Überfällige Rechnung? Zahlungserinnerungen, mit denen Sie bezahlt werden
Wenn eine Rechnung überfällig ist, senden Sie am Tag nach dem Fälligkeitsdatum eine kurze, freundliche Zahlungserinnerung und haken Sie anschließend nach einem festen Zeitplan nach, wobei der Ton jedes Mal bestimmter wird: nach etwa einer Woche, zwei Wochen, 30 Tagen Verzug und schließlich mit einer letzten Mahnung. Die meisten verspäteten Rechnungen werden nach der ersten oder zweiten Erinnerung bezahlt. Nachfolgend finden Sie einen Zeitplan und sechs E-Mail-Vorlagen zum Kopieren.
Zahlungsverzug ist normal – planen Sie ihn ein
Eine verspätete Rechnungsbegleichung ist meist nichts Persönliches. In einer Umfrage von Atradius unter US-Unternehmen aus dem Jahr 2025 waren 43% des Volumens aller B2B-Rechnungen überfällig, wobei Kunden am häufigsten eigene Liquiditätsprobleme oder langwierige interne Freigaben als Grund nannten. Eine Umfrage von Intuit QuickBooks unter kleinen US-Unternehmen aus dem Jahr 2025 ergab, dass 56% auf ausstehendes Geld aus unbezahlten Rechnungen warteten – im Schnitt 17.500 $ –, und bei 47% waren Rechnungen mehr als 30 Tage überfällig.
Betrachten Sie Erinnerungen daher als routinemäßigen Bestandteil der Rechnungsstellung, nicht als Konfrontation. Ein klares, höfliches System sorgt dafür, dass Sie schneller bezahlt werden, und schützt die Kundenbeziehung.
Vor dem Fälligkeitsdatum: Machen Sie das Bezahlen leicht
- Geben Sie das Fälligkeitsdatum als konkretes Datum an auf der Rechnung („Fällig am 14. November 2026“), nicht nur „Zahlbar innerhalb von 30 Tagen“.
- Fügen Sie alle nötigen Zahlungsdaten hinzu: Bankverbindung, einen Zahlungslink oder die akzeptierten Zahlungsdienste.
- Geben Sie die Bestellnummer (PO-Nummer) des Kunden an, falls dieser eine bereitgestellt hat. Ohne sie können viele Unternehmen Rechnungen intern nicht freigeben.
- Vermerken Sie Ihre Bedingungen bei Zahlungsverzug auf der Rechnung, sofern solche vereinbart wurden. Im Rechnungsgenerator von Billsato können Sie den Hinweisen mit einem Klick eine Klausel für Verzugsgebühren hinzufügen.
- Senden Sie die Rechnung an die richtige Stelle, meist die Buchhaltung, und setzen Sie Ihre direkte Kontaktperson in Kopie.
Ein Zeitplan für Zahlungserinnerungen
| Wann | Was zu senden ist | Tonfall |
|---|---|---|
| 3 Tage vor Fälligkeit | Freundlicher Hinweis vorab (optional, ideal für Neukunden) | Hilfsbereit |
| 1 Tag nach Fälligkeit | Erste Zahlungserinnerung | Freundlich, geht von einem Versehen aus |
| 7 Tage überfällig | Zweite Erinnerung mit der Frage, ob Klärungsbedarf besteht | Höflich, direkt |
| 14 Tage überfällig | Dritte Erinnerung plus ein Anruf | Bestimmt |
| 30 Tage überfällig | Förmliche Mahnung, Hinweis auf Verzugsgebühren oder Zinsen falls vereinbart | Förmlich |
| 45–60 Tage überfällig | Letzte Mahnung mit Fristsetzung und nächsten Schritten | Entschieden |
Antworten Sie immer im selben E-Mail-Verlauf und hängen Sie die Rechnung erneut an. So schließen Sie die Ausrede „haben wir nie erhalten“ von vornherein aus.
E-Mail-Vorlagen für Zahlungserinnerungen
1. Vor dem Fälligkeitsdatum
Betreff: Rechnung [Nummer] fällig am [Datum]
Guten Tag [Name],
nur eine kurze Mitteilung, dass die Rechnung [Nummer] über [Betrag] am [Datum] fällig wird. Ich habe sie zur Übersicht nochmals angehängt. Sie können bequem per [Zahlungsmethode / Link] zahlen.
Vielen Dank und geben Sie gerne Bescheid, falls Sie noch Unterlagen von mir benötigen.
[Ihr Name]
2. Einen Tag überfällig
Betreff: Erinnerung: Rechnung [Nummer] war gestern fällig
Guten Tag [Name],
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Die Rechnung [Nummer] über [Betrag] war am [Datum] fällig, und bisher konnte ich noch keinen Zahlungseingang feststellen. Vermutlich ist die Rechnung im Tagesgeschäft untergegangen, daher habe ich sie hier nochmals beigefügt.
Die Begleichung ist per [Zahlungsmethode / Link] möglich. Sollte sich die Zahlung bereits überschnitten haben, betrachten Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos.
Beste Grüße
[Ihr Name]
3. Eine Woche überfällig
Betreff: Rechnung [Nummer] ist seit 7 Tagen überfällig
Guten Tag [Name],
ich beziehe mich auf die Rechnung [Nummer] über [Betrag], die am [Datum] fällig war. Könnten Sie mir kurz mitteilen, wann ich mit der Zahlung rechnen darf oder ob noch etwas offen ist, wie etwa eine fehlende Bestellnummer oder Rückfragen zur Rechnung?
Die Rechnung finden Sie nochmals im Anhang. Vielen Dank für Ihre Unterstützung.
[Ihr Name]
4. Zwei Wochen überfällig
Betreff: Zweite Erinnerung: Rechnung [Nummer], 14 Tage überfällig
Guten Tag [Name],
die Rechnung [Nummer] über [Betrag] ist nun seit 14 Tagen überfällig. Auf meine bisherigen Erinnerungen habe ich leider noch keine Rückmeldung erhalten. Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie die Begleichung noch in dieser Woche veranlassen oder mir das voraussichtliche Ausführungsdatum mitteilen könnten.
Falls es Fragen gibt, können wir diese gerne telefonisch klären. Ich werde versuchen, Sie am [Wochentag] zu erreichen, sofern die Zahlung nicht vorher eingeht.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
5. 30 Tage überfällig
Betreff: Mahnung: Rechnung [Nummer], 30 Tage überfällig
Sehr geehrte(r) Frau/Herr [Name],
die Rechnung [Nummer] über [Betrag] mit Fälligkeit zum [Datum] ist nun seit 30 Tagen überfällig. Gemäß unseren vereinbarten Bedingungen wird nun eine Verzugsgebühr in Höhe von [Betrag oder %] fällig, womit sich der Gesamtbetrag auf [neuer Gesamtbetrag] beläuft.
Bitte veranlassen Sie die Überweisung bis zum [Datum, ca. 7 Tage ab heute]. Sollte ein Problem mit der Rechnung vorliegen, melden Sie sich bitte umgehend, damit wir dieses klären können.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
6. Letzte Mahnung
Betreff: Letzte Mahnung: Rechnung [Nummer]
Sehr geehrte(r) Frau/Herr [Name],
trotz mehrfacher Erinnerungen ist die Rechnung [Nummer] über [Betrag], fällig gewesen am [Datum], weiterhin unbeglichen. Bitte begleichen Sie den Gesamtbetrag von [Gesamtbetrag] bis zum [Datum, 7–14 Tage ab heute].
Sollte der Betrag bis dahin nicht eingegangen sein, werde ich [weitere Arbeiten pausieren / die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben / ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten]. Ich würde diese Angelegenheit sehr gerne direkt beilegen. Bitte kontaktieren Sie mich umgehend, falls Sie eine Ratenzahlung vereinbaren möchten.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Kündigen Sie nur Konsequenzen an, die Sie auch tatsächlich bereit sind durchzusetzen.
Dürfen Sie Verzugsgebühren oder Zinsen berechnen?
In der Regel ja, sofern der Kunde dem vorab zugestimmt hat. Einige Regionen räumen Unternehmen zudem gesetzliche Ansprüche auf Verzugszinsen im Geschäftsverkehr ein:
- Vereinigtes Königreich: Nach dem Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 kann ein Unternehmen gegenüber einem anderen Unternehmen gesetzliche Verzugszinsen von 8% über dem Basiszinssatz der Bank of England sowie eine feste Verzugspauschale verlangen: £40 für Forderungen unter £1.000, £70 bis £9.999,99 und £100 ab £10.000.
- Europäische Union: Die Zahlungsverzugsrichtlinie (Directive 2011/7/EU) gibt Unternehmen das Recht auf Zinsen in Höhe von mindestens 8 Prozentpunkten über dem Referenzzinssatz der Europäischen Zentralbank sowie eine Mindestentschädigung von 40 € für Beitreibungskosten. Die einzelnen Länder setzen dies in ihrem jeweiligen nationalen Recht um.
- Vereinigte Staaten: Es gibt keine bundesweite Regelung. Verzugsgebühren hängen vom Vertrag und den Gesetzen des jeweiligen Bundesstaates ab, die Zinssätze deckeln können. Halten Sie Gebühren in Ihren Geschäftsbedingungen und auf der Rechnung fest, bevor die Arbeit beginnt.
Diese Rechte gelten gegenüber Geschäftskunden. Bei Verbrauchern gelten meist strengere Vorgaben, weshalb Sie die örtlichen Vorschriften prüfen sollten.
Tipps, damit Rechnungen schneller bezahlt werden
- Greifen Sie zum Telefon, wenn die Rechnung etwa zwei Wochen überfällig ist. Ein kurzes Gespräch klärt oft mehr als drei E-Mails.
- Fragen Sie nach dem Grund. Fehlende PO-Nummern, falsche Rechnungsadressen oder noch ausstehende interne Freigaben sind häufige Ursachen für Verzögerungen.
- Bieten Sie einen Ratenzahlungsplan an, falls der Kunde finanzielle Engpässe hat. Teilbeträge jetzt sind besser als gar kein Geld später.
- Pausieren Sie neue Arbeiten für Kunden mit erheblichen Außenständen.
- Führen Sie Protokoll über jede Mahnung und Rückmeldung. Sie werden diese Nachweise brauchen, falls Sie rechtliche Schritte einleiten müssen.
- Beugen Sie künftigen Verzögerungen vor: Vereinbaren Sie Anzahlungen bei Neukunden, verkürzen Sie Zahlungsziele und stellen Sie Rechnungen direkt am Tag der Leistungserbringung aus.
Überfällige Rechnungen im Blick behalten
Bei einer Handvoll Kunden genügt oft eine Tabellenkalkulation mit Rechnungsnummer, Kunde, Betrag, Fälligkeitsdatum und Status. Billsato Pro markiert jede Rechnung als bezahlt, teilweise bezahlt oder überfällig, sodass Sie auf einen Blick sehen, wer erinnert werden muss. Das System verschickt keine E-Mails eigenständig für Sie: Senden Sie die obigen Vorlagen aus Ihrem eigenen E-Mail-Programm, damit Antworten direkt bei Ihnen eingehen. Pro kostet 10 $/Monat nach einer 7-tägigen kostenlosen Testphase.
Neu dabei? Erfahren Sie, was eine Rechnung enthalten muss, und lesen Sie unseren Leitfaden für Freelancer-Rechnungen.
Häufig gestellte Fragen
Wann sollte ich eine Zahlungserinnerung für eine überfällige Rechnung versenden?
Am Tag nach dem Fälligkeitsdatum. Eine frühe, freundliche Erinnerung fängt Rechnungen auf, die schlicht übersehen wurden – und das betrifft die allermeisten.
Wie viele Zahlungserinnerungen sollte ich verschicken?
In der Regel vier bis fünf über einen Zeitraum von rund zwei Monaten: nach einem Tag, einer Woche, zwei Wochen und 30 Tagen Zahlungsverzug, gefolgt von einer letzten Mahnung. Nach etwa zwei Wochen empfiehlt sich zusätzlich ein Telefonanruf.
Was gehört in die Betreffzeile einer Zahlungserinnerung?
Die Rechnungsnummer und der Status, zum Beispiel „Erinnerung: Rechnung 2026-042 war gestern fällig“. Klare Betreffzeilen werden schneller an die zuständige Person weitergeleitet und lassen sich später leicht wiederfinden.
Kann ich Verzugszinsen für eine verspätete Rechnung verlangen?
In der Regel ja, sofern dies vorab mit dem Kunden vereinbart wurde. Das Recht im Vereinigten Königreich und der EU gewährt Unternehmen zudem einen gesetzlichen Anspruch auf Verzugszinsen und Pauschalen bei Zahlungsverzug anderer Unternehmen. In den USA hängt dies von Ihrem Vertrag und den Gesetzen des jeweiligen Bundesstaates ab.
Was passiert, wenn der Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht zahlt?
Ihre Optionen sind die Vereinbarung eines Ratenzahlungsplans, das Pausieren weiterer Arbeiten, die Beauftragung eines Inkassounternehmens oder ein gerichtliches Mahnverfahren. Bewahren Sie Kopien der Rechnung, Vereinbarungen und jeder Mahnung sorgfältig auf.