Vervallen factuur? Betalingsherinneringen waarmee je betaald krijgt
Wanneer een factuur vervallen is, stuur je de dag na de vervaldatum een korte, vriendelijke herinnering. Volg dit daarna op volgens een vast schema en word telkens iets formeler: na ongeveer één week, twee weken en 30 dagen, gevolgd door een laatste aanmaning. De meeste openstaande facturen worden na de eerste of tweede herinnering voldaan. Hieronder vind je een handig schema en zes e-mailvoorbeelden om direct te kopiëren.
Te late betalingen zijn normaal, houd er rekening mee
Een te late factuur is meestal niet persoonlijk bedoeld. In een onderzoek van Atradius uit 2025 onder Amerikaanse bedrijven bleek 43% van de totale waarde van b2b-facturen te laat betaald te worden. Klanten wezen daarbij vooral op hun eigen cashflow of trage interne goedkeuringsprocessen. Uit het rapport van Intuit QuickBooks over 2025 bleek dat 56% van de kleine bedrijven nog geld tegoed had uit openstaande facturen, met een gemiddelde van $17,500, en dat 47% facturen had die meer dan 30 dagen overtijd waren.
Zie herinneringen daarom als een vast onderdeel van het facturatieproces, niet als een conflict. Een duidelijk en professioneel systeem zorgt ervoor dat je sneller betaald krijgt en je klantrelatie goed blijft.
Vóór de vervaldatum: maak betalen zo makkelijk mogelijk
- Vermeld de vervaldatum als een exacte datum op de factuur ("Vervaldatum 14 november 2026"), niet alleen "30 dagen netto".
- Neem alle benodigde betaalgegevens op: bankrekeningnummer (IBAN), een betaallink of de methoden die je accepteert.
- Voeg het inkoopordernummer (PO) van de klant toe als je dat hebt gekregen. Zonder dit nummer verwerken veel bedrijven de factuur simpelweg niet.
- Zet je voorwaarden voor te late betaling op de factuur, als je die bent overeengekomen. In de factuurmaker van Billsato voeg je met één klik een clausule voor herinneringskosten toe aan de opmerkingen.
- Stuur de factuur naar de juiste persoon, meestal de administratieafdeling, en zet je vaste contactpersoon in de cc.
Een schema voor betalingsherinneringen
| Wanneer | Wat je stuurt | Toon |
|---|---|---|
| 3 dagen vóór de vervaldatum | Vriendelijke herinnering vooraf (optioneel, handig bij nieuwe klanten) | Behulpzaam |
| 1 dag na de vervaldatum | Eerste herinnering | Vriendelijk, gaat uit van een vergissing |
| 7 dagen na vervaldatum | Tweede herinnering, vraag of er iets ontbreekt | Beleefd, direct |
| 14 dagen na vervaldatum | Derde herinnering plus een telefoontje | Duidelijk en zakelijk |
| 30 dagen na vervaldatum | Formele aanmaning, vermeld rente of kosten indien overeengekomen | Formeel |
| 45–60 dagen na vervaldatum | Laatste ingebrekestelling met een harde deadline en vervolgstappen | Beslist |
Reageer altijd in dezelfde e-mailthread en voeg de factuur opnieuw als bijlage toe. Maak het onmogelijk om te zeggen: "die hebben we nooit ontvangen".
E-mailvoorbeelden voor betalingsherinneringen
1. Vóór de vervaldatum
Onderwerp: Factuur [nummer] vervalt op [datum]
Beste [naam],
Even een korte herinnering dat factuur [nummer] ter waarde van [bedrag] vervalt op [datum]. Voor het gemak heb ik de factuur nogmaals als bijlage toegevoegd. U kunt betalen via [betaalmethode / link].
Alvast vriendelijk dank. Laat het gerust weten als u nog vragen heeft.
[Uw naam]
2. Eén dag na de vervaldatum
Onderwerp: Herinnering: factuur [nummer] verviel gisteren
Beste [naam],
Hopelijk maakt u het goed. Factuur [nummer] ter waarde van [bedrag] verviel op [datum], maar wij hebben de betaling nog niet ontvangen. Waarschijnlijk is deze aan uw aandacht ontsnapt, daarom stuur ik de factuur hierbij nogmaals mee.
U kunt het bedrag overmaken via [betaalmethode / link]. Mocht de betaling zojuist zijn voldaan, dan kunt u dit bericht als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
3. Eén week na de vervaldatum
Onderwerp: Factuur [nummer] is nu 7 dagen vervallen
Beste [naam],
Hierbij kom ik graag even terug op factuur [nummer] ter waarde van [bedrag], die vervallen is op [datum]. Kunt u aangeven wanneer wij de betaling mogen verwachten, of dat er iets ontbreekt waardoor de verwerking vertraging oploopt, zoals een inkoopordernummer of een inhoudelijke vraag over de factuur?
De factuur vindt u nogmaals in de bijlage. Alvast dank voor uw reactie.
[Uw naam]
4. Twee weken na de vervaldatum
Onderwerp: Tweede herinnering: factuur [nummer], 14 dagen vervallen
Beste [naam],
Factuur [nummer] ter waarde van [bedrag] is inmiddels 14 dagen vervallen. Aangezien ik nog geen reactie heb ontvangen op mijn eerdere berichten, zou ik het op prijs stellen als u de betaling deze week in orde maakt of mij laat weten wanneer wij deze tegemoet kunnen zien.
Mocht een toelichting gewenst zijn, dan licht ik de factuur graag telefonisch toe. Ik neem op [dag] even contact met u op, tenzij de betaling voor die tijd binnen is.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
5. 30 dagen na de vervaldatum
Onderwerp: Aanmaning: factuur [nummer], 30 dagen vervallen
Geachte [naam],
Factuur [nummer] ter waarde van [bedrag], met vervaldatum [datum], staat inmiddels 30 dagen open. Zoals vastgelegd in onze overeengekomen voorwaarden, worden er nu herinneringskosten van [bedrag of %] in rekening gebracht. Hiermee komt het openstaande saldo op [nieuw totaalbedrag].
Wij verzoeken u vriendelijk dit bedrag uiterlijk [datum, circa 7 dagen vanaf nu] over te maken. Mocht er een probleem zijn met de factuur, neem dan direct contact op zodat we dit kunnen oplossen.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
6. Laatste aanmaning / ingebrekestelling
Onderwerp: Laatste aanmaning: factuur [nummer]
Geachte [naam],
Ondanks meerdere herinneringen staat factuur [nummer] voor een bedrag van [bedrag], vervallen op [datum], nog steeds open. Wij sommeren u om het volledige bedrag van [totaalbedrag] uiterlijk [datum, over 7–14 dagen] te voldoen.
Indien wij de betaling niet voor deze datum hebben ontvangen, zien wij ons genoodzaakt om [verdere werkzaamheden op te schorten / de vordering over te dragen aan een incassobureau / juridische stappen te ondernemen via de kantonrechter]. Wij geven er de voorkeur aan dit onderling op te lossen. Neem gerust contact op als u een betalingsregeling wilt bespreken.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
Kondig alleen maatregelen aan die je ook daadwerkelijk bereid bent uit te voeren.
Mag je extra kosten of rente in rekening brengen?
Meestal wel, mits de klant hier vooraf mee heeft ingestemd. Sommige wetgevingen geven bedrijven daarnaast een wettelijk recht op rente bij te late zakelijke betalingen:
- Verenigd Koninkrijk: onder de Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 kan een bedrijf aanspraak maken op een wettelijke rente van 8% plus het basistarief van de Bank of England bij te late betalingen door een ander bedrijf, evenals een vaste vergoeding van £40 voor vorderingen tot £1,000, £70 tot £9,999.99 en £100 vanaf £10,000.
- Europese Unie: de Richtlijn betalingsachterstand (Directive 2011/7/EU) geeft ondernemingen recht op een vertragingsrente van ten minste 8 procentpunt boven de referentierente van de Europese Centrale Bank, plus een minimum van €40 aan forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten. Elk land implementeert dit in de eigen nationale wetgeving.
- Verenigde Staten: er is geen federale wetgeving. Boetes en rente hangen af van de contractsbepalingen en de wetgeving van de afzonderlijke staat, die rentepercentages kan maximeren. Vermeld deze kosten vooraf in je voorwaarden en op de factuur voordat de werkzaamheden beginnen.
Deze regelingen gelden voor zakelijke klanten. Bij consumenten zijn de regels rond incassokosten en rente veel strenger, dus controleer altijd de lokale wettelijke kaders.
Tips om facturen sneller betaald te krijgen
- Pak de telefoon rond twee weken na de vervaldatum. Een kort telefoongesprek lost vaak op wat drie e-mails niet lukte.
- Vraag wat de vertraging veroorzaakt. Een ontbrekend inkoopordernummer, een verkeerde tenaamstelling of interne onduidelijkheden zijn vaak de reden.
- Bied een betalingsregeling aan als de klant in zwaar weer zit. Nu een deel ontvangen is beter dan later niets.
- Pauzeer nieuwe werkzaamheden voor klanten met een aanzienlijk openstaand saldo.
- Houd een dossier bij van elke gestuurde herinnering en ontvangen reactie. Dit heb je nodig als de situatie escaleert.
- Voorkom het bij de volgende klus: vraag een aanbetaling aan nieuwe klanten, hanteer kortere betalingstermijnen en verstuur de factuur direct bij oplevering.
Bijhouden welke facturen vervallen zijn
Voor een handvol klanten volstaat een spreadsheet met factuurnummer, klant, bedrag, vervaldatum en status. Billsato Pro toont elke factuur overzichtelijk als betaald, deels betaald of vervallen, zodat je in één oogopslag ziet wie je moet herinneren. Het verstuurt geen e-mails namens jou: verstuur de bovenstaande voorbeelden gewoon vanuit je eigen mailbox, zodat antwoorden direct bij jou binnenkomen. Pro kost $10/maand na een gratis proefperiode van 7 dagen.
Net gestart? Lees wat er op een factuur moet staan en bekijk onze factuurgids voor freelancers.
Veelgestelde vragen
Hoe snel moet ik een herinnering sturen voor een vervallen factuur?
De dag na de vervaldatum. Een vroege, vriendelijke herinnering lost facturen op die simpelweg over het hoofd zijn gezien — en dat is bij de meeste het geval.
Hoeveel betalingsherinneringen moet ik sturen?
Meestal vier tot vijf verspreid over ongeveer twee maanden: één dag, één week, twee weken en 30 dagen na de vervaldatum, gevolgd door een laatste aanmaning. Bel er rond de twee weken ook even achteraan.
Wat schrijf ik in de onderwerpregel van een betalingsherinnering?
Het factuurnummer en de status, bijvoorbeeld "Herinnering: factuur 2026-042 verviel gisteren". Duidelijke onderwerpregels worden sneller doorgestuurd naar de juiste persoon en zijn later makkelijk terug te vinden.
Mag ik rente rekenen over een te late factuur?
Meestal wel, mits je klant hier vooraf mee heeft ingestemd. De wetgeving in het VK en de EU geeft bedrijven ook een wettelijk recht op rente en een vaste vergoeding bij te late betalingen door andere bedrijven. In de VS hangt dit af van je contract en de wetgeving per staat.
Wat als de klant na een laatste aanmaning nog steeds niet betaalt?
Je opties zijn een betalingsregeling treffen, verdere werkzaamheden pauzeren, een incassobureau inschakelen of naar de kantonrechter stappen. Bewaar kopieën van de factuur, de overeenkomst en elke herinnering.