Wat is een factuur? Betekenis, voorbeelden en verplichte gegevens
Een factuur is een document dat een verkoper naar een koper stuurt om betaling te vragen voor geleverde goederen of diensten. Er staat op wat er is verkocht, wat elk onderdeel kost, het totale verschuldigde bedrag en wanneer en hoe er betaald moet worden. Voor beide partijen is het tevens het schriftelijke bewijs van de verkoop.
Dat is het korte antwoord. De rest van deze gids legt uit wat er op een factuur moet staan, wat de wet in verschillende landen vereist, de belangrijkste soorten facturen, hoe een factuur verschilt van een kwitantie, een rekening of een offerte, en hoe je er zelf een maakt.
De betekenis van een factuur in één minuut
- Wie verstuurt hem: de verkoper (een onderneming, zzp'er of aannemer).
- Wie ontvangt hem: de koper, vaak de opdrachtgever of klant genoemd.
- Wanneer: nadat het werk is gedaan of de goederen zijn geleverd, of bij afgesproken fasen van een groter project.
- Wat het doel is: om betaling vragen, de verkoop registreren en dienen als onderbouwing voor de belastingadministratie van beide partijen.
- Wat het niet is: een betalingsbewijs. Dat is een kwitantie.
Het Engelse woord 'invoice' heeft een lange geschiedenis. Het werd in de 16e eeuw overgenomen uit het Frans: envois, "verzonden zaken", het meervoud van envoi (een verzending van goederen). Een factuur was oorspronkelijk de lijst die meeging met een vracht, en dat is in feite nog steeds wat het document vandaag de dag doet.
Wat een factuur doet
Een factuur lijkt op een eenvoudige rekening, maar vervult vier afzonderlijke functies:
- Het is een betalingsverzoek. Er staat het bedrag op, de vervaldatum en de betaalmethoden voor de klant.
- Het legt de transactie vast. Zowel jouw inkomsten als de uitgaven van je klant worden hierop gebaseerd, dus beide partijen bewaren een kopie.
- Het dient als bewijs voor de belastingaangifte. Belastingautoriteiten gebruiken facturen om omzetbelasting of btw te controleren, en in veel landen kan een onderneming alleen btw terugvragen als ze over een geldige factuur beschikt.
- Het legt de voorwaarden vast. Betalingstermijnen, eventuele vertragingsrente en de exacte levering staan erop vermeld, wat helderheid geeft bij geschillen.
Wat moet er op een factuur staan?
De vereisten verschillen per land (zie hieronder), maar een complete, professionele factuur bevat de volgende gegevens:
- Het woord "Factuur" duidelijk bovenaan, zodat er geen verwarring ontstaat met een offerte. Als je btw-plichtig bent, eisen sommige landen termen zoals "Btw-factuur" of "Tax invoice".
- Een uniek factuurnummer. De nummers moeten opeenvolgend zijn, bijvoorbeeld INV-0001, INV-0002, zonder gaten of dubbele nummers.
- De factuurdatum (de datum van uitreiking) en, indien afwijkend, de leveringsdatum van de goederen of diensten.
- Jouw bedrijfsgegevens: handelsnaam, adres, e-mailadres of telefoonnummer en fiscaal registratienummer zoals een btw-identificatienummer of ABN.
- De gegevens van je klant: naam of bedrijfsnaam en adres. Voor zakelijke klanten binnen de EU is het btw-nummer van de klant vaak ook verplicht.
- Een omschrijving van wat er geleverd is: elk product of elke dienst op een eigen regel, inclusief hoeveelheid, eenheidsprijs en het regeltotaal.
- Subtotaal, belasting en totaalbedrag: het bedrag exclusief belasting, het belastingtarief en btw-bedrag, eventuele kortingen en het te betalen eindbedrag.
- De vervaldatum en betalingstermijn, zoals "Betaalbaar bij ontvangst" of "Netto 30 dagen".
- Betaalinstructies: je bankrekeningnummer (IBAN), een betaallink of de ondersteunde betaalapps.
- Opmerkingen waar relevant: een inkoopordernummer (PO-nummer), projectnaam, voorwaarden bij te late betaling of een vriendelijk bedankje.
Een eenvoudig factuurvoorbeeld
Zo ziet de kern van een kleine dienstenfactuur eruit:
| Omschrijving | Aantal | Eenheidsprijs | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Logo-ontwerp | 1 | $800.00 | $800.00 |
| Huisstijlhandboek (PDF) | 1 | $450.00 | $450.00 |
| Revisierondes (uren) | 3 | $60.00 | $180.00 |
| Subtotaal | $1,430.00 | ||
| Sales tax (0%, dienst hier niet belastbaar) | $0.00 | ||
| Te betalen vóór 14 november | $1,430.00 | ||
Boven de tabel staan de gegevens van jou en je klant, het factuurnummer (bijvoorbeeld INV-0042), de factuurdatum en de betalingsvoorwaarden. Onder de tabel volgen de instructies voor de betaling.
Geldt er wetgeving voor facturen?
Ja, in de meeste landen wel, zeker zodra je geregistreerd bent voor een omzetbelasting zoals btw of GST. Zo werkt het in enkele grote markten. Raadpleeg altijd de belastingdienst van je eigen land, want de regels kunnen veranderen.
Europese Unie
De EU-btw-richtlijn (Article 226) schrijft voor wat er minimaal op een btw-factuur moet staan. Dit omvat de datum van uitreiking, een opeenvolgend nummer dat de factuur uniek identificeert, het btw-nummer van de verkoper, in bepaalde gevallen het btw-nummer van de afnemer, de volledige naam en het adres van beide partijen, de hoeveelheid en aard van de geleverde goederen of diensten, de leverdatum, de maatstaf van heffing per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag. Elke lidstaat vertaalt deze regels naar nationale wetgeving, soms met aanvullende eisen.
Verenigd Koninkrijk
Btw-geregistreerde bedrijven in het VK moeten facturen uitreiken met hun btw-nummer, het tijdstip van levering, de stukprijs exclusief btw, het btw-tarief en de totalen inclusief en exclusief btw. Voor verkopen van £250 of minder inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur met minder gegevens.
Australië
Een voor GST geregistreerd bedrijf moet binnen 28 dagen een 'tax invoice' verstrekken wanneer een klant daarom vraagt, tenzij het aankoopbedrag $82.50 of minder bedraagt inclusief GST. De factuur moet aantonen dat het om een tax invoice gaat, en de identiteit en ABN van de verkoper, de datum, een duidelijke omschrijving met aantal en prijs, het GST-bedrag en het belaste aandeel vermelden. Vanaf $1,000 moet ook de identiteit of het ABN van de koper worden vermeld.
Verenigde Staten
Er is geen algemeen federaal format voor facturen. Het belangrijkste is dat je facturen accuraat zijn, zorgvuldig worden bewaard in de administratie en eventuele 'sales tax' correct weergeven. Deze verkoopbelasting wordt per staat geregeld, en in veel staten zijn diensten volledig vrijgesteld.
Landen waar een PDF niet voldoende is
Een groeiend aantal landen stelt e-facturatie (e-invoicing) verplicht: gestructureerde digitale facturen die via een overheidsplatform of een gecertificeerd netwerk worden verstuurd in plaats van een PDF per e-mail. Italië stelt dit al sinds 2019 verplicht voor zakelijke verkopen. Ook Mexico (CFDI), Brazilië (NF-e), Turkije (e-Fatura), Saoedi-Arabië (ZATCA) en India (voor grotere bedrijven) hanteren eigen systemen. België maakt het verplicht voor business-to-business transacties per januari 2026, Frankrijk voert het stapsgewijs in vanaf september 2026, Polen vanaf 2026 en Duitsland vanaf 2027. De EU is van plan e-facturatie voor grensoverschrijdende zakelijke transacties verplicht te stellen vanaf juli 2030. Als je in deze landen zakendoet, gebruik dan het officiële systeem voor je fiscale facturen. Een PDF-factuur blijft nog steeds handig voor offertes, proformafacturen en internationale klanten.
Soorten facturen
- Standaardfactuur: het gebruikelijke betalingsverzoek na afloop van een verkoop of opdracht.
- Proformafactuur: een voorlopige factuur die voorafgaand aan de verkoop wordt verstuurd om te tonen wat er in rekening gebracht zal worden. Wordt vaak gebruikt voor douanedocumenten of vooruitbetalingen, en geldt niet als definitieve betalingsvordering.
- Deelfactuur of termijnfactuur: brengt een deel van een langlopend project in rekening naarmate fasen worden afgerond. Veelgebruikt in de bouw (bekijk onze gids over facturen voor aannemers).
- Eindfactuur: rondt een project af en verrekent eerdere termijnbetalingen en voorschotten.
- Periodieke factuur: een herhaaldelijk vast bedrag volgens een vast schema, zoals een maandelijks abonnement of onderhoudscontract.
- Urenfactuur: brengt gewerkte uren in rekening tegen een uurtarief. Typisch voor freelancers en consultants (bekijk onze gids over facturen voor freelancers).
- Creditfactuur (creditnota): verlaagt of annuleert een reeds verzonden factuur na een retourzending, correctie of fout.
- Debetfactuur (debetnota): verhoogt het verschuldigde bedrag van een eerdere factuur, bijvoorbeeld bij nacalculatie of extra kosten.
- Handelsfactuur (commercial invoice): gebruikt bij internationale handel. De douane gebruikt deze om de waarde van goederen te bepalen en invoerrechten te berekenen, en bevat gegevens zoals het land van herkomst en goederencodes (HS-codes).
Factuur versus kwitantie, rekening, offerte en inkooporder
| Document | Wie verstuurt het | Wanneer | Wat het inhoudt |
|---|---|---|---|
| Offerte / prijsopgave | Verkoper | Vóór de werkzaamheden | "Dit zijn de verwachte kosten." |
| Inkooporder (PO) | Koper | Vóór de werkzaamheden | "Wij gaan akkoord met deze aankoop tegen deze prijs." |
| Factuur | Verkoper | Na levering | "Gelieve dit bedrag vóór deze datum te betalen." |
| Rekening | Verkoper | Na levering | Hetzelfde document als een factuur, bekeken vanuit de koper. Ook gebruikt voor nutsvoorzieningen en horeca. |
| Kwitantie / bon | Verkoper | Na betaling | "Wij hebben je betaling ontvangen." |
De eenvoudigste manier om het te onthouden: een offerte ontvang je vooraf, een factuur vraagt om geld, en een kwitantie bevestigt dat het geld binnen is.
Hoe maak je een factuur?
- Voeg je bedrijfsgegevens toe en eventueel je bedrijfslogo.
- Vul de klantgegevens in, inclusief hun eventuele inkoopordernummer.
- Geef de factuur een nummer en datum, passend binnen je doorlopende reeks.
- Noteer elk artikel of elke dienst met het juiste aantal en de prijs.
- Voeg belasting, eventuele kortingen en verzendkosten toe waar van toepassing.
- Stel de vervaldatum en betalingsvoorwaarden in, en voeg betaalinstructies toe.
- Controleer alles en sla op als PDF; verstuur de factuur en bewaar een kopie voor jezelf.
Je kunt dit allemaal direct regelen in de gratis factuurmaker van Billsato: vul de velden in, zie de PDF direct live meeveranderen en download hem meteen. Zonder registratie, zonder watermerk en je gegevens blijven veilig in je eigen browser.
Wanneer en hoe verstuur je een factuur?
Stuur je factuur zodra het werk is afgerond of de goederen zijn geleverd. Hoe langer je wacht, hoe langer het duurt voordat je betaald krijgt. Spreek bij grotere projecten vooraf termijnbetalingen of een aanbetaling af. Een e-mail met een PDF-bijlage is de snelste en meest gangbare manier om te factureren. Vermeld het factuurnummer, het bedrag en de uiterste betaaldatum ook duidelijk in de tekst van je e-mail, niet alleen in de bijlage.
Te late betalingen komen vaak voor: uit een onderzoek van Atradius uit 2025 onder Amerikaanse bedrijven bleek dat 43% van de totale waarde aan zakelijke facturen te laat werd voldaan. Is de vervaldatum verstreken? In onze gids over betalingsherinneringen per e-mail vind je een handig schema en kant-en-klare voorbeelden.
Hoe lang moet je facturen bewaren?
Bewaar altijd een kopie van elke factuur die je verstuurt en ontvangt. De bewaartermijn verschilt per land. In de VS hanteert de IRS over het algemeen drie jaar na de belastingaangifte, en in sommige gevallen tot zeven jaar. HMRC in het VK verplicht zzp'ers om gegevens minimaal vijf jaar na de uiterste aangiftedatum van 31 januari te bewaren, en besloten vennootschappen zes jaar. In Nederland en veel andere Europese landen geldt voor de basisadministratie een fiscale bewaarplicht van doorgaans zeven tot tien jaar.
Veelgestelde vragen
Is een factuur hetzelfde als een kwitantie of bonnetje?
Nee. Een factuur vraagt om een betaling en wordt verstuurd voordat de klant betaalt. Een kwitantie of aankoopbewijs bevestigt dat de betaling is ontvangen en wordt daarna verstrekt. Sommige bedrijven stempelen een voldane factuur met "Betaald" en sturen deze terug, wat dan als kwitantie fungeert.
Is een factuur juridisch bindend?
Op zichzelf meestal niet. De betalingsverplichting vloeit voort uit de afspraak tussen jou en je klant, of dat nu een schriftelijk contract, een geaccepteerde offerte of een geplaatste bestelling is. De factuur dient als bewijs van die overeenkomst en van het verschuldigde bedrag, wat belangrijk is bij eventuele geschillen.
Kan ik een factuur sturen als ik geen ingeschreven bedrijf heb?
Ja, in de meeste landen wel. Particulieren kunnen voor verrichte werkzaamheden een factuur sturen onder hun eigen naam. Of je je moet registreren bij de belastingdienst en wanneer je btw (VAT/GST) moet rekenen, hangt af van je land en hoeveel je verdient; controleer daarom altijd de regels van de lokale belastingdienst.
Moeten facturen genummerd zijn?
Ja. Gebruik voor elke factuur een uniek nummer in een opeenvolgende reeks, zoals INV-0001, INV-0002. Btw-regels in de EU en het VK verplichten dit, en het maakt je administratie overal ter wereld aanzienlijk overzichtelijker.
Mag ik een factuur als PDF versturen?
Ja, in de meeste landen is een per e-mail verstuurde PDF een normale, geldige factuur. De uitzondering vormen landen met verplichte e-facturatie, zoals Italië, Mexico of Brazilië, waar btw-facturen voor zakelijke verkopen via een officieel overheidssysteem moeten lopen.
Wat is het verschil tussen een factuur en een rekening?
Het gaat meestal om hetzelfde document. De verkoper noemt het een factuur; de koper die moet betalen noemt het vaak de rekening. De term "rekening" wordt ook veel gebruikt voor alledaagse uitgaven, zoals de energierekening of het bonnetje in een restaurant.