ఇన్వాయిస్ అంటే ఏమిటి? అర్థం, ఉదాహరణలు మరియు ఉండాల్సిన వివరాలు
ఇన్వాయిస్ అనేది వస్తువులు లేదా సేవల కోసం చెల్లింపు చేయాలని కోరుతూ అమ్మకందారుడు కొనుగోలుదారునికి పంపే పత్రం. ఇందులో ఏమి విక్రయించబడింది, ఒక్కో వస్తువు ధర ఎంత, మొత్తం చెల్లించాల్సిన మొత్తం, ఎప్పుడు మరియు ఎలా చెల్లించాలో వివరాలు ఉంటాయి. ఇరువైపుల వారికి ఇది అమ్మకానికి సంబంధించిన రాతపూర్వక రికార్డు కూడా.
ఇది క్లుప్తమైన సమాధానం. ఈ గైడ్లో మిగిలిన భాగం ఇన్‌వాయిస్‌లో ఏ వివరాలు ఉండాలి, వివిధ దేశాలలో చట్టం ఏమి కోరుతుంది, ఇన్‌వాయిస్‌లలోని ప్రధాన రకాలు, రశీదు, బిల్లు లేదా కొటేషన్‌తో ఇన్వాయిస్ ఎలా భిన్నంగా ఉంటుంది మరియు దానిని ఎలా తయారు చేయాలో వివరిస్తుంది.
ఒక్క నిమిషంలో ఇన్వాయిస్ అర్థం
- ఎవరు పంపుతారు: అమ్మకందారుడు (వ్యాపారం, ఫ్రీలాన్సర్, కాంట్రాక్టర్).
- ఎవరు స్వీకరిస్తారు: కొనుగోలుదారుడు, తరచుగా క్లయింట్ లేదా కస్టమర్ అని పిలుస్తారు.
- ఎప్పుడు: పని పూర్తయిన తర్వాత లేదా వస్తువులు డెలివరీ చేసిన తర్వాత, లేదా దీర్ఘకాలిక పనిలో అంగీకరించిన దశలలో.
- ఇది ఏమి చేస్తుంది: చెల్లింపును అడుగుతుంది, అమ్మకాన్ని నమోదు చేస్తుంది మరియు ఇరువైపుల పన్ను రికార్డులకు రుజువుగా ఉంటుంది.
- ఇది ఏమి కాదు: చెల్లింపు జరిగినట్లు రుజువు కాదు. అది రశీదు అవుతుంది.
ఈ పదం చాలా పాతది. ఆంగ్లంలో ఈ పదాన్ని 1500లలో ఫ్రెంచ్ పదమైన envois ("పంపిన వస్తువులు", envoi యొక్క బహువచనం) నుండి తీసుకున్నారు. పూర్వకాలంలో షిప్‌మెంట్‌తో పాటు వెళ్ళే జాబితాను ఇన్వాయిస్ అనేవారు, నేటికీ ఇది దాదాపు అదే పని చేస్తుంది.
ఇన్వాయిస్ చేసే పనులు
ఇన్వాయిస్ ఒక సాధారణ బిల్లులా కనిపిస్తుంది, కానీ ఇది నాలుగు వేర్వేరు పనులను చేస్తుంది:
- చెల్లింపును అభ్యర్థిస్తుంది. ఇది మొత్తం ఎంత, చెల్లించాల్సిన చివరి తేదీ మరియు కస్టమర్ ఎలా చెల్లించవచ్చో తెలియజేస్తుంది.
- అమ్మకాన్ని రికార్డ్ చేస్తుంది. మీ ఆదాయం మరియు మీ కస్టమర్ ఖర్చు రెండూ దీనిపైనే ఆధారపడి ఉంటాయి, కాబట్టి మీరిద్దరూ ఒక కాపీని ఉంచుకుంటారు.
- పన్ను ఫైలింగ్‌కు మద్దతు ఇస్తుంది. అమ్మకపు పన్ను, VAT లేదా GSTని తనిఖీ చేయడానికి పన్ను అధికారులు ఇన్‌వాయిస్‌లను ఉపయోగిస్తారు, మరియు చాలా దేశాల్లో వ్యాపారాలు చెల్లుబాటు అయ్యే ఇన్వాయిస్ ఉంటేనే VATని తిరిగి క్లెయిమ్ చేసుకోగలవు.
- నిబంధనలను నిర్దేశిస్తుంది. చెల్లింపు నిబంధనలు, ఆలస్య రుసుములు మరియు ఖచ్చితంగా ఏమి అందించారో ఇందులో రాయబడి ఉంటాయి, ఏదైనా వివాదం వచ్చినప్పుడు ఇది సహాయపడుతుంది.
ఇన్‌వాయిస్‌లో చేర్చాల్సిన వివరాలు
నిబంధనలు దేశాన్ని బట్టి మారుతుంటాయి (దిగువన మరిన్ని వివరాలు ఉన్నాయి), కానీ పూర్తి మరియు ప్రొఫెషనల్ ఇన్‌వాయిస్‌లో ఈ వివరాలు ఉంటాయి:
- ఎవరూ దీనిని కొటేషన్‌గా పొరబడకుండా పైభాగంలో "Invoice" అనే పదం ఉండాలి. మీరు VAT లేదా GST కోసం రిజిస్టర్ అయి ఉంటే, చాలా దేశాలు "Tax invoice" లేదా "VAT invoice" అని ఉండాలని కోరుకుంటాయి.
- ప్రత్యేకమైన ఇన్వాయిస్ సంఖ్య. నంబర్లు ఎలాంటి అంతరాయం లేదా పునరావృతం లేకుండా INV-0001, INV-0002 వంటి క్రమంలో ఉండాలి.
- ఇన్వాయిస్ తేదీ (మీరు జారీ చేసిన తేదీ) మరియు వస్తువులు లేదా సేవలు అందించిన తేదీ వేరైతే, ఆ సరఫరా తేదీ.
- మీ వివరాలు: వ్యాపారం లేదా ట్రేడింగ్ పేరు, చిరునామా, ఇమెయిల్ లేదా ఫోన్ నంబర్ మరియు VAT, GST లేదా ABN వంటి ఏదైనా పన్ను రిజిస్ట్రేషన్ నంబర్.
- మీ కస్టమర్ వివరాలు: పేరు లేదా కంపెనీ పేరు మరియు చిరునామా. EUలోని వ్యాపార కస్టమర్ల కోసం వారి VAT నంబర్ కూడా తరచుగా అవసరం.
- మీరు సరఫరా చేసిన వాటి వివరణ: పరిమాణం, యూనిట్ ధర మరియు మొత్తం ధరతో ప్రతి ఉత్పత్తి లేదా సేవను ప్రత్యేక లైన్‌లో రాయాలి.
- సబ్‌టోటల్, పన్ను మరియు మొత్తం: పన్నుకు ముందు మొత్తం, పన్ను శాతం మరియు మొత్తం, ఏవైనా తగ్గింపులు (డిస్కౌంట్లు), మరియు చెల్లించాల్సిన తుది మొత్తం.
- చివరి తేదీ మరియు చెల్లింపు నిబంధనలు, ఉదాహరణకు "Due on receipt" (అందగానే చెల్లించాలి) లేదా "Net 30" (30 రోజుల్లోపు చెల్లింపు).
- చెల్లించే విధానం: బ్యాంక్ వివరాలు, పేమెంట్ లింక్ లేదా మీరు అంగీకరించే పేమెంట్ యాప్‌లు.
- అవసరమైన చోట గమనికలు: కొనుగోలు ఆర్డర్ (PO) నంబర్, ప్రాజెక్ట్ పేరు, ఆలస్య చెల్లింపు నిబంధనలు లేదా కృతజ్ఞతా సందేశం.
సాధారణ ఇన్వాయిస్ ఉదాహరణ
చిన్న సేవా ఇన్వాయిస్ ప్రధాన భాగం ఇలా కనిపిస్తుంది:
| వివరణ | పరిమాణం | యూనిట్ ధర | మొత్తం |
|---|---|---|---|
| Logo design | 1 | $800.00 | $800.00 |
| Brand style guide (PDF) | 1 | $450.00 | $450.00 |
| Revision rounds (hours) | 3 | $60.00 | $180.00 |
| సబ్‌టోటల్ | $1,430.00 | ||
| Sales tax (0%, service not taxable here) | $0.00 | ||
| 14 నవంబర్ నాటికి చెల్లించాల్సిన మొత్తం | $1,430.00 | ||
టేబుల్ పైన అమ్మకందారుడు మరియు కస్టమర్ వివరాలు, ఇన్వాయిస్ నంబర్ (ఉదాహరణకు INV-0042), ఇన్వాయిస్ తేదీ మరియు చెల్లింపు నిబంధనలు ఉంటాయి. దాని కింద చెల్లింపు సూచనలు ఉంటాయి.
ఇన్వాయిస్లకు చట్టపరమైన నిబంధనలు ఉంటాయా?
అవును, చాలా దేశాలలో, మీరు VAT లేదా GST వంటి అమ్మకపు పన్ను కోసం రిజిస్టర్ అయిన తర్వాత నిబంధనలు వర్తిస్తాయి. కొన్ని ప్రధాన మార్కెట్లలో ఇది ఎలా పనిచేస్తుందో ఇక్కడ ఉంది. నిబంధనలు మారుతుంటాయి కాబట్టి ఎల్లప్పుడూ మీ స్వంత దేశం యొక్క పన్ను అధికారులను సంప్రదించండి.
యూరోపియన్ యూనియన్
EU VAT Directive (Article 226) ఒక VAT ఇన్‌వాయిస్‌లో ఏ వివరాలు ఉండాలో నిర్దేశిస్తుంది. ఇందులో జారీ చేసిన తేదీ, ఇన్‌వాయిస్‌ను స్పష్టంగా గుర్తించే క్రమ సంఖ్య, విక్రేత VAT నంబర్, కొన్ని సందర్భాల్లో కస్టమర్ VAT నంబర్, ఇరుపక్షాల పూర్తి పేర్లు మరియు చిరునామాలు, అందించిన వస్తువుల పరిమాణం మరియు స్వభావం, సరఫరా తేదీ, పన్ను వర్తించే మొత్తం, VAT రేటు మరియు VAT మొత్తం ఉంటాయి. ప్రతి సభ్య దేశం ఈ నిబంధనలను తమ చట్టాలలో పొందుపరుస్తుంది, కొన్నిసార్లు అదనపు అంశాలను చేర్చుతుంది.
యునైటెడ్ కింగ్‌డమ్
UKలో VAT-రిజిస్టర్డ్ వ్యాపారాలు తమ VAT రిజిస్ట్రేషన్ నంబర్, సరఫరా సమయం, VAT మినహాయించి ప్రతి వస్తువు ధర, VAT రేటు, మరియు VATతో కలిపి మరియు మినహాయించిన మొత్తాలను చూపే VAT ఇన్‌వాయిస్‌లను జారీ చేయాలి. VATతో కలిపి £250 లేదా అంతకంటే తక్కువ విలువైన అమ్మకాల కోసం తక్కువ వివరాలతో సరళీకృత ఇన్‌వాయిస్‌ను జారీ చేయవచ్చు.
ఆస్ట్రేలియా
GST-రిజిస్టర్డ్ వ్యాపారం, కస్టమర్ కోరినప్పుడు 28 రోజులలోపు ట్యాక్స్ ఇన్‌వాయిస్‌ను అందించాలి; GSTతో కలిపి అమ్మకం విలువ $82.50 లేదా అంతకంటే తక్కువ ఉంటే ఇది అవసరం లేదు. ఇన్వాయిస్పై అది ట్యాక్స్ ఇన్వాయిస్ అని, విక్రేత గుర్తింపు మరియు ABN, తేదీ, పరిమాణం మరియు ధరతో విక్రయించిన వస్తువుల వివరణ, GST మొత్తం మరియు అమ్మకంలో ఎంత మొత్తం పన్ను వర్తించేదో చూపించాలి. $1,000 నుండి కొనుగోలుదారు గుర్తింపు లేదా ABN కూడా చూపించాలి.
యునైటెడ్ స్టేట్స్
ఫెడరల్ స్థాయిలో ఒకే విధమైన ఇన్వాయిస్ ఫార్మాట్ ఏదీ లేదు. మీ ఇన్‌వాయిస్‌లు ఖచ్చితమైనవిగా ఉండటం, మీ రికార్డులతో భద్రపరచడం మరియు ఏదైనా అమ్మకపు పన్నును సరిగ్గా చూపించడం ముఖ్యం. అమ్మకపు పన్ను ప్రతి రాష్ట్రం ద్వారా నిర్ణయించబడుతుంది, మరియు చాలా రాష్ట్రాల్లో సేవలపై పన్ను ఉండదు.
PDF మాత్రమే సరిపోని దేశాలు
పెరుగుతున్న దేశాల సంఖ్య ఇ-ఇన్‌వాయిసింగ్ (e-invoicing) ను తప్పనిసరి చేస్తోంది: అంటే ఇమెయిల్ ద్వారా PDF కాకుండా, ప్రభుత్వ వ్యవస్థ లేదా ఆమోదిత నెట్‌వర్క్ ద్వారా పంపే నిర్మాణాత్మక ఇన్‌వాయిస్‌లు. ఇటలీ 2019 నుండి వ్యాపార అమ్మకాల కోసం దీనిని తప్పనిసరి చేసింది, మెక్సికో (CFDI), బ్రెజిల్ (NF-e), టర్కీ (e-Fatura), సౌదీ అరేబియా (ZATCA) మరియు భారతదేశం (పెద్ద వ్యాపారాల కోసం) తమ స్వంత వ్యవస్థలను కలిగి ఉన్నాయి; బెల్జియం జనవరి 2026లో వ్యాపారాల మధ్య అమ్మకాలకు (B2B) దీనిని తప్పనిసరి చేసింది, ఫ్రాన్స్ సెప్టెంబర్ 2026 నుండి దశలవారీగా ప్రారంభిస్తుంది, పోలాండ్ 2026 నుండి మరియు జర్మనీ 2027 నుండి ప్రారంభిస్తాయి. EU జూలై 2030 నుండి సరిహద్దు వ్యాపారాల అమ్మకాల కోసం ఇ-ఇన్‌వాయిసింగ్‌ను ప్లాన్ చేస్తోంది. మీరు ఈ ప్రదేశాలలో ఒకదానిలో వ్యాపారం చేస్తుంటే, పన్ను ఇన్‌వాయిస్‌ల కోసం అధికారిక వ్యవస్థను ఉపయోగించండి. కొటేషన్లు, ప్రోఫార్మా ఇన్‌వాయిస్‌లు మరియు విదేశీ కస్టమర్ల కోసం PDF ఇన్వాయిస్ ఇప్పటికీ ఉపయోగపడుతుంది.
ఇన్‌వాయిస్‌ల రకాలు
- ప్రామాణిక ఇన్వాయిస్ (Standard invoice): అమ్మకం తర్వాత చెల్లింపు కోసం పంపే రోజువారీ అభ్యర్థన.
- ప్రోఫార్మా ఇన్వాయిస్ (Proforma invoice): అమ్మకానికి ముందే పంపే ప్రాథమిక ఇన్వాయిస్, కొనుగోలుదారు నుండి ఎంత వసూలు చేయబడుతుందో ఇది చూపిస్తుంది. ఇది తరచుగా కస్టమ్స్ కోసం లేదా ముందస్తు చెల్లింపు ఏర్పాటు చేయడానికి ఉపయోగించబడుతుంది, మరియు ఇది చెల్లింపు కోసం అధికారిక డిమాండ్ కాదు.
- మధ్యంతర లేదా ప్రోగ్రెస్ ఇన్వాయిస్ (Interim or progress invoice): పెద్ద ప్రాజెక్ట్‌లలో దశలు పూర్తయ్యే కొద్దీ భాగాలుగా బిల్లు చేస్తుంది. నిర్మాణ రంగంలో సాధారణం (మా కాంట్రాక్టర్ ఇన్వాయిస్ గైడ్ చూడండి).
- తుది ఇన్వాయిస్ (Final invoice): ప్రాజెక్ట్‌ను ముగిస్తూ, మునుపటి ప్రోగ్రెస్ చెల్లింపులు మరియు డిపాజిట్లను సర్దుబాటు చేస్తుంది.
- పునరావృత ఇన్వాయిస్ (Recurring invoice): నెలవారీ రీటైనర్ లేదా మెయింటెనెన్స్ కాంట్రాక్ట్ వంటి నిర్దిష్ట వ్యవధిలో ఒకే మొత్తానికి పంపే ఛార్జ్.
- టైమ్‌షీట్ ఇన్వాయిస్ (Timesheet invoice): గంటల రేటు ప్రకారం పనిచేసిన గంటలకు బిల్లు చేస్తుంది. ఫ్రీలాన్సర్లు మరియు కన్సల్టెంట్లకు సాధారణం (మా ఫ్రీలాన్స్ ఇన్వాయిస్ గైడ్ చూడండి).
- క్రెడిట్ నోట్ (Credit note): వస్తువుల వాపసు, అధిక ఛార్జీ లేదా పొరపాటు కారణంగా ఇప్పటికే పంపిన ఇన్వాయిస్ మొత్తాన్ని తగ్గిస్తుంది లేదా రద్దు చేస్తుంది.
- డెబిట్ నోట్ (Debit note): అదనపు ఛార్జీల కోసం మునుపటి ఇన్వాయిస్పై బాకీ ఉన్న మొత్తాన్ని పెంచుతుంది.
- కమర్షియల్ ఇన్వాయిస్ (Commercial invoice): అంతర్జాతీయ వాణిజ్యంలో ఉపయోగించబడుతుంది. వస్తువుల విలువను నిర్ధారించడానికి మరియు సుంకాలను లెక్కించడానికి కస్టమ్స్ దీనిని ఉపయోగిస్తుంది, కాబట్టి ఇందులో మూల దేశం మరియు టారిఫ్ కోడ్‌ల వంటి వివరాలు ఉంటాయి.
ఇన్వాయిస్ vs రశీదు, బిల్లు, కొటేషన్ మరియు పర్చేజ్ ఆర్డర్
| పత్రం | ఎవరు పంపుతారు | ఎప్పుడు | ఇది ఏమి చెబుతుంది |
|---|---|---|---|
| కొటేషన్ / ఎస్టిమేట్ | అమ్మకందారుడు | పనికి ముందు | "దీనికి ఇంత ఖర్చు అవుతుంది." |
| పర్చేజ్ ఆర్డర్ (Purchase order) | కొనుగోలుదారుడు | పనికి ముందు | "మేము ఈ ధరకు దీనిని కొనడానికి అంగీకరిస్తున్నాము." |
| ఇన్వాయిస్ (Invoice) | అమ్మకందారుడు | డెలివరీ తర్వాత | "దయచేసి ఈ తేదీ నాటికి ఈ మొత్తాన్ని చెల్లించండి." |
| బిల్లు (Bill) | అమ్మకందారుడు | డెలివరీ తర్వాత | కొనుగోలుదారుడి కోణం నుండి ఇన్వాయిస్ లాంటి పత్రమే. కరెంట్, రెస్టారెంట్ ఖర్చుల కోసం కూడా వాడతారు. |
| రశీదు (Receipt) | అమ్మకందారుడు | చెల్లింపు తర్వాత | "మీ చెల్లింపు మాకు అందింది." |
దీనిని గుర్తుంచుకోవడానికి సరళమైన మార్గం: పనికి ముందు కొటేషన్ వస్తుంది, ఇన్వాయిస్ డబ్బు అడుగుతుంది, మరియు రశీదు డబ్బు అందిందని ధృవీకరిస్తుంది.
ఇన్‌వాయిస్‌ను ఎలా రూపొందించాలి
- మీ వ్యాపార వివరాలు మరియు లోగో (ఉంటే) జోడించండి.
- మీ కస్టమర్ వివరాలను, మరియు వారు మీకు కొనుగోలు ఆర్డర్ నంబర్ ఇచ్చినట్లయితే దానిని జోడించండి.
- మీ సీక్వెన్స్‌ను కొనసాగిస్తూ ఇన్వాయిస్కు ఒక నంబర్ మరియు తేదీని ఇవ్వండి.
- పరిమాణం మరియు ధరతో ప్రతి వస్తువు లేదా సేవను నమోదు చేయండి.
- వర్తించే చోట పన్ను, తగ్గింపులు మరియు షిప్పింగ్ ఛార్జీలను జోడించండి.
- గడువు తేదీ మరియు చెల్లింపు నిబంధనలను సెట్ చేయండి, మరియు ఎలా చెల్లించాలో వివరాలు ఇవ్వండి.
- వివరాలను తనిఖీ చేసి, PDFగా సేవ్ చేయండి, తర్వాత దానిని పంపి ఒక కాపీని భద్రపరుచుకోండి.
మీరు ఇవన్నీ Billsato ఉచిత ఇన్వాయిస్ జెనరేటర్‌లో చేయవచ్చు: ఫారమ్‌ను పూరించండి, మీరు టైప్ చేస్తున్నప్పుడు PDF అప్‌డేట్ అవ్వడాన్ని చూడండి మరియు డౌన్‌లోడ్ చేసుకోండి. సైన్-అప్ అవసరం లేదు, వాటర్‌మార్క్ ఉండదు మరియు మీరు టైప్ చేసే సమాచారం మీ బ్రౌజర్‌లోనే భద్రంగా ఉంటుంది.
ఇన్‌వాయిస్‌ను ఎప్పుడు పంపాలి, ఎలా పంపాలి
పని పూర్తయిన వెంటనే దానిని పంపండి. మీరు ఎంత ఆలస్యం చేస్తే, చెల్లింపు అందడం కూడా అంత ఆలస్యమవుతుంది. దీర్ఘకాలిక ప్రాజెక్ట్‌ల కోసం, ప్రారంభించడానికి ముందే దశలవారీ చెల్లింపులు లేదా డిపాజిట్‌పై అంగీకరించండి. PDFని జతచేసి ఇమెయిల్ చేయడం అనేది ఇన్‌వాయిస్‌ను పంపడానికి అత్యంత వేగవంతమైన మరియు సాధారణ మార్గం. ఇన్వాయిస్ నంబర్, మొత్తం మరియు గడువు తేదీని కేవలం అటాచ్‌మెంట్‌లో మాత్రమే కాకుండా ఇమెయిల్‌లో కూడా రాయండి.
చెల్లింపులు ఆలస్యం కావడం సాధారణం: US కంపెనీలపై 2025 Atradius సర్వేలో, వ్యాపారాల మధ్య ఇన్‌వాయిస్‌ల విలువలో 43% గడువు దాటినవిగా ఉన్నాయి. గడువు తేదీ దాటిపోతే, మా చెల్లింపు రిమైండర్ ఇమెయిల్‌ల గైడ్లో మీరు ఉపయోగించగల షెడ్యూల్ మరియు టెంప్లేట్‌లు ఉన్నాయి.
ఇన్‌వాయిస్‌లను ఎంతకాలం భద్రపరుచుకోవాలి
మీరు పంపే మరియు స్వీకరించే ప్రతి ఇన్వాయిస్ కాపీని ఉంచండి. ఎంతకాలం ఉంచాలనేది మీ దేశంపై ఆధారపడి ఉంటుంది. US IRS సాధారణంగా ఫైలింగ్ చేసిన తేదీ నుండి మూడు సంవత్సరాలు, కొన్ని పరిస్థితులలో ఏడు సంవత్సరాల వరకు ఉంచాలని కోరుతుంది. UKలోని HMRC సోల్ ట్రేడర్లను జనవరి 31 ఫైలింగ్ గడువు ముగిసిన తర్వాత కనీసం ఐదు సంవత్సరాలు, లిమిటెడ్ కంపెనీలను ఆరు సంవత్సరాల పాటు రికార్డులను ఉంచాలని కోరుతుంది. అనేక ఇతర దేశాలు ఐదు నుండి పది సంవత్సరాల కాలపరిమితిని నిర్దేశిస్తాయి.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
ఇన్వాయిస్ మరియు రశీదు (రసీదు) ఒకటేనా?
కాదు. ఇన్వాయిస్ అనేది చెల్లింపు చేయమని కోరేది, కస్టమర్ చెల్లించడానికి ముందే దీనిని పంపుతారు. రశీదు అనేది చెల్లింపు అందిందని ధృవీకరించేది, డబ్బు అందిన తర్వాత దీనిని పంపుతారు. కొన్ని వ్యాపారాలు చెల్లించిన ఇన్వాయిస్పై "Paid" అని రాసి తిరిగి పంపుతాయి, అది కూడా రశీదులా పనిచేస్తుంది.
ఇన్వాయిస్ చట్టబద్ధంగా చెల్లుబాటు అయ్యే పత్రమా?
దానికదే సాధారణంగా కాదు. చెల్లించాల్సిన బాధ్యత మీకూ మీ కస్టమర్‌కూ మధ్య ఉన్న ఒప్పందం (రాతపూర్వక కాంట్రాక్ట్, ఆమోదించిన కొటేషన్ లేదా ఆర్డర్) ద్వారా వస్తుంది. ఇన్వాయిస్ అనేది ఆ ఒప్పందానికి మరియు బాకీ ఉన్న మొత్తానికి రుజువు మాత్రమే, అందుకే వివాదాలు వచ్చినప్పుడు ఇది ముఖ్యమైనది.
నా వ్యాపారం రిజిస్టర్ కాకపోయినా నేను ఇన్వాయిస్ పంపవచ్చా?
అవును, చాలా దేశాల్లో పంపవచ్చు. వ్యక్తులు మరియు ఏకవ్యక్తి వ్యాపారులు (సోల్ ట్రేడర్లు) తాము చేసిన పనికి తమ సొంత పేరుతో ఇన్వాయిస్ పంపవచ్చు. మీరు పన్ను కోసం రిజిస్టర్ చేసుకోవాలా లేదా VAT, GST లేదా అమ్మకపు పన్ను విధించాలా అనేది మీ దేశం మరియు మీ ఆదాయంపై ఆధారపడి ఉంటుంది, కాబట్టి మీ స్థానిక పన్ను నిబంధనలను తనిఖీ చేయండి.
ఇన్వాయిస్లకు నంబర్ ఉండాలా?
అవును. ప్రతి ఇన్వాయిస్కు INV-0001, INV-0002 వంటి నిరంతర క్రమంలో ప్రత్యేకమైన (యూనిక్) నంబర్ను ఉపయోగించండి. EU మరియు UKలలోని VAT నిబంధనలు దీనిని తప్పనిసరి చేస్తాయి, అలాగే మిగతా చోట్ల కూడా మీ రికార్డులను ట్రాక్ చేయడం చాలా సులభం అవుతుంది.
నేను ఇన్‌వాయిస్‌ను PDF రూపంలో పంపవచ్చా?
అవును, చాలా దేశాల్లో ఇమెయిల్ ద్వారా పంపిన PDF సరైన మరియు చెల్లుబాటు అయ్యే ఇన్వాయిస్ అవుతుంది. ఇటలీ, మెక్సికో లేదా బ్రెజిల్ వంటి తప్పనిసరి ఇ-ఇన్‌వాయిసింగ్ ఉన్న దేశాలు మాత్రమే ఇందుకు మినహాయింపు, అక్కడ వ్యాపార అమ్మకాల పన్ను ఇన్‌వాయిస్‌లు అధికారిక వ్యవస్థ ద్వారానే వెళ్ళాలి.
ఇన్వాయిస్కి మరియు బిల్లుకి మధ్య తేడా ఏమిటి?
అవి సాధారణంగా ఒకే పత్రం. అమ్మకందారుడు దానిని ఇన్వాయిస్ అని పిలుస్తాడు; దానికి డబ్బు చెల్లించాల్సిన కొనుగోలుదారుడు దానిని తరచుగా బిల్లు అని పిలుస్తాడు. కరెంట్ బిల్లు లేదా రెస్టారెంట్ ఖర్చుల వంటి రోజువారీ చెల్లింపుల కోసం కూడా "బిల్లు" అనే పదాన్ని ఉపయోగిస్తారు.