Apa Itu Invoice? Pengertian, Contoh, dan Komponen Wajibnya

Billsato · Diperbarui 9 Oktober 2026 · Waktu baca 11 menit

Invoice atau faktur adalah dokumen yang dikirim penjual kepada pembeli untuk menagih pembayaran atas barang atau jasa. Dokumen ini merinci barang atau jasa yang dijual, harga per unit, total yang harus dibayar, serta batas waktu dan metode pembayarannya. Bagi kedua belah pihak, invoice juga berfungsi sebagai bukti transaksi tertulis.

Itulah penjelasan singkatnya. Panduan ini menguraikan komponen wajib invoice, persyaratan hukum di berbagai negara, jenis-jenis invoice, perbedaan invoice dengan kuitansi, tagihan biasa (bill), atau surat penawaran, serta langkah mudah membuatnya.

Pengertian invoice dalam satu menit

• Pihak pengirim: penjual (bisnis, pekerja lepas/freelancer, kontraktor).
• Pihak penerima: pembeli, sering disebut klien atau pelanggan.
• Kapan dikirim: setelah pekerjaan tuntas atau barang dikirim, atau pada tahapan bertahap yang disepakati untuk proyek jangka panjang.
• Fungsi utama: menagih pembayaran, mencatat penjualan, dan menjadi dokumen pendukung pembukuan pajak kedua belah pihak.
• Yang bukan invoice: bukti pembayaran lunas. Dokumen itu disebut kuitansi.

Asal-usul katanya cukup menarik. Bahasa Inggris menyerap kata ini pada abad ke-16 dari bahasa Prancis envois, yang berarti "barang-barang yang dikirim", bentuk jamak dari envoi (pengiriman barang). Dahulu invoice adalah daftar muatan yang menyertai pengiriman barang, dan fungsinya kurang lebih masih serupa hingga kini.

Fungsi invoice bagi bisnis

Invoice tampak seperti selembar tagihan sederhana, tetapi sebenarnya menjalankan empat fungsi penting:

1. Menagih pembayaran. Menjelaskan jumlah nominal, tanggal jatuh tempo, dan rincian cara pelanggan dapat membayar.
2. Mencatat transaksi penjualan. Menjadi dasar penghitungan pendapatan Anda dan pos pengeluaran pelanggan, sehingga kedua pihak wajib menyimpan salinannya.
3. Mendukung pelaporan pajak. Otoritas pajak memeriksa invoice untuk memverifikasi pajak penjualan atau PPN (VAT/GST), dan di berbagai negara bisnis hanya dapat mengkreditkan PPN jika memegang invoice yang valid.
4. Menetapkan syarat dan ketentuan. Memuat termin pembayaran, denda keterlambatan, dan spesifikasi pekerjaan yang diserahkan, sehingga meminimalkan risiko sengketa.

Komponen yang harus ada dalam invoice

Persyaratan invoice dapat bervariasi di tiap negara (dibahas di bawah), tetapi invoice profesional yang lengkap wajib mencantumkan komponen berikut:

1. Kata "Invoice" atau "Faktur" di bagian atas dokumen, agar tidak tertukar dengan dokumen penawaran harga. Jika Anda terdaftar sebagai Pengusaha Kena Pajak, cantumkan "Faktur Pajak" atau "Tax invoice".
2. Nomor invoice unik. Nomor sebaiknya berurutan secara konsisten, misalnya INV-0001, INV-0002, tanpa jeda nomor atau pengulangan.
3. Tanggal invoice (tanggal penerbitan) dan, jika berbeda, tanggal penyerahan barang atau jasa.
4. Data identitas Anda: nama bisnis atau nama dagang, alamat, email atau nomor telepon, serta nomor identitas pajak (seperti NPWP, VAT, GST, atau ABN).
5. Data identitas pelanggan: nama orang atau perusahaan dan alamat lengkap. Untuk pelanggan bisnis di Uni Eropa, nomor PPN (VAT) mereka sering kali wajib dicantumkan.
6. Deskripsi barang atau jasa: rincian tiap item dalam baris terpisah, lengkap dengan jumlah (kuantitas), harga satuan, dan total per baris.
7. Subtotal, pajak, dan total akhir: jumlah sebelum pajak, tarif dan nominal pajak, potongan diskon (jika ada), serta total akhir yang wajib dilunasi.
8. Jatuh tempo dan syarat pembayaran, seperti "Jatuh tempo saat diterima" atau "Net 30" (pembayaran dalam 30 hari).
9. Instruksi pembayaran: informasi nomor rekening bank, tautan pembayaran online, atau aplikasi pembayaran yang Anda terima.
10. Catatan tambahan jika diperlukan: nomor purchase order (PO), nama proyek, ketentuan keterlambatan pembayaran, atau ucapan terima kasih.

Contoh sederhana invoice jasa

Berikut adalah tampilan tabel utama pada invoice layanan sederhana:

Di bagian atas tabel cantumkan identitas penjual dan pembeli, nomor invoice (misalnya INV-0042), tanggal invoice, dan ketentuan pembayaran. Di bagian bawah tabel, cantumkan petunjuk rekening pembayaran.

Apakah ada persyaratan hukum untuk invoice?

Ya, di sebagian besar negara, terutama jika Anda telah terdaftar dalam sistem pajak penjualan seperti PPN (VAT atau GST). Berikut adalah gambaran regulasi di beberapa wilayah besar. Pastikan untuk selalu mengecek ketentuan otoritas pajak negara Anda karena peraturan dapat diperbarui.

Uni Eropa

Direktif PPN Uni Eropa (Article 226) menetapkan ketentuan wajib yang harus termuat dalam faktur PPN. Komponennya meliputi tanggal penerbitan, nomor urut unik, nomor identifikasi PPN penjual, nomor PPN pembeli dalam transaksi tertentu, nama dan alamat lengkap kedua pihak, jumlah dan jenis barang/jasa yang diserahkan, tanggal penyerahan, dasar pengenaan pajak per tarif, tarif PPN, serta jumlah total PPN. Setiap negara anggota menerapkan aturan ini ke dalam undang-undang nasional masing-masing, terkadang dengan tambahan ketentuan lokal.

Inggris Raya

Bisnis yang terdaftar PPN di Inggris (UK) wajib menerbitkan faktur PPN yang mencantumkan nomor registrasi PPN, waktu penyerahan barang/jasa, harga per item di luar PPN, tarif PPN, serta total harga dengan dan tanpa PPN. Untuk transaksi bernilai £250 atau kurang termasuk PPN, diperbolehkan menggunakan faktur sederhana dengan detail yang lebih ringkas.

Australia

Bisnis yang terdaftar GST di Australia wajib memberikan faktur pajak (tax invoice) dalam waktu 28 hari saat diminta pelanggan, kecuali untuk penjualan bernilai $82.50 atau kurang termasuk GST. Dokumen harus menegaskan bahwa itu adalah tax invoice, mencantumkan identitas dan ABN penjual, tanggal, deskripsi barang/jasa beserta kuantitas dan harga, jumlah GST, serta porsi penjualan yang terkena pajak. Untuk transaksi senilai $1,000 ke atas, dokumen juga wajib memuat identitas atau ABN pembeli.

Amerika Serikat

Tidak ada format invoice tunggal di tingkat federal. Kriteria utamanya adalah dokumen harus akurat, disimpan rapi dalam arsip keuangan, dan menghitung pajak penjualan (sales tax) dengan tepat. Aturan pajak penjualan ditentukan oleh masing-masing negara bagian, dan di banyak negara bagian sektor jasa tidak dikenai pajak sama sekali.

Negara dengan sistem e-invoicing wajib

Banyak negara kini mewajibkan e-invoicing (faktur elektronik terstruktur) yang dikirimkan langsung melalui sistem resmi pemerintah atau jaringan tervalidasi, bukan lagi sekadar dokumen PDF via email. Italia telah mewajibkannya untuk transaksi bisnis sejak 2019, Meksiko (CFDI), Brasil (NF-e), Turki (e-Fatura), Arab Saudi (ZATCA), dan India (untuk bisnis skala tertentu) menerapkan sistem serupa. Belgia menjadikannya wajib untuk transaksi B2B mulai Januari 2026, Prancis menerapkan bertahap mulai September 2026, Polandia dari 2026, dan Jerman dari 2027. Uni Eropa menargetkan implementasi e-invoicing lintas batas negara mulai Juli 2030. Jika berbisnis di wilayah-wilayah ini, gunakan sistem resmi otoritas pajak. Format invoice PDF tetap bermanfaat untuk penawaran, invoice proforma, dan transaksi dengan klien luar negeri.

Jenis-jenis invoice

• Invoice standar: dokumen penagihan umum yang paling sering dipakai setelah transaksi penjualan terjadi.
• Invoice proforma: dokumen estimasi awal yang dikirim sebelum transaksi, memperlihatkan perkiraan rincian tagihan pembeli. Sering digunakan untuk urusan kepabeanan ekspor-impor atau pembayaran di muka, dan bukan merupakan tagihan resmi yang mengikat.
• Invoice bertahap (progress invoice): menagih sebagian biaya proyek jangka panjang sesuai termin penyelesaian pekerjaan. Sangat umum di bidang konstruksi (lihat panduan invoice kontraktor kami).
• Invoice final: penagihan akhir yang menutup seluruh proyek serta memperhitungkan deposit atau pembayaran termin sebelumnya.
• Invoice berulang (recurring): penagihan rutin terjadwal dengan jumlah tetap, misalnya untuk biaya langganan bulanan atau kontrak pemeliharaan.
• Invoice timesheet: penagihan berbasis jam kerja dengan tarif per jam. Sering digunakan oleh freelancer dan konsultan (lihat panduan invoice freelance kami).
• Nota kredit (credit note): dokumen untuk mengurangi atau membatalkan nilai invoice yang sudah terbit karena adanya retur barang, kelebihan tagih, atau revisi kesalahan.
• Nota debit (debit note): dokumen untuk menambah jumlah tagihan pada invoice sebelumnya, misalnya karena ada biaya tambahan pekerjaan.
• Commercial invoice: dokumen wajib dalam perdagangan internasional. Petugas bea cukai menggunakannya untuk menilai harga barang dan menghitung bea masuk, sehingga memuat data detail seperti negara asal barang dan kode tarif (HS code).

Perbedaan invoice, kuitansi, bill, penawaran, dan PO

Cara termudah mengingatnya: penawaran dibuat sebelum kerja dimulai, invoice meminta pembayaran, dan kuitansi membuktikan uang telah diterima.

Cara membuat invoice

1. Cantumkan identitas bisnis Anda beserta logo usaha, jika ada.
2. Tambahkan data identitas pelanggan, lengkap dengan nomor purchase order (PO) jika mereka menyediakannya.
3. Beri nomor invoice dan tanggal terbit, melanjutkan urutan penomoran arsip Anda.
4. Rinci tiap barang atau layanan beserta jumlah kuantitas dan harga satuannya.
5. Tambahkan pajak, diskon, atau ongkos kirim jika berlaku.
6. Tentukan batas jatuh tempo dan termin pembayaran, serta cantumkan informasi metode pembayaran.
7. Periksa ketelitian data dan simpan dalam format PDF, lalu kirimkan ke klien dan simpan salinannya.

Semua langkah ini bisa Anda lakukan dengan mudah melalui generator invoice gratis Billsato: isi formulir di layar, pantau pratinjau PDF yang langsung terbentuk otomatis, dan unduh hasilnya. Tanpa perlu mendaftar, tanpa watermark, dan semua data yang Anda ketik tetap aman tersimpan di peramban Anda.

Kapan dan bagaimana cara mengirim invoice?

Kirimkan invoice sesegera mungkin setelah pekerjaan selesai atau produk dikirimkan. Semakin lama Anda menunda pengiriman, semakin lama pula pembayaran akan Anda terima. Untuk proyek berdurasi panjang, sepakati skema pembayaran bertahap atau uang muka (DP) sebelum mulai bekerja. Mengirimkan email dengan lampiran PDF merupakan cara paling cepat dan lazim. Selalu cantumkan nomor invoice, nominal tagihan, dan batas jatuh tempo langsung di badan email, bukan hanya di lampiran berkas.

Keterlambatan pembayaran adalah kendala yang lumrah: survei Atradius tahun 2025 terhadap perusahaan di AS menemukan bahwa 43% dari total nilai transaksi invoice B2B mengalami keterlambatan bayar. Jika tanggal jatuh tempo terlewati, silakan baca panduan kami tentang email pengingat pembayaran yang dilengkapi jadwal pengiriman dan draf template siap pakai.

Berapa lama invoice harus disimpan?

Simpan rapi salinan dari setiap invoice yang Anda terbitkan maupun Anda terima. Durasi penyimpanan bergantung pada undang-undang perpajakan di negara Anda. IRS di Amerika Serikat umumnya mewajibkan penyimpanan selama tiga tahun sejak pelaporan SPT, atau hingga tujuh tahun dalam situasi tertentu. HMRC di Inggris mewajibkan pekerja mandiri (sole trader) menyimpan arsip minimal lima tahun setelah batas akhir pelaporan 31 Januari, dan enam tahun untuk perseroan terbatas. Banyak negara lain menerapkan kewajiban penyimpanan antara lima hingga sepuluh tahun.

Sumber

• Etymonline: invoice
• Council Directive 2006/112/EC, Article 226
• GOV.UK: Invoices, what they must include
• Australian Taxation Office: Tax invoices
• IRS: How long should I keep records?
• Global Trade Review: Atradius Payment Practices Barometer 2025 (Americas)
• vatcalc: EU ViDA e-invoicing timeline