ใบแจ้งหนี้เกินกำหนดชำระ? อีเมลทวงหนี้ที่ช่วยให้คุณได้รับเงินจริง
เมื่อใบแจ้งหนี้เกินกำหนดชำระ ให้ส่งอีเมลเตือนแบบสั้นๆ และสุภาพในวันถัดไปหลังจากครบกำหนด จากนั้นติดตามตามกำหนดเวลาที่วางไว้โดยเพิ่มความเข้มงวดขึ้นในแต่ละครั้ง: เมื่อล่าช้าประมาณ 1 สัปดาห์, 2 สัปดาห์ และ 30 วัน แล้วจึงส่งหนังสือแจ้งครั้งสุดท้าย ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระส่วนใหญ่มักได้รับเงินหลังการแจ้งเตือนครั้งแรกหรือครั้งที่สอง ด้านล่างนี้คือตารางกำหนดเวลาและเทมเพลตอีเมล 6 แบบที่คุณสามารถคัดลอกไปใช้ได้ทันที
การจ่ายเงินล่าช้าเป็นเรื่องปกติ จึงควรวางแผนรับมือไว้
ใบแจ้งหนี้ที่จ่ายช้ามักไม่ใช่เรื่องส่วนบุคคล จากผลสำรวจบริษัทในสหรัฐฯ โดย Atradius ในปี 2025 พบว่า 43% ของมูลค่าใบแจ้งหนี้ระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) เกินกำหนดชำระ และลูกค้ามักระบุว่าเกิดจากปัญหากระแสเงินสดของตนเองหรือกระบวนการอนุมัติภายในที่ล่าช้า ขณะที่แบบสำรวจธุรกิจขนาดเล็กในสหรัฐฯ ของ Intuit QuickBooks ประจำปี 2025 พบว่า 56% มียอดค้างรับจากใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ โดยเฉลี่ยอยู่ที่ 17,500 ดอลลาร์ และ 47% มีใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดมากกว่า 30 วัน
ดังนั้น ให้มองว่าการติดตามทวงถามเป็นขั้นตอนปกติของการออกใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่การเผชิญหน้า ระบบที่ชัดเจนและสุภาพจะช่วยให้คุณได้รับเงินเร็วขึ้นและรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าไว้ได้
ก่อนถึงวันครบกำหนด: ทำให้การชำระเงินเป็นเรื่องง่าย
- ระบุวันครบกำหนดชำระเป็นวันที่ให้ชัดเจน บนใบแจ้งหนี้ (เช่น "ครบกำหนดชำระ 14 พฤศจิกายน 2026") ไม่ใช่ระบุเพียงแค่ "Net 30"
- ใส่ข้อมูลที่จำเป็นต่อการชำระเงินให้ครบถ้วน: รายละเอียดบัญชีธนาคาร ลิงก์ชำระเงิน หรือแอปที่คุณรองรับ
- ระบุเลขที่ใบสั่งซื้อ (PO) ของลูกค้า หากลูกค้าออกให้ เพราะหากไม่มี หลายบริษัทจะไม่ยอมดำเนินเรื่องเบิกจ่ายใบแจ้งหนี้
- ระบุเงื่อนไขการชำระเงินล่าช้าลงในใบแจ้งหนี้ หากมีการตกลงกันไว้ ในโปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ของ Billsato คุณสามารถเพิ่มข้อกำหนดเรื่องค่าปรับการจ่ายล่าช้าลงในหมายเหตุได้ในคลิกเดียว
- ส่งให้ถูกคน โดยทั่วไปคือทีมบัญชี และสำเนา (CC) ถึงผู้ประสานงานหลักของคุณ
ตารางกำหนดเวลาส่งอีเมลเตือนชำระเงิน
| เมื่อไหร่ | สิ่งที่ควรส่ง | น้ำเสียง |
|---|---|---|
| 3 วันก่อนครบกำหนด | แจ้งเตือนล่วงหน้าแบบเป็นกันเอง (ไม่บังคับ เหมาะสำหรับลูกค้าใหม่) | ให้ความช่วยเหลือ |
| 1 วันหลังครบกำหนด | การแจ้งเตือนครั้งแรก | สุภาพ เป็นกันเอง ถือว่าอาจเป็นเพียงการหลงลืม |
| เกินกำหนด 7 วัน | การแจ้งเตือนครั้งที่สอง สอบถามว่าติดขัดปัญหาใดหรือไม่ | สุภาพ ชัดเจนตรงไปตรงมา |
| เกินกำหนด 14 วัน | การแจ้งเตือนครั้งที่สาม พร้อมโทรศัพท์ติดตาม | หนักแน่น มั่นคง |
| เกินกำหนด 30 วัน | หนังสือแจ้งเตือนอย่างเป็นทางการ ระบุค่าปรับหรือดอกเบี้ยหากมีข้อตกลงไว้ | เป็นทางการ |
| เกินกำหนด 45–60 วัน | หนังสือแจ้งครั้งสุดท้ายพร้อมกำหนดเส้นตายและขั้นตอนถัดไป | เด็ดขาด เป็นครั้งสุดท้าย |
ควรตอบกลับ (Reply) ในเธรดอีเมลเดิมเสมอและแนบใบแจ้งหนี้ไปด้วยอีกครั้ง เพื่อไม่ให้มีข้ออ้างว่า "ไม่เคยได้รับเอกสาร"
เทมเพลตอีเมลเตือนชำระเงิน
1. ก่อนถึงวันครบกำหนดชำระ
หัวข้อ: ใบแจ้งหนี้ [เลขที่] ครบกำหนดชำระวันที่ [วันที่]
เรียน [ชื่อผู้รับ],
ขออนุญาตแจ้งเตือนล่วงหน้าว่าใบแจ้งหนี้เลขที่ [เลขที่] ยอดเงิน [จำนวนเงิน] จะครบกำหนดชำระในวันที่ [วันที่] ทางเราได้แนบไฟล์ใบแจ้งหนี้มาให้อีกครั้งเพื่อความสะดวกครับ/ค่ะ ท่านสามารถชำระเงินได้ผ่านทาง [ช่องทางการชำระเงิน / ลิงก์]
ขอขอบคุณล่วงหน้า และหากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมประการใด สามารถแจ้งได้ตลอดเวลานะครับ/คะ
[ชื่อของคุณ]
2. เกินกำหนดชำระ 1 วัน
หัวข้อ: แจ้งเตือน: ใบแจ้งหนี้ [เลขที่] ครบกำหนดชำระเมื่อวานนี้
เรียน [ชื่อผู้รับ],
หวังว่าคุณจะสบายดีนะครับ/คะ ขออนุญาตติดตามใบแจ้งหนี้เลขที่ [เลขที่] ยอดเงิน [จำนวนเงิน] ซึ่งครบกำหนดชำระเมื่อวันที่ [วันที่] และทางเรายังไม่พบรายการชำระเงิน เข้าใจว่าอาจมีการตกหล่นหรืออยู่ระหว่างดำเนินการ จึงขอแนบเอกสารมาให้อีกครั้งครับ/ค่ะ
ท่านสามารถชำระเงินได้ผ่านทาง [ช่องทางการชำระเงิน / ลิงก์] หากได้ดำเนินการชำระเรียบร้อยแล้ว ต้องขออภัยและโปรดเพิกเฉยต่ออีเมลฉบับนี้ครับ/ค่ะ
ขอขอบคุณครับ/ค่ะ
[ชื่อของคุณ]
3. เกินกำหนดชำระ 1 สัปดาห์
หัวข้อ: ใบแจ้งหนี้ [เลขที่] เกินกำหนดชำระแล้ว 7 วัน
เรียน [ชื่อผู้รับ],
ทางเราขอติดตามเรื่องใบแจ้งหนี้เลขที่ [เลขที่] ยอดเงิน [จำนวนเงิน] ซึ่งครบกำหนดชำระตั้งแต่วันที่ [วันที่] รบกวนแจ้งให้ทราบได้หรือไม่ครับ/ค่ะ ว่ากำหนดการชำระเงินจะเป็นช่วงใด หรือมีข้อมูลส่วนใดที่ติดขัด เช่น เอกสารใบสั่งซื้อ (PO) ไม่ครบถ้วน หรือมีข้อสงสัยเกี่ยวกับรายการในใบแจ้งหนี้หรือไม่
ทางเราได้แนบใบแจ้งหนี้มาให้อีกครั้ง ขอขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือครับ/ค่ะ
[ชื่อของคุณ]
4. เกินกำหนดชำระ 2 สัปดาห์
หัวข้อ: แจ้งเตือนครั้งที่ 2: ใบแจ้งหนี้ [เลขที่] เกินกำหนดชำระ 14 วัน
เรียน [ชื่อผู้รับ],
ใบแจ้งหนี้เลขที่ [เลขที่] ยอดเงิน [จำนวนเงิน] เกินกำหนดชำระมาแล้ว 14 วัน เนื่องจากยังไม่ได้รับการตอบกลับจากอีเมลเตือนครั้งก่อน จึงใคร่ขอความกรุณาประสานงานเพื่อชำระเงินภายในสัปดาห์นี้ หรือช่วยแจ้งกำหนดวันที่ชัดเจนให้ทราบด้วยครับ/ค่ะ
หากสะดวกให้ประสานงานทางโทรศัพท์ ทางเรายินดีติดต่อกลับ โดยจะติดต่อหาคุณใน [วัน] เว้นแต่จะได้รับยอดชำระเข้ามาก่อนครับ/ค่ะ
ขอแสดงความนับถือ
[ชื่อของคุณ]
5. เกินกำหนดชำระ 30 วัน
หัวข้อ: หนังสือแจ้งยอดค้างชำระ: ใบแจ้งหนี้ [เลขที่] เกินกำหนด 30 วัน
เรียน [ชื่อผู้รับ],
ใบแจ้งหนี้เลขที่ [เลขที่] ยอดเงิน [จำนวนเงิน] ซึ่งครบกำหนดเมื่อ [วันที่] บัดนี้เกินกำหนดชำระมาแล้ว 30 วัน ตามข้อตกลงและเงื่อนไขที่ระบุไว้ร่วมกัน ขณะนี้จะมีค่าปรับการชำระล่าช้าจำนวน [จำนวนเงิน หรือ %] เพิ่มเติม ส่งผลให้ยอดรวมที่ต้องชำระใหม่คือ [ยอดรวมใหม่]
กรุณาดำเนินการชำระเงินภายใน [วันที่, ประมาณ 7 วันนับจากนี้] หากมีปัญหาหรือข้อติดขัดเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ โปรดแจ้งให้ทางเราทราบโดยทันทีเพื่อร่วมกันแก้ไขครับ/ค่ะ
ขอแสดงความนับถือ
[ชื่อของคุณ]
6. หนังสือแจ้งเตือนครั้งสุดท้าย
หัวข้อ: แจ้งเตือนครั้งสุดท้าย: ใบแจ้งหนี้ [เลขที่]
เรียน [ชื่อผู้รับ],
แม้จะมีการส่งหนังสือแจ้งเตือนไปแล้วหลายครั้ง แต่ใบแจ้งหนี้เลขที่ [เลขที่] ยอดเงิน [จำนวนเงิน] ซึ่งครบกำหนดเมื่อ [วันที่] ยังคงไม่ได้รับการชำระ กรุณาชำระยอดค้างชำระเต็มจำนวน [ยอดรวม] ภายในวันที่ [วันที่, 7–14 วันนับจากนี้]
หากไม่ได้รับเงินภายในกำหนดดังกล่าว ทางเราจำเป็นต้อง [ระงับการให้บริการหรืองานส่วนที่เหลือ / ส่งเรื่องต่อให้สำนักงานติดตามทวงถามหนี้ / ดำเนินการฟ้องร้องต่อศาล] ทั้งนี้ ทางเราประสงค์ที่จะยุติเรื่องนี้โดยตรงร่วมกันเป็นอย่างยิ่ง หากประสงค์จะเจรจาแผนผ่อนชำระหนี้ โปรดติดต่อกลับมาโดยเร็วครับ/ค่ะ
ขอแสดงความนับถือ
[ชื่อของคุณ]
ระบุผลที่จะตามมาเฉพาะสิ่งที่คุณพร้อมจะดำเนินการจริงเท่านั้น
สามารถคิดค่าปรับล่าช้าหรือดอกเบี้ยได้หรือไม่?
โดยทั่วไปทำได้ หากลูกค้าได้ตกลงยินยอมไว้ล่วงหน้า นอกจากนี้ในบางประเทศยังมีกฎหมายที่ให้สิทธิแก่ภาคธุรกิจในการคิดดอกเบี้ยเมื่อธุรกิจอื่นจ่ายเงินล่าช้า:
- สหราชอาณาจักร: ภายใต้กฎหมาย Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 ธุรกิจสามารถเรียกร้องดอกเบี้ยตามกฎหมายได้ 8% บวกกับอัตราดอกเบี้ยนโยบายของธนาคารแห่งประเทศอังกฤษจากการจ่ายเงินล่าช้าของธุรกิจอื่น รวมถึงค่าชดเชยคงที่ 40 ปอนด์สำหรับหนี้ไม่เกิน 1,000 ปอนด์, 70 ปอนด์สำหรับหนี้ไม่เกิน 9,999.99 ปอนด์ และ 100 ปอนด์สำหรับหนี้ตั้งแต่ 10,000 ปอนด์ขึ้นไป
- สหภาพยุโรป: Directive 2011/7/EU (Late Payment Directive) ให้สิทธิธุรกิจในการคิดดอกเบี้ยอย่างน้อย 8 จุดเปอร์เซ็นต์เหนืออัตราดอกเบี้ยอ้างอิงของธนาคารกลางยุโรป พร้อมค่าชดเชยค่าใช้จ่ายในการติดตามทวงถามขั้นต่ำ 40 ยูโร โดยแต่ละประเทศจะนำไปบังคับใช้ผ่านกฎหมายของตนเอง
- สหรัฐอเมริกา: ไม่มีกฎหมายระดับรัฐบาลกลาง ค่าปรับจากการจ่ายล่าช้าขึ้นอยู่กับสัญญาของคุณและกฎหมายของแต่ละรัฐ ซึ่งอาจมีการจำกัดเพดานอัตราดอกเบี้ย จึงควรระบุเงื่อนไขค่าปรับไว้ในข้อตกลงและบนใบแจ้งหนี้ก่อนเริ่มงานเสมอ
สิทธิเหล่านี้ใช้สำหรับลูกค้าที่เป็นนิติบุคคลหรือธุรกิจ การเรียกเก็บจากผู้บริโภครายบุคคลมักมีข้อจำกัดมากกว่า ดังนั้นควรตรวจสอบข้อกำหนดและกฎหมายในพื้นที่ของคุณ
เคล็ดลับที่ช่วยให้ได้รับเงินค่าใบแจ้งหนี้
- โทรศัพท์ติดตาม เมื่อเกินกำหนดประมาณสองสัปดาห์ การโทรสั้นๆ สายเดียวมักแก้ปัญหาที่อีเมลสามฉบับทำไม่ได้
- สอบถามหาสาเหตุที่ติดขัด เลขใบสั่งซื้อตกหล่น ที่อยู่ผิด หรือการแก้ไขงานที่ยังไม่อนุมัติ มักเป็นสาเหตุของความล่าช้าหลายๆ ครั้ง
- เสนอแผนผ่อนชำระ หากลูกค้ากำลังประสบปัญหาทางการเงิน ได้รับเงินบางส่วนในตอนนี้ยังดีกว่าไม่ได้เลยในอนาคต
- ระงับงานใหม่ สำหรับลูกค้าที่มียอดค้างชำระสะสมจำนวนมาก
- บันทึกประวัติไว้เสมอ ทั้งการแจ้งเตือนและการตอบกลับทุกครั้ง คุณจะต้องใช้เป็นหลักฐานหากต้องยกระดับการทวงถาม
- ป้องกันตั้งแต่ครั้งต่อไป: เก็บเงินมัดจำจากลูกค้าใหม่ กำหนดระยะเวลาชำระเงินให้สั้นลง และออกใบแจ้งหนี้ทันทีในวันที่ส่งมอบงาน
การติดตามใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดชำระ
การใช้สเปรดชีตบันทึกเลขที่ใบแจ้งหนี้ ชื่อลูกค้า จำนวนเงิน วันครบกำหนด และสถานะ อาจเพียงพอสำหรับลูกค้าจำนวนไม่กี่ราย แต่ Billsato Pro จะแสดงสถานะของใบแจ้งหนี้แต่ละใบว่าชำระแล้ว ชำระบางส่วน หรือเกินกำหนดชำระ ทำให้คุณเห็นได้ทันทีว่าต้องส่งเตือนใครบ้าง โดยระบบไม่ได้ส่งอีเมลหาลูกค้าแทนคุณ คุณสามารถคัดลอกข้อความด้านบนแล้วส่งจากอีเมลของคุณเองเพื่อรับการตอบกลับได้โดยตรง Billsato Pro มีค่าบริการเพียง $10/เดือน หลังทดลองใช้งานฟรี 7 วัน
เพิ่งเริ่มต้นใช่ไหม? อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องระบุในใบแจ้งหนี้และคู่มือใบแจ้งหนี้สำหรับฟรีแลนซ์ของเรา
คำถามที่พบบ่อย
ควรส่งอีเมลเตือนใบแจ้งหนี้เกินกำหนดเร็วแค่ไหน?
ควรส่งในวันถัดไปหลังจากครบกำหนดชำระ การเตือนแบบสุภาพตั้งแต่เนิ่นๆ มักช่วยแก้ปัญหาใบแจ้งหนี้ที่ลูกค้าเผลอลืมได้ทันที ซึ่งส่วนใหญ่ก็มักเกิดจากสาเหตุนี้
ควรส่งอีเมลเตือนชำระเงินกี่ครั้ง?
โดยทั่วไปประมาณ 4 ถึง 5 ครั้งตลอดระยะเวลาประมาณ 2 เดือน: เกินกำหนด 1 วัน, 1 สัปดาห์, 2 สัปดาห์ และ 30 วัน จากนั้นจึงเป็นหนังสือแจ้งเตือนครั้งสุดท้าย ทั้งนี้ควรโทรศัพท์ติดตามร่วมด้วยเมื่อเกินกำหนดประมาณ 2 สัปดาห์
ควรเขียนหัวข้ออีเมลเตือนชำระเงินอย่างไร?
ระบุเลขที่ใบแจ้งหนี้และสถานะ เช่น "แจ้งเตือน: ใบแจ้งหนี้ 2026-042 ครบกำหนดชำระเมื่อวานนี้" หัวข้ออีเมลที่ชัดเจนช่วยให้ส่งต่อไปยังผู้รับผิดชอบได้ถูกต้องและค้นหาได้ง่ายในภายหลัง
สามารถคิดดอกเบี้ยจากใบแจ้งหนี้ที่จ่ายล่าช้าได้หรือไม่?
โดยทั่วไปทำได้ หากลูกค้าตกลงไว้ล่วงหน้า กฎหมายในสหราชอาณาจักรและสหภาพยุโรปยังให้สิทธิตามกฎหมายแก่ภาคธุรกิจในการคิดดอกเบี้ยและค่าชดเชยคงที่เมื่อธุรกิจอื่นจ่ายเงินล่าช้า ส่วนในสหรัฐอเมริกาจะขึ้นอยู่กับสัญญาและกฎหมายของแต่ละรัฐ
หากลูกค้ายังไม่ยอมจ่ายหลังจากส่งหนังสือแจ้งครั้งสุดท้ายแล้ว ควรทำอย่างไร?
ทางเลือกของคุณคือเจรจาแผนผ่อนชำระ ระงับการทำงานเพิ่มเติม ใช้บริการสำนักงานติดตามทวงถามหนี้ หรือยื่นฟ้องคดีต่อศาล ทั้งนี้โปรดเก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ ข้อตกลงสัญญา และประวัติการทวงถามทุกครั้งไว้เป็นหลักฐาน