ใบแจ้งหนี้ผู้รับเหมา: วิธีคิดเงินค่าแรง ค่าวัสดุ และการเบิกจ่ายตามงวดงาน
ใบแจ้งหนี้ผู้รับเหมาใช้สำหรับเรียกเก็บเงินลูกค้าสำหรับงานก่อสร้าง งานซ่อมแซม หรืองานช่าง นอกเหนือจากรายละเอียดทั่วไปในใบแจ้งหนี้แล้ว ควรระบุสถานที่ปฏิบัติงาน แยกรายการค่าใช้จ่ายเป็นค่าแรง ค่าวัสดุ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ พร้อมทั้งแสดงเงินมัดจำ การชำระเงินตามงวดงาน คำสั่งเปลี่ยนแปลงงาน หรือเงินประกันผลงาน ยิ่งแจกแจงรายละเอียดได้ชัดเจนมากเท่าใด คุณก็จะยิ่งเจอปัญหาสอบถามก่อนได้รับเงินน้อยลงเท่านั้น
คู่มือนี้จะอธิบายสิ่งที่ต้องระบุในใบแจ้งหนี้ของผู้รับเหมาหรืองานก่อสร้าง พร้อมตัวอย่างการคำนวณ วิธีการเบิกจ่ายตามงวดงานและเงินประกันผลงาน รวมถึงกฎเกณฑ์เพิ่มเติมที่บังคับใช้ในสหรัฐอเมริกา สหราชอาณาจักร และออสเตรเลีย
สิ่งที่ทำให้ใบแจ้งหนี้ของผู้รับเหมาแตกต่างออกไป
นักออกแบบเรียกเก็บเงินเมื่องานไฟล์เสร็จสมบูรณ์ แต่ผู้รับเหมาเรียกเก็บเงินสำหรับชั่วโมงการทำงานในไซต์งาน ค่าวัสดุที่ซื้อในนามของลูกค้า เครื่องจักร ผู้รับเหมาช่วง ใบอนุญาต และค่ากำจัดขยะ ซึ่งมักกินเวลานานหลายสัปดาห์หรือหลายเดือน ลูกค้าต้องการเห็นว่าเงินถูกใช้ไปกับอะไรบ้าง ผู้ให้กู้และผู้จัดการฝ่ายอสังหาริมทรัพย์อาจต้องการรายการแจกแจงอย่างละเอียด และเนื้องานมักมีการเปลี่ยนแปลงระหว่างทำ ใบแจ้งหนี้ที่ดีของผู้รับเหมาต้องสะท้อนข้อมูลทั้งหมดนี้ได้ครบถ้วนโดยไม่ทำให้อ่านยาก
สิ่งที่ต้องระบุในใบแจ้งหนี้ของผู้รับเหมา
- ข้อมูลธุรกิจของคุณ: ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล และใบอนุญาตประกอบวิชาชีพหรือหมายเลขทะเบียนนิติบุคคลตามที่พื้นที่ของคุณกำหนด
- ลูกค้า: ชื่อและที่อยู่ออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งอาจแตกต่างจากที่ตั้งของไซต์งาน
- ที่ตั้งของไซต์งาน พร้อมชื่อโครงการหรือรหัสอ้างอิง
- หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ออกใบแจ้งหนี้ และวันครบกำหนดชำระ
- การอ้างอิงถึงข้อตกลง: ใบเสนอราคา สัญญา หรือใบสั่งซื้อที่เป็นเกณฑ์ในการทำงาน
- ค่าแรง: จำนวนชั่วโมงและอัตราค่าจ้างต่อช่างหรือต่อคนงาน หรือคิดราคาคงที่ตามเนื้องาน
- ค่าวัสดุ: แต่ละรายการพร้อมจำนวนและราคาต่อหน่วย หากคุณบวกกำไรส่วนเพิ่ม (Markup) ให้ตัดสินใจว่าจะแสดงให้เห็นชัดเจนหรือรวมไว้ในราคา และใช้วิธีนั้นอย่างสม่ำเสมอ
- ค่าเครื่องจักร ผู้รับเหมาช่วง ใบอนุญาต และค่ากำจัดขยะ แยกออกเป็นแต่ละรายการ
- คำสั่งเปลี่ยนแปลงงาน: งานเพิ่มเติมที่ได้รับอนุมัติ พร้อมระบุรหัสอ้างอิงของแต่ละรายการ
- เงินมัดจำและการชำระเงินก่อนหน้า ที่ได้รับไปแล้ว โดยนำมาหักออกจากยอดรวม
- ภาษี: ภาษีการขาย ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือภาษีสินค้าและบริการ (GST) ตามที่เกี่ยวข้องกับสายงานและสถานที่ของคุณ
- เงื่อนไขและช่องทางการชำระเงิน รวมถึงค่าปรับกรณีชำระล่าช้าที่ตกลงกันไว้
ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ผู้รับเหมา
| รายละเอียด | จำนวน | ราคาต่อหน่วย | จำนวนเงิน |
|---|---|---|---|
| ค่าแรง: ทีมติดตั้งโครงสร้าง ช่าง 2 คน | 32 ชม. | $65.00 | $2,080.00 |
| ไม้โครง ขนาด 2×6 นิ้ว | 140 | $7.40 | $1,036.00 |
| สกรูโครงสร้างและข้อต่อเหล็ก | 1 ชุด | $212.50 | $212.50 |
| ค่าเช่าตู้คอนเทนเนอร์ขยะและค่ากำจัด | 1 | $395.00 | $395.00 |
| งานเพิ่มลด #2: เพิ่มช่องเปิดหน้าต่าง | 1 | $480.00 | $480.00 |
| ยอดรวมย่อย | $4,203.50 | ||
| หักเงินมัดจำที่ได้รับเมื่อวันที่ 6 ตุลาคม | −$1,000.00 | ||
| ยอดที่ต้องชำระภายใน 15 วัน | $3,203.50 | ||
ส่วนบนของตาราง: ข้อมูลของคุณ ลูกค้า "สถานที่ปฏิบัติงาน: 18 Cedar Lane" ชื่อโครงการ และเอกสารสัญญาอ้างอิง ส่วนล่างของตาราง: คำแนะนำในการชำระเงินและเงื่อนไขต่างๆ
การเบิกจ่ายตามงวดงานและเงินประกันผลงาน
สำหรับงานขนาดใหญ่ คุณไม่ต้องรอจนโครงการเสร็จสิ้นแล้วค่อยออกใบแจ้งหนี้ แต่จะใช้การเบิกจ่ายตามงวดงาน (Progress billing) โดยออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าของงาน ไม่ว่าจะตามหมุดหมายสำคัญ (งานฐานราก งานโครงสร้าง งานหลังคา) หรือตามเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้าในแต่ละเดือน สัญญาหลายฉบับใช้ตารางแจกแจงมูลค่าโครงการ (Schedule of values) ซึ่งเป็นรายการของทุกส่วนงานพร้อมราคา และใบแจ้งหนี้ตามงวดงานแต่ละใบจะแสดงว่าแต่ละส่วนงานคืบหน้าไปเท่าใดแล้ว
เงินประกันผลงาน (Retainage หรือเรียกว่า Retention ในสหราชอาณาจักรและออสเตรเลีย) คือเงินส่วนหนึ่งของการชำระเงินในแต่ละงวดที่ลูกค้าหักไว้จนกว่างานจะแล้วเสร็จ เพื่อเป็นหลักประกันในการทำงานให้เสร็จสิ้นสมบูรณ์ โดยทั่วไปจะอยู่ที่ 5 ถึง 10 เปอร์เซ็นต์ ควรแสดงไว้ในใบแจ้งหนี้เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายติดตามได้ง่าย:
| การขอเบิกเงินงวดที่ #3 | จำนวนเงิน |
|---|---|
| งานที่เสร็จสิ้นในงวดนี้ | $20,000.00 |
| หักเงินประกันผลงาน (5%) | −$1,000.00 |
| ยอดที่ต้องชำระในงวดนี้ | $19,000.00 |
| ยอดเงินประกันผลงานสะสมที่ถูกหักไว้ถึงปัจจุบัน | $2,850.00 |
เมื่องานเสร็จสมบูรณ์ ให้ส่งใบแจ้งหนี้ใบสุดท้ายเพื่อเรียกเก็บเงินประกันผลงานตามเงื่อนไขการคืนเงินที่ระบุไว้ในสัญญาของคุณ
คำสั่งเปลี่ยนแปลงงาน (Change orders)
งานที่เพิ่มขึ้นมามักเป็นจุดเริ่มต้นของข้อพิพาทในใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ ควรให้ลูกค้าอนุมัติงานส่วนที่เปลี่ยนแปลงทุกครั้งเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มดำเนินการ กำหนดหมายเลขกำกับ และระบุเป็นรายการแยกต่างหากในใบแจ้งหนี้ ลูกค้าที่ลงนามในเอกสาร "คำสั่งเปลี่ยนแปลงงาน #2: เพิ่มช่องเปิดหน้าต่าง $480" ย่อมแทบไม่มีข้อโต้แย้งกับรายการในใบแจ้งหนี้ที่ตรงกัน
ข้อกำหนดเฉพาะของแต่ละประเทศ
สหรัฐอเมริกา
- หนังสือสละสิทธิ์ยึดหน่วงทรัพย์ (Lien waivers): ในหลายโครงการ ลูกค้าหรือผู้รับเหมาหลักจะขอหนังสือสละสิทธิ์ยึดหน่วงทรัพย์ในการชำระเงินแต่ละงวด หนังสือสละสิทธิ์แบบมีเงื่อนไข (Conditional) จะมีผลบังคับใช้เมื่อการชำระเงินได้รับการยืนยันเรียบร้อยแล้วเท่านั้น ส่วนหนังสือสละสิทธิ์แบบไม่มีเงื่อนไข (Unconditional) จะมีผลทันทีที่คุณลงนาม ดังนั้นควรลงนามในหนังสือแบบไม่มีเงื่อนไขหลังจากเงินเข้าบัญชีของคุณแล้วเท่านั้น
- การอนุญาตประกอบวิชาชีพ: หลายรัฐกำหนดให้ผู้รับเหมาต้องมีใบอนุญาต และบางรัฐกำหนดให้ต้องระบุหมายเลขใบอนุญาตลงในสัญญาและใบประเมินราคา การใส่ข้อมูลนี้ลงในใบแจ้งหนี้ของคุณไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมใดๆ
- ภาษีการขาย (Sales tax) สำหรับวัสดุและค่าแรงจะแตกต่างกันไปตามแต่ละรัฐ และมีความแตกต่างกันระหว่างงานก่อสร้างใหม่กับงานซ่อมแซม ควรสอบถามกรมสรรพากรประจำรัฐของคุณหรือปรึกษานักบัญชี
สหราชอาณาจักร
- โครงการอุตสาหกรรมก่อสร้าง (CIS): ผู้รับเหมาต้องหักภาษีจากการจ่ายค่าแรงของผู้รับเหมาช่วงและนำส่งให้ HMRC ในอัตรา 20% หากคุณลงทะเบียน CIS, 30% หากไม่ได้ลงทะเบียน และไม่ต้องหักหากคุณได้รับสถานะ gross payment status การหักนี้ใช้เฉพาะกับค่าแรง ไม่รวมค่าวัสดุ ดังนั้นจึงต้องแยกรายการวัสดุไว้ต่างหากในใบแจ้งหนี้
- ระบบภาษีมูลค่าเพิ่มแบบย้อนกลับในประเทศ (VAT domestic reverse charge): ตั้งแต่วันที่ 1 มีนาคม 2021 บริการก่อสร้างหลายประเภทที่ให้บริการระหว่างธุรกิจที่จดทะเบียน VAT ในระบบ CIS จะอยู่ภายใต้เกณฑ์ reverse charge โดยใบแจ้งหนี้ต้องระบุข้อความชัดเจน เช่น "Reverse charge: Customer to account for VAT to HMRC" และแสดงอัตรา VAT แต่คุณไม่ต้องเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มดังกล่าวด้วยตนเอง
ออสเตรเลีย
- หากคุณจดทะเบียน GST ลูกค้าสามารถขอใบกำกับภาษี (Tax invoice) ได้ ซึ่งต้องแสดงหมายเลข ABN ของคุณ และสำหรับยอดตั้งแต่ $1,000 ขึ้นไป จะต้องระบุข้อมูลประจำตัวหรือ ABN ของผู้ซื้อด้วย
- แต่ละรัฐมีกฎหมายคุ้มครองการชำระเงิน (Security-of-payment laws) ซึ่งมีระเบียบและกำหนดเวลาในการยื่นคำร้องขอรับเงินเป็นของตนเอง ควรตรวจสอบกฎระเบียบของรัฐที่เป็นสถานที่ปฏิบัติงานจริง
การออกใบแจ้งหนี้จากไซต์งาน
ช่วงเวลาที่ดีที่สุดในการออกใบแจ้งหนี้คือทันทีหลังจากที่มีการตรวจรับงานเรียบร้อยแล้ว ในขณะที่ลูกค้ายังคงมองเห็นผลงานที่เสร็จสมบูรณ์อยู่ เก็บรวบรวมใบเสร็จค่าวัสดุและชั่วโมงการทำงานไว้เสมอในระหว่างดำเนินการ เพื่อให้ออกใบแจ้งหนี้ได้ในไม่กี่นาทีแทนที่จะต้องเสียเวลาทำตลอดทั้งเย็น โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ของ Billsato ใช้งานผ่านเบราว์เซอร์ของโทรศัพท์ได้โดยไม่ต้องติดตั้งแอปและไม่ต้องลงทะเบียน เพียงเพิ่มสถานที่ปฏิบัติงานและรหัสอ้างอิงโครงการลงในช่องข้อมูลเพิ่มเติม แยกรายการค่าแรงและค่าวัสดุออกจากกัน หักเงินมัดจำในส่วนยอดเงินที่ชำระแล้ว และดาวน์โหลดไฟล์ PDF เพื่อส่งทางข้อความหรืออีเมลถึงลูกค้าได้ทันที
เคล็ดลับเพื่อให้ได้รับเงินเร็วขึ้น
- ตกลงเรื่องเงินมัดจำก่อนเริ่มสั่งซื้อวัสดุ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับสินค้าสั่งทำพิเศษ
- ออกใบแจ้งหนี้ในวันเดียวกับที่งานหรือแต่ละงวดงานเสร็จสิ้น
- กำหนดระยะเวลาการชำระเงินให้สั้น เช่น ชำระเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ หรือภายใน 15 วัน เว้นแต่สัญญาจะระบุไว้เป็นอย่างอื่น
- รองรับช่องทางการชำระเงินที่หลากหลายและระบุรายละเอียดลงในใบแจ้งหนี้
- ติดตามทวงถามทันทีที่เลยวันครบกำหนดชำระ คู่มือการแจ้งเตือนการชำระเงินของเรามีข้อความตัวอย่างที่คุณสามารถนำไปปรับใช้ได้
สำหรับข้อมูลพื้นฐานที่ใช้กับใบแจ้งหนี้ทุกประเภท โปรดดูที่ใบแจ้งหนี้คืออะไรและต้องระบุข้อมูลใดบ้าง
คำถามที่พบบ่อย
ใบแจ้งหนี้ของผู้รับเหมาควรแยกค่าแรงและค่าวัสดุหรือไม่?
ใช่ ลูกค้าคาดหวังที่จะเห็นรายละเอียดทั้งสองส่วน ช่วยลดข้อพิพาทได้ง่ายขึ้น และในบางกรณีอาจมีผลต่อภาษี เช่น การหัก CIS ในสหราชอาณาจักรใช้เฉพาะกับค่าแรง และภาษีการขายสำหรับวัสดุกับค่าแรงในสหรัฐฯ อาจแตกต่างกัน
เงินประกันผลงาน (Retainage) ในใบแจ้งหนี้คืออะไร?
เงินประกันผลงาน (Retainage หรือ Retention) คือเปอร์เซ็นต์ที่ลูกค้าหักไว้จากการชำระเงินในแต่ละงวดงาน ซึ่งโดยทั่วไปอยู่ที่ 5 ถึง 10 เปอร์เซ็นต์ จนกว่างานจะเสร็จสมบูรณ์ ให้แสดงยอดนี้เป็นรายการหักในใบแจ้งหนี้แต่ละงวด และออกใบแจ้งหนี้เรียกเก็บในงวดสุดท้ายเมื่อถึงกำหนดคืนเงิน
ควรออกใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งเปลี่ยนแปลงงาน (Change Order) อย่างไร?
ให้ได้รับการอนุมัติการเปลี่ยนแปลงเป็นลายลักษณ์อักษรก่อน กำหนดหมายเลขกำกับ และเพิ่มลงในใบแจ้งหนี้เป็นรายการแยกต่างหากพร้อมระบุหมายเลขนั้นและราคาที่ตกลงกัน
ผู้รับเหมาควรส่งใบแจ้งหนี้เมื่อใด?
ทันทีที่งานเสร็จสิ้น หรือเมื่องวดงานที่ตกลงกันไว้เสร็จเรียบร้อย สำหรับงานระยะยาว ให้ตกลงเรื่องเงินมัดจำและการเบิกจ่ายตามงวดงานในสัญญา เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องสำรองเงินจ่ายทั้งโครงการด้วยตนเอง
สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ผู้รับเหมาบนโทรศัพท์มือถือได้หรือไม่?
ได้ โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ของ Billsato ใช้งานผ่านเบราว์เซอร์บนมือถือได้โดยไม่ต้องติดตั้งแอปและไม่ต้องลงทะเบียน และสามารถดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์ PDF เพื่อส่งทางข้อความหรืออีเมลได้ทันที