ஒப்பந்ததாரர் இன்வாய்ஸ்: உழைப்பு, பொருட்கள் மற்றும் தவணைப் பணத்திற்கான பில்லிங்
ஒரு ஒப்பந்ததாரர் இன்வாய்ஸ் என்பது கட்டிடம், பழுதுபார்ப்பு அல்லது தொழில் சார்ந்த பணிகளுக்காக வாடிக்கையாளருக்கு வழங்கப்படும் பில் ஆகும். வழக்கமான இன்வாய்ஸ் விவரங்களுடன் சேர்த்து, பணி நடைபெறும் இடம், கட்டணங்களை உழைப்பு, பொருட்கள் மற்றும் பிற செலவுகளாகப் பிரித்துக் காட்டுதல், முன்பணம், தவணைக் கொடுப்பனவு (progress payment), கூடுதல் பணி மாற்றம் (change order) அல்லது தக்கவைப்புத் தொகை (retention) ஆகியவற்றை இது தெளிவாகக் காட்ட வேண்டும். விவரங்கள் எவ்வளவு தெளிவாக இருக்கிறதோ, அவ்வளவு விரைவாகச் சந்தேகங்கள் ஏதுமின்றி பணம் கிடைக்கும்.
இந்த வழிகாட்டி ஒரு ஒப்பந்ததாரர் அல்லது கட்டுமான இன்வாய்ஸில் என்னென்ன சேர்க்க வேண்டும், ஒரு மாதிரி உதாரணம், புரோகிரஸ் பில்லிங் மற்றும் ரீடெய்னேஜ் எப்படிச் செயல்படுகின்றன, மேலும் US, UK மற்றும் Australia ஆகிய நாடுகளில் பொருந்தும் கூடுதல் விதிகளை விளக்குகிறது.
ஒப்பந்ததாரர் இன்வாய்ஸ் எதனால் வேறுபடுகிறது
ஒரு வடிவமைப்பாளர் முடிவடைந்த கோப்பிற்கு பில் செய்கிறார். ஆனால் ஒரு ஒப்பந்ததாரர் தளத்தில் செலவிட்ட நேரம், வாடிக்கையாளரின் சார்பாக வாங்கிய பொருட்கள், உபகரணங்கள், துணை ஒப்பந்ததாரர்கள், அனுமதிகள் மற்றும் கழிவு அகற்றல் போன்றவற்றுக்கு வாரக் கணக்கில் அல்லது மாதக் கணக்கில் பில் செய்கிறார். வாடிக்கையாளர்கள் தங்கள் பணம் எங்கே சென்றது என்பதை அறிய விரும்புகிறார்கள், கடன் வழங்குநர்கள் மற்றும் சொத்து மேலாளர்களுக்குத் தனித்தனி விவரங்கள் தேவைப்படலாம், மேலும் பணிகள் நடக்கும்போதே பெரும்பாலும் மாற்றங்கள் நிகழ்கின்றன. ஒரு சிறந்த ஒப்பந்ததாரர் இன்வாய்ஸ் வாசிப்பதற்குச் சுலபமாக இருக்கும் அதே வேளையில் இவை அனைத்தையும் துல்லியமாகப் பிரதிபலிக்கிறது.
ஒப்பந்ததாரர் இன்வாய்ஸில் சேர்க்க வேண்டியவை
- உங்கள் வணிக விவரங்கள்: பெயர், முகவரி, தொலைபேசி, மின்னஞ்சல் மற்றும் உங்கள் பகுதிக்குத் தேவைப்பட்டால் தொழில் உரிமம் அல்லது பதிவு எண்.
- வாடிக்கையாளர் விவரங்கள்: பெயர் மற்றும் பில்லிங் முகவரி (இது பணி நடைபெறும் இடத்திலிருந்து மாறுபடலாம்).
- பணி நடைபெறும் இடத்தின் முகவரி (Job site) மற்றும் திட்டத்தின் பெயர் அல்லது குறிப்பு எண்.
- இன்வாய்ஸ் எண், இன்வாய்ஸ் தேதி மற்றும் செலுத்த வேண்டிய தேதி.
- ஒப்பந்தக் குறிப்பு: இந்த வேலைக்கு அடிப்படையான மதிப்பீடு (estimate), ஒப்பந்தம் அல்லது பர்சேஸ் ஆர்டர்.
- உழைப்பு (Labor): தொழிலாளர் வகைக்கான வேலை நேரம் மற்றும் விகிதம், அல்லது ஒரு பணிக்கான நிலையான விலை.
- பொருட்கள் (Materials): அளவு மற்றும் யூனிட் விலையுடன் ஒவ்வொரு பொருளும். லாப விகிதத்தைச் (markup) சேர்த்தால், அதைத் தனியாகக் காட்டுவதா அல்லது விலையிலேயே சேர்ப்பதா என்பதை முடிவு செய்து, அதைத் தொடர்ந்து ஒரே சீராகப் பின்பற்றுங்கள்.
- உபகரணங்கள், துணை ஒப்பந்ததாரர்கள், அனுமதிகள் மற்றும் கழிவு அகற்றல் கட்டணங்கள், தனித்தனி வரிகளாக.
- சேஞ்ச் ஆர்டர்கள் (Change orders): அங்கீகரிக்கப்பட்ட கூடுதல் பணிகள், அவற்றின் தனி குறிப்பு எண்ணுடன்.
- முன்பணம் மற்றும் முந்தைய கொடுப்பனவுகள் ஏற்கனவே பெறப்பட்டவை, மொத்தத் தொகையிலிருந்து கழிக்கப்பட வேண்டும்.
- வரி: உங்கள் தொழில் மற்றும் பகுதிக்கு ஏற்ப பொருந்தும் விற்பனை வரி, VAT அல்லது GST.
- கட்டண விதிமுறைகள் மற்றும் செலுத்தும் முறைகள், ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட தாமதக் கட்டணங்கள் உட்பட.
ஒப்பந்ததாரர் இன்வாய்ஸ் உதாரணம்
| விளக்கம் | அளவு | யூனிட் விலை | தொகை |
|---|---|---|---|
| Labor: framing crew, 2 workers | 32 hrs | $65.00 | $2,080.00 |
| Lumber, 2×6 studs | 140 | $7.40 | $1,036.00 |
| Structural screws and connectors | 1 lot | $212.50 | $212.50 |
| Dumpster rental and disposal | 1 | $395.00 | $395.00 |
| Change order #2: extra window opening | 1 | $480.00 | $480.00 |
| கூடுதல் மொத்தம் | $4,203.50 | ||
| கழிக்க: அக்டோபர் 6 பெறப்பட்ட முன்பணம் | −$1,000.00 | ||
| 15 நாட்களுக்குள் செலுத்த வேண்டிய தொகை | $3,203.50 | ||
அட்டவணைக்கு மேலே: உங்கள் விவரங்கள், வாடிக்கையாளர், "பணியிடம்: 18 Cedar Lane", திட்டத்தின் பெயர் மற்றும் ஒப்பந்தக் குறிப்பு. கீழே: பணம் செலுத்துவதற்கான வழிமுறைகள் மற்றும் விதிமுறைகள்.
புரோகிரஸ் பில்லிங் மற்றும் ரீடெய்னேஜ்
பெரிய திட்டங்களில் இன்வாய்ஸ் அனுப்ப வேலை முடியும் வரை காத்திருக்க வேண்டியதில்லை. புரோகிரஸ் பில்லிங் (Progress billing) மூலம் பணிகள் முன்னேறும் போது, குறிப்பிட்ட மைல்கற்கள் அடிப்படையிலோ (அடித்தளம், கட்டமைப்பு, கூரை) அல்லது ஒவ்வொரு மாதமும் முடிவடைந்த சதவீதத்தின் அடிப்படையிலோ நீங்கள் பில் செய்யலாம். பல ஒப்பந்தங்கள் மதிப்பு அட்டவணையைப் (schedule of values) பயன்படுத்துகின்றன, இது வேலையின் ஒவ்வொரு பகுதியையும் அதன் விலையையும் பட்டியலிடுகிறது, மேலும் ஒவ்வொரு தவணை இன்வாய்ஸும் அதில் எவ்வளவு பகுதி முடிக்கப்பட்டுள்ளது என்பதைக் காட்டுகிறது.
ரீடெய்னேஜ் (Retainage, UK மற்றும் Australia-வில் retention என அழைக்கப்படுகிறது) என்பது வேலை முழுமையாக முடிவடைவதற்கான உத்தரவாதமாக, ஒவ்வொரு தவணைத் தொகையிலிருந்தும் வாடிக்கையாளர் பிடித்து வைத்துக்கொள்ளும் ஒரு பகுதியாகும். இது பொதுவாக 5 முதல் 10 சதவீதம் வரை இருக்கும். இரு தரப்பினரும் இதைக் கண்காணிக்க இன்வாய்ஸில் தெளிவாகக் குறிப்பிடுங்கள்:
| தவணை கோரிக்கை #3 | தொகை |
|---|---|
| இக்காலத்தில் முடிக்கப்பட்ட பணி | $20,000.00 |
| கழிக்க: ரீடெய்னேஜ் (5%) | −$1,000.00 |
| இந்த இன்வாய்ஸுக்குச் செலுத்த வேண்டியது | $19,000.00 |
| இதுவரை பிடித்தம் செய்யப்பட்ட மொத்த ரீடெய்னேஜ் | $2,850.00 |
வேலை முழுமையாக முடிந்ததும், உங்கள் ஒப்பந்தத்தில் உள்ள விடுவிப்பு விதிமுறைகளின்படி, பிடித்தம் செய்யப்பட்ட தொகைக்கு இறுதி இன்வாய்ஸை அனுப்புங்கள்.
சேஞ்ச் ஆர்டர்கள் (Change orders)
கூடுதல் பணிகளில்தான் பெரும்பாலான இன்வாய்ஸ் முரண்பாடுகள் ஏற்படுகின்றன. எந்தவொரு மாற்றத்தையும் செய்வதற்கு முன் எழுத்துப்பூர்வ அனுமதியைப் பெறுங்கள், அதற்கு ஒரு எண்ணை ஒதுக்குங்கள், மற்றும் இன்வாய்ஸில் தனி வரியாகப் பட்டியலிடுங்கள். "Change order #2: extra window opening, $480" என்பதில் கையொப்பமிட்ட ஒரு வாடிக்கையாளர், இன்வாய்ஸில் அதைக் காணும்போது பொதுவாக மறுப்பு தெரிவிப்பதில்லை.
நாடுகள் சார்ந்த குறிப்புகள்
United States
- Lien waivers: பல திட்டங்களில் வாடிக்கையாளர் அல்லது பொது ஒப்பந்ததாரர் ஒவ்வொரு கட்டணத்துடனும் ஒரு லீன் வேவரை (lien waiver) கோருவார்கள். Conditional வேவர் பணம் உங்கள் கணக்கில் வரவு வைக்கப்பட்ட பின்னரே அமலுக்கு வரும்; unconditional வேவர் நீங்கள் கையொப்பமிட்ட உடனேயே அமலுக்கு வரும். பணம் உங்கள் கணக்கிற்கு வந்த பிறகு மட்டுமே unconditional வேவர்களில் கையொப்பமிடுங்கள்.
- உரிமம்: பல மாகாணங்களில் ஒப்பந்ததாரர்கள் உரிமம் பெற்றிருக்க வேண்டும் மற்றும் சிலர் ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் மதிப்பீடுகளில் உரிம எண்ணைக் குறிப்பிட வேண்டும் என்று கோருகின்றனர். அதை உங்கள் இன்வாய்ஸ்களில் சேர்ப்பது எளிதானது.
- பொருட்கள் மற்றும் உழைப்புக்கான விற்பனை வரி (Sales tax) மாகாணத்திற்கு மாகாணம் மாறுபடும், மேலும் புதிய கட்டுமானம் மற்றும் பழுதுபார்ப்புகளுக்கு இடையே வேறுபடுகிறது. உங்கள் மாகாண வருவாய்த் துறை அல்லது தணிக்கையாளரிடம் ஆலோசிக்கவும்.
United Kingdom
- Construction Industry Scheme (CIS): துணை ஒப்பந்ததாரர்களின் உழைப்புக் கட்டணத்திலிருந்து ஒப்பந்ததாரர்கள் வரியைக் கழித்து HMRC-க்குச் செலுத்துகிறார்கள்: நீங்கள் CIS-இல் பதிவு செய்திருந்தால் 20%, பதிவு செய்யவில்லை என்றால் 30%, மற்றும் gross payment status இருந்தால் எதுவும் இல்லை. இந்த விலக்கு உழைப்புக்கு மட்டுமே பொருந்தும், பொருட்களுக்கு அல்ல, எனவே உங்கள் இன்வாய்ஸில் பொருட்களைத் தனியாகக் காட்டுங்கள்.
- VAT domestic reverse charge: 1 மார்ச் 2021 முதல், CIS-இன் கீழ் VAT-பதிவு செய்யப்பட்ட வணிகங்களுக்கு இடையே வழங்கப்படும் பல கட்டிடப் பணிகள் ரிவர்ஸ் சார்ஜின் கீழ் வருகின்றன. இன்வாய்ஸில் இதைக் குறிப்பிட வேண்டும், உதாரணமாக "Reverse charge: Customer to account for VAT to HMRC", மற்றும் VAT விகிதத்தைக் காட்ட வேண்டும், ஆனால் நீங்கள் VAT தொகையை வசூலிக்க மாட்டீர்கள்.
Australia
- நீங்கள் GST-க்கு பதிவு செய்திருந்தால், வாடிக்கையாளர் ஒரு வரி இன்வாய்ஸைக் (tax invoice) கோரலாம். அதில் உங்கள் ABN இருக்க வேண்டும், மேலும் $1,000-க்கு மேல் இருந்தால் வாங்குபவரின் அடையாளம் அல்லது ABN-உம் இருக்க வேண்டும்.
- ஒவ்வொரு மாகாணமும் கொடுப்பனவுக் கோரிக்கைகள் மற்றும் காலக்கெடுவுகளுக்குத் தனித்தனி விதிகளைக் கொண்ட security-of-payment சட்டங்களைக் கொண்டுள்ளன. பணி நடைபெறும் மாகாணத்திற்கான விதிகளைச் சரிபார்க்கவும்.
பணியிடத்திலிருந்தே இன்வாய்ஸ் அனுப்புதல்
வேலை முடிந்து அங்கீகரிக்கப்பட்ட உடனேயே, வாடிக்கையாளர் அந்தப் பணியை நேரில் பார்த்துக்கொண்டிருக்கும் போதே இன்வாய்ஸ் அனுப்புவது மிகச் சிறந்தது. பொருட்களின் ரசீதுகள் மற்றும் வேலை நேரங்களை உடனுக்குடன் குறித்து வையுங்கள்; இதன் மூலம் இன்வாய்ஸ் தயாரிக்க ஒரு முழு மாலையையும் செலவிடாமல் சில நிமிடங்களில் முடித்துவிடலாம். Billsato-வின் இன்வாய்ஸ் ஜெனரேட்டர் எந்த ஆப்ஸும் நிறுவத் தேவையில்லாமல், பதிவு ஏதுமின்றி மொபைல் பிரவுசரில் செயல்படுகிறது: கூடுதல் புலங்களில் பணி நடைபெறும் இடம் மற்றும் திட்டக் குறிப்பைச் சேர்க்கலாம், உழைப்பு மற்றும் பொருட்களைத் தனித்தனி வரிகளாகப் பட்டியலிடலாம், முன்பணத்தை வரவு வைக்கப்பட்ட தொகையாகக் கழிக்கலாம், மற்றும் வாடிக்கையாளருக்கு SMS அல்லது மின்னஞ்சல் செய்ய PDF-ஆகப் பதிவிறக்கலாம்.
விரைவாகப் பணம் பெறுவதற்கான உதவிக்குறிப்புகள்
- பொருட்களை ஆர்டர் செய்வதற்கு முன், குறிப்பாகத் தனிப்பயனாக்கப்பட்ட ஆர்டர்களுக்கு, முன்பணத்தைப் பெற்றுக்கொள்ளுங்கள்.
- வேலை அல்லது குறிப்பிட்ட நிலை முடிந்த அதே நாளில் இன்வாய்ஸ் அனுப்புங்கள்.
- ஒப்பந்தத்தில் குறிப்பிடப்படாவிட்டால், இன்வாய்ஸ் கிடைத்தவுடன் செலுத்துதல் அல்லது 15 நாட்கள் போன்ற குறுகிய காலக் கெடுவைப் பயன்படுத்துங்கள்.
- பல்வேறு பணம் செலுத்தும் முறைகளை ஏற்றுக்கொண்டு, அந்த விவரங்களை இன்வாய்ஸில் அளியுங்கள்.
- செலுத்த வேண்டிய தேதி முடிந்த உடனேயே நினைவூட்டுங்கள். நீங்கள் பயன்படுத்தக்கூடிய வாசகங்களை எங்கள் கட்டண நினைவூட்டல் வழிகாட்டி கொண்டுள்ளது.
ஒவ்வொரு இன்வாய்ஸுக்கும் பொருந்தும் அடிப்படைகளுக்கு, இன்வாய்ஸ் என்றால் என்ன, அதில் என்ன இருக்க வேண்டும் என்பதைப் பார்க்கவும்.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
ஒப்பந்ததாரர் இன்வாய்ஸில் உழைப்பையும் பொருட்களையும் தனித்தனியாகக் காட்ட வேண்டுமா?
ஆம். வாடிக்கையாளர்கள் இரண்டையும் தனித்தனியாகப் பார்க்கவே விரும்புகிறார்கள், இது முரண்பாடுகளைத் தீர்ப்பதை எளிதாக்குகிறது, மேலும் சில சந்தர்ப்பங்களில் இது வரிக்கும் முக்கியமானது: UK CIS பிடித்தங்கள் உழைப்புக்கு மட்டுமே பொருந்தும், மேலும் US-இல் பொருட்கள் மற்றும் உழைப்புக்கான விற்பனை வரி மாறுபடலாம்.
இன்வாய்ஸில் ரீடெய்னேஜ் (Retainage) என்றால் என்ன?
ரீடெய்னேஜ் (Retainage அல்லது retention) என்பது வேலை முழுமையாக முடியும் வரை வாடிக்கையாளர் பிடித்து வைத்துக்கொள்ளும் ஒவ்வொரு தவணைப் பணத்தின் குறிப்பிட்ட சதவீதம் (பொதுவாக 5 முதல் 10 சதவீதம்) ஆகும். இதை ஒவ்வொரு புரோகிரஸ் இன்வாய்ஸிலும் பிடித்தமாகப் பதிவு செய்து, வேலை முடிந்ததும் இறுதி இன்வாய்ஸில் பில் செய்யுங்கள்.
சேஞ்ச் ஆர்டருக்கு (Change order) நான் எவ்வாறு இன்வாய்ஸ் உருவாக்குவது?
முதலில் கூடுதல் மாற்றத்திற்கான எழுத்துப்பூர்வ அனுமதியைப் பெறுங்கள், அதற்கு ஒரு எண்ணை ஒதுக்குங்கள், பின்னர் ஒப்புக்கொண்ட விலையுடன் அந்த எண்ணைக் குறிப்பிட்டு இன்வாய்ஸில் தனி வரியாகச் சேருங்கள்.
ஒரு ஒப்பந்ததாரர் எப்போது இன்வாய்ஸ் அனுப்ப வேண்டும்?
வேலை அல்லது ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட கட்டம் முடிந்த உடனேயே அனுப்ப வேண்டும். நீண்ட கால வேலைகளுக்கு, முன்பணம் மற்றும் தவணைப் பணத்தை (progress payments) ஒப்பந்தத்திலேயே உறுதி செய்யுங்கள்; இதன் மூலம் திட்டத்திற்கு முழு பணத்தையும் நீங்களே முன்பணமாகச் செலவிடுவதைத் தவிர்க்கலாம்.
எனது மொபைலில் இருந்தே ஒப்பந்ததாரர் இன்வாய்ஸை உருவாக்க முடியுமா?
ஆம். Billsato-வின் இன்வாய்ஸ் ஜெனரேட்டர் எந்த ஆப் அல்லது பதிவும் இல்லாமல் மொபைல் பிரவுசரிலேயே இயங்கும், மேலும் நீங்கள் SMS அல்லது மின்னஞ்சல் மூலம் அனுப்பக்கூடிய வகையில் PDF-ஆகப் பதிவிறக்கிக் கொள்ளலாம்.