Cos'è una fattura? Significato, esempi e cosa includere

Billsato · Aggiornato il 9 ottobre 2026 · 11 min di lettura

Una fattura è un documento che un venditore invia a un acquirente per richiedere il pagamento di beni o servizi. Elenca cosa è stato venduto, il costo di ciascuna voce, il totale dovuto, nonché le modalità e le tempistiche di pagamento. Per entrambe le parti rappresenta anche la registrazione scritta della vendita.

Questa è la risposta sintetica. Il resto di questa guida illustra cosa deve contenere una fattura, quali sono i requisiti di legge nei diversi Paesi, i principali tipi di fattura, in cosa differisce da una ricevuta, da una bolletta o da un preventivo, e come crearne una.

Il significato di fattura in un minuto

• Chi la emette: il venditore (un'azienda, un libero professionista, un fornitore).
• Chi la riceve: l'acquirente, spesso chiamato cliente o committente.
• Quando: dopo il completamento del lavoro o la consegna dei beni, oppure a stati di avanzamento concordati per progetti più lunghi.
• A cosa serve: richiede il pagamento, registra la vendita e fa da supporto alla contabilità fiscale di entrambe le parti.
• Cosa non è: una prova di avvenuto pagamento. Quella è la ricevuta o quietanza.

La parola inglese "invoice" ha origini antiche: è stata presa in prestito nel 1500 dal francese envois, "cose inviate", plurale di envoi (spedizione di merci). La fattura era l'elenco che accompagnava una spedizione, e in sostanza è rimasta tale anche oggi.

Quali funzioni svolge una fattura

La fattura può sembrare una semplice richiesta di pagamento, ma svolge quattro funzioni distinte:

1. Richiede il pagamento. Indica l'importo, la data di scadenza e il modo in cui il cliente può saldare.
2. Registra la vendita. Le tue entrate e le spese del cliente si basano entrambe su di essa, motivo per cui entrambi ne conservano una copia.
3. Supporta gli adempimenti fiscali. Le autorità tributarie utilizzano le fatture per verificare l'imposta sulle vendite, l'IVA o la GST, e in molti Paesi un'impresa può detrarre l'IVA solo se in possesso di una fattura valida.
4. Definisce i termini. Le condizioni di pagamento, gli interessi di mora e la descrizione esatta di ciò che è stato consegnato sono messi per iscritto, tutelandoti in caso di contestazioni.

Cosa includere in una fattura

I requisiti variano da Paese a Paese (ne parliamo meglio di seguito), ma una fattura completa e professionale include questi dati:

1. La parola "Fattura" in alto, in modo da non essere scambiata per un preventivo. Se hai una partita IVA o sei registrato per la GST, in molti Paesi è richiesta la dicitura specifica "Fattura fiscale" o "Fattura con IVA".
2. Un numero di fattura univoco. I numeri devono seguire una sequenza progressiva, ad esempio INV-0001, INV-0002, senza salti o ripetizioni.
3. La data della fattura (la data di emissione) e, se diversa, la data in cui i beni o servizi sono stati forniti.
4. I tuoi dati: ragione sociale o nome professionale, indirizzo, email o telefono, ed eventuali codici identificativi fiscali come partita IVA, codice fiscale, GST o ABN.
5. I dati del tuo cliente: nome o ragione sociale e indirizzo. Per i clienti aziendali nell'UE, è spesso obbligatoria anche la loro partita IVA.
6. Una descrizione di ciò che hai fornito: ogni prodotto o servizio su una riga dedicata, con quantità, prezzo unitario e totale parziale.
7. Subtotale, imposta e totale: l'importo imponibile al netto delle imposte, l'aliquota e l'importo dell'IVA/imposta, eventuali sconti e il totale finale dovuto.
8. La data di scadenza e i termini di pagamento, come "Pagamento a vista" o "Net 30" (pagamento entro 30 giorni).
9. Come pagare: coordinate bancarie (IBAN), un link di pagamento o le applicazioni di pagamento accettate.
10. Note utili: numero dell'ordine d'acquisto (PO), nome del progetto, clausole per ritardato pagamento o un messaggio di ringraziamento.

Un semplice esempio di fattura

Ecco come si presenta il corpo centrale di una semplice fattura per servizi:

Sopra la tabella si trovano i dati del venditore e del cliente, il numero di fattura (ad esempio INV-0042), la data di emissione e i termini di pagamento. Al di sotto vanno inserite le istruzioni per il pagamento.

Le fatture hanno requisiti di legge obbligatori?

Sì, nella maggior parte dei Paesi, a partire dal momento in cui ci si registra per un'imposta indiretta come l'IVA o la GST. Ecco come funziona in alcuni mercati principali. Consulta sempre l'autorità fiscale del tuo Paese, poiché le normative possono variare.

Unione Europea

La Direttiva IVA dell'UE (Articolo 226) elenca ciò che una fattura ai fini IVA deve contenere. Essa comprende la data di emissione, un numero progressivo che identifichi in modo univoco la fattura, il numero di partita IVA del venditore, il numero di partita IVA del cliente in determinati casi, i nomi completi e gli indirizzi di entrambe le parti, la quantità e la natura dei beni o servizi forniti, la data della fornitura, la base imponibile per ciascuna aliquota, l'aliquota IVA e l'importo dell'IVA dovuta. Ciascuno Stato membro recepisce queste regole nella propria legislazione nazionale, a volte con requisiti aggiuntivi.

Regno Unito

Le aziende britanniche registrate ai fini IVA devono emettere fatture con IVA che indichino il numero di partita IVA, il momento della fornitura, il prezzo per articolo al netto dell'IVA, l'aliquota IVA e i totali con e senza IVA. Per vendite pari o inferiori a £250 IVA inclusa è consentito emettere una fattura semplificata con meno dettagli.

Australia

Un'attività registrata ai fini GST deve rilasciare una "tax invoice" quando un cliente ne fa richiesta, entro 28 giorni, a meno che l'importo della vendita non sia pari o inferiore a $82.50 inclusa GST. La fattura deve indicare che si tratta di una tax invoice, l'identità del venditore e il suo ABN, la data, una descrizione di ciò che è stato venduto con quantità e prezzo, l'importo della GST e quale quota della vendita sia imponibile. A partire da $1,000 deve riportare anche l'identità o l'ABN dell'acquirente.

Stati Uniti

Non esiste un formato unico federale per le fatture. Ciò che conta è che le fatture siano accurate, conservate nella propria contabilità e indichino correttamente qualsiasi imposta statale sulle vendite (sales tax). La sales tax è stabilita da ciascuno stato e in molti stati i servizi non sono tassati affatto.

Paesi in cui un PDF non è sufficiente

Un numero crescente di Paesi richiede la fatturazione elettronica: fatture strutturate inviate attraverso un sistema governativo o un canale certificato anziché un PDF via email. L'Italia la richiede obbligatoriamente per le vendite tra privati e imprese dal 2019, Messico (CFDI), Brasile (NF-e), Turchia (e-Fatura), Arabia Saudita (ZATCA) e India (per le grandi imprese) dispongono dei propri sistemi dedicati, il Belgio l'ha resa obbligatoria per le transazioni business-to-business a partire da gennaio 2026, la Francia ne avvierà l'introduzione graduale da settembre 2026, la Polonia dal 2026 e la Germania dal 2027. L'UE prevede la fatturazione elettronica per le vendite transfrontaliere tra imprese a partire da luglio 2030. Se operi in uno di questi Paesi, devi utilizzare il canale ufficiale per le fatture fiscali. Un documento PDF rimane comunque utile per preventivi, fatture proforma e clienti all'estero.

Tipi di fatture

• Fattura ordinaria standard: la consueta richiesta di pagamento inviata a seguito di una vendita o prestazione.
• Fattura proforma: un documento preliminare inviato prima della vendita, che mostra quanto verrà addebitato all'acquirente. Viene spesso usata per la dogana o per richiedere pagamenti anticipati, e non costituisce una richiesta di pagamento fiscale definitiva.
• Fattura ad acconto o a stato avanzamento lavori (SAL): fattura una parte di un progetto prolungato man mano che le fasi vengono completate. Molto comune nell'edilizia (vedi la nostra guida alla fattura per appaltatori).
• Fattura a saldo o finale: chiude un progetto e tiene conto dei pagamenti intermedi e degli acconti già versati.
• Fattura ricorrente: addebita lo stesso importo a scadenze prefissate, come un canone mensile o un contratto di manutenzione.
• Fattura a consuntivo (timesheet): fattura le ore lavorate in base a una tariffa oraria. Tipica per freelance e consulenti (vedi la nostra guida alla fattura per freelance).
• Nota di credito: riduce o annulla una fattura già emessa, in caso di reso, errore di fatturazione o sconto applicato a posteriori.
• Nota di debito: aumenta l'importo dovuto su una fattura precedente, ad esempio a fronte di spese aggiuntive.
• Fattura commerciale: impiegata nel commercio internazionale. Le dogane la usano per quantificare il valore delle merci e calcolare i dazi, includendo dettagli come il Paese d'origine e i codici doganali (HS code).

Fattura, ricevuta, conto, preventivo e ordine d'acquisto a confronto

Il modo più semplice per ricordarlo: il preventivo arriva prima dell'inizio del lavoro, la fattura chiede il saldo e la ricevuta attesta che il denaro è arrivato.

Come creare una fattura

1. Inserisci i dati della tua attività e il tuo logo, se disponibile.
2. Aggiungi i dati del cliente, con il rispettivo numero d'ordine d'acquisto se ne possiede uno.
3. Assegna alla fattura un numero e una data, proseguendo la tua sequenza progressiva.
4. Elenca ogni voce o prestazione indicando quantità e prezzo unitario.
5. Aggiungi imposte, sconti e spese di spedizione laddove applicabili.
6. Stabilisci la data di scadenza e i termini di pagamento, indicando le modalità per saldare.
7. Controlla i dati e salva in PDF, quindi invialo al cliente e conservane una copia.

Puoi fare tutto questo con il generatore di fatture gratuito di Billsato: compila i campi, osserva il PDF aggiornarsi in tempo reale mentre scrivi e scaricalo. Non è richiesta alcuna registrazione, non ci sono filigrane e i dati inseriti restano memorizzati esclusivamente nel tuo browser.

Quando e come inviare una fattura

Invia la fattura non appena il lavoro è stato consegnato. Più aspetti a inviarla, più tempo ci vorrà per ricevere il compenso. Per progetti complessi e lunghi, concorda pagamenti a tranche o un acconto iniziale prima di iniziare. L'email con un allegato in PDF rappresenta il metodo più rapido e diffuso per recapitare una fattura. Ricorda di indicare il numero della fattura, l'importo e la data di scadenza anche nel testo dell'email, non solo nell'allegato.

I ritardi nei pagamenti sono frequenti: secondo un sondaggio condotto da Atradius nel 2025 su aziende statunitensi, il 43% del valore delle fatture business-to-business risultava scaduto e non saldato. Se una scadenza è stata superata, consulta la nostra guida sulle email di sollecito di pagamento con modelli pronti da copiare e una tempistica suggerita.

Per quanto tempo conservare le fatture

Conserva una copia di ogni fattura che emetti e che ricevi. La durata dell'obbligo dipende dal Paese. L'IRS negli Stati Uniti richiede generalmente tre anni dalla dichiarazione, fino a un massimo di sette in alcune circostanze. L'HMRC nel Regno Unito richiede ai lavoratori autonomi di conservare i registri per almeno cinque anni successivi alla scadenza della dichiarazione del 31 gennaio, e alle società di capitali per sei anni. In Italia e in molti altri Paesi europei il termine ordinario di conservazione fiscale e civilistica è di dieci anni.

Fonti

• Etymonline: invoice
• Direttiva 2006/112/CE del Consiglio, Articolo 226
• GOV.UK: Fatture, cosa devono includere
• Australian Taxation Office: Tax invoices
• IRS: Per quanto tempo conservare i documenti contabili?
• Global Trade Review: Atradius Payment Practices Barometer 2025 (Americas)
• vatcalc: Tempistiche di fatturazione elettronica EU ViDA