ਮੁਫ਼ਤ ਇਨਵੌਇਸ ਜਨਰੇਟਰ, ਆਪਣਾ ਬਿੱਲ ਹੁਣੇ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰੋ।
ਕੁਝ ਹੀ ਮਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਇਨਵੌਇਸ ਬਣਾਓ, ਸੋਧੋ ਅਤੇ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰੋ — ਕਿਸੇ ਸਾਈਨ-ਅੱਪ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ। ਖੱਬੇ ਪਾਸੇ ਵੇਰਵੇ ਭਰੋ ਅਤੇ ਸੱਜੇ ਪਾਸੇ ਆਪਣੇ-ਆਪ PDF ਬਣਦੀ ਦੇਖੋ।
PDF ਮੁਫ਼ਤ ਹੈ। ਇਨਵੌਇਸ ਸੰਭਾਲਣ ਲਈ Billsato Pro ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ: 7 ਦਿਨਾਂ ਲਈ ਮੁਫ਼ਤ, ਕਿਸੇ ਕਾਰਡ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ।
ਤੁਹਾਡੇ ਵੇਰਵੇ
PNG, JPG ਜਾਂ SVG। ਇਨਵੌਇਸ ਦੇ ਸਿਖਰ 'ਤੇ ਪ੍ਰਿੰਟ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਡਿਜ਼ਾਈਨ
ਆਈਟਮਾਂ ਦੇ ਸਿਰਲੇਖਾਂ ਪਿੱਛੇ ਹਲਕਾ ਰੰਗ।
ਇਨਵੌਇਸ ਦੇ ਵੇਰਵੇ
ਭੁਗਤਾਨ 08 ਨਵੰ 2026 ਨੂੰ ਬਕਾਇਆ ਹੋਵੇਗਾ।
PO ਨੰਬਰ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ, ਹਵਾਲਾ: ਹੋਰ ਕੋਈ ਵੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਜੋ ਇਨਵੌਇਸ 'ਤੇ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।
ਆਈਟਮਾਂ
ਇਨਵੌਇਸ ਅਤੇ PDF ਦੇ ਹੇਠਾਂ ਦਿਖਾਈ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਭੁਗਤਾਨ
ਤੁਹਾਡਾ ਗਾਹਕ ਤੁਹਾਨੂੰ ਭੁਗਤਾਨ ਕਿਵੇਂ ਕਰੇ? ਵਿਕਲਪਿਕ — ਇਸ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਇਨਵੌਇਸ ਸਿਰਫ਼ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਦਿਖਾਏਗਾ।
ਸੰਖੇਪ
PDF ਮੁਫ਼ਤ ਹੈ। ਇਨਵੌਇਸ ਸੰਭਾਲਣ ਲਈ Billsato Pro ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ: 7 ਦਿਨਾਂ ਲਈ ਮੁਫ਼ਤ, ਕਿਸੇ ਕਾਰਡ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ।
Billsato ਨਾਲ ਇਨਵੌਇਸ ਕਿਵੇਂ ਬਣਾਈਏ
Billsato ਦੇ ਮੁਫ਼ਤ ਇਨਵੌਇਸ ਜਨਰੇਟਰ ਨਾਲ ਇੱਕ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਇਨਵੌਇਸ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਦੋ ਮਿੰਟਾਂ ਤੋਂ ਵੀ ਘੱਟ ਸਮਾਂ ਲੱਗਦਾ ਹੈ। ਜਾਣੋ ਇਹ ਕਿਵੇਂ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਆਪਣੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਦੇ ਵੇਰਵੇ ਦਰਜ ਕਰੋ. ਆਪਣੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਦਾ ਨਾਮ, ਪਤਾ, ਈਮੇਲ ਅਤੇ ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਹਰੇਕ ਇਨਵੌਇਸ ਦੇ ਸਭ ਤੋਂ ਉੱਪਰ ਦਿਖਾਈ ਦੇਵੇਗਾ, ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਗਾਹਕਾਂ ਨੂੰ ਹਮੇਸ਼ਾ ਪਤਾ ਰਹੇ ਕਿ ਇਨਵੌਇਸ ਕਿਸ ਵੱਲੋਂ ਹੈ।
ਆਪਣੇ ਗਾਹਕ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ. ਆਪਣੇ ਗਾਹਕ ਦਾ ਨਾਮ, ਈਮੇਲ, ਫ਼ੋਨ ਅਤੇ ਪਤਾ ਭਰੋ। ਸਹੀ ਗਾਹਕ ਵੇਰਵੇ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ ਕਿ ਬਿੱਲ ਸਹੀ ਵਿਅਕਤੀ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚੇ ਅਤੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਦਿਖੇ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਪਤੇ 'ਤੇ ਸਾਮਾਨ ਭੇਜ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ “ਵੱਖਰੇ ਪਤੇ 'ਤੇ ਡਿਲੀਵਰ ਕਰੋ” ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਡਿਲੀਵਰੀ ਪਤਾ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ।
ਆਈਟਮਾਂ ਜਾਂ ਸੇਵਾਵਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ. ਹਰੇਕ ਉਤਪਾਦ ਜਾਂ ਸੇਵਾ, ਉਸ ਦੀ ਮਾਤਰਾ ਅਤੇ ਪ੍ਰਤੀ ਇਕਾਈ ਕੀਮਤ ਦਾ ਵੇਰਵਾ ਦਿਓ। Billsato ਹਰੇਕ ਲਾਈਨ ਅਤੇ ਉਪ-ਕੁੱਲ (subtotal) ਦੀ ਗਣਨਾ ਆਪਣੇ-ਆਪ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਕਿਸੇ ਲਾਈਨ ਲਈ ਨਾਮ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ ਵਾਧੂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ, ਤਾਂ “ਵੇਰਵਾ ਜੋੜੋ” 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
ਆਪਣੀ ਟੈਕਸ ਦਰ ਅਤੇ ਛੋਟ ਸੈੱਟ ਕਰੋ. ਆਪਣੇ ਖੇਤਰ ਮੁਤਾਬਕ ਟੈਕਸ ਦਰ ਦਰਜ ਕਰੋ, ਜਾਂ ਜੇਕਰ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਟੈਕਸ-ਮੁਕਤ ਹੈ ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਜ਼ੀਰੋ ਰਹਿਣ ਦਿਓ। ਇਨਵੌਇਸ 'ਤੇ ਪ੍ਰਤੀਸ਼ਤ ਜਾਂ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਰਕਮ ਦੀ ਛੋਟ ਲਾਗੂ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਕੁੱਲ ਰਕਮ ਤੁਹਾਡੇ ਲਿਖਣ ਦੇ ਨਾਲ-ਨਾਲ ਅੱਪਡੇਟ ਹੁੰਦੀ ਜਾਵੇਗੀ।
ਨੋਟਸ ਜਾਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ. ਭੁਗਤਾਨ ਦੀਆਂ ਹਦਾਇਤਾਂ, ਸ਼ਰਤਾਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ “Net 30” ਜਾਂ “ਰਸੀਦ ਮਿਲਣ 'ਤੇ ਦੇਣਯੋਗ”, ਜਾਂ ਧੰਨਵਾਦ ਦਾ ਸੰਖੇਪ ਸੁਨੇਹਾ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਤੁਸੀਂ ਜੋ ਵੀ ਲਿਖੋਗੇ, ਉਹ ਤਿਆਰ ਇਨਵੌਇਸ ਦੇ ਹੇਠਲੇ ਹਿੱਸੇ ਵਿੱਚ ਦਿਖਾਈ ਦੇਵੇਗਾ।
ਲਾਈਵ ਝਲਕ (Preview) ਦੇਖੋ. ਤਿਆਰ ਹੋਣ ਵਾਲੀ PDF ਫਾਰਮ ਦੇ ਬਿਲਕੁਲ ਨਾਲ ਹੀ ਦਿਖਾਈ ਦਿੰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਲਿਖਣ ਦੇ ਨਾਲ-ਨਾਲ ਅੱਪਡੇਟ ਹੁੰਦੀ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਦੇਖ ਰਹੇ ਹੋ ਉਹੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਭੇਜਿਆ ਜਾਵੇਗਾ — ਕੋਈ ਅੰਦਾਜ਼ਾ ਲਗਾਉਣ ਜਾਂ ਵੱਖਰੇ ਜਨਰੇਟ ਪੜਾਅ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ।
PDF ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰੋ. ਪ੍ਰਿੰਟ ਲਈ ਤਿਆਰ PDF ਇਨਵੌਇਸ (US Letter ਜਾਂ A4 ਸਾਈਜ਼) ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ 'PDF ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰੋ' 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। ਇਸਨੂੰ ਆਪਣੇ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਕਰੋ, ਆਪਣੇ ਰਿਕਾਰਡ ਲਈ ਰੱਖੋ ਜਾਂ ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰੋ। ਇਨਵੌਇਸ ਸੰਭਾਲਣ ਅਤੇ ਅਗਲੀ ਵਾਰ ਗਾਹਕ ਦੇ ਵੇਰਵੇ ਮੁੜ ਵਰਤਣ ਲਈ, Billsato Pro ਅਜ਼ਮਾਓ, 7 ਦਿਨਾਂ ਲਈ ਬਿਲਕੁਲ ਮੁਫ਼ਤ।
ਇਨਵੌਇਸ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ?
ਇਨਵੌਇਸ ਇੱਕ ਰਸਮੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਇੱਕ ਵਿਕਰੇਤਾ ਖ਼ਰੀਦਦਾਰ ਨੂੰ ਦਿੱਤੇ ਗਏ ਸਾਮਾਨ ਜਾਂ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੀਆਂ ਗਈਆਂ ਸੇਵਾਵਾਂ ਲਈ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਕਰਨ ਵਾਸਤੇ ਭੇਜਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਦੋਵਾਂ ਧਿਰਾਂ ਲਈ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਦਾ ਇੱਕ ਰਿਕਾਰਡ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਵਪਾਰਕ ਲੇਖਾ-ਜੋਖਾ (accounting) ਦਾ ਇੱਕ ਅਹਿਮ ਹਿੱਸਾ ਹੈ।
ਇਨਵੌਇਸ ਰਸੀਦ ਜਾਂ ਬਿੱਲ ਵਰਗਾ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ। ਇਨਵੌਇਸ ਭੁਗਤਾਨ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਭੇਜਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ — ਇਹ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਰਸੀਦ ਭੁਗਤਾਨ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਜਾਰੀ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਖ਼ਰੀਦਦਾਰ ਦੇ ਨਜ਼ਰੀਏ ਤੋਂ ਇਹ ਬਿੱਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ; ਵਿਕਰੇਤਾ ਦੇ ਨਜ਼ਰੀਏ ਤੋਂ ਇਹ ਇਨਵੌਇਸ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਇੱਕ ਹੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਦੇਖਣ ਦੇ ਦੋ ਵੱਖਰੇ ਨਜ਼ਰੀਏ ਹਨ।
ਉਤਪਾਦ ਜਾਂ ਸੇਵਾਵਾਂ ਵੇਚਣ ਵਾਲੇ ਹਰੇਕ ਕਾਰੋਬਾਰ — ਚਾਹੇ ਉਹ ਫ੍ਰੀਲਾਂਸਰ ਹੋਵੇ, ਛੋਟਾ ਕਾਰੋਬਾਰ ਹੋਵੇ ਜਾਂ ਕੋਈ ਵੱਡੀ ਕੰਪਨੀ — ਨੂੰ ਆਮਦਨ 'ਤੇ ਨਜ਼ਰ ਰੱਖਣ, ਕੈਸ਼ ਫ਼ਲੋਅ ਸੰਭਾਲਣ ਅਤੇ ਟੈਕਸ ਦੇ ਮਕਸਦ ਲਈ ਸਹੀ ਵਿੱਤੀ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣ ਲਈ ਇਨਵੌਇਸ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਇਨਵੌਇਸ ਵਿੱਚ ਕੀ-ਕੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ
ਇੱਕ ਸੰਪੂਰਨ ਇਨਵੌਇਸ ਵਿੱਚ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਵੇਰਵੇ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ:
ਤੁਹਾਡੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਦੇ ਵੇਰਵੇ: ਕਾਰੋਬਾਰ ਦਾ ਨਾਮ, ਪਤਾ, ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਈਮੇਲ। ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਟੈਕਸ ਜਾਂ GST ਨੰਬਰ ਹੈ, ਤਾਂ ਉਸਨੂੰ ਇੱਥੇ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ।
ਗਾਹਕ ਦੇ ਵੇਰਵੇ: ਤੁਹਾਡੇ ਗਾਹਕ ਦਾ ਨਾਮ, ਕੰਪਨੀ, ਪਤਾ, ਈਮੇਲ ਅਤੇ ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ।
ਇਨਵੌਇਸ ਨੰਬਰ: ਇੱਕ ਵਿਲੱਖਣ ਪਛਾਣ ਨੰਬਰ। ਰਿਕਾਰਡ ਨੂੰ ਵਿਵਸਥਿਤ ਰੱਖਣ ਲਈ ਇੱਕ ਇਕਸਾਰ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਵਰਤੋ — ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਲੜੀਵਾਰ (INV-00001) ਜਾਂ ਮਿਤੀ-ਅਧਾਰਿਤ (2026-08-001)।
ਇਨਵੌਇਸ ਮਿਤੀ: ਉਹ ਮਿਤੀ ਜਿਸ ਦਿਨ ਇਨਵੌਇਸ ਜਾਰੀ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਆਖ਼ਰੀ ਮਿਤੀ: ਜਦੋਂ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਉਮੀਦ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਆਮ ਸ਼ਰਤਾਂ ਹਨ "ਪ੍ਰਾਪਤੀ 'ਤੇ ਦੇਣਯੋਗ", "Net 15", ਜਾਂ "Net 30"।
ਲਾਈਨ ਆਈਟਮਾਂ: ਹਰੇਕ ਉਤਪਾਦ ਜਾਂ ਸੇਵਾ, ਮਾਤਰਾ, ਪ੍ਰਤੀ ਇਕਾਈ ਕੀਮਤ, ਅਤੇ ਲਾਈਨ ਦਾ ਕੁੱਲ ਜੋੜ।
ਉਪ-ਕੁੱਲ (Subtotal), ਟੈਕਸ, ਅਤੇ ਕੁੱਲ ਰਕਮ: ਸਾਰੀਆਂ ਲਾਈਨ ਆਈਟਮਾਂ ਦਾ ਜੋੜ, ਲਾਗੂ ਹੋਣ ਵਾਲਾ ਟੈਕਸ ਜਾਂ ਛੋਟ, ਅਤੇ ਅੰਤਿਮ ਦੇਣਯੋਗ ਰਕਮ।
ਭੁਗਤਾਨ ਸਬੰਧੀ ਹਦਾਇਤਾਂ: ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਭੁਗਤਾਨ ਕਿਵੇਂ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ: ਇੱਕ ਭੁਗਤਾਨ ਲਿੰਕ, ਬੈਂਕ ਵੇਰਵੇ (ਅਮਰੀਕਾ ਵਿੱਚ ACH ਰੂਟਿੰਗ ਅਤੇ ਖਾਤਾ ਨੰਬਰ, ਅੰਤਰਰਾਸ਼ਟਰੀ ਪੱਧਰ 'ਤੇ IBAN/BIC), ਚੈੱਕ ਕਿਸ ਦੇ ਨਾਮ 'ਤੇ ਬਣਾਉਣਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕਿੱਥੇ ਭੇਜਣਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਕੋਈ ਭੁਗਤਾਨ ਐਪ ਜਿਵੇਂ ਕਿ Zelle, Venmo, ਜਾਂ PayPal। ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਵਿਕਲਪ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਅਮਰੀਕੀ ਗਾਹਕਾਂ ਨੂੰ ਅਕਸਰ ਨਵੇਂ ਠੇਕੇਦਾਰ ਨੂੰ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ W-9 ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਆਪਣੇ ਨੋਟਸ ਵਿੱਚ "ਬੇਨਤੀ ਕਰਨ 'ਤੇ W-9 ਉਪਲਬਧ ਹੈ" ਲਿਖੋ ਜਾਂ ਇਸਨੂੰ ਆਪਣੇ ਪਹਿਲੇ ਇਨਵੌਇਸ ਦੇ ਨਾਲ ਭੇਜੋ।
ਨੋਟ ਜਾਂ ਸ਼ਰਤਾਂ: ਦੇਰੀ ਨਾਲ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਫ਼ੀਸ, ਸਮੇਂ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨ 'ਤੇ ਛੋਟ, ਜਾਂ ਕੋਈ ਵੀ ਹੋਰ ਜ਼ਰੂਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਜੋ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਪਤਾ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।
ਇਨਵੌਇਸ ਕਿਵੇਂ ਭੇਜਣਾ ਹੈ
ਇੱਕ ਵਾਰ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਡਾ ਇਨਵੌਇਸ ਤਿਆਰ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਸਨੂੰ ਆਪਣੇ ਗਾਹਕ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚਾਉਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਈਮੇਲ (ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਤਰੀਕਾ): PDF ਨੱਥੀ ਕਰਕੇ ਭੇਜੋ। ਇਹ ਸਭ ਤੋਂ ਤੇਜ਼, ਸਸਤਾ ਅਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਭਰੋਸੇਮੰਦ ਤਰੀਕਾ ਹੈ, ਤੁਹਾਡੇ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਇਹ ਤੁਰੰਤ ਮਿਲ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਤੁਹਾਡਾ ਸੈਂਟ ਫੋਲਡਰ ਡਿਲੀਵਰੀ ਦਾ ਸਬੂਤ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਸੁਨੇਹੇ ਵਿੱਚ ਇਨਵੌਇਸ ਨੰਬਰ, ਦੇਣਯੋਗ ਰਕਮ, ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਆਖ਼ਰੀ ਮਿਤੀ ਜ਼ਰੂਰ ਲਿਖੋ।
ਡਾਕ ਰਾਹੀਂ: ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰੋ ਅਤੇ ਡਾਕ ਰਾਹੀਂ ਭੇਜੋ। ਇਹ ਹੌਲੀ ਅਤੇ ਮਹਿੰਗਾ ਤਰੀਕਾ ਹੈ, ਪਰ ਕੁਝ ਗਾਹਕ ਅਤੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਅਜੇ ਵੀ ਕਾਗਜ਼ੀ ਕਾਪੀ ਨੂੰ ਤਰਜੀਹ ਦਿੰਦੇ ਹਨ। ਹਮੇਸ਼ਾ ਇੱਕ ਡਿਜੀਟਲ ਕਾਪੀ ਆਪਣੇ ਕੋਲ ਰੱਖੋ।
ਇਨਵੌਇਸਿੰਗ ਪਲੇਟਫਾਰਮ: ਅਕਾਊਂਟਿੰਗ ਸਾਫ਼ਟਵੇਅਰ ਸਿੱਧੇ ਇਨਵੌਇਸ ਭੇਜ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਅਕਸਰ ਰੀਡ ਰਸੀਦਾਂ, ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਰੀਮਾਈਂਡਰਾਂ, ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਲਿੰਕਾਂ ਦੀ ਸੁਵਿਧਾ ਦੇ ਨਾਲ।
ਆਹਮੋ-ਸਾਹਮਣੇ: ਸਥਾਨਕ ਜਾਂ ਸਾਈਟ 'ਤੇ ਕੀਤੇ ਕੰਮ ਲਈ, ਸਿੱਧਾ ਹੱਥ ਵਿੱਚ ਦਿਓ — ਫਿਰ ਇੱਕ ਡਿਜੀਟਲ ਕਾਪੀ ਵੀ ਭੇਜੋ ਤਾਂ ਜੋ ਦੋਵਾਂ ਧਿਰਾਂ ਕੋਲ ਰਿਕਾਰਡ ਰਹੇ।
ਨਮੂਨਾ ਕਵਰਿੰਗ ਈਮੇਲ
ਵਿਸ਼ਾ: ਇਨਵੌਇਸ [INV-00001] ਵੱਲੋਂ [ਤੁਹਾਡਾ ਕਾਰੋਬਾਰ] ਸਤਿ ਸ੍ਰੀ ਅਕਾਲ [ਗਾਹਕ ਦਾ ਨਾਮ], ਕਿਰਪਾ ਕਰਕੇ [ਮਿਤੀ] ਨੂੰ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੀਆਂ ਗਈਆਂ [ਸੇਵਾਵਾਂ ਦਾ ਵੇਰਵਾ] ਲਈ ਨੱਥੀ ਇਨਵੌਇਸ ਦੇਖੋ। ਕੁੱਲ ਦੇਣਯੋਗ ਰਕਮ [ਰਕਮ] ਹੈ, ਜਿਸਦਾ ਭੁਗਤਾਨ [ਆਖ਼ਰੀ ਮਿਤੀ] ਤੱਕ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਡਾ ਕੋਈ ਸਵਾਲ ਹੈ, ਤਾਂ ਬੇਝਿਜਕ ਸੰਪਰਕ ਕਰੋ। ਸ਼ੁਭਕਾਮਨਾਵਾਂ ਸਹਿਤ, [ਤੁਹਾਡਾ ਨਾਮ]
ਇਨਵੌਇਸ ਕਦੋਂ ਭੇਜਣਾ ਹੈ
ਸਮਾਂ ਬਹੁਤ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। ਜਿਵੇਂ ਹੀ ਕੰਮ ਪੂਰਾ ਹੋਵੇ ਜਾਂ ਉਤਪਾਦ ਡਿਲੀਵਰ ਹੋ ਜਾਵੇ, ਤੁਰੰਤ ਆਪਣਾ ਇਨਵੌਇਸ ਭੇਜੋ। ਇਨਵੌਇਸ ਭੇਜਣ ਵਿੱਚ ਤੁਸੀਂ ਜਿੰਨੀ ਦੇਰੀ ਕਰੋਗੇ, ਭੁਗਤਾਨ ਮਿਲਣ ਵਿੱਚ ਵੀ ਓਨੀ ਹੀ ਦੇਰੀ ਹੋਵੇਗੀ।
ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਕੰਮ ਲਈ, ਅੰਤਿਮ ਕੰਮ ਡਿਲੀਵਰ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਦਿਨ ਹੀ ਇਨਵੌਇਸ ਭੇਜੋ। ਨਿਰੰਤਰ ਚੱਲਣ ਵਾਲੀਆਂ ਸੇਵਾਵਾਂ ਲਈ, ਇੱਕ ਬਿਲਿੰਗ ਚੱਕਰ ਤੈਅ ਕਰੋ — ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ, ਦੋ-ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ, ਜਾਂ ਮਹੀਨਾਵਾਰ — ਅਤੇ ਹਰੇਕ ਚੱਕਰ ਦੇ ਉਸੇ ਦਿਨ ਇਨਵੌਇਸ ਭੇਜੋ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਪਤਾ ਹੋਵੇ ਕਿ ਕਦੋਂ ਉਮੀਦ ਕਰਨੀ ਹੈ।
ਵੱਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਲਈ, ਮੀਲ ਪੱਥਰ (milestone) ਅਨੁਸਾਰ ਇਨਵੌਇਸਿੰਗ 'ਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ: ਮੁੱਖ ਪੜਾਵਾਂ 'ਤੇ ਇੱਕ ਹਿੱਸੇ ਦਾ ਬਿੱਲ ਬਣਾਓ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ 30% ਸ਼ੁਰੂ ਵਿੱਚ, 40% ਅੱਧੇ ਕੰਮ 'ਤੇ, ਅਤੇ 30% ਕੰਮ ਪੂਰਾ ਹੋਣ 'ਤੇ। ਇਹ ਨਕਦੀ ਦੇ ਪ੍ਰਵਾਹ (cash flow) ਨੂੰ ਸਥਿਰ ਰੱਖਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇੱਕ ਵੱਡੀ ਰਕਮ ਦੇ ਫਸਣ ਦੇ ਜੋਖਮ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਕੰਮ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹਮੇਸ਼ਾ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਤੈਅ ਕਰੋ — ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਸਪੱਸ਼ਟ ਗੱਲਬਾਤ ਬਾਅਦ ਦੇ ਵਿਵਾਦਾਂ ਤੋਂ ਬਚਾਉਂਦੀ ਹੈ।
ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਭੁਗਤਾਨ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ ਸੁਝਾਅ
ਇਨਵੌਇਸ ਤੁਰੰਤ ਭੇਜੋ: ਜਿੰਨੀ ਜਲਦੀ ਤੁਸੀਂ ਇਨਵੌਇਸ ਭੇਜੋਗੇ, ਓਨੀ ਹੀ ਜਲਦੀ ਤੁਹਾਨੂੰ ਭੁਗਤਾਨ ਮਿਲੇਗਾ। ਦੇਰੀ ਨਾਲ ਭੇਜਿਆ ਇਨਵੌਇਸ ਇਹ ਸੰਕੇਤ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਭੁਗਤਾਨ ਜ਼ਰੂਰੀ ਨਹੀਂ ਹੈ।
ਸ਼ਰਤਾਂ ਬਿਲਕੁਲ ਸਪੱਸ਼ਟ ਰੱਖੋ: ਇਨਵੌਇਸ ਉੱਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਆਖ਼ਰੀ ਮਿਤੀ, ਸਵੀਕਾਰ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਭੁਗਤਾਨ ਦੇ ਤਰੀਕੇ, ਅਤੇ ਦੇਰੀ ਦੀ ਫ਼ੀਸ ਸਪੱਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲਿਖੋ। ਅਸਪੱਸ਼ਟਤਾ ਦੇਰੀ ਦਾ ਕਾਰਨ ਬਣਦੀ ਹੈ।
ਭੁਗਤਾਨ ਦੇ ਕਈ ਵਿਕਲਪ ਦਿਓ: ACH ਜਾਂ ਬੈਂਕ ਟ੍ਰਾਂਸਫਰ, ਪੇਮੈਂਟ ਲਿੰਕ ਰਾਹੀਂ ਕਾਰਡ, Zelle, Venmo, PayPal, ਜਾਂ ਚੈੱਕ। ਹਰ ਉਹ ਤਰੀਕਾ ਦਰਜ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਸਵੀਕਾਰ ਕਰਦੇ ਹੋ — ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨਾ ਜਿੰਨਾ ਆਸਾਨ ਹੋਵੇਗਾ, ਓਨੀ ਹੀ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਹੋਵੇਗਾ।
ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਭੇਜੋ: ਆਖ਼ਰੀ ਮਿਤੀ ਤੋਂ ਕੁਝ ਦਿਨ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਨਿਮਰ ਸੁਨੇਹਾ ਭੇਜੋ, ਅਤੇ ਜੇਕਰ ਭੁਗਤਾਨ ਨਹੀਂ ਮਿਲਿਆ ਹੈ ਤਾਂ ਮਿਤੀ ਲੰਘਣ ਤੋਂ ਤੁਰੰਤ ਬਾਅਦ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਕਰੋ।
ਸਮੇਂ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਭੁਗਤਾਨ ਲਈ ਛੋਟ ਦਿਓ: ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਛੋਟ — ਜਿਵੇਂ ਕਿ 10 ਦਿਨਾਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨ 'ਤੇ 2% ਛੋਟ — ਤੁਹਾਨੂੰ ਗਾਹਕ ਦੀ ਭੁਗਤਾਨ ਤਰਜੀਹ ਵਿੱਚ ਅੱਗੇ ਰੱਖ ਸਕਦੀ ਹੈ।
ਬਕਾਇਆ ਰਕਮਾਂ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖੋ: ਹਰੇਕ ਇਨਵੌਇਸ ਅਤੇ ਇਸਦੀ ਸਥਿਤੀ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖੋ। ਇੱਕ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ; ਇਨਵੌਇਸਿੰਗ ਸਾਫ਼ਟਵੇਅਰ ਹੋਰ ਵੀ ਵਧੀਆ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਦੇਰੀ ਫ਼ੀਸ ਲਗਾਓ: ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਵਿੱਚ ਦੇਰੀ ਫ਼ੀਸ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਨਿਯਮਿਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲਾਗੂ ਕਰੋ। ਇਹ ਸਥਾਪਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਅਸਲ ਹਨ।
ਇਨਵੌਇਸਾਂ ਦੀਆਂ ਕਿਸਮਾਂ
ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸਥਿਤੀਆਂ ਲਈ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਸਭ ਤੋਂ ਆਮ ਕਿਸਮਾਂ ਹਨ:
ਸਟੈਂਡਰਡ ਇਨਵੌਇਸ: ਸਾਮਾਨ ਜਾਂ ਸੇਵਾਵਾਂ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਭੁਗਤਾਨ ਲਈ ਇੱਕ ਸਿੱਧੀ ਬੇਨਤੀ।
ਪ੍ਰੋਫਾਰਮਾ ਇਨਵੌਇਸ (Proforma Invoice): ਕੰਮ ਸ਼ੁਰੂ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਭੇਜਿਆ ਗਿਆ ਇੱਕ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਇਨਵੌਇਸ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਅਨੁਮਾਨਿਤ ਖ਼ਰਚੇ ਦਰਸਾਏ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਇੱਕ ਕੁਓਟੇਸ਼ਨ (ਕੋਟ) ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਮੰਗ ਨਹੀਂ।
ਆਵਰਤੀ ਇਨਵੌਇਸ (Recurring invoice): ਨਿਯਮਤ ਅੰਤਰਾਲਾਂ 'ਤੇ ਬਿਲ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਨਿਰੰਤਰ ਸੇਵਾਵਾਂ ਲਈ — ਰਿਟੇਨਰ, ਗਾਹਕੀਆਂ (subscriptions), ਮੇਨਟੇਨੈਂਸ ਕੰਟਰੈਕਟ ਆਦਿ।
ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਨੋਟ (Credit note): ਪਹਿਲਾਂ ਭੇਜੇ ਗਏ ਇਨਵੌਇਸ ਦੀ ਰਕਮ ਘਟਾਉਣ ਲਈ, ਸਮਾਨ ਵਾਪਸੀ, ਵੱਧ ਭੁਗਤਾਨ, ਜਾਂ ਬਿਲਿੰਗ ਗ਼ਲਤੀਆਂ ਦੇ ਸੁਧਾਰ ਲਈ ਜਾਰੀ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਡੈਬਿਟ ਨੋਟ (Debit note): ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਨੋਟ ਦੇ ਉਲਟ — ਬਕਾਇਆ ਰਕਮ ਵਧਾਉਣ ਲਈ ਜਾਰੀ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵਾਧੂ ਖ਼ਰਚਿਆਂ ਲਈ।
ਵਪਾਰਕ ਇਨਵੌਇਸ (Commercial invoice): ਅੰਤਰਰਾਸ਼ਟਰੀ ਵਪਾਰ ਵਿੱਚ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਕਸਟਮ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਮੂਲ ਦੇਸ਼ (country of origin), ਟੈਰਿਫ ਕੋਡ ਅਤੇ Incoterms।
ਟਾਈਮਸ਼ੀਟ ਇਨਵੌਇਸ (Timesheet invoice): ਪ੍ਰਤੀ ਘੰਟੇ ਦੇ ਹਿਸਾਬ ਨਾਲ ਬਿਲ ਕੀਤੇ ਕੰਮ ਲਈ: ਕੰਮ ਕੀਤੇ ਘੰਟੇ, ਪ੍ਰਤੀ ਘੰਟਾ ਦਰ, ਅਤੇ ਹਰੇਕ ਕੰਮ ਲਈ ਕੁੱਲ ਜੋੜ।
ਇਨਵੌਇਸਿੰਗ ਸੰਬੰਧੀ ਆਮ ਸਵਾਲ ਅਤੇ ਜਵਾਬ
ਕੀ ਇਹ ਇਨਵੌਇਸ ਜਨਰੇਟਰ ਮੁਫ਼ਤ ਹੈ?
ਹਾਂ। ਇੱਥੇ ਇਨਵੌਇਸ ਬਣਾਉਣਾ ਅਤੇ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰਨਾ ਬਿਲਕੁਲ ਮੁਫ਼ਤ ਹੈ: ਕੋਈ ਸਾਈਨ-ਅੱਪ ਨਹੀਂ, ਕੋਈ ਵਾਟਰਮਾਰਕ ਨਹੀਂ ਅਤੇ ਕੋਈ ਵਰਤੋਂ ਸੀਮਾ ਨਹੀਂ, ਨਿੱਜੀ ਜਾਂ ਵਪਾਰਕ ਵਰਤੋਂ ਲਈ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਮੁਫ਼ਤ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਇਨਵੌਇਸ, ਗਾਹਕ ਅਤੇ ਨੰਬਰਿੰਗ ਸੰਭਾਲਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ Billsato Pro ਇੱਕ ਵਿਕਲਪਿਕ ਅਦਾਇਗੀ ਯੋਜਨਾ ਹੈ: 7 ਦਿਨਾਂ ਲਈ ਮੁਫ਼ਤ, ਫਿਰ $10 ਪ੍ਰਤੀ ਮਹੀਨਾ।
ਕੀ ਮੈਨੂੰ Billsato ਵਰਤਣ ਲਈ ਖਾਤਾ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ?
ਨਹੀਂ। ਤੁਸੀਂ ਬਿਨਾਂ ਸਾਈਨ ਅੱਪ ਕੀਤੇ ਇਨਵੌਇਸ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਅਨੁਕੂਲਿਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਇਨਵੌਇਸ ਤੁਹਾਡੇ ਬ੍ਰਾਊਜ਼ਰ ਵਿੱਚ ਹੀ ਬਣਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਸਰਵਰ 'ਤੇ ਕਦੇ ਨਹੀਂ ਭੇਜਿਆ ਜਾਂਦਾ। ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ Billsato Pro ਲਈ ਖਾਤੇ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਇਨਵੌਇਸਾਂ ਅਤੇ ਗਾਹਕਾਂ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਦੁਬਾਰਾ ਵਰਤ ਸਕੋ।
ਇਨਵੌਇਸ (Invoice) ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ?
ਇਨਵੌਇਸ ਇੱਕ ਵਿਕਰੇਤਾ ਦੁਆਰਾ ਖਰੀਦਦਾਰ ਨੂੰ ਡਿਲੀਵਰ ਕੀਤੇ ਉਤਪਾਦਾਂ ਜਾਂ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੀਆਂ ਸੇਵਾਵਾਂ ਲਈ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਕਰਨ ਲਈ ਭੇਜਿਆ ਜਾਣ ਵਾਲਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੈ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਵਿਕਰੇਤਾ ਅਤੇ ਖਰੀਦਦਾਰ ਦੇ ਵੇਰਵੇ, ਵਸਤੂਆਂ ਜਾਂ ਸੇਵਾਵਾਂ ਦਾ ਵੇਰਵਾ, ਦੇਣਯੋਗ ਰਕਮ ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਇਨਵੌਇਸ ਲੇਖਾ-ਜੋਖਾ (accounting) ਅਤੇ ਟੈਕਸ ਉਦੇਸ਼ਾਂ ਲਈ ਅਧਿਕਾਰਤ ਰਿਕਾਰਡ ਵਜੋਂ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ।
ਇਨਵੌਇਸ ਅਤੇ ਰਸੀਦ ਵਿੱਚ ਕੀ ਅੰਤਰ ਹੈ?
ਇਨਵੌਇਸ ਭੁਗਤਾਨ ਲਈ ਇੱਕ ਬੇਨਤੀ ਹੈ — ਇਹ ਗਾਹਕ ਵੱਲੋਂ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਭੇਜਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਰਸੀਦ ਭੁਗਤਾਨ ਦਾ ਸਬੂਤ ਹੁੰਦੀ ਹੈ — ਇਹ ਪੈਸੇ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਜਾਰੀ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ, ਇਨਵੌਇਸ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ "ਤੁਹਾਡੇ ਵੱਲ ਇਹ ਦੇਣਦਾਰੀ ਹੈ", ਅਤੇ ਰਸੀਦ ਕਹਿੰਦੀ ਹੈ "ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰ ਦਿੱਤਾ ਹੈ"।
ਇਨਵੌਇਸ ਅਤੇ ਬਿੱਲ ਵਿੱਚ ਕੀ ਅੰਤਰ ਹੈ?
ਇਨਵੌਇਸ ਅਤੇ ਬਿੱਲ ਇੱਕੋ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹਨ ਜੋ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਪਾਸਿਆਂ ਤੋਂ ਦੇਖੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਵਿਕਰੇਤਾ ਇਨਵੌਇਸ ਭੇਜਦਾ ਹੈ; ਖਰੀਦਦਾਰ ਬਿੱਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਸਮੱਗਰੀ ਬਿਲਕੁਲ ਇੱਕੋ ਜਿਹੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ — ਬਸ ਨਜ਼ਰੀਆ ਬਦਲਦਾ ਹੈ।
ਇਨਵੌਇਸ ਅਤੇ ਪਰਚੇਜ਼ ਆਰਡਰ (Purchase Order) ਵਿੱਚ ਕੀ ਅੰਤਰ ਹੈ?
ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ (PO) ਖਰੀਦਦਾਰ ਦੁਆਰਾ ਖਰੀਦ ਨੂੰ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦੇਣ ਲਈ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਜਾਰੀ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਇਨਵੌਇਸ ਵਿਕਰੇਤਾ ਦੁਆਰਾ ਭੁਗਤਾਨ ਮੰਗਣ ਲਈ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਜਾਰੀ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਪਹਿਲਾਂ ਆਉਂਦਾ ਹੈ ("ਮੈਂ ਇਹ ਖਰੀਦਣਾ ਚਾਹੁੰਦਾ ਹਾਂ"), ਅਤੇ ਇਨਵੌਇਸ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਆਉਂਦਾ ਹੈ ("ਇਹ ਤੁਹਾਡੀ ਬਣਦੀ ਰਕਮ ਹੈ")।
ਕੀ Billsato ਨਾਲ ਬਣਾਏ ਗਏ ਇਨਵੌਇਸ ਟੈਕਸ ਉਦੇਸ਼ਾਂ ਲਈ ਵੈਧ ਹਨ?
Billsato ਨਾਲ ਤਿਆਰ ਕੀਤੇ ਗਏ ਇਨਵੌਇਸਾਂ ਵਿੱਚ ਉਹ ਖਾਨੇ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ ਜੋ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਟੈਕਸ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਲਈ ਲੋੜੀਂਦੇ ਹਨ — ਕਾਰੋਬਾਰ ਦੇ ਵੇਰਵੇ, ਗਾਹਕ ਦੇ ਵੇਰਵੇ, ਆਈਟਮ ਅਨੁਸਾਰ ਖ਼ਰਚੇ, ਟੈਕਸ ਦੀਆਂ ਰਕਮਾਂ ਅਤੇ ਇਨਵੌਇਸ ਨੰਬਰ। ਟੈਕਸ ਨਿਯਮ ਦੇਸ਼ ਅਤੇ ਅਧਿਕਾਰ ਖੇਤਰ ਅਨੁਸਾਰ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਇਸ ਲਈ ਇਹ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਲਈ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਇਨਵੌਇਸ ਸਥਾਨਕ ਲੋੜਾਂ ਪੂਰੀਆਂ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਕਿਸੇ ਟੈਕਸ ਮਾਹਰ ਨਾਲ ਸਲਾਹ ਕਰੋ। Billsato ਈ-ਇਨਵੌਇਸਿੰਗ ਆਦੇਸ਼ਾਂ ਦਾ ਸਮਰਥਨ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ: ਜਿੱਥੇ B2B ਜਾਂ ਸਰਕਾਰੀ ਈ-ਇਨਵੌਇਸਿੰਗ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ — ਉਦਾਹਰਣ ਲਈ ਬੈਲਜੀਅਮ, ਜਰਮਨੀ, ਫਰਾਂਸ, ਇਟਲੀ, ਪੋਲੈਂਡ, ਤਾਈਵਾਨ ਅਤੇ ਉਜ਼ਬੇਕਿਸਤਾਨ ਵਿੱਚ ਜਿਵੇਂ-ਜਿਵੇਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਨਿਯਮ ਲਾਗੂ ਹੋ ਰਹੇ ਹਨ — ਉੱਥੇ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ PDF ਇਨਵੌਇਸ ਆਪਣੇ ਆਪ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਵੈਧ ਟੈਕਸ ਇਨਵੌਇਸ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ।
ਕੀ ਮੈਂ ਆਪਣਾ ਇਨਵੌਇਸ PDF ਵਜੋਂ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹਾਂ?
ਹਾਂ। ਜਿਵੇਂ ਹੀ ਤੁਸੀਂ ਫਾਰਮ ਭਰਦੇ ਹੋ, ਤੁਹਾਡੇ ਬ੍ਰਾਊਜ਼ਰ ਵਿੱਚ PDF ਤਿਆਰ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਡਾਊਨਲੋਡ PDF ਇਸਨੂੰ US Letter ਜਾਂ A4 ਆਕਾਰ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਿੰਟ-ਯੋਗ PDF ਵਜੋਂ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕਰਦਾ ਹੈ — ਗਾਹਕਾਂ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਕਰਨ, ਖਾਤਾ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨਾਲ ਜੋੜਨ, ਜਾਂ ਟੈਕਸ ਉਦੇਸ਼ਾਂ ਲਈ ਫਾਈਲ ਕਰਨ ਲਈ ਢੁਕਵਾਂ।
ਕੀ ਇਨਵੌਇਸ ਲਈ ਲੋਗੋ ਹੋਣਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ?
ਨਹੀਂ, ਇਨਵੌਇਸ ਦੇ ਵੈਧ ਹੋਣ ਲਈ ਲੋਗੋ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਆਪਣੀ ਕੰਪਨੀ ਦਾ ਲੋਗੋ ਜੋੜਨ ਨਾਲ ਇਨਵੌਇਸ ਵਧੇਰੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਦਿਖਾਈ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਤੁਹਾਡੇ ਬ੍ਰਾਂਡ ਨੂੰ ਮਜ਼ਬੂਤ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਗਾਹਕਾਂ ਲਈ ਤੁਹਾਡੇ ਇਨਵੌਇਸ ਨੂੰ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਪਛਾਣਨਯੋਗ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਮੈਂ ਇਨਵੌਇਸ ਵਿੱਚ ਆਪਣਾ ਲੋਗੋ ਕਿਵੇਂ ਜੋੜਾਂ?
ਇੱਕ ਮੁਫ਼ਤ Billsato ਖਾਤਾ ਬਣਾਓ ਅਤੇ ਸੈਟਿੰਗਾਂ ਦੇ ਅਧੀਨ ਆਪਣਾ ਲੋਗੋ ਅੱਪਲੋਡ ਕਰੋ। ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਭੇਜਣ ਵਾਲੇ ਪ੍ਰੋਫਾਈਲ ਨਾਲ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਉਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਤੁਹਾਡੇ ਦੁਆਰਾ ਤਿਆਰ ਕੀਤੇ ਗਏ ਹਰੇਕ ਇਨਵੌਇਸ ਦੇ ਸਿਖਰ 'ਤੇ ਪ੍ਰਿੰਟ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। PNG ਅਤੇ JPG ਫ਼ਾਈਲਾਂ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਕੰਮ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ।
ਮੈਨੂੰ ਕਿਹੜਾ ਇਨਵੌਇਸ ਨੰਬਰ ਫਾਰਮੈਟ ਵਰਤਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ?
ਕੋਈ ਵੀ ਨਿਰੰਤਰ ਫਾਰਮੈਟ ਵਰਤੋ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਦੇ ਅਨੁਕੂਲ ਹੋਵੇ। ਆਮ ਤਰੀਕੇ ਕ੍ਰਮਵਾਰ ਨੰਬਰਿੰਗ (INV-00001, INV-00002), ਮਿਤੀ-ਅਧਾਰਤ ਨੰਬਰਿੰਗ (2026-08-001), ਜਾਂ ਗਾਹਕ ਪ੍ਰੀਫਿਕਸ (ACME-001) ਹਨ। Billsato ਤੁਹਾਨੂੰ INV-00001 ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਬਦਲ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਮੁੱਖ ਗੱਲ ਇਕਸਾਰਤਾ ਹੈ — ਕਦੇ ਵੀ ਨੰਬਰ ਦੁਬਾਰਾ ਨਾ ਵਰਤੋ, ਕਿਉਂਕਿ ਹਰੇਕ ਇਨਵੌਇਸ ਵਿਲੱਖਣ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪਛਾਣਨਯੋਗ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਮੈਂ ਇਨਵੌਇਸ 'ਤੇ ਟੈਕਸ ਦੀ ਗਣਨਾ ਕਿਵੇਂ ਕਰਾਂ?
ਸੰਖੇਪ ਪੈਨਲ ਵਿੱਚ ਆਪਣੀ ਟੈਕਸ ਦਰ ਦਰਜ ਕਰੋ ਅਤੇ Billsato ਇਸਨੂੰ ਸਵੈਚਲਿਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲਾਗੂ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਟੈਕਸ ਦਾ ਨਾਮ ਦੇ ਸਕਦੇ ਹੋ — "CA ਵਿਕਰੀ ਟੈਕਸ", "VAT", "GST" — ਤਾਂ ਜੋ ਗਾਹਕ ਸਪਸ਼ਟ ਦੇਖ ਸਕੇ ਕਿ ਕੀ ਵਸੂਲਿਆ ਜਾ ਰਿਹਾ ਹੈ। ਅਮਰੀਕਾ ਵਿੱਚ, ਵਿਕਰੀ ਟੈਕਸ ਰਾਜ, ਕਾਉਂਟੀ ਅਤੇ ਸ਼ਹਿਰ ਦੁਆਰਾ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਦਰ ਇਸ ਗੱਲ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਵਿਕਰੀ ਕਿੱਥੇ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਕਈ ਰਾਜ ਸੇਵਾਵਾਂ 'ਤੇ ਬਿਲਕੁਲ ਵੀ ਟੈਕਸ ਨਹੀਂ ਲਗਾਉਂਦੇ। ਜੇਕਰ ਇੱਕ ਇਨਵੌਇਸ ਵਿੱਚ ਟੈਕਸਯੋਗ ਅਤੇ ਛੋਟ ਵਾਲੀਆਂ ਆਈਟਮਾਂ ਦੋਵੇਂ ਹਨ, ਤਾਂ "ਟੈਕਸਯੋਗ ਲਾਈਨਾਂ ਚੁਣੋ" ਚਾਲੂ ਕਰੋ ਅਤੇ ਛੋਟ ਵਾਲੀਆਂ ਨੂੰ ਅਣਚੈਕ ਕਰੋ; ਸਿਰਫ਼ ਟੈਕਸਯੋਗ ਲਾਈਨਾਂ ਹੀ ਟੈਕਸ ਵਿੱਚ ਗਿਣੀਆਂ ਜਾਣਗੀਆਂ। ਹੋਰ ਥਾਵਾਂ 'ਤੇ, ਆਪਣੀ VAT ਜਾਂ GST ਦਰ ਵਰਤੋ — ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ ਯੂਕੇ ਵਿੱਚ 20% VAT ਜਾਂ ਆਸਟ੍ਰੇਲੀਆ ਵਿੱਚ 10% GST।
ਕੀ ਮੈਂ ਇਸ ਇਨਵੌਇਸ ਜਨਰੇਟਰ ਨੂੰ ਅੰਤਰਰਾਸ਼ਟਰੀ ਗਾਹਕਾਂ ਲਈ ਵਰਤ ਸਕਦਾ ਹਾਂ?
ਹਾਂ। ਡ੍ਰੌਪਡਾਉਨ ਵਿੱਚੋਂ ਕਰੰਸੀ ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਇਨਵੌਇਸ 'ਤੇ ਹਰੇਕ ਰਕਮ ਉਸ ਅਨੁਸਾਰ ਫਾਰਮੈਟ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇਗੀ। ਹਰੇਕ ਇਨਵੌਇਸ 'ਤੇ ਕਰੰਸੀ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਦਰਜ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ ਵਿਦੇਸ਼ੀ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਇਹ ਅੰਦਾਜ਼ਾ ਨਾ ਲਗਾਉਣਾ ਪਵੇ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸ ਡਾਲਰ ਜਾਂ ਕ੍ਰੋਨ ਦੀ ਗੱਲ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ।
ਮੈਨੂੰ ਇਨਵੌਇਸ 'ਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀਆਂ ਕਿਹੜੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਲਿਖਣੀਆਂ ਚਾਹੀਦੀਆਂ ਹਨ?
ਆਮ ਸ਼ਰਤਾਂ ਹਨ "ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਣ 'ਤੇ ਦੇਣਯੋਗ", "Net 15", "Net 30", ਅਤੇ "Net 60"। ਤੁਸੀਂ ਜਲਦੀ ਭੁਗਤਾਨ ਲਈ ਛੋਟ ਦੀ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਵੀ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਜਿਵੇਂ ਕਿ "2/10 Net 30" — ਜੇਕਰ 10 ਦਿਨਾਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਭੁਗਤਾਨ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਤਾਂ 2% ਛੋਟ, 30 ਦਿਨਾਂ ਵਿੱਚ ਪੂਰੀ ਰਕਮ ਦੇਣਯੋਗ। ਉਹ ਸ਼ਰਤਾਂ ਚੁਣੋ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਨਕਦ ਪ੍ਰਵਾਹ (cash flow) ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਉਦਯੋਗ ਦੇ ਆਮ ਨਿਯਮਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਸੰਤੁਲਨ ਬਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਨੋਟਸ ਵਾਲੇ ਖਾਨੇ ਵਿੱਚ ਲਿਖੋ।
ਮੈਨੂੰ ਇਨਵੌਇਸ ਰਿਕਾਰਡ ਕਿੰਨੇ ਸਮੇਂ ਲਈ ਰੱਖਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ?
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਟੈਕਸ ਅਧਿਕਾਰੀ ਉਮੀਦ ਕਰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਇਨਵੌਇਸ ਰਿਕਾਰਡ 5 ਤੋਂ 7 ਸਾਲਾਂ ਲਈ ਰੱਖੇ ਜਾਣ। ਅਮਰੀਕਾ ਵਿੱਚ IRS ਨੂੰ ਸਥਿਤੀ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ 3 ਤੋਂ 7 ਸਾਲਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ; ਯੂਕੇ ਵਿੱਚ HMRC ਨੂੰ 6 ਸਾਲ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ; EU ਵਿੱਚ ਇਹ ਦੇਸ਼ ਅਨੁਸਾਰ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ 5 ਤੋਂ 10 ਸਾਲ। ਖਾਸ ਨਿਯਮਾਂ ਲਈ ਆਪਣੇ ਸਥਾਨਕ ਟੈਕਸ ਅਧਿਕਾਰੀ ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਲੇਖਾਕਾਰ (accountant) ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ ਕਰੋ।
ਪ੍ਰੋਫਾਰਮਾ ਇਨਵੌਇਸ (Proforma invoice) ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ?
ਪ੍ਰੋਫਾਰਮਾ ਇਨਵੌਇਸ ਇੱਕ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਇਨਵੌਇਸ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਕੰਮ ਸ਼ੁਰੂ ਹੋਣ ਜਾਂ ਮਾਲ ਡਿਲੀਵਰ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਭੇਜਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਲਾਜ਼ਮੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇੱਕ ਵਿਸਤ੍ਰਿਤ ਹਵਾਲਾ (quote) ਹੁੰਦਾ ਹੈ — ਸੰਭਾਵਿਤ ਖ਼ਰਚੇ, ਮਾਤਰਾਵਾਂ ਅਤੇ ਸ਼ਰਤਾਂ। ਪ੍ਰੋਫਾਰਮਾ ਇਨਵੌਇਸ ਅੰਤਰਰਾਸ਼ਟਰੀ ਵਪਾਰ ਵਿੱਚ ਆਮ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਜੋ ਖਰੀਦਦਾਰ ਨੂੰ ਵਿੱਤ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧ ਕਰਨ ਜਾਂ ਕਸਟਮ ਕਲੀਅਰ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਮੰਗ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ।
ਆਵਰਤੀ ਇਨਵੌਇਸ (Recurring invoice) ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ?
ਨਿਰੰਤਰ ਸੇਵਾਵਾਂ ਜਾਂ ਗਾਹਕੀਆਂ ਲਈ ਨਿਯਮਤ ਅੰਤਰਾਲਾਂ — ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ, ਮਾਸਿਕ, ਜਾਂ ਤਿਮਾਹੀ — 'ਤੇ ਇੱਕ ਆਵਰਤੀ ਇਨਵੌਇਸ ਭੇਜਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਮਹੀਨਾਵਾਰ ਰਿਟੇਨਰ, ਗਾਹਕੀ ਖ਼ਰਚੇ, ਅਤੇ ਮੇਨਟੇਨੈਂਸ ਕੰਟਰੈਕਟ ਇਸਦੀਆਂ ਖਾਸ ਉਦਾਹਰਣਾਂ ਹਨ। Billsato Pro ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਦੁਬਾਰਾ ਟਾਈਪ ਕਰਨ ਦੀ ਬਜਾਏ ਪਿਛਲੇ ਮਹੀਨੇ ਦੇ ਇਨਵੌਇਸ ਨੂੰ ਡੁਪਲੀਕੇਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਨੋਟ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ?
ਇੱਕ ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਨੋਟ, ਜਿਸਨੂੰ ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਮੈਮੋ ਵੀ ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਵਿਕਰੇਤਾ ਦੁਆਰਾ ਖਰੀਦਦਾਰ ਦੀ ਬਕਾਇਆ ਰਕਮ ਨੂੰ ਘਟਾਉਣ ਲਈ ਜਾਰੀ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਸਦੀ ਵਰਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਭੇਜੇ ਗਏ ਇਨਵੌਇਸ ਵਿੱਚ ਕਿਸੇ ਗ਼ਲਤੀ ਨੂੰ ਸੁਧਾਰਨ, ਰਿਟਰਨ ਜਾਂ ਰਿਫੰਡ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕਰਨ, ਜਾਂ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਛੋਟ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਲਈ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਅਸਲ ਇਨਵੌਇਸ ਨੰਬਰ ਦਾ ਹਵਾਲਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਐਡਜਸਟ ਕੀਤੀ ਰਕਮ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਕੀ ਮੈਂ ਆਪਣੇ ਇਨਵੌਇਸ ਵਿੱਚ ਛੋਟ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹਾਂ?
ਹਾਂ। ਸੰਖੇਪ ਪੈਨਲ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਤੀਸ਼ਤ ਜਾਂ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਰਕਮ ਦੀ ਛੋਟ ਲਾਗੂ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਜੋ ਕਿ ਉਪ-ਕੁੱਲ (subtotal) 'ਤੇ ਲਾਗੂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਅੰਤਿਮ ਇਨਵੌਇਸ 'ਤੇ ਛੋਟ ਇੱਕ ਵੱਖਰੀ ਲਾਈਨ ਵਜੋਂ ਦਿਖਾਈ ਦਿੰਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਹਾਡਾ ਗਾਹਕ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਦੇਖ ਸਕੇ ਕਿ ਕੁੱਲ ਰਕਮ ਕਿਵੇਂ ਬਣੀ।
ਜੇਕਰ ਕੋਈ ਗਾਹਕ ਇਨਵੌਇਸ ਦਾ ਭੁਗਤਾਨ ਨਾ ਕਰੇ ਤਾਂ ਮੈਨੂੰ ਕੀ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ?
ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਆਖ਼ਰੀ ਮਿਤੀ ਲੰਘਣ ਤੋਂ ਕੁਝ ਦਿਨਾਂ ਬਾਅਦ ਇੱਕ ਨਿਮਰ ਯਾਦ-ਪੱਤਰ (reminder) ਭੇਜੋ। ਜੇਕਰ ਕੋਈ ਜਵਾਬ ਨਾ ਮਿਲੇ, ਤਾਂ ਇਨਵੌਇਸ ਨੰਬਰ, ਅਸਲ ਬਕਾਇਆ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਬਕਾਇਆ ਰਕਮ ਦਾ ਜ਼ਿਕਰ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਇੱਕ ਰਸਮੀ ਓਵਰਡਿਊ ਨੋਟਿਸ ਭੇਜੋ। ਜੇਕਰ ਕਈ ਵਾਰ ਸੰਪਰਕ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਵੀ ਭੁਗਤਾਨ ਨਹੀਂ ਮਿਲਦਾ, ਤਾਂ ਆਪਣੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਅਨੁਸਾਰ ਲੇਟ ਫ਼ੀਸ ਲਗਾਉਣ, ਚੱਲ ਰਿਹਾ ਕੰਮ ਰੋਕਣ, ਕਿਸ਼ਤਾਂ ਵਿੱਚ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਕਰਨ, ਜਾਂ ਆਖ਼ਰੀ ਵਿਕਲਪ ਵਜੋਂ ਕਾਨੂੰਨੀ ਸਲਾਹ ਲੈਣ ਬਾਰੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ। ਹਰੇਕ ਗੱਲਬਾਤ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਜ਼ਰੂਰ ਰੱਖੋ।
ਕੀ "ਇਨਵੌਇਸ" ਦਾ ਮਤਲਬ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਮੈਨੂੰ ਭੁਗਤਾਨ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋ ਗਿਆ ਹੈ?
ਨਹੀਂ। ਇਨਵੌਇਸ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਇੱਕ ਬਿੱਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਨਾ ਕਿ ਭੁਗਤਾਨ ਮਿਲਣ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ। ਇਨਵੌਇਸ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਪੈਸੇ ਦੇਣੇ ਬਾਕੀ ਹਨ। ਇੱਕ ਵਾਰ ਭੁਗਤਾਨ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋ ਜਾਣ 'ਤੇ, ਵਿਕਰੇਤਾ ਰਸੀਦ (receipt) ਜਾਰੀ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਾਂ ਇਨਵੌਇਸ ਨੂੰ ਭੁਗਤਾਨ ਹੋ ਚੁੱਕਾ (paid) ਵਜੋਂ ਮਾਰਕ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਕੀ ਮੈਂ ਫ੍ਰੀਲਾਂਸ ਕੰਮ ਲਈ Billsato ਦੇ ਇਨਵੌਇਸ ਜਨਰੇਟਰ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਸਕਦਾ/ਸਕਦੀ ਹਾਂ?
ਬਿਲਕੁਲ। Billsato ਖ਼ਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਫ੍ਰੀਲਾਂਸਰਾਂ, ਠੇਕੇਦਾਰਾਂ, ਸਲਾਹਕਾਰਾਂ ਅਤੇ ਛੋਟੇ ਕਾਰੋਬਾਰਾਂ ਲਈ ਬਣਾਇਆ ਗਿਆ ਹੈ। ਪ੍ਰਤੀ ਘੰਟੇ ਦੇ ਕੰਮ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਫ਼ੀਸਾਂ, ਉਤਪਾਦਾਂ ਦੀ ਵਿਕਰੀ, ਜਾਂ ਇਹਨਾਂ ਸਭ ਦੇ ਮਿਸ਼ਰਣ ਲਈ ਬਿੱਲ ਬਣਾਓ — ਦਸ਼ਮਲਵ ਵਾਲੇ ਘੰਟੇ ਜਿਵੇਂ ਕਿ 2.5 ਘੰਟੇ ਵੀ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਦਰਜ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਕੀ ਮੇਰੇ ਇਨਵੌਇਸ 'ਤੇ ਕੋਈ ਵਾਟਰਮਾਰਕ ਹੋਵੇਗਾ?
ਨਹੀਂ। Billsato ਨਾਲ ਬਣਾਏ ਗਏ ਇਨਵੌਇਸ ਸਾਫ਼-ਸੁਥਰੇ, ਵਾਟਰਮਾਰਕ-ਮੁਕਤ ਅਤੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਤੁਹਾਡੇ ਵੱਲੋਂ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕੀਤੀ ਜਾਣ ਵਾਲੀ PDF ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ Billsato ਬ੍ਰਾਂਡਿੰਗ ਦੇ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਭੇਜਣ ਲਈ ਬਿਲਕੁਲ ਤਿਆਰ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਇਨਵੌਇਸ ਨੰਬਰ ਦੇਣ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਤਰੀਕਾ ਕਿਹੜਾ ਹੈ?
ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਨੰਬਰਿੰਗ ਸਿਸਟਮ ਲੜੀਵਾਰ, ਵਿਲੱਖਣ ਅਤੇ ਖੋਜਣ ਵਿੱਚ ਆਸਾਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਕਾਰੋਬਾਰ ਇੱਕ ਅਗੇਤਰ (prefix) ਨਾਲ ਸਧਾਰਨ ਲੜੀ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ INV-00001, ਜਾਂ ਸਾਲ ਵਾਲਾ ਅਗੇਤਰ ਜਿਵੇਂ ਕਿ 2026-001। ਕੁਝ ਲੋਕ ਗਾਹਕ ਕੋਡ ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਦੇ ਹਨ। 1 ਦੀ ਬਜਾਏ ਵੱਡੇ ਨੰਬਰ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਕਰਨਾ ਤੁਹਾਡੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਨੂੰ ਵਧੇਰੇ ਸਥਾਪਿਤ ਦਿਖਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਕਦੇ ਵੀ ਪੁਰਾਣੇ ਨੰਬਰ ਦੁਹਰਾਓ ਜਾਂ ਛੱਡੋ ਨਾ — ਵਿਚਕਾਰੋਂ ਨੰਬਰ ਗਾਇਬ ਹੋਣ 'ਤੇ ਟੈਕਸ ਆਡਿਟ ਦੌਰਾਨ ਸਵਾਲ ਖੜ੍ਹੇ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ।
ਇੱਕ ਅਨੁਮਾਨ (estimate/quote) ਅਤੇ ਇਨਵੌਇਸ ਵਿੱਚ ਕੀ ਅੰਤਰ ਹੈ?
ਕੋਟੇਸ਼ਨ ਜਾਂ ਅਨੁਮਾਨ ਕੰਮ ਸ਼ੁਰੂ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਭੇਜਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਹ ਦੱਸਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੰਮ ਦਾ ਲਗਭਗ ਕਿੰਨਾ ਖ਼ਰਚਾ ਆਵੇਗਾ; ਇਹ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲਾਜ਼ਮੀ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ। ਇਨਵੌਇਸ ਕੰਮ ਪੂਰਾ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਜਾਂ ਤੈਅ ਪੜਾਅ 'ਤੇ ਭੇਜਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਜੋ ਕਿ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਰਸਮੀ ਮੰਗ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਅਨੁਮਾਨ ਦੱਸਦਾ ਹੈ ਕਿ "ਇਸ 'ਤੇ ਇੰਨਾ ਖ਼ਰਚਾ ਆਵੇਗਾ"; ਜਦਕਿ ਇਨਵੌਇਸ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ ਕਿ "ਤੁਹਾਡੇ ਵੱਲ ਇੰਨੇ ਪੈਸੇ ਦੇਣਯੋਗ ਹਨ"।