इनव्हॉइस म्हणजे काय? अर्थ, उदाहरणे आणि त्यात काय असावे
इनव्हॉइस (Invoice) हा असा दस्तऐवज आहे जो विक्रेता वस्तू किंवा सेवांच्या मोबदल्यात पेमेंट मागण्यासाठी खरेदीदाराला पाठवतो. यामध्ये काय विकले गेले, प्रत्येक वस्तूची किंमत काय आहे, एकूण देय रक्कम किती आहे आणि पेमेंट कधी व कसे करावे हे नमूद केलेले असते. दोन्ही पक्षांसाठी हा विक्रीचा लेखी पुरावा देखील असतो.
हे झाले थोडक्यात उत्तर. या मार्गदर्शकाच्या उर्वरित भागात इनव्हॉइसमध्ये काय समाविष्ट असावे, वेगवेगळ्या देशांतील कायदे काय सांगतात, इनव्हॉइसचे मुख्य प्रकार, इनव्हॉइस हे पावती, बिल किंवा कोटेशनपेक्षा कसे वेगळे आहे आणि ते कसे तयार करावे हे स्पष्ट केले आहे.
इनव्हॉइसचा अर्थ एका मिनिटात
- कोण पाठवते: विक्रेता (एक व्यवसाय, फ्रीलान्सर, कंत्राटदार).
- कोणाला मिळते: खरेदीदार, ज्याला सहसा क्लायंट किंवा ग्राहक म्हटले जाते.
- कधी पाठवले जाते: काम पूर्ण झाल्यावर किंवा वस्तू वितरित केल्यावर, किंवा मोठ्या कामाच्या ठरलेल्या टप्प्यांवर.
- याचे काम काय: पेमेंटची विनंती करणे, विक्रीची नोंद ठेवणे आणि दोन्ही पक्षांच्या कर नोंदींना आधार देणे.
- हे काय नाही: पेमेंट झाल्याचा पुरावा नाही. तो पुरावा म्हणजे पावती (receipt).
हा शब्द खूप जुना आहे. इंग्रजीने हा शब्द १५०० च्या दशकात फ्रेंच शब्द envois वरून घेतला, ज्याचा अर्थ "पाठवलेल्या वस्तू" असा होतो, जो envoi (मालाची पाठवणी) चे अनेकवचन आहे. इनव्हॉइस ही अशी यादी होती जी मालाच्या वाहतुकीसोबत जात असे, आणि आजही त्याचे स्वरूप साधारणपणे तसेच आहे.
इनव्हॉइस काय काम करते
इनव्हॉइस हे साध्या बिलासारखे दिसते, परंतु ते चार वेगवेगळी कामे करते:
- हे पेमेंटची विनंती करते. यामध्ये रक्कम, देय तारीख आणि ग्राहक पेमेंट कसे करू शकतो हे स्पष्ट केलेले असते.
- हे विक्रीची नोंद ठेवते. तुमचे उत्पन्न आणि तुमच्या ग्राहकाचा खर्च दोन्ही यावरच आधारित असतात, त्यामुळे तुम्ही दोघेही याची एक प्रत ठेवता.
- हे कर भरण्यास मदत करते. कर अधिकारी sales tax, VAT किंवा GST तपासण्यासाठी इनव्हॉइसचा वापर करतात, आणि अनेक देशांमध्ये व्यवसाय केवळ वैध इनव्हॉइस असल्यासच VAT चा परतावा मिळवू शकतात.
- हे अटी निश्चित करते. पेमेंटच्या अटी, विलंब शुल्क आणि नेमके काय वितरित केले गेले हे लेखी स्वरूपात असते, ज्यामुळे कधी वाद झाल्यास मदत होते.
इनव्हॉइसमध्ये काय समाविष्ट करावे
देशानुसार आवश्यकता बदलतात (त्याबद्दल खाली अधिक माहिती आहे), परंतु एका परिपूर्ण, व्यावसायिक इनव्हॉइसमध्ये हे तपशील समाविष्ट असतात:
- "Invoice" हा शब्द सर्वात वर असावा, जेणेकरून कोणी त्याला कोटेशन समजण्याची चूक करणार नाही. जिथे तुम्ही VAT किंवा GST साठी नोंदणीकृत आहात, तिथे अनेक देश "Tax invoice" किंवा "VAT invoice" अशी अपेक्षा करतात.
- एक युनिक इनव्हॉइस क्रमांक. क्रमांक एकापाठोपाठ एक क्रमाने असावेत, उदाहरणार्थ INV-0001, INV-0002, ज्यामध्ये कोणतीही फट किंवा पुनरावृत्ती नसावी.
- इनव्हॉइसची तारीख (ज्या दिवशी तुम्ही ते जारी करता) आणि जर वेगळी असेल तर वस्तू किंवा सेवा पुरवल्याची तारीख.
- तुमचा तपशील: व्यवसाय किंवा व्यावसायिक नाव, पत्ता, ईमेल किंवा फोन आणि VAT, GST किंवा ABN क्रमांकासारखा कोणताही कर नोंदणी क्रमांक.
- तुमच्या ग्राहकाचा तपशील: नाव किंवा कंपनीचे नाव आणि पत्ता. EU मधील व्यावसायिक ग्राहकांसाठी त्यांचा VAT क्रमांक देखील अनेकदा आवश्यक असतो.
- तुम्ही काय पुरवले याचे वर्णन: प्रत्येक उत्पादन किंवा सेवा स्वतःच्या स्वतंत्र ओळीवर, प्रमाण (quantity), युनिट किंमत आणि एकूण रकमेसह.
- सबटोटल, कर आणि एकूण रक्कम: करापूर्वीची रक्कम, कराचा दर आणि रक्कम, कोणतीही सवलत (discount) आणि अंतिम देय रक्कम.
- देय तारीख आणि पेमेंटच्या अटी, जसे की "Due on receipt" (मिळताच देय) किंवा "Net 30" (३० दिवसांच्या आत पेमेंट).
- पेमेंट कसे करावे: बँकेचा तपशील, पेमेंट लिंक किंवा तुम्ही स्वीकारत असलेले पेमेंट अ‍ॅप्स.
- टिपा (Notes) जिथे उपयुक्त असतील: परचेस ऑर्डर क्रमांक, प्रकल्पाचे नाव, विलंब शुल्क अटी किंवा आभार संदेश.
एका साध्या इनव्हॉइसचे उदाहरण
एका छोट्या सेवा इनव्हॉइसचा मुख्य भाग कसा दिसतो ते येथे दिले आहे:
| Description | Qty | Unit price | Amount |
|---|---|---|---|
| Logo design | 1 | $800.00 | $800.00 |
| Brand style guide (PDF) | 1 | $450.00 | $450.00 |
| Revision rounds (hours) | 3 | $60.00 | $180.00 |
| Subtotal | $1,430.00 | ||
| Sales tax (0%, service not taxable here) | $0.00 | ||
| Amount due by 14 November | $1,430.00 | ||
तक्त्याच्या वर विक्रेता आणि ग्राहकाचा तपशील, इनव्हॉइस क्रमांक (समजा INV-0042), इनव्हॉइसची तारीख आणि पेमेंटच्या अटी असतात. तक्त्याच्या खाली पेमेंटच्या सूचना दिल्या जातात.
इनव्हॉइससाठी काही कायदेशीर आवश्यकता आहेत का?
होय, बहुतांश देशांमध्ये, एकदा का तुम्ही VAT किंवा GST सारख्या विक्री करासाठी नोंदणी केली की हे लागू होते. काही मोठ्या बाजारपेठांमध्ये हे कसे चालते ते येथे आहे. नियम बदलत असल्याने नेहमी तुमच्या स्वतःच्या देशाच्या कर प्राधिकरणाचे नियम तपासा.
युरोपियन युनियन (European Union)
EU VAT Directive (Article 226) मध्ये VAT इनव्हॉइसमध्ये काय असणे आवश्यक आहे याची यादी दिली आहे. यामध्ये जारी केल्याची तारीख, इनव्हॉइसची अचूक ओळख पटवणारा सलग क्रमांक, विक्रेत्याचा VAT क्रमांक, काही प्रकरणांमध्ये ग्राहकाचा VAT क्रमांक, दोन्ही पक्षांची पूर्ण नावे आणि पत्ते, पुरवलेल्या मालाचे प्रमाण व स्वरूप, पुरवठ्याची तारीख, दरानुसार करपात्र रक्कम, VAT दर आणि VAT रक्कम यांचा समावेश आहे. प्रत्येक सदस्य देश हे नियम स्वतःच्या कायद्यात समाविष्ट करतो, कधीकधी काही अतिरिक्त नियमांसह.
युनायटेड किंगडम (United Kingdom)
VAT-नोंदणीकृत UK व्यवसायांनी VAT इनव्हॉइस जारी करणे आवश्यक आहे ज्यावर त्यांचा VAT नोंदणी क्रमांक, पुरवठ्याची वेळ, VAT वगळून प्रति वस्तू किंमत, VAT दर आणि VAT सह व त्याशिवाय एकूण रक्कम दर्शविली पाहिजे. VAT सह £250 किंवा त्यापेक्षा कमी विक्रीसाठी तुम्ही कमी तपशीलांसह सोपे इनव्हॉइस जारी करू शकता.
ऑस्ट्रेलिया (Australia)
GST-नोंदणीकृत व्यवसायाने ग्राहकाने मागणी केल्यास २८ दिवसांच्या आत टॅक्स इनव्हॉइस देणे आवश्यक आहे, जोपर्यंत विक्री GST सह $82.50 किंवा त्यापेक्षा कमी नसेल. इनव्हॉइसवर ते कर इनव्हॉइस आहे हे स्पष्ट दिसले पाहिजे, विक्रेत्याची ओळख आणि ABN, तारीख, प्रमाण आणि किमतीसह काय विकले गेले याचे वर्णन, GST रक्कम आणि विक्रीचा किती भाग करपात्र आहे हे दाखवणे आवश्यक आहे. $1,000 पासून खरेदीदाराची ओळख किंवा ABN दर्शवणे देखील आवश्यक आहे.
युनायटेड स्टेट्स (United States)
येथे कोणताही एक फेडरल इनव्हॉइस फॉरमॅट नाही. महत्त्वाची बाब म्हणजे तुमची इनव्हॉइस अचूक असली पाहिजेत, तुमच्या नोंदींमध्ये सुरक्षित ठेवली पाहिजेत आणि कोणताही sales tax योग्यरित्या दाखवला पाहिजे. Sales tax प्रत्येक राज्याद्वारे ठरवला जातो आणि अनेक राज्यांमध्ये सेवांवर कर अजिबात आकारला जात नाही.
असे देश जिथे केवळ PDF पुरेशी नाही
अनेक देश आता ई-इनव्हॉइसिंग (e-invoicing) अनिवार्य करत आहेत: ईमेलद्वारे PDF पाठवण्याऐवजी सरकारी प्रणाली किंवा मान्यताप्राप्त नेटवर्कद्वारे पाठवलेली स्ट्रक्चर्ड इनव्हॉइस. इटलीने २०१९ पासून व्यावसायिक विक्रीसाठी हे अनिवार्य केले आहे, मेक्सिको (CFDI), ब्राझील (NF-e), तुर्की (e-Fatura), सौदी अरेबिया (ZATCA) आणि भारत (मोठ्या व्यवसायांसाठी) यांच्या स्वतःच्या प्रणाली आहेत, बेल्जियमने जानेवारी २०२६ मध्ये व्यवसाय-ते-व्यवसाय विक्रीसाठी हे अनिवार्य केले, फ्रान्स सप्टेंबर २०२६ पासून टप्प्याटप्प्याने सुरू करत आहे, पोलंड २०२६ पासून आणि जर्मनी २०२७ पासून सुरू करत आहे. EU ने जुलै २०३० पासून सीमेपलीकडील व्यावसायिक विक्रीसाठी ई-इनव्हॉइसिंगची योजना आखली आहे. जर तुम्ही यापैकी एखाद्या ठिकाणी व्यवसाय करत असाल, तर कर इनव्हॉइससाठी अधिकृत प्रणाली वापरा. कोटेशन, प्रोफॉर्मा इनव्हॉइस आणि परदेशातील ग्राहकांसाठी PDF इनव्हॉइस अजूनही उपयुक्त आहे.
इनव्हॉइसचे प्रकार
- स्टँडर्ड इनव्हॉइस (Standard invoice): विक्री झाल्यानंतर पेमेंटसाठी पाठवले जाणारे नेहमीचे इनव्हॉइस.
- प्रोफॉर्मा इनव्हॉइस (Proforma invoice): विक्रीपूर्वी पाठवले जाणारे प्राथमिक इनव्हॉइस, ज्यामध्ये खरेदीदाराकडून किती शुल्क आकारले जाईल हे दाखवले जाते. हे सहसा कस्टम्ससाठी किंवा आगाऊ पेमेंटची व्यवस्था करण्यासाठी वापरले जाते आणि ही पेमेंटची अंतिम मागणी नसते.
- अंतरिम किंवा प्रोग्रेस इनव्हॉइस (Interim or progress invoice): टप्पे पूर्ण झाल्यावर मोठ्या प्रकल्पाच्या काही भागाचे बिल करते. बांधकामामध्ये हे सामान्य आहे (आमचे कंत्राटदार इनव्हॉइस मार्गदर्शक पहा).
- अंतिम इनव्हॉइस (Final invoice): प्रकल्प पूर्ण करते आणि पूर्वीच्या प्रोग्रेस पेमेंट्स आणि डिपॉझिट्सचा हिशोब पूर्ण करते.
- रिकरिंग इनव्हॉइस (Recurring invoice): एका ठरलेल्या वेळापत्रकानुसार समान शुल्क, जसे की मासिक रिटेनर किंवा देखभाल करार.
- टाईमशीट इनव्हॉइस (Timesheet invoice): तासाच्या दरानुसार काम केलेल्या तासांचे बिल आकारते. फ्रीलान्सर्स आणि सल्लागारांसाठी हे वैशिष्ट्यपूर्ण आहे (आमचे फ्रीलान्स इनव्हॉइस मार्गदर्शक पहा).
- क्रेडिट नोट (Credit note): परत आलेला माल, जादा आकारणी किंवा चुकीमुळे आधीच पाठवलेले इनव्हॉइस कमी करते किंवा रद्द करते.
- डेबिट नोट (Debit note): आधीच्या इनव्हॉइसवरील देय रक्कम वाढवते, उदाहरणार्थ अतिरिक्त शुल्कांसाठी.
- कमर्शियल इनव्हॉइस (Commercial invoice): आंतरराष्ट्रीय व्यापारात वापरले जाते. कस्टम्स अधिकारी वस्तूंचे मूल्य ठरवण्यासाठी आणि शुल्क मोजण्यासाठी याचा वापर करतात, म्हणून यामध्ये मूळ देश आणि टॅरिफ कोड यासारख्या तपशीलांचा समावेश असतो.
इनव्हॉइस विरुद्ध पावती, बिल, कोट आणि परचेस ऑर्डर
| दस्तऐवज | कोण पाठवते | कधी | यामध्ये काय असते |
|---|---|---|---|
| कोटेशन / अंदाज (Quote) | विक्रेता | कामापूर्वी | "यासाठी इतका खर्च येईल." |
| परचेस ऑर्डर (Purchase order) | खरेदीदार | कामापूर्वी | "आम्ही या किमतीत हे खरेदी करण्यास सहमत आहोत." |
| इनव्हॉइस (Invoice) | विक्रेता | वितरणानंतर | "कृपया या तारखेपर्यंत ही रक्कम भरा." |
| बिल (Bill) | विक्रेता | वितरणानंतर | खरेदीदाराच्या दृष्टीने पाहिलेले इनव्हॉइससारखेच दस्तऐवज. युटिलिटीज आणि रेस्टॉरंटसाठी देखील वापरले जाते. |
| पावती (Receipt) | विक्रेता | पेमेंटनंतर | "आम्हाला तुमचे पेमेंट मिळाले आहे." |
हे लक्षात ठेवण्याचा सर्वात सोपा मार्ग: कामापूर्वी कोटेशन येते, इनव्हॉइस पैशांची मागणी करते आणि पावती पैसे मिळाल्याची पुष्टी करते.
इनव्हॉइस कसे तयार करावे
- तुमचा व्यवसाय तपशील आणि लोगो (असल्यास) जोडा.
- तुमच्या ग्राहकाचा तपशील आणि त्यांनी परचेस ऑर्डर क्रमांक दिला असल्यास तो जोडा.
- तुमचा क्रम पुढे चालू ठेवून इनव्हॉइसला एक क्रमांक आणि तारीख द्या.
- प्रमाण आणि किमतीसह प्रत्येक वस्तू किंवा सेवेची यादी करा.
- लागू असेल तिथे कर, सवलती आणि शिपिंग जोडा.
- देय तारीख आणि पेमेंटच्या अटी निश्चित करा आणि पेमेंट कसे करायचे ते जोडा.
- ते तपासा आणि PDF म्हणून सेव्ह करा, नंतर पाठवा आणि एक प्रत स्वतःकडे ठेवा.
तुम्ही हे सर्व Billsato च्या मोफत इनव्हॉइस जनरेटर मध्ये करू शकता: फॉर्म भरा, तुम्ही टाईप करताच PDF अपडेट होताना पहा आणि डाउनलोड करा. कोणत्याही साइन-अपची गरज नाही, कोणताही वॉटरमार्क नाही आणि तुम्ही जे टाईप करता ते तुमच्या ब्राउझरमध्येच राहते.
इनव्हॉइस कधी आणि कसे पाठवावे
काम पूर्ण होताच ते पाठवा. तुम्ही जितका जास्त वेळ लावाल, तितकाच पेमेंट मिळण्यास उशीर होईल. मोठ्या प्रकल्पांसाठी, काम सुरू करण्यापूर्वी टप्प्याटप्प्याने पेमेंट किंवा डिपॉझिट ठरवून घ्या. PDF संलग्न असलेला ईमेल हा इनव्हॉइस पाठवण्याचा सर्वात जलद आणि सामान्य मार्ग आहे. इनव्हॉइस क्रमांक, रक्कम आणि देय तारीख केवळ अटॅचमेंटमध्येच नव्हे तर ईमेलमध्ये देखील नमूद करा.
पेमेंटला उशीर होणे सामान्य आहे: US कंपन्यांच्या २०२५ च्या Atradius सर्वेक्षणात, बिझनेस-टू-बिझनेस इनव्हॉइसच्या मूल्यांपैकी ४३% रक्कम थकीत होती. देय तारीख उलटून गेल्यास, आमच्या पेमेंट रिमाइंडर ईमेल्स मार्गदर्शकामध्ये एक वेळापत्रक आणि तुम्ही वापरू शकता असे टेम्पलेट्स आहेत.
इनव्हॉइस किती काळ जपून ठेवावे
तुम्ही पाठवलेल्या आणि मिळालेल्या प्रत्येक इनव्हॉइसची एक प्रत जपून ठेवा. किती काळ ठेवायची हे तुमच्या देशावर अवलंबून आहे. US IRS सहसा फाइलिंगपासून तीन वर्षे आणि काही प्रकरणांमध्ये सात वर्षांपर्यंत ठेवण्यास सांगते. UK मधील HMRC सोलो ट्रेडर्सना ३१ जानेवारीच्या फाइलिंगच्या अंतिम मुदतीनंतर किमान पाच वर्षे आणि लिमिटेड कंपन्यांना सहा वर्षे नोंदी ठेवण्यास सांगते. इतर अनेक देश पाच ते दहा वर्षे असा कालावधी निश्चित करतात.
नेहमी विचारले जाणारे प्रश्न
इनव्हॉइस आणि पावती (receipt) एकच असतात का?
नाही. इनव्हॉइसद्वारे पेमेंटची विनंती केली जाते आणि ते ग्राहकाने पैसे देण्यापूर्वी पाठवले जाते. पावती (receipt) पेमेंट मिळाल्याची पुष्टी करते आणि पैसे मिळाल्यानंतर पाठवली जाते. काही व्यवसाय भरलेल्या इनव्हॉइसवर "Paid" असा शिक्का मारून ते परत पाठवतात, जे पावती म्हणून काम करते.
इनव्हॉइस कायदेशीरदृष्ट्या बंधनकारक असते का?
स्वतःहून, सहसा नाही. पेमेंट करण्याचे बंधन तुमच्या आणि तुमच्या ग्राहकामधील करारामधून येते—मग तो लेखी करार असो, स्वीकारलेले कोटेशन असो किंवा ऑर्डर असो. इनव्हॉइस हा त्या कराराचा आणि देय रकमेचा पुरावा असतो, म्हणूनच वाद निर्माण झाल्यास ते महत्त्वाचे ठरते.
माझा व्यवसाय नोंदणीकृत नसल्यास मी इनव्हॉइस पाठवू शकतो का?
होय, बहुतांश देशांमध्ये. व्यक्ती आणि प्रोप्रायटर (sole traders) त्यांनी केलेल्या कामासाठी स्वतःच्या नावाने इनव्हॉइस पाठवू शकतात. तुम्हाला करासाठी नोंदणी करावी लागेल का, आणि VAT, GST किंवा sales tax कधी आकारावा लागेल, हे तुमचा देश आणि तुमचे उत्पन्न यावर अवलंबून असते, त्यामुळे तुमच्या स्थानिक कर प्राधिकरणाचे नियम तपासा.
इनव्हॉइसवर क्रमांक असणे आवश्यक आहे का?
होय. प्रत्येक इनव्हॉइससाठी एक युनिक क्रमांक वापरा, तोही न तुटणाऱ्या क्रमाने, जसे की INV-0001, INV-0002. EU आणि UK मधील VAT नियमांनुसार हे आवश्यक आहे, आणि इतरत्रही यामुळे तुमच्या नोंदी ठेवणे खूप सोपे होते.
मी इनव्हॉइस PDF स्वरूपात पाठवू शकतो का?
होय, बहुतांश देशांमध्ये ईमेलद्वारे पाठवलेली PDF हे एक सामान्य, वैध इनव्हॉइस मानले जाते. अपवाद म्हणजे अनिवार्य ई-इनव्हॉइसिंग असलेले देश, जसे की इटली, मेक्सिको किंवा ब्राझील, जिथे व्यावसायिक विक्रीसाठी कर इनव्हॉइस अधिकृत प्रणालीद्वारेच जाणे आवश्यक असते.
इनव्हॉइस आणि बिल (bill) यात काय फरक आहे?
ते सहसा एकच दस्तऐवज असतात. विक्रेता त्याला इनव्हॉइस म्हणतो; पैसे भरणारा खरेदीदार सहसा त्याला बिल म्हणतो. "बिल" हा शब्द युटिलिटी किंवा रेस्टॉरंटमधील खर्चासारख्या दैनंदिन शुल्कांसाठी देखील वापरला जातो.