Hvad er en faktura? Betydning, eksempler og hvad den skal indeholde
En faktura er et dokument, som en sælger sender til en køber for at anmode om betaling for varer eller ydelser. Den specificerer, hvad der er solgt, hvad hver vare koster, det samlede skyldige beløb samt hvornår og hvordan der skal betales. For begge parter fungerer den også som en skriftlig dokumentation for salget.
Det er det korte svar. Resten af denne guide gennemgår, hvad en faktura skal indeholde, hvad loven kræver i forskellige lande, de vigtigste fakturatyper, hvordan en faktura adskiller sig fra en kvittering, en regning eller et tilbud, og hvordan du selv laver en.
Fakturaens betydning på et minut
- Hvem sender den: sælgeren (en virksomhed, en freelancer, en håndværker).
- Hvem modtager den: køberen, ofte kaldet klienten eller kunden.
- Hvornår: efter arbejdet er udført eller varerne leveret, eller ved aftalte milepæle i en større opgave.
- Hvad gør den: beder om betaling, dokumenterer salget og danner grundlag for begge parters skatteregnskab.
- Hvad den ikke er: et bevis på betaling. Det er en kvittering.
Selve ordet har en lang historie. På dansk stammer det fra italiensk fattura (arbejde, fremstilling eller varefortegnelse), afledt af latin facere (at gøre). En faktura var den specificerede fortegnelse, der fulgte med en forsendelse, og det er i bund og grund stadig det, den er i dag.
Hvad en faktura gør
En faktura ligner en simpel regning, men den udfører fire forskellige funktioner:
- Den beder om betaling. Den angiver beløbet, forfaldsdatoen og hvordan kunden kan betale.
- Den dokumenterer salget. Din indtægt og din kundes udgift er begge baseret på den, så I gemmer begge en kopi.
- Den understøtter skatte- og momsangivelser. Skattemyndigheder bruger fakturaer til at kontrollere moms eller salgsskat, og i mange lande kan en virksomhed kun trække købsmoms fra, hvis den har en gyldig faktura.
- Den fastlægger betingelserne. Betalingsbetingelser, renter ved forsinket betaling og hvad der præcist blev leveret fremgår skriftligt, hvilket er en fordel i tilfælde af en tvist.
Hvad skal en faktura indeholde
Kravene varierer fra land til land (mere om det nedenfor), men en komplet, professionel faktura indeholder følgende oplysninger:
- Ordet "Faktura" øverst, så ingen forveksler den med et tilbud. Hvis du er momsregistreret, forventer mange lande "Momsfaktura" ("Tax invoice" eller "VAT invoice").
- Et unikt fakturanummer. Numrene skal være fortløbende, f.eks. INV-0001, INV-0002, uden huller eller gentagelser.
- Fakturadatoen (udstedelsesdatoen) og, hvis den er en anden, leveringsdatoen for varerne eller ydelserne.
- Dine oplysninger: firmanavn eller personnavn, adresse, e-mail eller telefonnummer samt eventuelt momsregistreringsnummer som CVR-, VAT-, GST- eller ABN-nummer.
- Kundens oplysninger: navn eller firmanavn og adresse. Ved erhvervskunder i EU kræves ofte også deres momsnummer.
- En beskrivelse af leverancen: hvert produkt eller hver ydelse på sin egen linje med antal, enhedspris og linjetotal.
- Subtotal, moms og total: beløbet før moms, momssatsen og momsbeløbet, eventuelle rabatter samt det endelige skyldige beløb.
- Forfaldsdato og betalingsbetingelser, såsom "Netto kontant" eller "Netto 30 dage" (betaling inden for 30 dage).
- Betalingsoplysninger: bankoplysninger, et betalingslink eller de betalingsløsninger, du accepterer.
- Bemærkninger hvor det er relevant: et indkøbsordrenummer (PO), et projektnavn, betingelser for rykkergebyrer eller en takkehilsen.
Et simpelt fakturaeksempel
Sådan ser kernen i en lille servicefaktura ud:
| Beskrivelse | Antal | Enhedspris | Beløb |
|---|---|---|---|
| Logo design | 1 | $800.00 | $800.00 |
| Brand style guide (PDF) | 1 | $450.00 | $450.00 |
| Korrekturrunder (timer) | 3 | $60.00 | $180.00 |
| Subtotal | $1,430.00 | ||
| Sales tax (0%, service not taxable here) | $0.00 | ||
| Skyldigt beløb senest 14. november | $1,430.00 | ||
Over tabellen står sælgers og kundens oplysninger, fakturanummeret (f.eks. INV-0042), fakturadatoen og betalingsbetingelserne. Under tabellen placeres betalingsinstruktionerne.
Er der lovkrav til fakturaer?
Ja, i de fleste lande, så snart du er registreret for omsætningsafgift såsom moms (VAT eller GST). Her er en oversigt over, hvordan det fungerer på en række store markeder. Tjek altid dit eget lands skattemyndighed, da reglerne kan ændre sig.
Den Europæiske Union
EU's momsdirektiv (Article 226) oplister, hvad en momsfaktura skal indeholde. Det omfatter udstedelsesdato, et fortløbende nummer der unikt identificerer fakturaen, sælgers momsnummer, kundens momsnummer i visse tilfælde, begge parters fulde navne og adresser, mængden og arten af det leverede, leveringsdatoen, afgiftsgrundlaget pr. sats, momssatsen og momsbeløbet. Hvert medlemsland indarbejder disse regler i sin egen lovgivning, undertiden med yderligere krav.
Storbritannien
Momsregistrerede britiske virksomheder skal udstede momsfakturaer, der viser deres momsnummer, leveringstidspunktet, stykprisen ekskl. moms, momssatsen samt totaler med og uden moms. For salg på £250 eller derunder inkl. moms kan du udstede en forenklet faktura med færre oplysninger.
Australien
En GST-registreret virksomhed skal udstede en momsfaktura (tax invoice), når en kunde anmoder om det, inden for 28 dage, medmindre salget udgør $82.50 eller derunder inkl. GST. Fakturaen skal vise, at den er en "tax invoice", sælgers identitet og ABN, datoen, en beskrivelse af det solgte med mængde og pris, GST-beløbet, og hvor stor en del af salget der er momspligtigt. Fra $1,000 skal den også angive købers identitet eller ABN.
USA
Der findes ikke ét samlet føderalt fakturaformat. Det afgørende er, at dine fakturaer er retvisende, opbevares i dit regnskab og viser eventuel sales tax korrekt. Sales tax fastsættes af de enkelte delstater, og i mange stater er ydelser overhovedet ikke afgiftsbelagte.
Lande hvor en PDF ikke er nok
Et voksende antal lande kræver e-fakturering: strukturerede fakturaer, der sendes via et offentligt system eller et godkendt netværk frem for en PDF via e-mail. Italien har krævet det for erhvervssalg siden 2019, Mexico (CFDI), Brasilien (NF-e), Tyrkiet (e-Fatura), Saudi-Arabien (ZATCA) og Indien (for større virksomheder) har deres egne systemer, Belgien gjorde det obligatorisk for handel mellem virksomheder i januar 2026, Frankrig begynder indfasningen fra september 2026, Polen fra 2026 og Tyskland fra 2027. EU planlægger e-fakturering for grænseoverskridende erhvervssalg fra juli 2030. Handler du i et af disse lande, skal du bruge det officielle system til momsfakturaer. En PDF-faktura er stadig nyttig til tilbud, proformafakturaer og udenlandske kunder.
Fakturatyper
- Standardfaktura: den almindelige anmodning om betaling efter et salg.
- Proformafaktura: en foreløbig faktura sendt forud for salget, som viser, hvad køberen vil blive opkrævet. Den bruges ofte til told eller til at arrangere forudbetaling og er ikke et bindende betalingskrav.
- Acontorig eller delvis faktura: fakturerer en del af et længerevarende projekt, efterhånden som faser afsluttes. Almindelig i byggeriet (se vores guide til entreprenørfakturaer).
- Slutfaktura: afslutter et projekt og modregner tidligere acontobetalinger og depositummer.
- Tilbagevendende faktura: det samme beløb på et fast skema, såsom et månedligt abonnement eller en vedligeholdelseskontrakt.
- Timeseddel-faktura: fakturerer arbejdede timer til en timesats. Typisk for freelancere og konsulenter (se vores guide til freelancefakturaer).
- Kreditnota: reducerer eller annullerer en allerede sendt faktura ved en returnering, en overfakturering eller en fejl.
- Debitnota: øger det skyldige beløb på en tidligere faktura, f.eks. ved ekstraomkostninger.
- Handelsfaktura (Commercial invoice): bruges i international handel. Toldmyndigheder bruger den til at værdiansætte varer og beregne told, så den indeholder oplysninger som oprindelsesland og toldkoder.
Faktura vs. kvittering, regning, tilbud og indkøbsordre
| Dokument | Hvem sender det | Hvornår | Hvad det udtrykker |
|---|---|---|---|
| Tilbud / overslag | Sælger | Før arbejdet | "Dette vil det koste." |
| Indkøbsordre | Køber | Før arbejdet | "Vi accepterer at købe dette til denne pris." |
| Faktura | Sælger | Efter levering | "Betal venligst dette beløb inden denne dato." |
| Regning | Sælger | Efter levering | Det samme dokument som en faktura set fra køberens side. Bruges også om forsyning og restauranter. |
| Kvittering | Sælger | Efter betaling | "Vi har modtaget din betaling." |
Den nemmeste tommelfingerregel: et tilbud kommer før arbejdet, en faktura beder om pengene, og en kvittering bekræfter, at pengene er kommet frem.
Sådan opretter du en faktura
- Tilføj dine virksomhedsoplysninger og logo, hvis du har et.
- Tilføj din kundes oplysninger, og eventuelt deres ordrenummer, hvis du har fået et.
- Tildel fakturaen et nummer og en dato, der fortsætter din nummerserie.
- Oplist hver vare eller ydelse med antal og pris.
- Tilføj moms, rabatter og fragt, hvor det er relevant.
- Angiv forfaldsdato og betalingsbetingelser, samt hvordan kunden skal betale.
- Tjek den igennem, og gem som PDF, send den derefter, og behold en kopi selv.
Du kan gøre alt dette i Billsatos gratis fakturagenerator: udfyld felterne, se PDF'en opdatere sig imens du skriver, og download den. Der kræves intet login, der er intet vandmærke, og dine indtastede data forbliver i din browser.
Hvornår skal du sende en faktura, og hvordan?
Send den, så snart arbejdet er leveret. Jo længere du venter, jo længere venter du på at få dine penge. Ved store projekter bør du aftale ratebetalinger eller et depositum, før du går i gang. En e-mail med en vedhæftet PDF er den hurtigste og mest almindelige måde at sende en faktura på. Skriv fakturanummer, beløb og forfaldsdato i selve e-mailteksten, ikke kun i den vedhæftede fil.
Forsinket betaling er udbredt: i en Atradius-undersøgelse af amerikanske virksomheder fra 2025 var 43% af den samlede værdi af B2B-fakturaer forsinket. Hvis en forfaldsdato overskrides, finder du tidsplaner og skabeloner, du kan bruge direkte, i vores guide til rykker-e-mails ved forsinket betaling.
Hvor længe skal fakturaer gemmes?
Gem en kopi af hver faktura, du sender og modtager. Hvor længe afhænger af dit land. Det amerikanske IRS kræver generelt tre år fra indberetning og op til syv år i visse situationer. HMRC i Storbritannien kræver, at enkeltmandsvirksomheder gemmer regnskaber i mindst fem år efter indberetningsfristen den 31. januar, og kapitalselskaber i seks år. I mange andre lande (herunder Danmark ifølge bogføringsloven) er kravet fem til ti år.
Ofte stillede spørgsmål
Er en faktura det samme som en kvittering?
Nej. En faktura beder om betaling og sendes, før kunden betaler. En kvittering bekræfter, at betalingen er modtaget, og sendes bagefter. Nogle virksomheder markerer en betalt faktura som "Betalt" og sender den tilbage, hvilket så fungerer som en kvittering.
Er en faktura juridisk bindende?
I sig selv, som regel ikke. Forpligtelsen til at betale udspringer af aftalen mellem dig og din kunde, uanset om det er en skriftlig kontrakt, et accepteret tilbud eller en ordre. Fakturaen er et bevis på denne aftale og på det skyldige beløb, hvilket er grunden til, at den er vigtig i tilfælde af en tvist.
Kan jeg sende en faktura, hvis jeg ikke har en registreret virksomhed?
Ja, i de fleste lande. Privatpersoner kan fakturere for udført arbejde i eget navn. Hvorvidt du skal registreres for skat, og hvornår du skal opkræve moms (VAT eller GST), afhænger af dit land og din indkomst, så tjek altid de lokale skattemyndigheders regler.
Skal fakturaer have et fakturanummer?
Ja. Brug et unikt nummer til hver faktura i en ubrudt rækkefølge som f.eks. INV-0001, INV-0002. Momsreglerne i EU og Storbritannien kræver det, og det gør dit regnskab langt nemmere at overskue overalt.
Kan jeg sende en faktura som PDF?
Ja, i de fleste lande er en PDF sendt via e-mail en helt normal, gyldig faktura. Undtagelsen er lande med obligatorisk e-fakturering, såsom Italien, Mexico eller Brasilien, hvor momsfakturaer for erhvervssalg skal gå igennem det officielle system.
Hvad er forskellen på en faktura og en regning?
Det er som regel det samme dokument. Sælgeren kalder det typisk en faktura; køberen, der skal betale, kalder det ofte en regning. "Regning" bruges også om hverdagsopkrævninger som forsyningsudgifter eller på en restaurant.