ਇਨਵੌਇਸ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ? ਅਰਥ, ਉਦਾਹਰਨ ਅਤੇ ਇਸ ਵਿੱਚ ਕੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ
ਇਨਵੌਇਸ ਇੱਕ ਅਜਿਹਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੈ ਜੋ ਵੇਚਣ ਵਾਲਾ ਖਰੀਦਦਾਰ ਨੂੰ ਵਸਤੂਆਂ ਜਾਂ ਸੇਵਾਵਾਂ ਲਈ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਨ ਵਾਸਤੇ ਭੇਜਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਸੂਚੀਬੱਧ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਵੇਚਿਆ ਗਿਆ ਸੀ, ਹਰੇਕ ਵਸਤੂ ਦੀ ਕੀਮਤ ਕਿੰਨੀ ਹੈ, ਕੁੱਲ ਬਕਾਇਆ ਰਕਮ ਕਿੰਨੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਕਦੋਂ ਅਤੇ ਕਿਵੇਂ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨਾ ਹੈ। ਦੋਵਾਂ ਧਿਰਾਂ ਲਈ ਇਹ ਵਿਕਰੀ ਦਾ ਲਿਖਤੀ ਰਿਕਾਰਡ ਵੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਇਹ ਸੰਖੇਪ ਜਵਾਬ ਹੈ। ਇਸ ਗਾਈਡ ਦਾ ਬਾਕੀ ਹਿੱਸਾ ਕਵਰ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇੱਕ ਇਨਵੌਇਸ ਵਿੱਚ ਕੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਵੱਖ-ਵੱਖ ਦੇਸ਼ਾਂ ਵਿੱਚ ਕਾਨੂੰਨ ਕੀ ਮੰਗ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਇਨਵੌਇਸ ਦੀਆਂ ਮੁੱਖ ਕਿਸਮਾਂ, ਇੱਕ ਇਨਵੌਇਸ ਰਸੀਦ, ਬਿੱਲ ਜਾਂ ਕੋਟ ਨਾਲੋਂ ਕਿਵੇਂ ਵੱਖਰਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਕਿਵੇਂ ਬਣਾਇਆ ਜਾਵੇ।
ਇੱਕ ਮਿੰਟ ਵਿੱਚ ਇਨਵੌਇਸ ਦਾ ਅਰਥ
- ਕੌਣ ਭੇਜਦਾ ਹੈ: ਵੇਚਣ ਵਾਲਾ (ਇੱਕ ਕਾਰੋਬਾਰ, ਇੱਕ ਫ੍ਰੀਲਾਂਸਰ, ਇੱਕ ਠੇਕੇਦਾਰ)।
- ਕੌਣ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦਾ ਹੈ: ਖਰੀਦਦਾਰ, ਜਿਸਨੂੰ ਅਕਸਰ ਕਲਾਇੰਟ ਜਾਂ ਗਾਹਕ ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
- ਕਦੋਂ: ਕੰਮ ਪੂਰਾ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਜਾਂ ਮਾਲ ਦੀ ਸਪੁਰਦਗੀ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਲੰਬੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਤੈਅ ਪੜਾਵਾਂ 'ਤੇ।
- ਇਹ ਕੀ ਕਰਦਾ ਹੈ: ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਵਿਕਰੀ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਦੋਵਾਂ ਧਿਰਾਂ ਦੇ ਟੈਕਸ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦਾ ਸਮਰਥਨ ਕਰਦਾ ਹੈ।
- ਇਹ ਕੀ ਨਹੀਂ ਹੈ: ਭੁਗਤਾਨ ਦਾ ਸਬੂਤ। ਉਹ ਇੱਕ ਰਸੀਦ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਇਹ ਸ਼ਬਦ ਆਪਣੇ ਆਪ ਵਿੱਚ ਪੁਰਾਣਾ ਹੈ। ਅੰਗਰੇਜ਼ੀ ਨੇ ਇਸਨੂੰ 1500 ਦੇ ਦਹਾਕੇ ਵਿੱਚ ਫ੍ਰੈਂਚ envois ਤੋਂ ਉਧਾਰ ਲਿਆ ਸੀ, ਜਿਸਦਾ ਅਰਥ ਹੈ "ਭੇਜੀਆਂ ਗਈਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ", envoi (ਮਾਲ ਦੀ ਰਵਾਨਗੀ) ਦਾ ਬਹੁਵਚਨ। ਇੱਕ ਇਨਵੌਇਸ ਉਹ ਸੂਚੀ ਹੁੰਦੀ ਸੀ ਜੋ ਸ਼ਿਪਮੈਂਟ ਦੇ ਨਾਲ ਜਾਂਦੀ ਸੀ, ਅਤੇ ਅੱਜ ਵੀ ਇਹ ਮੋਟੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਉਹੀ ਹੈ।
ਇੱਕ ਇਨਵੌਇਸ ਕੀ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ
ਇੱਕ ਇਨਵੌਇਸ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਬਿੱਲ ਵਰਗਾ ਲੱਗਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਇਹ ਚਾਰ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ:
- ਇਹ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਰਕਮ, ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ (due date) ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਕਿਵੇਂ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਇਹ ਦੱਸਦਾ ਹੈ।
- ਇਹ ਵਿਕਰੀ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਦਾ ਹੈ। ਤੁਹਾਡੀ ਆਮਦਨ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਗਾਹਕ ਦਾ ਖਰਚਾ ਦੋਵੇਂ ਇਸ 'ਤੇ ਅਧਾਰਤ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਇਸ ਲਈ ਤੁਸੀਂ ਦੋਵੇਂ ਇਸਦੀ ਇੱਕ ਕਾਪੀ ਰੱਖਦੇ ਹੋ।
- ਇਹ ਟੈਕਸ ਫਾਈਲਿੰਗ ਦਾ ਸਮਰਥਨ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਟੈਕਸ ਅਧਿਕਾਰੀ ਸੇਲਜ਼ ਟੈਕਸ, VAT ਜਾਂ GST ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਲਈ ਇਨਵੌਇਸਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਕਈ ਦੇਸ਼ਾਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਕਾਰੋਬਾਰ ਸਿਰਫ ਤਾਂ ਹੀ VAT ਦਾ ਦਾਅਵਾ ਵਾਪਸ ਲੈ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜੇਕਰ ਉਸ ਕੋਲ ਇੱਕ ਵੈਧ ਇਨਵੌਇਸ ਹੋਵੇ।
- ਇਹ ਸ਼ਰਤਾਂ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਭੁਗਤਾਨ ਦੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ, ਲੇਟ ਫੀਸ ਅਤੇ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕੀ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ, ਇਹ ਲਿਖਿਆ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਜੋ ਕਿ ਕਿਸੇ ਵਿਵਾਦ ਦੇ ਸਮੇਂ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਇਨਵੌਇਸ ਵਿੱਚ ਕੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ
ਜ਼ਰੂਰਤਾਂ ਦੇਸ਼ ਅਨੁਸਾਰ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ (ਹੇਠਾਂ ਇਸ ਬਾਰੇ ਹੋਰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਹੈ), ਪਰ ਇੱਕ ਪੂਰੇ, ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਇਨਵੌਇਸ ਵਿੱਚ ਇਹ ਵੇਰਵੇ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ:
- ਸਭ ਤੋਂ ਉੱਪਰ ਸ਼ਬਦ "ਇਨਵੌਇਸ" (Invoice), ਤਾਂ ਜੋ ਕੋਈ ਇਸਨੂੰ ਗਲਤੀ ਨਾਲ ਕੋਟ ਨਾ ਸਮਝ ਲਵੇ। ਜਿੱਥੇ ਤੁਸੀਂ VAT ਜਾਂ GST ਲਈ ਰਜਿਸਟਰਡ ਹੋ, ਉੱਥੇ ਕਈ ਦੇਸ਼ "ਟੈਕਸ ਇਨਵੌਇਸ" (Tax invoice) ਜਾਂ "VAT ਇਨਵੌਇਸ" ਦੀ ਉਮੀਦ ਕਰਦੇ ਹਨ।
- ਇੱਕ ਵਿਲੱਖਣ ਇਨਵੌਇਸ ਨੰਬਰ। ਨੰਬਰ ਇੱਕ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ INV-0001, INV-0002, ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਖਾਲੀ ਥਾਂ ਜਾਂ ਦੁਹਰਾਓ ਦੇ।
- ਇਨਵੌਇਸ ਦੀ ਮਿਤੀ (ਜਿਸ ਦਿਨ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਜਾਰੀ ਕਰਦੇ ਹੋ) ਅਤੇ, ਜੇਕਰ ਵੱਖਰੀ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਉਹ ਮਿਤੀ ਜਦੋਂ ਵਸਤੂਆਂ ਜਾਂ ਸੇਵਾਵਾਂ ਸਪਲਾਈ ਕੀਤੀਆਂ ਗਈਆਂ ਸਨ।
- ਤੁਹਾਡੇ ਵੇਰਵੇ: ਕਾਰੋਬਾਰ ਜਾਂ ਵਪਾਰਕ ਨਾਮ, ਪਤਾ, ਈਮੇਲ ਜਾਂ ਫ਼ੋਨ, ਅਤੇ ਕੋਈ ਵੀ ਟੈਕਸ ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਨੰਬਰ ਜਿਵੇਂ ਕਿ VAT, GST ਜਾਂ ABN ਨੰਬਰ।
- ਤੁਹਾਡੇ ਗਾਹਕ ਦੇ ਵੇਰਵੇ: ਨਾਮ ਜਾਂ ਕੰਪਨੀ ਦਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਪਤਾ। EU ਵਿੱਚ ਵਪਾਰਕ ਗਾਹਕਾਂ ਲਈ, ਉਹਨਾਂ ਦਾ VAT ਨੰਬਰ ਵੀ ਅਕਸਰ ਲੋੜੀਂਦਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
- ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਸਪਲਾਈ ਕੀਤਾ ਹੈ ਉਸਦਾ ਵੇਰਵਾ: ਹਰੇਕ ਉਤਪਾਦ ਜਾਂ ਸੇਵਾ ਆਪਣੀ ਵੱਖਰੀ ਲਾਈਨ 'ਤੇ, ਮਾਤਰਾ (quantity), ਯੂਨਿਟ ਕੀਮਤ ਅਤੇ ਲਾਈਨ ਦੇ ਕੁੱਲ ਜੋੜ ਦੇ ਨਾਲ।
- ਸਬਟੋਟਲ, ਟੈਕਸ ਅਤੇ ਕੁੱਲ ਰਕਮ: ਟੈਕਸ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਦੀ ਰਕਮ, ਟੈਕਸ ਦੀ ਦਰ ਅਤੇ ਰਕਮ, ਕੋਈ ਵੀ ਛੋਟ (discount), ਅਤੇ ਅੰਤਿਮ ਬਕਾਇਆ ਰਕਮ।
- ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ "ਮਿਲਣ 'ਤੇ ਭੁਗਤਾਨਯੋਗ" (Due on receipt) ਜਾਂ "Net 30" (30 ਦਿਨਾਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਭੁਗਤਾਨ)।
- ਭੁਗਤਾਨ ਕਿਵੇਂ ਕਰਨਾ ਹੈ: ਬੈਂਕ ਵੇਰਵੇ, ਇੱਕ ਭੁਗਤਾਨ ਲਿੰਕ ਜਾਂ ਉਹ ਭੁਗਤਾਨ ਐਪਸ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਸਵੀਕਾਰ ਕਰਦੇ ਹੋ।
- ਨੋਟਸ ਜਿੱਥੇ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੋਣ: ਇੱਕ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ (purchase order) ਨੰਬਰ, ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦਾ ਨਾਮ, ਦੇਰੀ ਨਾਲ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਜਾਂ ਧੰਨਵਾਦ ਦਾ ਸੁਨੇਹਾ।
ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਇਨਵੌਇਸ ਦੀ ਉਦਾਹਰਨ
ਇੱਥੇ ਇੱਕ ਛੋਟੇ ਸੇਵਾ ਇਨਵੌਇਸ ਦਾ ਮੁੱਖ ਹਿੱਸਾ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦਿਖਾਈ ਦਿੰਦਾ ਹੈ:
| ਵੇਰਵਾ | ਮਾਤਰਾ | ਯੂਨਿਟ ਕੀਮਤ | ਰਕਮ |
|---|---|---|---|
| Logo design | 1 | $800.00 | $800.00 |
| Brand style guide (PDF) | 1 | $450.00 | $450.00 |
| Revision rounds (hours) | 3 | $60.00 | $180.00 |
| ਸਬਟੋਟਲ | $1,430.00 | ||
| Sales tax (0%, service not taxable here) | $0.00 | ||
| 14 ਨਵੰਬਰ ਤੱਕ ਬਕਾਇਆ ਰਕਮ | $1,430.00 | ||
ਟੇਬਲ ਦੇ ਉੱਪਰ ਵੇਚਣ ਵਾਲੇ ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਦੇ ਵੇਰਵੇ, ਇਨਵੌਇਸ ਨੰਬਰ (ਜਿਵੇਂ ਕਿ INV-0042), ਇਨਵੌਇਸ ਦੀ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਇਸਦੇ ਹੇਠਾਂ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀਆਂ ਹਦਾਇਤਾਂ ਆਉਂਦੀਆਂ ਹਨ।
ਕੀ ਇਨਵੌਇਸ ਦੀਆਂ ਕਾਨੂੰਨੀ ਜ਼ਰੂਰਤਾਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ?
ਹਾਂ, ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਦੇਸ਼ਾਂ ਵਿੱਚ, ਇੱਕ ਵਾਰ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ VAT ਜਾਂ GST ਵਰਗੇ ਸੇਲਜ਼ ਟੈਕਸ ਲਈ ਰਜਿਸਟਰ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹੋ। ਇੱਥੇ ਦੱਸਿਆ ਗਿਆ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਕੁਝ ਵੱਡੇ ਬਾਜ਼ਾਰਾਂ ਵਿੱਚ ਕਿਵੇਂ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਹਮੇਸ਼ਾ ਆਪਣੇ ਦੇਸ਼ ਦੇ ਟੈਕਸ ਅਥਾਰਟੀ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ, ਕਿਉਂਕਿ ਨਿਯਮ ਬਦਲਦੇ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ।
ਯੂਰਪੀਅਨ ਯੂਨੀਅਨ (EU)
EU VAT Directive (Article 226) ਸੂਚੀਬੱਧ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇੱਕ VAT ਇਨਵੌਇਸ ਵਿੱਚ ਕੀ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਜਾਰੀ ਕਰਨ ਦੀ ਮਿਤੀ, ਇੱਕ ਲੜੀਵਾਰ ਨੰਬਰ ਜੋ ਇਨਵੌਇਸ ਦੀ ਵਿਲੱਖਣ ਪਛਾਣ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਵੇਚਣ ਵਾਲੇ ਦਾ VAT ਨੰਬਰ, ਕੁਝ ਮਾਮਲਿਆਂ ਵਿੱਚ ਗਾਹਕ ਦਾ VAT ਨੰਬਰ, ਦੋਵਾਂ ਧਿਰਾਂ ਦੇ ਪੂਰੇ ਨਾਮ ਅਤੇ ਪਤੇ, ਕੀ ਸਪਲਾਈ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ ਉਸਦੀ ਮਾਤਰਾ ਅਤੇ ਪ੍ਰਕਿਰਤੀ, ਸਪਲਾਈ ਦੀ ਮਿਤੀ, ਪ੍ਰਤੀ ਦਰ ਟੈਕਸਯੋਗ ਰਕਮ, VAT ਦਰ ਅਤੇ VAT ਰਕਮ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਹਰੇਕ ਮੈਂਬਰ ਦੇਸ਼ ਇਹਨਾਂ ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਕਾਨੂੰਨ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਕਈ ਵਾਰ ਕੁਝ ਵਾਧੂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਦੇ ਨਾਲ।
ਯੂਨਾਈਟਿਡ ਕਿੰਗਡਮ (UK)
VAT-ਰਜਿਸਟਰਡ UK ਕਾਰੋਬਾਰਾਂ ਨੂੰ VAT ਇਨਵੌਇਸ ਜਾਰੀ ਕਰਨੇ ਪੈਂਦੇ ਹਨ ਜੋ ਉਹਨਾਂ ਦਾ VAT ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਨੰਬਰ, ਸਪਲਾਈ ਦਾ ਸਮਾਂ, VAT ਨੂੰ ਛੱਡ ਕੇ ਪ੍ਰਤੀ ਆਈਟਮ ਕੀਮਤ, VAT ਦਰ, ਅਤੇ VAT ਦੇ ਨਾਲ ਅਤੇ ਬਿਨਾਂ ਕੁੱਲ ਰਕਮ ਦਿਖਾਉਂਦੇ ਹਨ। VAT ਸਮੇਤ £250 ਜਾਂ ਇਸ ਤੋਂ ਘੱਟ ਦੀ ਵਿਕਰੀ ਲਈ ਤੁਸੀਂ ਘੱਟ ਵੇਰਵਿਆਂ ਵਾਲਾ ਇੱਕ ਸਰਲ ਇਨਵੌਇਸ ਜਾਰੀ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਆਸਟ੍ਰੇਲੀਆ
ਇੱਕ GST-ਰਜਿਸਟਰਡ ਕਾਰੋਬਾਰ ਨੂੰ ਟੈਕਸ ਇਨਵੌਇਸ ਦੇਣਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਗਾਹਕ ਇਸਦੀ ਮੰਗ ਕਰਦਾ ਹੈ, 28 ਦਿਨਾਂ ਦੇ ਅੰਦਰ, ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਵਿਕਰੀ GST ਸਮੇਤ $82.50 ਜਾਂ ਇਸ ਤੋਂ ਘੱਟ ਨਾ ਹੋਵੇ। ਇਨਵੌਇਸ ਵਿੱਚ ਇਹ ਦਿਖਾਉਣਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਇੱਕ ਟੈਕਸ ਇਨਵੌਇਸ ਹੈ, ਵੇਚਣ ਵਾਲੇ ਦੀ ਪਛਾਣ ਅਤੇ ABN, ਮਿਤੀ, ਮਾਤਰਾ ਅਤੇ ਕੀਮਤ ਦੇ ਨਾਲ ਕੀ ਵੇਚਿਆ ਗਿਆ ਸੀ ਉਸਦਾ ਵੇਰਵਾ, GST ਰਕਮ, ਅਤੇ ਵਿਕਰੀ ਦਾ ਕਿੰਨਾ ਹਿੱਸਾ ਟੈਕਸਯੋਗ ਹੈ। $1,000 ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਕੇ ਇਸ ਵਿੱਚ ਖਰੀਦਦਾਰ ਦੀ ਪਛਾਣ ਜਾਂ ABN ਵੀ ਦਿਖਾਉਣਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ।
ਸੰਯੁਕਤ ਰਾਜ ਅਮਰੀਕਾ (US)
ਇੱਥੇ ਕੋਈ ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ ਸੰਘੀ ਇਨਵੌਇਸ ਫਾਰਮੈਟ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਇਨਵੌਇਸ ਸਹੀ ਹੋਣ, ਤੁਹਾਡੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਵਿੱਚ ਰੱਖੇ ਜਾਣ ਅਤੇ ਕੋਈ ਵੀ ਸੇਲਜ਼ ਟੈਕਸ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਦਰਸਾਉਂਦੇ ਹੋਣ। ਸੇਲਜ਼ ਟੈਕਸ ਹਰੇਕ ਰਾਜ ਦੁਆਰਾ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਕਈ ਰਾਜਾਂ ਵਿੱਚ ਸੇਵਾਵਾਂ 'ਤੇ ਬਿਲਕੁਲ ਵੀ ਟੈਕਸ ਨਹੀਂ ਲਗਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਉਹ ਦੇਸ਼ ਜਿੱਥੇ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ PDF ਕਾਫ਼ੀ ਨਹੀਂ ਹੈ
ਦੇਸ਼ਾਂ ਦੀ ਇੱਕ ਵਧ ਰਹੀ ਗਿਣਤੀ ਲਈ ਈ-ਇਨਵੌਇਸਿੰਗ (e-invoicing) ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ: ਈਮੇਲ ਰਾਹੀਂ PDF ਦੀ ਬਜਾਏ ਸਰਕਾਰੀ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਜਾਂ ਮਨਜ਼ੂਰਸ਼ੁਦਾ ਨੈੱਟਵਰਕ ਰਾਹੀਂ ਭੇਜੇ ਗਏ ਢਾਂਚਾਗਤ ਇਨਵੌਇਸ। ਇਟਲੀ ਨੂੰ 2019 ਤੋਂ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਵਿਕਰੀ ਲਈ ਇਸਦੀ ਲੋੜ ਹੈ, ਮੈਕਸੀਕੋ (CFDI), ਬ੍ਰਾਜ਼ੀਲ (NF-e), ਤੁਰਕੀ (e-Fatura), ਸਾਊਦੀ ਅਰਬ (ZATCA) ਅਤੇ ਭਾਰਤ (ਵੱਡੇ ਕਾਰੋਬਾਰਾਂ ਲਈ) ਦੇ ਆਪਣੇ ਸਿਸਟਮ ਹਨ, ਬੈਲਜੀਅਮ ਨੇ ਜਨਵਰੀ 2026 ਵਿੱਚ ਵਪਾਰ-ਤੋਂ-ਵਪਾਰ (B2B) ਵਿਕਰੀ ਲਈ ਇਸਨੂੰ ਲਾਜ਼ਮੀ ਕਰ ਦਿੱਤਾ, ਫਰਾਂਸ ਇਸਨੂੰ ਸਤੰਬਰ 2026 ਤੋਂ ਪੜਾਅਵਾਰ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੈ, ਪੋਲੈਂਡ 2026 ਤੋਂ ਅਤੇ ਜਰਮਨੀ 2027 ਤੋਂ। EU ਜੁਲਾਈ 2030 ਤੋਂ ਸਰਹੱਦ ਪਾਰ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਵਿਕਰੀ ਲਈ ਈ-ਇਨਵੌਇਸਿੰਗ ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾ ਰਿਹਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਇਹਨਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਕਿਸੇ ਇੱਕ ਥਾਂ 'ਤੇ ਵਪਾਰ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਟੈਕਸ ਇਨਵੌਇਸਾਂ ਲਈ ਅਧਿਕਾਰਤ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਇੱਕ PDF ਇਨਵੌਇਸ ਅਜੇ ਵੀ ਕੋਟਸ, ਪ੍ਰੋਫਾਰਮਾ ਇਨਵੌਇਸਾਂ ਅਤੇ ਵਿਦੇਸ਼ਾਂ ਵਿੱਚ ਗਾਹਕਾਂ ਲਈ ਉਪਯੋਗੀ ਹੈ।
ਇਨਵੌਇਸ ਦੀਆਂ ਕਿਸਮਾਂ
- ਮਿਆਰੀ ਇਨਵੌਇਸ (Standard invoice): ਵਿਕਰੀ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਭੁਗਤਾਨ ਲਈ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਕੀਤੀ ਜਾਣ ਵਾਲੀ ਮੰਗ।
- ਪ੍ਰੋਫਾਰਮਾ ਇਨਵੌਇਸ (Proforma invoice): ਵਿਕਰੀ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਭੇਜਿਆ ਗਿਆ ਇੱਕ ਮੁੱਢਲਾ ਇਨਵੌਇਸ, ਜੋ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਖਰੀਦਦਾਰ ਤੋਂ ਕੀ ਵਸੂਲਿਆ ਜਾਵੇਗਾ। ਇਹ ਅਕਸਰ ਕਸਟਮ ਲਈ ਜਾਂ ਪੇਸ਼ਗੀ ਭੁਗਤਾਨ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧ ਕਰਨ ਲਈ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਹ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਮੰਗ ਨਹੀਂ ਹੈ।
- ਅੰਤਰਿਮ ਜਾਂ ਪ੍ਰਗਤੀ ਇਨਵੌਇਸ (Interim or progress invoice): ਪੜਾਅ ਪੂਰੇ ਹੋਣ 'ਤੇ ਇੱਕ ਲੰਬੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਹਿੱਸੇ ਦਾ ਬਿੱਲ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਉਸਾਰੀ ਵਿੱਚ ਆਮ (ਸਾਡੀ contractor invoice guide ਦੇਖੋ)।
- ਅੰਤਿਮ ਇਨਵੌਇਸ (Final invoice): ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਪਿਛਲੇ ਪ੍ਰਗਤੀ ਭੁਗਤਾਨਾਂ ਅਤੇ ਡਿਪਾਜ਼ਿਟ ਦਾ ਹਿਸਾਬ ਲਗਾਉਂਦਾ ਹੈ।
- ਆਵਰਤੀ ਇਨਵੌਇਸ (Recurring invoice): ਇੱਕ ਤੈਅ ਸਮਾਂ-ਸੂਚੀ 'ਤੇ ਇੱਕੋ ਜਿਹਾ ਚਾਰਜ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਮਹੀਨਾਵਾਰ ਰਿਟੇਨਰ ਜਾਂ ਰੱਖ-ਰਖਾਅ ਦਾ ਇਕਰਾਰਨਾਮਾ।
- ਟਾਈਮਸ਼ੀਟ ਇਨਵੌਇਸ (Timesheet invoice): ਪ੍ਰਤੀ ਘੰਟਾ ਦਰ 'ਤੇ ਕੰਮ ਕੀਤੇ ਘੰਟਿਆਂ ਦਾ ਬਿੱਲ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਫ੍ਰੀਲਾਂਸਰਾਂ ਅਤੇ ਸਲਾਹਕਾਰਾਂ ਲਈ ਖਾਸ (ਸਾਡੀ freelance invoice guide ਦੇਖੋ)।
- ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਨੋਟ (Credit note): ਵਾਪਸੀ, ਜ਼ਿਆਦਾ ਚਾਰਜ ਜਾਂ ਗਲਤੀ ਲਈ ਪਹਿਲਾਂ ਭੇਜੇ ਗਏ ਇਨਵੌਇਸ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦਾ ਜਾਂ ਰੱਦ ਕਰਦਾ ਹੈ।
- ਡੈਬਿਟ ਨੋਟ (Debit note): ਪਿਛਲੇ ਇਨਵੌਇਸ 'ਤੇ ਬਕਾਇਆ ਰਕਮ ਵਧਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ ਵਾਧੂ ਖਰਚਿਆਂ ਲਈ।
- ਵਪਾਰਕ ਇਨਵੌਇਸ (Commercial invoice): ਅੰਤਰਰਾਸ਼ਟਰੀ ਵਪਾਰ ਵਿੱਚ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਕਸਟਮ ਇਸਦੀ ਵਰਤੋਂ ਮਾਲ ਦੀ ਕੀਮਤ ਤੈਅ ਕਰਨ ਅਤੇ ਡਿਊਟੀਆਂ ਦਾ ਹਿਸਾਬ ਲਗਾਉਣ ਲਈ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਇਸ ਲਈ ਇਸ ਵਿੱਚ ਮੂਲ ਦੇਸ਼ ਅਤੇ ਟੈਰਿਫ ਕੋਡ ਵਰਗੇ ਵੇਰਵੇ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।
ਇਨਵੌਇਸ ਬਨਾਮ ਰਸੀਦ, ਬਿੱਲ, ਕੋਟ ਅਤੇ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ
| ਦਸਤਾਵੇਜ਼ | ਕੌਣ ਭੇਜਦਾ ਹੈ | ਕਦੋਂ | ਇਹ ਕੀ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ |
|---|---|---|---|
| ਕੋਟ / ਅੰਦਾਜ਼ਾ (Quote / estimate) | ਵੇਚਣ ਵਾਲਾ | ਕੰਮ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ | "ਇਸਦੀ ਇੰਨੀ ਲਾਗਤ ਆਵੇਗੀ।" |
| ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ (Purchase order) | ਖਰੀਦਦਾਰ | ਕੰਮ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ | "ਅਸੀਂ ਇਸ ਕੀਮਤ 'ਤੇ, ਇਹ ਖਰੀਦਣ ਲਈ ਸਹਿਮਤ ਹਾਂ।" |
| ਇਨਵੌਇਸ (Invoice) | ਵੇਚਣ ਵਾਲਾ | ਸਪੁਰਦਗੀ ਤੋਂ ਬਾਅਦ | "ਕਿਰਪਾ ਕਰਕੇ ਇਸ ਮਿਤੀ ਤੱਕ ਇਹ ਰਕਮ ਅਦਾ ਕਰੋ।" |
| ਬਿੱਲ (Bill) | ਵੇਚਣ ਵਾਲਾ | ਸਪੁਰਦਗੀ ਤੋਂ ਬਾਅਦ | ਇਨਵੌਇਸ ਵਾਂਗ ਹੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਖਰੀਦਦਾਰ ਦੇ ਪੱਖ ਤੋਂ ਦੇਖਿਆ ਗਿਆ। ਉਪਯੋਗਤਾ ਸੇਵਾਵਾਂ ਅਤੇ ਰੈਸਟੋਰੈਂਟਾਂ ਲਈ ਵੀ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। |
| ਰਸੀਦ (Receipt) | ਵੇਚਣ ਵਾਲਾ | ਭੁਗਤਾਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ | "ਸਾਨੂੰ ਤੁਹਾਡਾ ਭੁਗਤਾਨ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋ ਗਿਆ ਹੈ।" |
ਇਸਨੂੰ ਯਾਦ ਰੱਖਣ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਆਸਾਨ ਤਰੀਕਾ: ਇੱਕ ਕੋਟ ਕੰਮ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਆਉਂਦਾ ਹੈ, ਇੱਕ ਇਨਵੌਇਸ ਪੈਸਿਆਂ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਰਸੀਦ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਪੈਸੇ ਪਹੁੰਚ ਗਏ ਹਨ।
ਇਨਵੌਇਸ ਕਿਵੇਂ ਬਣਾਇਆ ਜਾਵੇ
- ਆਪਣੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਦੇ ਵੇਰਵੇ ਅਤੇ ਲੋਗੋ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ, ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਹੈ।
- ਆਪਣੇ ਗਾਹਕ ਦੇ ਵੇਰਵੇ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦਾ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਨੰਬਰ ਜੇਕਰ ਉਹਨਾਂ ਨੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਦਿੱਤਾ ਹੈ।
- ਆਪਣੇ ਕ੍ਰਮ ਨੂੰ ਜਾਰੀ ਰੱਖਦੇ ਹੋਏ, ਇਨਵੌਇਸ ਨੂੰ ਇੱਕ ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਇੱਕ ਮਿਤੀ ਦਿਓ।
- ਮਾਤਰਾ ਅਤੇ ਕੀਮਤ ਦੇ ਨਾਲ ਹਰੇਕ ਆਈਟਮ ਜਾਂ ਸੇਵਾ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ।
- ਜਿੱਥੇ ਲਾਗੂ ਹੋਵੇ ਉੱਥੇ ਟੈਕਸ, ਛੋਟ ਅਤੇ ਸ਼ਿਪਿੰਗ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ।
- ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਕਿਵੇਂ ਕਰਨਾ ਹੈ ਇਹ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ।
- ਇਸਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ PDF ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਸੰਭਾਲੋ, ਫਿਰ ਇਸਨੂੰ ਭੇਜੋ ਅਤੇ ਇੱਕ ਕਾਪੀ ਆਪਣੇ ਕੋਲ ਰੱਖੋ।
ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਸਭ Billsato ਦੇ ਮੁਫ਼ਤ ਇਨਵੌਇਸ ਜਨਰੇਟਰ ਵਿੱਚ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ: ਫਾਰਮ ਭਰੋ, ਟਾਈਪ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ PDF ਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਹੁੰਦੇ ਦੇਖੋ, ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰੋ। ਕੋਈ ਸਾਈਨ-ਅੱਪ ਨਹੀਂ ਹੈ ਅਤੇ ਕੋਈ ਵਾਟਰਮਾਰਕ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਅਤੇ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਟਾਈਪ ਕਰਦੇ ਹੋ ਉਹ ਤੁਹਾਡੇ ਬ੍ਰਾਊਜ਼ਰ ਵਿੱਚ ਹੀ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ।
ਇਨਵੌਇਸ ਕਦੋਂ ਭੇਜਣਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਕਿਵੇਂ
ਜਿਵੇਂ ਹੀ ਕੰਮ ਪੂਰਾ ਹੋ ਕੇ ਸੌਂਪ ਦਿੱਤਾ ਜਾਵੇ, ਇਸਨੂੰ ਤੁਰੰਤ ਭੇਜੋ। ਜਿੰਨਾ ਜ਼ਿਆਦਾ ਤੁਸੀਂ ਇੰਤਜ਼ਾਰ ਕਰੋਗੇ, ਭੁਗਤਾਨ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ ਤੁਹਾਨੂੰ ਓਨਾ ਹੀ ਜ਼ਿਆਦਾ ਇੰਤਜ਼ਾਰ ਕਰਨਾ ਪਵੇਗਾ। ਲੰਬੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਲਈ, ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਪੜਾਅਵਾਰ ਭੁਗਤਾਨਾਂ ਜਾਂ ਡਿਪਾਜ਼ਿਟ 'ਤੇ ਸਹਿਮਤ ਹੋਵੋ। ਨੱਥੀ PDF ਦੇ ਨਾਲ ਈਮੇਲ ਇਨਵੌਇਸ ਭੇਜਣ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਤੇਜ਼ ਅਤੇ ਆਮ ਤਰੀਕਾ ਹੈ। ਇਨਵੌਇਸ ਨੰਬਰ, ਰਕਮ ਅਤੇ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਖੁਦ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਲਿਖੋ, ਨਾ ਕਿ ਸਿਰਫ ਅਟੈਚਮੈਂਟ ਵਿੱਚ।
ਦੇਰੀ ਨਾਲ ਭੁਗਤਾਨ ਹੋਣਾ ਆਮ ਗੱਲ ਹੈ: ਅਮਰੀਕੀ ਕੰਪਨੀਆਂ ਦੇ 2025 ਦੇ Atradius ਸਰਵੇਖਣ ਵਿੱਚ, ਬਿਜ਼ਨਸ-ਟੂ-ਬਿਜ਼ਨਸ ਇਨਵੌਇਸਾਂ ਦੇ ਮੁੱਲ ਦਾ 43% ਬਕਾਇਆ ਸਮੇਂ ਤੋਂ ਵੱਧ ਸੀ। ਜੇਕਰ ਕੋਈ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਲੰਘ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਸਾਡੀ payment reminder emails ਗਾਈਡ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ ਅਤੇ ਟੈਂਪਲੇਟ ਹਨ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਤੁਸੀਂ ਨਕਲ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਇਨਵੌਇਸ ਕਿੰਨੇ ਸਮੇਂ ਤੱਕ ਸੰਭਾਲ ਕੇ ਰੱਖਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ
ਤੁਹਾਡੇ ਵੱਲੋਂ ਭੇਜੇ ਅਤੇ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੇ ਹਰੇਕ ਇਨਵੌਇਸ ਦੀ ਇੱਕ ਕਾਪੀ ਰੱਖੋ। ਕਿੰਨਾ ਚਿਰ ਰੱਖਣਾ ਹੈ ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਦੇਸ਼ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦਾ ਹੈ। US IRS ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਫਾਈਲ ਕਰਨ ਤੋਂ ਤਿੰਨ ਸਾਲਾਂ ਤੱਕ, ਅਤੇ ਕੁਝ ਸਥਿਤੀਆਂ ਵਿੱਚ ਸੱਤ ਸਾਲਾਂ ਤੱਕ ਰੱਖਣ ਲਈ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ। UK ਵਿੱਚ HMRC ਇਕੱਲੇ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਵਪਾਰੀਆਂ ਨੂੰ 31 ਜਨਵਰੀ ਦੀ ਫਾਈਲਿੰਗ ਡੈੱਡਲਾਈਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਪੰਜ ਸਾਲਾਂ ਲਈ, ਅਤੇ ਲਿਮਟਿਡ ਕੰਪਨੀਆਂ ਨੂੰ ਛੇ ਸਾਲਾਂ ਲਈ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣ ਲਈ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ। ਕਈ ਹੋਰ ਦੇਸ਼ ਪੰਜ ਤੋਂ ਦਸ ਸਾਲ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਦੇ ਹਨ।
ਅਕਸਰ ਪੁੱਛੇ ਜਾਂਦੇ ਸਵਾਲ
ਕੀ ਇਨਵੌਇਸ ਅਤੇ ਰਸੀਦ ਇੱਕੋ ਜਿਹੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ?
ਨਹੀਂ। ਇਨਵੌਇਸ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਵੱਲੋਂ ਪੈਸੇ ਦੇਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਭੇਜਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਰਸੀਦ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਭੁਗਤਾਨ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋ ਚੁੱਕਾ ਹੈ ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਭੇਜੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਕੁਝ ਕਾਰੋਬਾਰ ਭੁਗਤਾਨ ਕੀਤੇ ਇਨਵੌਇਸ 'ਤੇ "Paid" ਮਾਰਕ ਕਰਕੇ ਵਾਪਸ ਭੇਜ ਦਿੰਦੇ ਹਨ, ਜੋ ਫਿਰ ਰਸੀਦ ਵਜੋਂ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਕੀ ਇਨਵੌਇਸ ਕਾਨੂੰਨੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ?
ਆਪਣੇ ਆਪ ਵਿੱਚ, ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਨਹੀਂ। ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਤੁਹਾਡੇ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਗਾਹਕ ਵਿਚਕਾਰ ਸਮਝੌਤੇ ਤੋਂ ਆਉਂਦੀ ਹੈ, ਭਾਵੇਂ ਉਹ ਲਿਖਤੀ ਇਕਰਾਰਨਾਮਾ ਹੋਵੇ, ਮਨਜ਼ੂਰਸ਼ੁਦਾ ਕੋਟ ਹੋਵੇ ਜਾਂ ਕੋਈ ਆਰਡਰ। ਇਨਵੌਇਸ ਉਸ ਸਮਝੌਤੇ ਅਤੇ ਬਕਾਇਆ ਰਕਮ ਦਾ ਸਬੂਤ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਇਸੇ ਕਰਕੇ ਵਿਵਾਦ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਵਿੱਚ ਇਸਦੀ ਮਹੱਤਤਾ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਕੀ ਮੈਂ ਰਜਿਸਟਰਡ ਕਾਰੋਬਾਰ ਨਾ ਹੋਣ 'ਤੇ ਵੀ ਇਨਵੌਇਸ ਭੇਜ ਸਕਦਾ ਹਾਂ?
ਹਾਂ, ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਦੇਸ਼ਾਂ ਵਿੱਚ। ਵਿਅਕਤੀ ਅਤੇ ਇਕੱਲੇ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਵਪਾਰੀ (sole traders) ਆਪਣੇ ਨਾਮ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ ਕੀਤੇ ਗਏ ਕੰਮ ਲਈ ਇਨਵੌਇਸ ਭੇਜ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਕੀ ਤੁਹਾਨੂੰ ਟੈਕਸ ਲਈ ਰਜਿਸਟਰ ਹੋਣਾ ਪਵੇਗਾ, ਅਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ VAT, GST ਜਾਂ ਵਿਕਰੀ ਟੈਕਸ ਕਦੋਂ ਲਗਾਉਣਾ ਪਵੇਗਾ, ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਦੇਸ਼ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੀ ਕਮਾਈ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਆਪਣੇ ਸਥਾਨਕ ਟੈਕਸ ਅਥਾਰਟੀ ਦੇ ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ।
ਕੀ ਇਨਵੌਇਸਾਂ 'ਤੇ ਨੰਬਰ ਹੋਣਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ?
ਹਾਂ। ਹਰੇਕ ਇਨਵੌਇਸ ਲਈ ਇੱਕ ਵਿਲੱਖਣ ਨੰਬਰ ਵਰਤੋ, ਇੱਕ ਨਿਰੰਤਰ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਜਿਵੇਂ ਕਿ INV-0001, INV-0002। EU ਅਤੇ UK ਵਿੱਚ VAT ਨਿਯਮਾਂ ਮੁਤਾਬਕ ਇਹ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਬਾਕੀ ਹਰ ਥਾਂ ਵੀ ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਰਿਕਾਰਡ ਨੂੰ ਟਰੈਕ ਕਰਨਾ ਬਹੁਤ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਕੀ ਮੈਂ PDF ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਇਨਵੌਇਸ ਭੇਜ ਸਕਦਾ ਹਾਂ?
ਹਾਂ, ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਦੇਸ਼ਾਂ ਵਿੱਚ ਈਮੇਲ ਰਾਹੀਂ ਭੇਜਿਆ ਗਿਆ PDF ਇੱਕ ਆਮ, ਵੈਧ ਇਨਵੌਇਸ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਅਪਵਾਦ ਉਹ ਦੇਸ਼ ਹਨ ਜਿੱਥੇ ਲਾਜ਼ਮੀ ਈ-ਇਨਵੌਇਸਿੰਗ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਇਟਲੀ, ਮੈਕਸੀਕੋ ਜਾਂ ਬ੍ਰਾਜ਼ੀਲ, ਜਿੱਥੇ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਵਿਕਰੀ ਲਈ ਟੈਕਸ ਇਨਵੌਇਸ ਅਧਿਕਾਰਤ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਰਾਹੀਂ ਹੀ ਜਾਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।
ਇਨਵੌਇਸ (invoice) ਅਤੇ ਬਿੱਲ (bill) ਵਿੱਚ ਕੀ ਫ਼ਰਕ ਹੈ?
ਉਹ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇੱਕੋ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਵੇਚਣ ਵਾਲਾ ਇਸਨੂੰ ਇਨਵੌਇਸ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ; ਖਰੀਦਦਾਰ ਜਿਸਨੇ ਇਸਦਾ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਅਕਸਰ ਇਸਨੂੰ ਬਿੱਲ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ। "ਬਿੱਲ" ਸ਼ਬਦ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਦੇ ਖਰਚਿਆਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਉਪਯੋਗਤਾ ਸੇਵਾਵਾਂ (utilities) ਜਾਂ ਰੈਸਟੋਰੈਂਟ ਦੇ ਪਰਚੇ ਲਈ ਵੀ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।