ઇનવૉઇસ બાકી છે? પેમેન્ટ મેળવવા માટેના રિમાઇન્ડર ઇમેઇલ્સ
જ્યારે કોઈ ઇનવૉઇસ બાકી હોય (overdue), ત્યારે છેલ્લી તારીખના બીજા દિવસે ટૂંકું અને નમ્ર રિમાઇન્ડર મોકલો, અને પછી નક્કી કરેલા શિડ્યુલ મુજબ ફોલો-અપ લો, જેમાં દરેક વખતે વધુ સ્પષ્ટ અને કડક વલણ અપનાવો: લગભગ એક અઠવાડિયું, બે અઠવાડિયા અને 30 દિવસ મોડું થયા પછી, અને છેલ્લે આખરી નોટિસ. મોટાભાગના બાકી ઇનવૉઇસ પ્રથમ કે બીજા રિમાઇન્ડર પછી ચૂકવાઈ જાય છે. નીચે એક શિડ્યુલ અને છ ઇમેઇલ ટેમ્પલેટ્સ આપેલા છે જે તમે કોપી કરી શકો છો.
પેમેન્ટ મોડું થવું સામાન્ય છે, તેથી તેનું આયોજન રાખો
ઇનવૉઇસ મોડું થવું એ સામાન્ય રીતે અંગત બાબત નથી હોતી. US કંપનીઓના 2025 ના Atradius સર્વેક્ષણમાં, બિઝનેસ-ટુ-બિઝનેસ ઇનવૉઇસેસના મૂલ્યના 43% બાકી (overdue) હતા, અને ગ્રાહકોએ મોટે ભાગે પોતાના કેશ ફ્લો અથવા ધીમી આંતરિક મંજૂરીઓને દોષ આપ્યો હતો. US ના નાના વ્યવસાયોના Intuit QuickBooks ના 2025 ના સર્વેક્ષણમાં જાણવા મળ્યું છે કે 56% વ્યવસાયોના નાણાં ન ચૂકવાયેલા ઇનવૉઇસમાં ફસાયેલા હતા, જે સરેરાશ $17,500 હતા, અને 47% પાસે 30 દિવસ કરતાં વધુ સમયથી બાકી ઇનવૉઇસેસ હતા.
તેથી રિમાઇન્ડર્સને કોઈ તકરાર તરીકે નહીં, પરંતુ ઇનવૉઇસિંગના સામાન્ય ભાગ તરીકે ગણો. એક સ્પષ્ટ અને નમ્ર પદ્ધતિ તમને વહેલા પેમેન્ટ અપાવે છે અને ક્લાયન્ટ સાથેનો સંબંધ પણ જાળવી રાખે છે.
છેલ્લી તારીખ પહેલાં: પેમેન્ટ કરવાનું સરળ બનાવો
- ઇનવૉઇસ પર છેલ્લી તારીખ સ્પષ્ટ તારીખ તરીકે લખો ("Due 14 November 2026"), માત્ર "Net 30" નહીં.
- પેમેન્ટ માટે જરૂરી બધી વિગતો સામેલ કરો: બેંક વિગતો, પેમેન્ટ લિંક અથવા તમે સ્વીકારો છો તે એપ્લિકેશન્સ.
- ક્લાયન્ટનો પર્ચેઝ ઓર્ડર નંબર ઉમેરો જો તેમણે આપ્યો હોય. તેના વગર ઘણી કંપનીઓ ઇનવૉઇસ પ્રોસેસ કરતી નથી.
- ઇનવૉઇસ પર તમારી લેટ પેમેન્ટ શરતો લખો, જો તમે અગાઉ કોઈ નક્કી કરી હોય. Billsato ના ઇનવૉઇસ જનરેટરમાં તમે એક ક્લિકથી નોટ્સમાં લેટ-ફીની કલમ ઉમેરી શકો છો.
- યોગ્ય વ્યક્તિને મોકલો, સામાન્ય રીતે એકાઉન્ટ્સ ટીમને, અને તમારા સંપર્ક અધિકારીને સીસી (copy) માં રાખો.
પેમેન્ટ રિમાઇન્ડર શિડ્યુલ
| ક્યારે | શું મોકલવું | ભાષાનો સૂર |
|---|---|---|
| છેલ્લી તારીખના 3 દિવસ પહેલાં | મિત્રતાપૂર્ણ પૂર્વ-સૂચના (વૈકલ્પિક, નવા ક્લાયન્ટ્સ માટે ઉત્તમ) | મદદરૂપ |
| છેલ્લી તારીખના 1 દિવસ પછી | પ્રથમ રિમાઇન્ડર | નમ્ર, ભૂલથી રહી ગયું હોવાનું માનીને |
| 7 દિવસ મોડું | બીજું રિમાઇન્ડર, પૂછો કે કોઈ અડચણ છે કે નહીં | નમ્ર, સીધું |
| 14 દિવસ મોડું | ત્રીજું રિમાઇન્ડર સાથે ફોન કોલ | કડક અને મક્કમ |
| 30 દિવસ મોડું | ઔપચારિક નોટિસ, જો નક્કી થયું હોય તો લેટ ફી અથવા વ્યાજનો ઉલ્લેખ કરો | ઔપચારિક |
| 45–60 દિવસ મોડું | અંતિમ મુદત અને આગળના પગલાં સાથે આખરી નોટિસ | આખરી |
હંમેશાં એ જ ઇમેઇલ થ્રેડમાં જવાબ આપો અને ઇનવૉઇસ ફરીથી જોડો (attach કરો). જેથી તેઓ એવું ન કહી શકે કે "અમને મળ્યું જ નથી".
પેમેન્ટ રિમાઇન્ડર ઇમેઇલ ટેમ્પલેટ્સ
1. છેલ્લી તારીખ પહેલાં
વિષય: ઇનવૉઇસ [નંબર] ની છેલ્લી તારીખ [તારીખ] છે
નમસ્તે [નામ],
આ એક નમ્ર યાદ અપાવવા માટે છે કે [રકમ] માટેનું ઇનવૉઇસ [નંબર] [તારીખ] ના રોજ બાકી નીકળે છે. તમારી અનુકૂળતા માટે મેં તે ફરીથી અહીં જોડ્યું છે. તમે [ચૂકવણી પદ્ધતિ / લિંક] દ્વારા ચૂકવણી કરી શકો છો.
આભાર, અને જો તમારે મારી પાસેથી કોઈ વિગતો જોઈતી હોય તો જણાવશો.
[તમારું નામ]
2. એક દિવસ બાકી નીકળ્યા પછી
વિષય: રિમાઇન્ડર: ઇનવૉઇસ [નંબર] ની છેલ્લી તારીખ ગઈકાલે હતી
નમસ્તે [નામ],
આશા છે કે આપ કુશળ હશો. [રકમ] માટેનું ઇનવૉઇસ [નંબર] [તારીખ] ના રોજ ચૂકવવાપાત્ર હતું, અને મને હજુ સુધી પેમેન્ટ મળ્યું નથી. કદાચ ધ્યાનમાં ન આવ્યું હોય તેવું બની શકે છે, તેથી મેં તે ફરીથી અહીં જોડ્યું છે.
તમે [ચૂકવણી પદ્ધતિ / લિંક] દ્વારા ચૂકવણી કરી શકો છો. જો ચૂકવણી પહેલેથી જ થઈ ગઈ હોય, તો કૃપા કરીને આ ઇમેઇલને અવગણશો.
આભાર,
[તમારું નામ]
3. એક અઠવાડિયું મોડું થયા પછી
વિષય: ઇનવૉઇસ [નંબર] હવે 7 દિવસથી બાકી છે
નમસ્તે [નામ],
હું [રકમ] માટેના ઇનવૉઇસ [નંબર] ના સંદર્ભમાં ફોલો-અપ લઈ રહ્યો/રહી છું, જેની છેલ્લી તારીખ [તારીખ] હતી. શું આપ જણાવી શકશો કે પેમેન્ટ ક્યારે અપેક્ષિત છે, અથવા કોઈ કારણસર તે અટક્યું છે, જેમ કે પર્ચેઝ ઓર્ડર નંબર ખૂટે છે કે ઇનવૉઇસ વિશે કોઈ પ્રશ્ન છે?
ઇનવૉઇસ ફરીથી જોડવામાં આવ્યું છે. આપના સહકાર બદલ આભાર.
[તમારું નામ]
4. બે અઠવાડિયા મોડું થયા પછી
વિષય: બીજું રિમાઇન્ડર: ઇનવૉઇસ [નંબર], 14 દિવસથી બાકી છે
નમસ્તે [નામ],
[રકમ] માટેનું ઇનવૉઇસ [નંબર] હવે નિયત તારીખ કરતાં 14 દિવસ મોડું થયું છે. મારા અગાઉના રિમાઇન્ડર્સનો કોઈ જવાબ મળ્યો નથી, તેથી જો આપ આ અઠવાડિયે પેમેન્ટની વ્યવસ્થા કરી શકો અથવા અપેક્ષિત તારીખ જણાવી શકો તો હું આભારી રહીશ.
જો અનુકૂળ હોય, તો હું ફોન પર વાત કરવા પણ તૈયાર છું. જો પેમેન્ટ પહેલાં નહીં આવે તો હું [વાર] ના રોજ આપનો સંપર્ક કરીશ.
સાદર,
[તમારું નામ]
5. 30 દિવસ મોડું થયા પછી
વિષય: ઓવરડ્યુ નોટિસ: ઇનવૉઇસ [નંબર], 30 દિવસથી બાકી છે
સન્માનનીય [નામ],
[તારીખ] ના રોજ નિયત [રકમ] માટેનું ઇનવૉઇસ [નંબર] હવે 30 દિવસથી બાકી છે. અમારી સંમત શરતો મુજબ, હવે [રકમ અથવા %] ની લેટ ફી લાગુ થાય છે, જેથી કુલ બાકી રકમ [નવી કુલ રકમ] થાય છે.
કૃપા કરીને [તારીખ, આજથી લગભગ 7 દિવસ પછી] સુધીમાં પેમેન્ટની વ્યવસ્થા કરશો. જો ઇનવૉઇસ સંબંધિત કોઈ સમસ્યા હોય, તો તરત જ મને જણાવો જેથી અમે તેનો ઉકેલ લાવી શકીએ.
લિખિતંગ,
[તમારું નામ]
6. આખરી નોટિસ
વિષય: આખરી નોટિસ: ઇનવૉઇસ [નંબર]
સન્માનનીય [નામ],
વારંવારના રિમાઇન્ડર્સ છતાં, [તારીખ] ના રોજ નિયત [રકમ] માટેનું ઇનવૉઇસ [નંબર] હજુ પણ ન ચૂકવાયેલું રહ્યું છે. કૃપા કરીને [તારીખ, આજથી 7–14 દિવસ પછી] સુધીમાં [કુલ રકમ] ની પૂરેપૂરી બાકી રકમ ચૂકવી દેશો.
જો ત્યાં સુધીમાં પેમેન્ટ પ્રાપ્ત નહીં થાય, તો મારે [આગળનું કામ અટકાવવું પડશે / આ દેવું કલેક્શન એજન્સીને સોંપવું પડશે / સ્મોલ ક્લેમ્સની કાનૂની પ્રક્રિયા શરૂ કરવી પડશે]. હું આ બાબતનો સીધો ઉકેલ લાવવાનું વધુ પસંદ કરીશ, તેથી જો આપ પેમેન્ટ પ્લાન નક્કી કરવા માંગતા હોવ તો કૃપા કરીને સંપર્ક કરશો.
લિખિતંગ,
[તમારું નામ]
ફક્ત એવા જ પરિણામોનો ઉલ્લેખ કરો જે તમે વાસ્તવમાં અમલમાં મૂકવા માટે તૈયાર હોવ.
શું તમે લેટ ફી અથવા વ્યાજ વસૂલી શકો છો?
સામાન્ય રીતે હા, જો ગ્રાહકે તેના માટે અગાઉથી સંમતિ આપી હોય. કેટલાક દેશો વ્યવસાયો વચ્ચેના મોડા પેમેન્ટ્સ પર વ્યાજ મેળવવાનો કાનૂની અધિકાર પણ આપે છે:
- યુનાઇટેડ કિંગડમ (United Kingdom): Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 હેઠળ, વ્યવસાય અન્ય વ્યવસાય પાસેથી મોડા પેમેન્ટ પર 8% વત્તા Bank of England નો બેઝ રેટ વૈધાનિક વ્યાજ તરીકે ક્લેમ કરી શકે છે, સાથે જ £1,000 થી ઓછી રકમ માટે £40, £9,999.99 સુધી £70 અને £10,000 થી વધુ રકમ માટે £100 નું નિશ્ચિત વળતર મેળવી શકે છે.
- યુરોપિયન યુનિયન (European Union): Late Payment Directive (2011/7/EU) વ્યવસાયોને European Central Bank ના સંદર્ભ દર કરતાં ઓછામાં ઓછા 8 ટકા પોઇન્ટ વધુ વ્યાજ મેળવવાનો અધિકાર આપે છે, સાથે રિકવરી ખર્ચ માટે ન્યૂનતમ €40 વળતર મળે છે. દરેક દેશ તેને પોતાના કાયદા દ્વારા લાગુ કરે છે.
- યુનાઇટેડ સ્ટેટ્સ (United States): કોઈ ફેડરલ નિયમ નથી. લેટ ફી તમારા કરાર અને રાજ્યના કાયદા પર આધાર રાખે છે, જે વ્યાજ દરો પર મર્યાદા લાદી શકે છે. કામ શરૂ થાય તે પહેલાં તમારી શરતોમાં અને ઇનવૉઇસ પર ફીનો ઉલ્લેખ કરો.
આ અધિકારો વ્યવસાયિક ગ્રાહકોને લાગુ પડે છે. સામાન્ય ગ્રાહકો પાસેથી ચાર્જ લેવા પર સામાન્ય રીતે વધુ નિયંત્રણો હોય છે, તેથી તમારા સ્થાનિક નિયમો તપાસો.
ઇનવૉઇસનું પેમેન્ટ મેળવવા માટેની ટિપ્સ
- ફોન કરો જ્યારે પેમેન્ટ લગભગ બે અઠવાડિયા મોડું થાય. ત્રણ ઇમેઇલ્સ જે ન કરી શકે તે એક નાનો ફોન કોલ ઘણીવાર ઉકેલી નાખે છે.
- સમસ્યા શું છે તે પૂછો. ખૂટતા પર્ચેઝ ઓર્ડર નંબર્સ, ખોટા સરનામાં અને અમાન્ય ફેરફારો ઘણા વિલંબનું કારણ બને છે.
- પેમેન્ટ પ્લાન આપો જો ક્લાયન્ટ મુશ્કેલીમાં હોય. પછીથી કંઈ ન મળવા કરતાં અત્યારે થોડા પૈસા મળવા વધુ સારા છે.
- નવું કામ અટકાવો એવા ક્લાયન્ટ્સ માટે જેમના મોટા બાકી લેણાં છે.
- લોગ (નોંધ) રાખો દરેક રિમાઇન્ડર અને જવાબની. જો તમારે કાનૂની પગલાં લેવા પડે તો તેની જરૂર પડશે.
- આગલી વખતે અટકાવો: નવા ક્લાયન્ટ્સ પાસેથી ડિપોઝિટ લો, પેમેન્ટની મુદત ટૂંકી કરો અને કામ પૂર્ણ થાય તે જ દિવસે ઇનવૉઇસ મોકલો.
કયા ઇનવૉઇસ બાકી છે તેનું ટ્રેકિંગ
થોડા ક્લાયન્ટ્સ માટે ઇનવૉઇસ નંબર, ક્લાયન્ટ, રકમ, છેલ્લી તારીખ અને સ્ટેટસ સાથેની સ્પ્રેડશીટ પૂરતી છે. Billsato Pro દરેક ઇનવૉઇસને ચૂકવેલ, આંશિક ચૂકવેલ અથવા બાકી (overdue) તરીકે દર્શાવે છે, જેથી તમે એક નજરે જોઈ શકો છો કે કોને યાદ અપાવવું. તે તમારા વતી તમારા ક્લાયન્ટ્સને ઇમેઇલ મોકલતું નથી: ઉપર આપેલા રિમાઇન્ડર્સ તમારા પોતાના ઇમેઇલ પરથી મોકલો, જેથી જવાબો સીધા તમને મળે. Pro 7-દિવસના મફત ટ્રાયલ પછી $10/મહિનો છે.
શરૂઆત કરી રહ્યા છો? વાંચો ઇનવૉઇસમાં શું હોવું આવશ્યક છે અને અમારી ફ્રીલાન્સ ઇનવૉઇસ માર્ગદર્શિકા.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
બાકી ઇનવૉઇસ માટે મારે કેટલા સમયમાં રિમાઇન્ડર મોકલવું જોઈએ?
છેલ્લી તારીખ (due date) પછીના બીજા જ દિવસે. વહેલું અને નમ્ર રિમાઇન્ડર એવા ઇનવૉઇસને ધ્યાનમાં લાવે છે જે કદાચ માત્ર ભૂલી જવાયા હતા, અને મોટાભાગે આવું જ બનતું હોય છે.
મારે કેટલા પેમેન્ટ રિમાઇન્ડર્સ મોકલવા જોઈએ?
સામાન્ય રીતે લગભગ બે મહિનામાં ચારથી પાંચ: એક દિવસ, એક અઠવાડિયું, બે અઠવાડિયા અને 30 દિવસ બાકી રહ્યા પછી, અને ત્યાર પછી આખરી નોટિસ. લગભગ બે અઠવાડિયા પછી એક ફોન કોલ પણ કરો.
પેમેન્ટ રિમાઇન્ડરની સબ્જેક્ટ લાઇનમાં મારે શું લખવું જોઈએ?
ઇનવૉઇસ નંબર અને તેની સ્થિતિ (status), ઉદાહરણ તરીકે "રિમાઇન્ડર: ઇનવૉઇસ 2026-042 ની તારીખ ગઈકાલે પૂરી થઈ ગઈ છે". સ્પષ્ટ સબ્જેક્ટ લાઇન યોગ્ય વ્યક્તિ સુધી પહોંચે છે અને પછીથી શોધવામાં સરળ રહે છે.
શું હું મોડા પડેલા ઇનવૉઇસ પર વ્યાજ વસૂલી શકું?
સામાન્ય રીતે હા, જો તમારા ગ્રાહકે તેના માટે અગાઉથી સંમતિ આપી હોય. UK અને EU કાયદા વેપાર વચ્ચેના મોડા પેમેન્ટ્સ પર વૈધાનિક વ્યાજ અને નિશ્ચિત વળતર મેળવવાનો કાનૂની અધિકાર આપે છે. US માં તે તમારા કરાર અને રાજ્યના કાયદા પર આધાર રાખે છે.
જો આખરી નોટિસ પછી પણ ક્લાયન્ટ ચૂકવણી ન કરે તો શું?
તમારા વિકલ્પોમાં પેમેન્ટ પ્લાન નક્કી કરવો, આગળનું કામ અટકાવવું, કલેક્શન એજન્સીનો ઉપયોગ કરવો અથવા કોર્ટમાં સ્મોલ ક્લેમ્સ કેસ કરવો સામેલ છે. ઇનવૉઇસ, કરાર અને દરેક રિમાઇન્ડરની નકલો સાચવી રાખો.