ደረሰኝ (Invoice) ምንድን ነው? ትርጉም፣ ምሳሌዎች እና ማካተት ያለባቸው ዝርዝሮች

Billsato · 9 ኦክቶበር 2026 ተዘምኗል · የ7 ደቂቃ ንባብ

ደረሰኝ (Invoice) ሻጭ ለገዢው ለቀረቡ ዕቃዎች ወይም አገልግሎቶች ክፍያ እንዲፈጽም የሚልክበት ሰነድ ነው። ምን እንደተሸጠ፣ የእያንዳንዱን ዕቃ ዋጋ፣ አጠቃላይ የሚፈለገውን ገንዘብ፣ እንዲሁም መቼ እና እንዴት መከፈል እንዳለበት ይዘረዝራል። ለሁለቱም ወገኖች የሽያጩ የጽሁፍ ሰነድ ሆኖ ያገለግላል።

አጭሩ ማብራሪያ ይሄው ነው። ይህ መመሪያ ደረሰኝ ምን መያዝ እንዳለበት፣ በተለያዩ አገሮች ያለው ህግ ምን እንደሚጠይቅ፣ ዋና ዋና የደረሰኝ አይነቶችን፣ ደረሰኝ ከክፍያ ማረጋገጫ (receipt)፣ ከሂሳብ መጠየቂያ (bill) ወይም ከዋጋ ማቅረቢያ (quote) በምን እንደሚለይ እና እንዴት ማዘጋጀት እንደሚቻል በዝርዝር ያብራራል።

የደረሰኝ ትርጉም ባጭሩ

• ማን ይልከዋል፡ ሻጩ (የንግድ ድርጅት፣ ፍሪላንሰር፣ ኮንትራክተር)።
• ማን ይቀበለዋል፡ ገዢው፣ ብዙውን ጊዜ ደንበኛ ተብሎ የሚጠራው።
• መቼ፡ ስራው ከተጠናቀቀ ወይም እቃዎቹ ከቀረቡ በኋላ፣ ወይም ደግሞ ረዘም ላሉ ስራዎች በተስማሙባቸው ምዕራፎች ላይ።
• ጥቅሙ፡ ክፍያ ይጠይቃል፣ ሽያጩን ይመዘግባል፣ እንዲሁም ለሁለቱም ወገኖች የግብር መዝገብ ማስረጃ ይሆናል።
• ምን አይደለም፡ የክፍያ ማረጋገጫ አይደለም። እርሱ receipt (የክፍያ ማረጋገጫ) ይባላል።

ቃሉ እራሱ ጥንታዊ ነው። በእንግሊዝኛ ቋንቋ በ1500ዎቹ ከፈረንሳይኛ envois ማለትም "የተላኩ ነገሮች" ከሚለው የenvoi (የዕቃዎች መላክ) ብዜት የተወሰደ ነው። ደረሰኝ ከዕቃ ጭነት ጋር አብሮ የሚላክ ዝርዝር ሰነድ ነበር፤ ዛሬም ድረስ በዋናነት የሚያገለግለው ለዚሁ ነው።

ደረሰኝ የሚያከናውናቸው ተግባራት

ደረሰኝ ቀላል የክፍያ መጠየቂያ ቢመስልም አራት የተለያዩ ተግባራትን ያከናውናል፡

1. ክፍያ ይጠይቃል። መጠኑን፣ የሚከፈልበትን የመጨረሻ ቀን እና ደንበኛው እንዴት መክፈል እንደሚችል ይገልጻል።
2. ሽያጩን ይመዘግባል። የእርስዎ ገቢ እና የደንበኛዎ ወጪ ሁለቱም በእሱ ላይ የተመሰረቱ ናቸው፣ ስለዚህ ሁለታችሁም ቅጂውን ታስቀምጣላችሁ።
3. የግብር መግለጫዎችን ይደግፋል። የግብር ባለስልጣናት የሽያጭ ታክስን፣ የተጨማሪ እሴት ታክስን (VAT) ወይም GSTን ለማረጋገጥ ደረሰኞችን ይጠቀማሉ፤ እንዲሁም በብዙ አገሮች አንድ ድርጅት የተጨማሪ እሴት ታክስ ተመላሽ ማግኘት የሚችለው ህጋዊ ደረሰኝ ሲኖረው ብቻ ነው።
4. ደንቦችን ይወስናል። የክፍያ ሁኔታዎች፣ የዘገየ ክፍያ ቅጣት እና በትክክል ምን እንደቀረበ በጽሁፍ ይሰፍራል፣ ይህም አለመግባባት ቢፈጠር ይረዳል።

በደረሰኝ ላይ መካተት ያለባቸው ዝርዝሮች

መስፈርቶቹ እንደየአገሩ ይለያያሉ (ከዚህ በታች በዝርዝር ቀርቧል)፣ ነገር ግን የተሟላ እና ሙያዊ ደረሰኝ እነዚህን ዝርዝሮች ያካትታል፡

1. "Invoice" ወይም "ደረሰኝ" የሚለው ቃል ከላይ በግልጽ መቀመጥ አለበት፣ ይህም ከዋጋ ማቅረቢያ ጋር እንዳይምታታ ይረዳል። ለተጨማሪ እሴት ታክስ (VAT) ወይም GST ከተመዘገቡ በብዙ አገሮች "የታክስ ደረሰኝ" (Tax invoice) ወይም "የተጨማሪ እሴት ታክስ ደረሰኝ" (VAT invoice) ተብሎ እንዲጻፍ ይጠበቃል።
2. ልዩ የደረሰኝ ቁጥር። ቁጥሮች በቅደም ተከተል መሄድ አለባቸው፣ ለምሳሌ INV-0001፣ INV-0002፣ ያለምንም መቆራረጥ ወይም መደጋገም።
3. የደረሰኝ ቀን (የተሰጠበት ቀን) እና፣ የተለየ ከሆነ፣ ዕቃዎቹ ወይም አገልግሎቶቹ የቀረቡበት ቀን።
4. የእርስዎ መረጃ፡ የንግድ ስም፣ አድራሻ፣ ኢሜይል ወይም ስልክ፣ እና እንደ VAT፣ GST ወይም ABN ቁጥር ያለ ማንኛውም የታክስ ምዝገባ ቁጥር።
5. የደንበኛዎ መረጃ፡ ስም ወይም የኩባንያ ስም እና አድራሻ። በአውሮፓ ህብረት ላሉ የንግድ ደንበኞች የVAT ቁጥራቸውም ብዙ ጊዜ ያስፈልጋል።
6. የቀረበው ነገር ዝርዝር መግለጫ፡ እያንዳንዱ ምርት ወይም አገልግሎት በራሱ ረድፍ ላይ፣ ከብዛት፣ የአንዱ ዋጋ እና ጠቅላላ ዋጋ ጋር።
7. የንዑስ ድምር፣ ታክስ እና ጠቅላላ ድምር፡ ከታክስ በፊት ያለው መጠን፣ የታክስ ምጣኔ እና መጠን፣ ማናቸውም ቅናሾች፣ እና የመጨረሻው የሚከፈል ድምር።
8. የመክፈያ የመጨረሻ ቀን እና የክፍያ ውሎች፣ ለምሳሌ "በደረሰኝ ጊዜ የሚከፈል" (Due on receipt) ወይም "Net 30" (በ30 ቀናት ውስጥ የሚከፈል)።
9. የመክፈያ ዘዴ፡ የባንክ ሂሳብ መረጃ፣ የክፍያ ማስፈንጠሪያ (link) ወይም የሚቀበሏቸው የክፍያ መተግበሪያዎች።
10. ማስታወሻዎች አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ፡ የግዢ ትዕዛዝ ቁጥር (PO number)፣ የፕሮጀክት ስም፣ የዘገየ ክፍያ ደንቦች ወይም የምስጋና ቃል::

ቀላል የደረሰኝ ምሳሌ

አነስተኛ የአገልግሎት ደረሰኝ ዋና ይዘት ምን እንደሚመስል እነሆ፡

ከሠንጠረዡ በላይ የሻጩ እና የደንበኛው መረጃ፣ የደረሰኝ ቁጥር (ለምሳሌ INV-0042)፣ የደረሰኝ ቀን እና የክፍያ ውሎች ይቀመጣሉ። ከስር ደግሞ የክፍያ መመሪያዎች ይጻፋሉ።

ደረሰኞች ህጋዊ መስፈርቶች አሏቸው?

አዎ፣ በአብዛኛዎቹ አገሮች እንደ ተጨማሪ እሴት ታክስ (VAT) ወይም GST ላሉ የሽያጭ ታክሶች ከተመዘገቡ በኋላ ህጋዊ መስፈርት አላቸው። በጥቂት ዋና ዋና ገበያዎች ውስጥ ያለው አሰራር እንደሚከተለው ነው። ደንቦች ሊለወጡ ስለሚችሉ ሁልጊዜ የራስዎን ሀገር የግብር ባለስልጣን ያረጋግጡ።

የአውሮፓ ህብረት

የአውሮፓ ህብረት የተጨማሪ እሴት ታክስ መመሪያ (Article 226) የVAT ደረሰኝ ምን መያዝ እንዳለበት ይዘረዝራል። ይህም የተሰጠበትን ቀን፣ ደረሰኙን ለይቶ የሚያሳውቅ ተከታታይ ቁጥር፣ የሻጩን የVAT ቁጥር፣ በአንዳንድ ሁኔታዎች የደንበኛውን የVAT ቁጥር፣ የሁለቱም ወገኖች ሙሉ ስም እና አድራሻ፣ የቀረበውን ነገር ብዛት እና አይነት፣ የቀረበበትን ቀን፣ በእያንዳንዱ ምጣኔ የሚታሰበውን ታክስ የሚከፈልበትን መጠን፣ የVAT ምጣኔን እና የVAT መጠንን ያካትታል። እያንዳንዱ አባል ሀገር እነዚህን ደንቦች በራሱ ህግ ውስጥ ያካተተ ሲሆን አንዳንዴም ተጨማሪ መስፈርቶችን ይጨምራል።

ዩናይትድ ኪንግደም

ለተጨማሪ እሴት ታክስ የተመዘገቡ የእንግሊዝ ንግዶች የVAT ምዝገባ ቁጥራቸውን፣ የቀረበበትን ጊዜ፣ የእያንዳንዱን እቃ ዋጋ ያለ VAT፣ የVAT ምጣኔን እና አጠቃላይ ድምሮችን ከVAT ጋር እና ያለ VAT የሚያሳዩ የVAT ደረሰኞችን ማውጣት አለባቸው። VATን ጨምሮ £250 ወይም ከዚያ በታች ለሆኑ ሽያጮች ጥቂት ዝርዝሮችን የያዘ ቀለል ያለ ደረሰኝ ማውጣት ይችላሉ።

አውስትራሊያ

ለGST የተመዘገበ ንግድ ደንበኛ ሲጠይቅ በ28 ቀናት ውስጥ የታክስ ደረሰኝ መስጠት አለበት፣ ሽያጩ GSTን ጨምሮ $82.50 ወይም ከዚያ በታች ካልሆነ በስተቀር። ደረሰኙ የታክስ ደረሰኝ መሆኑን፣ የሻጩን ማንነት እና ABN፣ ቀኑን፣ የተሸጠውን ነገር ዝርዝር ከብዛት እና ዋጋ ጋር፣ የGST መጠንን እና ምን ያህሉ ሽያጭ ታክስ እንደሚከፈልበት ማሳየት አለበት። ከ$1,000 ጀምሮ የገዢውን ማንነት ወይም ABN ማሳየት አለበት።

ዩናይትድ ስቴትስ

አንድ ወጥ የሆነ የፌደራል ደረሰኝ ቅርጸት የለም። ዋናው ነገር ደረሰኞችዎ ትክክለኛ መሆናቸው፣ ከመዛግብትዎ ጋር መቀመጣቸው እና ማንኛውንም የሽያጭ ታክስ በትክክል ማሳየታቸው ነው። የሽያጭ ታክስ የሚወሰነው በእያንዳንዱ ስቴት ሲሆን በብዙ ስቴቶች ውስጥ ለአገልግሎቶች ምንም አይነት ታክስ አይጣልም።

የPDF ደረሰኝ ብቻውን በቂ ያልሆነባቸው አገሮች

ቁጥራቸው ከጊዜ ወደ ጊዜ እየጨመረ የመጣ አገሮች የኤሌክትሮኒክ ደረሰኝ (e-invoicing) ይፈልጋሉ፡ ይህም በኢሜይል ከሚላክ PDF ይልቅ በመንግስት ስርዓት ወይም በተፈቀደ ኔትወርክ በኩል የሚላኩ የተቀናጁ ደረሰኞችን ማስተላለፍ ነው። ጣሊያን ከ2019 ጀምሮ ለንግድ ሽያጮች ግዴታ አድርጋለች፤ ሜክሲኮ (CFDI)፣ ብራዚል (NF-e)፣ ቱርክ (e-Fatura)፣ ሳውዲ አረቢያ (ZATCA) እና ህንድ (ለትላልቅ ንግዶች) የየራሳቸው ስርዓት አላቸው፤ ቤልጂየም ከጥር 2026 ጀምሮ በንግዶች መካከል ለሚደረጉ ሽያጮች አስገዳጅ አድርጋለች፤ ፈረንሳይ ከመስከረም 2026 ጀምሮ ተግባራዊ ማድረግ ትጀምራለች፤ ፖላንድ ከ2026 እንዲሁም ጀርመን ከ2027 ጀምሮ ይጀምራሉ። የአውሮፓ ህብረት ከሐምሌ 2030 ጀምሮ ለአገር አቋራጭ የንግድ ሽያጮች e-invoicing ለመተግበር አቅዷል። በእነዚህ ቦታዎች ውስጥ የሚሰሩ ከሆነ ለግብር ደረሰኞች ይፋዊውን ስርዓት ይጠቀሙ። የPDF ደረሰኝ አሁንም ቢሆን ለዋጋ ማቅረቢያዎች፣ ለፕሮፎርማ ደረሰኞች እና ለውጭ አገር ደንበኞች ጠቃሚ ነው።

የደረሰኝ አይነቶች

• መደበኛ ደረሰኝ (Standard invoice)፡ ከሽያጭ በኋላ የሚላክ የዕለት ተዕለት የክፍያ መጠየቂያ።
• ፕሮፎርማ ደረሰኝ (Proforma invoice)፡ ከሽያጩ በፊት የሚላክ የመጀመሪያ ደረጃ ደረሰኝ ሲሆን ደንበኛው ምን ያህል እንደሚከፍል ያሳያል። ብዙውን ጊዜ ለጉምሩክ ወይም ክፍያን አስቀድሞ ለማመቻቸት የሚያገለግል ሲሆን አስገዳጅ የክፍያ ጥያቄ አይደለም።
• የከፊል ወይም የሂደት ደረሰኝ (Interim or progress invoice)፡ የረጅም ጊዜ ፕሮጀክት ደረጃዎች ሲጠናቀቁ በከፊል ክፍያ ለመጠየቅ ያገለግላል። በኮንስትራክሽን ስራዎች የተለመደ ነው (የእኛን የኮንትራክተር ደረሰኝ መመሪያ ይመልከቱ)።
• የመጨረሻ ደረሰኝ (Final invoice)፡ ፕሮጀክቱን ያጠናቅቃል እንዲሁም ቀደም ሲል የተደረጉ የሂደት ክፍያዎችን እና ቅድመ ክፍያዎችን ያሰላል።
• ተደጋጋሚ ደረሰኝ (Recurring invoice)፡ በተወሰነ የጊዜ ሰሌዳ የሚላክ ተመሳሳይ ክፍያ፣ ለምሳሌ የወርሃዊ ክፍያ ወይም የጥገና ውል።
• የጊዜ ሰሌዳ ደረሰኝ (Timesheet invoice)፡ የተሰራበትን ሰዓት በሰዓት ሂሳብ ያስላል። ለፍሪላንሰሮች እና አማካሪዎች የተለመደ ነው (የእኛን የፍሪላንስ ደረሰኝ መመሪያ ይመልከቱ)።
• ክሬዲት ኖት (Credit note)፡ የተላከውን ደረሰኝ መጠን ይቀንሳል ወይም ይሰርዛል፤ ይህም እቃ ሲመለስ፣ የተሳሳተ ወይም ከመጠን በላይ ክፍያ ሲጠየቅ የሚደረግ ነው።
• ዴቢት ኖት (Debit note)፡ በቀድሞው ደረሰኝ ላይ የሚፈለገውን የገንዘብ መጠን ይጨምራል፣ ለምሳሌ ለተጨማሪ ወጪዎች።
• የንግድ ደረሰኝ (Commercial invoice)፡ በአለም አቀፍ ንግድ ውስጥ ጥቅም ላይ ይውላል። ጉምሩክ የእቃዎችን ዋጋ ለመገመት እና ቀረጥ ለማስላት ስለሚጠቀምበት እንደ የትውልድ ሀገር እና የታሪፍ ኮዶች ያሉ ዝርዝሮችን ያካትታል።

ደረሰኝ ከክፍያ ማረጋገጫ፣ ከቢል፣ ከዋጋ ማቅረቢያ እና ከግዢ ትዕዛዝ ጋር ሲነፃፀር

በቀላሉ ለማስታወስ፡ የዋጋ ማቅረቢያ ከስራው በፊት ይመጣል፣ ደረሰኝ ገንዘብ ይጠይቃል፣ የክፍያ ማረጋገጫ ደግሞ ገንዘቡ መድረሱን ያረጋግጣል።

ደረሰኝ እንዴት እንደሚዘጋጅ

1. የንግድዎን መረጃ እና ካለዎት አርማዎን (logo) ያክሉ።
2. የደንበኛዎን መረጃ፣ እንዲሁም የሰጡዎት ከሆነ የግዢ ትዕዛዝ ቁጥራቸውን ያክሉ።
3. ቅደም ተከተልዎን ጠብቀው ለደረሰኙ ቁጥር እና ቀን ይስጡት።
4. እያንዳንዱን እቃ ወይም አገልግሎት ከብዛት እና ዋጋ ጋር ይዘርዝሩ።
5. ተግባራዊ የሚሆኑበት ቦታ ላይ ታክስ፣ ቅናሾች እና የማጓጓዣ ክፍያዎችን ይጨምሩ።
6. የመክፈያ የመጨረሻ ቀንን እና የክፍያ ውሎችን ይወስኑ፣ እንዲሁም ክፍያው የሚፈጸምበትን ዘዴ ያክሉ።
7. ይዘቱን ያረጋግጡ እና በPDF መልክ ያስቀምጡ፣ ከዚያም ይላኩት እና ቅጂውን ለራስዎ ያስቀምጡ።

ይህንን ሁሉ በየBillsato ነፃ ደረሰኝ ማዘጋጃ ውስጥ ማድረግ ይችላሉ፡ ቅጹን ይሙሉ፣ በሚተይቡበት ጊዜ የPDF ሰነዱ ሲዘጋጅ ይመልከቱ፣ እና ያውርዱት። መመዝገብ አያስፈልግም፣ የውሃ ምልክት (watermark) የለውም፣ እንዲሁም የጻፉት መረጃ በሙሉ በራስዎ ብሮውዘር ውስጥ ብቻ ይቀራል።

ደረሰኝ መቼ እና እንዴት መላክ እንዳለበት

ስራው እንደተጠናቀቀ ወይም እቃው እንደቀረበ ወዲያውኑ ይላኩ። በቆዩ ቁጥር ክፍያ ለማግኘትም ረጅም ጊዜ ይጠብቃሉ። ለረጅም ፕሮጀክቶች ከመጀመርዎ በፊት በየደረጃው በሚደረጉ ክፍያዎች ወይም በቅድመ ክፍያ ላይ ይስማሙ። ደረሰኝ ለመላክ ፈጣኑ እና በጣም የተለመደው መንገድ የPDF ፋይል በኢሜይል አያይዞ መላክ ነው። የደረሰኝ ቁጥሩን፣ መጠኑን እና የሚከፈልበትን ቀን በአባሪው ላይ ብቻ ሳይሆን በራሱ በኢሜይሉ ጽሁፍ ውስጥም ያካትቱ።

የክፍያ መዘግየት የተለመደ ነው፡ በ2025 የአሜሪካ ኩባንያዎች ላይ የተደረገ የAtradius ጥናት እንደሚያሳየው፣ ከንግድ ወደ ንግድ ከሚላኩ ደረሰኞች የገንዘብ መጠን 43% የሚሆነው ጊዜው ያለፈበት ነበር። የመክፈያ ቀን ካለፈ፣ የእኛ የክፍያ ማስታወሻ ኢሜይሎች መመሪያ ሊገለብጧቸው የሚችሏቸውን የጊዜ ሰሌዳዎች እና አብነቶች ይዟል።

ደረሰኞችን ለምን ያህል ጊዜ ማቆየት ያስፈልጋል

የሚልኩትን እና የሚቀበሉትን እያንዳንዱን ደረሰኝ ቅጂ ያስቀምጡ። ለምን ያህል ጊዜ እንደሚቆይ እንደ ሀገርዎ ይወሰናል። በአሜሪካ IRS በአጠቃላይ ግብር ከተገለጸበት ቀን ጀምሮ ለሶስት ዓመታት፣ በአንዳንድ ሁኔታዎች ደግሞ እስከ ሰባት ዓመታት ድረስ እንዲቀመጥ ይጠይቃል። በእንግሊዝ HMRC በግል ስራ የሚተዳደሩ ሰዎች ከጥር 31 የግብር ማስረከቢያ ቀን በኋላ ቢያንስ ለአምስት ዓመታት፣ ኃላፊነታቸው የተወሰነ ኩባንያዎች ደግሞ ለስድስት ዓመታት መዛግብትን እንዲይዙ ይጠይቃል። ሌሎች በርካታ አገሮች ከአምስት እስከ አስር ዓመታት ያስቀምጣሉ።

ዋቢዎች

• Etymonline: invoice
• Council Directive 2006/112/EC, Article 226
• GOV.UK: Invoices, what they must include
• Australian Taxation Office: Tax invoices
• IRS: How long should I keep records?
• Global Trade Review: Atradius Payment Practices Barometer 2025 (Americas)
• vatcalc: EU ViDA e-invoicing timeline