούμενος πελάτης.
• Πότε: μετά την ολοκλήρωση της εργασίας ή την παράδοση των αγαθών, ή σε συμφωνημένα στάδια μιας μεγαλύτερης εργασίας.
• Τι κάνει: ζητά πληρωμή, καταγράφει την πώληση και υποστηρίζει τα φορολογικά αρχεία και των δύο πλευρών.
• Τι δεν είναι: απόδειξη πληρωμής. Αυτό είναι η απόδειξη.

Η ίδια η λέξη είναι παλιά. Τα αγγλικά τη δανείστηκαν τον 16ο αιώνα από τη γαλλική λέξη envois, «πράγματα που αποστέλλονται», πληθυντικό του envoi (αποστολή αγαθών). Ένα τιμολόγιο ήταν ο κατάλογος που συνόδευε ένα φορτίο, και αυτό περίπου παραμένει και σήμερα.

Τι κάνει ένα τιμολόγιο

Ένα τιμολόγιο μοιάζει με έναν απλό λογαριασμό, αλλά επιτελεί τέσσερις ξεχωριστές λειτουργίες:

1. Ζητά να πληρωθείτε. Αναφέρει το ποσό, την ημερομηνία λήξης και τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να πληρώσει ο πελάτης.
2. Καταγράφει την πώληση. Το εισόδημά σας και το έξοδο του πελάτη σας βασίζονται και τα δύο σε αυτό, επομένως και οι δύο κρατάτε ένα αντίγραφο.
3. Υποστηρίζει τις φορολογικές δηλώσεις. Οι φορολογικές αρχές χρησιμοποιούν τα τιμολόγια για να ελέγξουν τον φόρο πωλήσεων, τον ΦΠΑ ή τον GST, και σε πολλές χώρες μια επιχείρηση μπορεί να διεκδικήσει επιστροφή ή έκπτωση ΦΠΑ μόνο εάν κατέχει ένα έγκυρο τιμολόγιο.
4. Καθορίζει τους όρους. Οι όροι πληρωμής, οι τόκοι υπερημερίας και το τι ακριβώς παραδόθηκε καταγράφονται γραπτώς, γεγονός που βοηθά εάν υπάρξει ποτέ διαφωνία.

Τι να περιλάβετε σε ένα τιμολόγιο

Οι απαιτήσεις ποικίλλουν ανάλογα με τη χώρα (περισσότερα σχετικά παρακάτω), αλλά ένα πλήρες, επαγγελματικό τιμολόγιο περιλαμβάνει αυτά τα στοιχεία:

1. Τη λέξη «Τιμολόγιο» στην κορυφή, ώστε κανείς να μην το μπερδέψει με μια προσφορά. Όπου είστε εγγεγραμμένοι για ΦΠΑ ή GST, πολλές χώρες απαιτούν την ένδειξη «Φορολογικό τιμολόγιο» ή «Τιμολόγιο ΦΠΑ».
2. Έναν μοναδικό αριθμό τιμολογίου. Οι αριθμοί πρέπει να ακολουθούν μια σειρά, για παράδειγμα INV-0001, INV-0002, χωρίς κενά ή επαναλήψεις.
3. Την ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου και, εάν διαφέρει, την ημερομηνία κατά την οποία παρασχέθηκαν τα αγαθά ή οι υπηρεσίες.
4. Τα στοιχεία σας: επωνυμία επιχείρησης ή διακριτικό τίτλο, διεύθυνση, email ή τηλέφωνο και τυχόν αριθμό φορολογικού μητρώου, όπως αριθμό ΦΠΑ, GST ή ABN.
5. Τα στοιχεία του πελάτη σας: ονοματεπώνυμο ή επωνυμία εταιρείας και διεύθυνση. Για επιχειρηματικούς πελάτες στην ΕΕ, συχνά απαιτείται και ο αριθμός ΦΠΑ τους.
6. Περιγραφή των όσων παρείχατε: κάθε προϊόν ή υπηρεσία στη δική του γραμμή, με ποσότητα, τιμή μονάδας και σύνολο γραμμής.
7. Μερικό σύνολο, φόρο και τελικό σύνολο: το ποσό προ φόρων, τον φορολογικό συντελεστή και το ποσό του φόρου, τυχόν έκπτωση και το τελικό οφειλόμενο ποσό.
8. Την ημερομηνία λήξης και τους όρους πληρωμής, όπως «Πληρωμή με την παραλαβή» ή «Καθαρό 30» (Net 30, πληρωμή εντός 30 ημερών).
9. Τον τρόπο πληρωμής: τραπεζικά στοιχεία, σύνδεσμο πληρωμής ή τις εφαρμογές πληρωμών που δέχεστε.
10. Σημειώσεις όπου είναι χρήσιμο: αριθμό εντολής αγοράς, όνομα έργου, όρους εκπρόθεσμης πληρωμής ή ένα ευχαριστήριο μήνυμα.

Ένα απλό παράδειγμα τιμολογίου

Δείτε πώς μοιάζει ο βασικός κορμός ενός μικρού τιμολογίου παροχής υπηρεσιών:

Πάνω από τον πίνακα βρίσκονται τα στοιχεία του πωλητή και του πελάτη, ο αριθμός τιμολογίου (π.χ. INV-0042), η ημερομηνία έκδοσης και οι όροι πληρωμής. Κάτω από αυτόν τοποθετούνται οι οδηγίες πληρωμής.

Έχουν τα τιμολόγια νομικές απαιτήσεις;

Ναι, στις περισσότερες χώρες, από τη στιγμή που είστε εγγεγραμμένοι για έναν φόρο πωλήσεων όπως ο ΦΠΑ ή ο GST. Δείτε πώς λειτουργεί αυτό σε μερικές μεγάλες αγορές. Ελέγχετε πάντα τη φορολογική αρχή της δικής σας χώρας, καθώς οι κανόνες αλλάζουν.

Ευρωπαϊκή Ένωση

Η Οδηγία για τον ΦΠΑ της ΕΕ (Άρθρο 226 / Article 226) απαριθμεί τι πρέπει να περιέχει ένα τιμολόγιο ΦΠΑ. Περιλαμβάνει την ημερομηνία έκδοσης, έναν διαδοχικό αριθμό που προσδιορίζει μοναδικά το τιμολόγιο, τον αριθμό ΦΠΑ του πωλητή, τον αριθμό ΦΠΑ του πελάτη σε ορισμένες περιπτώσεις, τα πλήρη ονόματα και τις διευθύνσεις και των δύο μερών, την ποσότητα και τη φύση των παρασχεθέντων αγαθών ή υπηρεσιών, την ημερομηνία παροχής, τη φορολογητέα βάση ανά συντελεστή, τον συντελεστή ΦΠΑ και το ποσό του ΦΠΑ. Κάθε κράτος μέλος ενσωματώνει αυτούς τους κανόνες στη δική του νομοθεσία, μερικές φορές με επιπλέον στοιχεία.

Ηνωμένο Βασίλειο

Οι επιχειρήσεις του Ηνωμένου Βασιλείου που είναι εγγεγραμμένες στον ΦΠΑ πρέπει να εκδίδουν τιμολόγια ΦΠΑ που εμφανίζουν τον αριθμό μητρώου ΦΠΑ τους, τον χρόνο παροχής, την τιμή ανά είδος χωρίς ΦΠΑ, τον συντελεστή ΦΠΑ και τα σύνολα με και χωρίς ΦΠΑ. Για πωλήσεις £250 ή λιγότερο συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, μπορείτε να εκδώσετε ένα απλοποιημένο τιμολόγιο με λιγότερα στοιχεία.

Αυστραλία

Μια επιχείρηση εγγεγραμμένη στον GST πρέπει να εκδώσει φορολογικό τιμολόγιο όταν το ζητήσει ο πελάτης, εντός 28 ημερών, εκτός εάν η πώληση είναι $82.50 ή λιγότερο συμπεριλαμβανομένου του GST. Το τιμολόγιο πρέπει να δείχνει ότι πρόκειται για φορολογικό τιμολόγιο, την ταυτότητα και το ABN του πωλητή, την ημερομηνία, μια περιγραφή του τι πουλήθηκε με ποσότητα και τιμή, το ποσό του GST και το μέρος της πώλησης που φορολογείται. Από $1,000 και πάνω πρέπει επίσης να αναγράφει την ταυτότητα ή το ABN του αγοραστή.

Ηνωμένες Πολιτείες

Δεν υπάρχει ενιαία ομοσπονδιακή μορφή τιμολογίου. Αυτό που έχει σημασία είναι τα τιμολόγιά σας να είναι ακριβή, να φυλάσσονται στα αρχεία σας και να εμφανίζουν σωστά τυχόν φόρο πωλήσεων. Ο φόρος πωλήσεων καθορίζεται από κάθε πολιτεία ξεχωριστά, και σε πολλές πολιτείες οι υπηρεσίες δεν φορολογούνται καθόλου.

Χώρες όπου ένα PDF δεν είναι αρκετό

Ένας αυξανόμενος αριθμός χωρών απαιτεί ηλεκτρονική τιμολόγηση (e-invoicing): δομημένα τιμολόγια που αποστέλλονται μέσω ενός κρατικού συστήματος ή ενός εγκεκριμένου δικτύου αντί για PDF μέσω email. Η Ιταλία το απαιτεί για τις πωλήσεις μεταξύ επιχειρήσεων από το 2019, το Μεξικό (CFDI), η Βραζιλία (NF-e), η Τουρκία (e-Fatura), η Σαουδική Αραβία (ZATCA) και η Ινδία (για μεγαλύτερες επιχειρήσεις) έχουν τα δικά τους συστήματα, το Βέλγιο το κατέστησε υποχρεωτικό για τις πωλήσεις μεταξύ επιχειρήσεων τον Ιανουάριο του 2026, η Γαλλία αρχίζει τη σταδιακή εφαρμογή του από τον Σεπτέμβριο του 2026, η Πολωνία από το 2026 και η Γερμανία από το 2027. Η ΕΕ σχεδιάζει την ηλεκτρονική τιμολόγηση για διασυνοριακές πωλήσεις μεταξύ επιχειρήσεων από τον Ιούλιο του 2030. Εάν δραστηριοποιείστε σε ένα από αυτά τα μέρη, χρησιμοποιήστε το επίσημο σύστημα για τα φορολογικά τιμολόγια. Ένα τιμολόγιο σε μορφή PDF παραμένει χρήσιμο για προσφορές, προτιμολόγια και πελάτες στο εξωτερικό.

Τύποι τιμολογίων

• Τυπικό τιμολόγιο: το καθημερινό αίτημα πληρωμής μετά από μια πώληση.
• Προτιμολόγιο (Proforma invoice): ένα προκαταρκτικό τιμολόγιο που αποστέλλεται πριν από την πώληση, δείχνοντας τι θα χρεωθεί ο αγοραστής. Συχνά χρησιμοποιείται για τελωνειακούς σκοπούς ή για τη διευθέτηση προκαταβολικής πληρωμής, και δεν αποτελεί απαίτηση πληρωμής.
• Ενδιάμεσο τιμολόγιο ή τιμολόγιο προόδου: τιμολογεί μέρος ενός μεγάλου έργου καθώς ολοκληρώνονται τα στάδιά του. Συνηθισμένο στις κατασκευές (δείτε τον οδηγό τιμολογίου εργολάβου).
• Τελικό τιμολόγιο: κλείνει ένα έργο και συνυπολογίζει προηγούμενες τμηματικές πληρωμές και προκαταβολές.
• Επαναλαμβανόμενο τιμολόγιο: η ίδια χρέωση σε προγραμματισμένη βάση, όπως μια μηνιαία πάγια αμοιβή (retainer) ή σύμβαση συντήρησης.
• Τιμολόγιο βάσει χρονοδιαγράμματος (timesheet invoice): χρεώνει τις ώρες εργασίας με ωριαία χρέωση. Τυπικό για ελεύθερους επαγγελματίες και συμβούλους (δείτε τον οδηγό τιμολογίου ελεύθερου επαγγελματία).
• Πιστωτικό τιμολόγιο (πιστωτικό σημείωμα): μειώνει ή ακυρώνει ένα τιμολόγιο που έχει ήδη αποσταλεί, λόγω επιστροφής, υπερχρέωσης ή λάθους.
• Χρεωστικό σημείωμα: αυξάνει το οφειλόμενο ποσό σε ένα προηγούμενο τιμολόγιο, για παράδειγμα για επιπλέον χρεώσεις.
• Εμπορικό τιμολόγιο (Commercial invoice): χρησιμοποιείται στο διεθνές εμπόριο. Τα τελωνεία το χρησιμοποιούν για να εκτιμήσουν την αξία των αγαθών και να υπολογίσουν τους δασμούς, επομένως περιλαμβάνει λεπτομέρειες όπως η χώρα προέλευσης και οι δασμολογικοί κωδικοί.

Τιμολόγιο έναντι απόδειξης, λογαριασμού, προσφοράς και εντολής αγοράς

Ο απλούστερος τρόπος για να το θυμάστε: μια προσφορά προηγείται της εργασίας, ένα τιμολόγιο ζητά χρήματα και μια απόδειξη επιβεβαιώνει ότι τα χρήματα έφτασαν.

Πώς να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο

1. Προσθέστε τα στοιχεία της επιχείρησής σας και το λογότυπό σας, εάν έχετε.
2. Προσθέστε τα στοιχεία του πελάτη σας, καθώς και τον αριθμό της εντολής αγοράς του, εάν σας έχει δώσει.
3. Δώστε στο τιμολόγιο έναν αριθμό και μια ημερομηνία, συνεχίζοντας την αρίθμησή σας.
4. Καταγράψτε κάθε είδος ή υπηρεσία με ποσότητα και τιμή.
5. Προσθέστε φόρους, εκπτώσεις και έξοδα αποστολής όπου ισχύουν.
6. Ορίστε την ημερομηνία λήξης και τους όρους πληρωμής, και προσθέστε τον τρόπο πληρωμής.
7. Ελέγξτε το και αποθηκεύστε το ως PDF, στη συνέχεια στείλτε το και κρατήστε ένα αντίγραφο.

Μπορείτε να τα κάνετε όλα αυτά στη δωρεάν δημιουργία τιμολογίου του Billsato: συμπληρώστε τη φόρμα, δείτε το PDF να ενημερώνεται καθώς πληκτρολογείτε και κατεβάστε το. Δεν απαιτείται εγγραφή, δεν υπάρχει υδατογράφημα και ό,τι πληκτρολογείτε παραμένει στο πρόγραμμα περιήγησής σας.

Πότε να στείλετε ένα τιμολόγιο και πώς

Στείλτε το μόλις παραδοθεί η εργασία. Όσο περισσότερο περιμένετε, τόσο περισσότερο θα καθυστερήσει η πληρωμή σας. Για μεγάλα έργα, συμφωνήστε σε σταδιακές πληρωμές ή προκαταβολή πριν ξεκινήσετε. Το email με συνημμένο PDF είναι ο ταχύτερος και πιο συνηθισμένος τρόπος αποστολής ενός τιμολογίου. Αναγράψτε τον αριθμό του τιμολογίου, το ποσό και την ημερομηνία λήξης μέσα στο ίδιο το email, όχι μόνο στο συνημμένο.

Οι καθυστερήσεις πληρωμών είναι συχνές: σε έρευνα της Atradius το 2025 σε αμερικανικές εταιρείες, το 43% της αξίας των τιμολογίων μεταξύ επιχειρήσεων ήταν ληξιπρόθεσμο. Εάν περάσει η ημερομηνία λήξης, ο οδηγός μας για email υπενθύμισης πληρωμής περιλαμβάνει ένα χρονοδιάγραμμα και πρότυπα που μπορείτε να αντιγράψετε.

Πόσο καιρό πρέπει να κρατάτε τα τιμολόγια

Κρατήστε αντίγραφο κάθε τιμολογίου που στέλνετε και λαμβάνετε. Το χρονικό διάστημα εξαρτάται από τη χώρα σας. Η IRS των ΗΠΑ ζητά γενικά τρία χρόνια από την υποβολή της δήλωσης και έως και επτά χρόνια σε ορισμένες περιπτώσεις. Η HMRC στο Ηνωμένο Βασίλειο ζητά από τους ατομικούς επιχειρηματίες να τηρούν αρχεία για τουλάχιστον πέντε χρόνια μετά την προθεσμία υποβολής της 31ης Ιανουαρίου, και από τις εταιρείες περιορισμένης ευθύνης για έξι χρόνια. Πολλές άλλες χώρες ορίζουν πέντε έως δέκα χρόνια.

Πηγές

• Etymonline: invoice
• Οδηγία 2006/112/ΕΚ του Συμβουλίου, Άρθρο 226
• GOV.UK: Invoices, what they must include
• Australian Taxation Office: Tax invoices
• IRS: How long should I keep records?
• Global Trade Review: Atradius Payment Practices Barometer 2025 (Americas)
• vatcalc: EU ViDA e-invoicing timeline