કોન્ટ્રાક્ટર ઇનવૉઇસ: મજૂરી, સામગ્રી અને પ્રગતિ ચુકવણીઓનું બિલ કેવી રીતે બનાવવું
કોન્ટ્રાક્ટર ઇનવૉઇસ બાંધકામ, રિપેરિંગ કે અન્ય વ્યવસાયિક કામ માટે ગ્રાહક પાસેથી ચુકવણી મેળવવા માટે બનાવવામાં આવે છે. સામાન્ય ઇનવૉઇસ વિગતો ઉપરાંત, તેમાં કામનું સ્થળ દર્શાવવું જોઈએ, મજૂરી, સામગ્રી અને અન્ય ખર્ચ અલગ પાડવા જોઈએ, તેમજ કોઈપણ ડિપોઝિટ, પ્રગતિ ચુકવણી (progress payment), ચેન્જ ઓર્ડર કે રીટેન્શન દર્શાવવું જોઈએ. વિગતો જેટલી સ્પષ્ટ હશે, ચુકવણી મળતાં પહેલાં તેટલા ઓછા પ્રશ્નો ઊભા થશે.
આ માર્ગદર્શિકામાં કોન્ટ્રાક્ટર અથવા બાંધકામ ઇનવૉઇસમાં શું સામેલ કરવું, વ્યવહારુ ઉદાહરણ, પ્રોગ્રેસ બિલિંગ અને રીટેઇનેજ કેવી રીતે કામ કરે છે, તેમજ US, UK અને ઓસ્ટ્રેલિયામાં લાગુ પડતા વધારાના નિયમોની ચર્ચા કરવામાં આવી છે.
કોન્ટ્રાક્ટર ઇનવૉઇસ શા માટે અલગ પડે છે
ડિઝાઇનર તૈયાર ફાઇલ માટે બિલ બનાવે છે. જ્યારે કોન્ટ્રાક્ટર સાઇટ પરના કલાકો, ગ્રાહક વતી ખરીદેલી સામગ્રી, સાધનો, સબકોન્ટ્રાક્ટર્સ, પરમિટ અને નકામા કચરાના નિકાલ (disposal) માટે બિલ બનાવે છે—જે ઘણીવાર અઠવાડિયા કે મહિનાઓ સુધી ચાલે છે. ગ્રાહકો એ જોવા માંગે છે કે પૈસા ક્યાં વપરાયા, ધિરાણકર્તાઓ અને પ્રોપર્ટી મેનેજર્સને વિગતવાર વિભાજનની જરૂર પડી શકે છે, અને કામ ચાલુ હોય તેમ તેમાં ફેરફારો થતા રહે છે. એક સારું કોન્ટ્રાક્ટર ઇનવૉઇસ આ તમામ બાબતોને વાંચવામાં સરળ રહે તે રીતે રજૂ કરે છે.
કોન્ટ્રાક્ટર ઇનવૉઇસમાં શું સામેલ કરવું
- તમારા વ્યવસાયની વિગતો: નામ, સરનામું, ફોન, ઇમેઇલ, અને જો તમારા વિસ્તારમાં જરૂરી હોય તો તમારો ટ્રેડ લાયસન્સ કે નોંધણી નંબર.
- ગ્રાહકની વિગતો: નામ અને બિલિંગ સરનામું, જે કામના સ્થળ કરતાં અલગ હોઈ શકે છે.
- કામના સ્થળનું સરનામું (Job site address) અને પ્રોજેક્ટનું નામ અથવા સંદર્ભ.
- ઇનવૉઇસ નંબર, ઇનવૉઇસ તારીખ અને ચુકવણીની અંતિમ તારીખ (due date).
- કરારનો સંદર્ભ: અંદાજ (estimate), કોન્ટ્રાક્ટ કે પરચેઝ ઓર્ડર જેના આધારે કામ કરવામાં આવ્યું છે.
- મજૂરી (Labor): કામદાર અથવા ટ્રેડ દીઠ કલાકો અને દર, અથવા કામ દીઠ નક્કી કરેલી કિંમત.
- સામગ્રી (Materials): જથ્થો અને એકમ દીઠ કિંમત સાથે દરેક આઇટમ. જો તમે માર્કઅપ ઉમેરતા હોવ, તો તે અલગથી દર્શાવવું કે કિંમતમાં જ સામેલ કરવું તે નક્કી કરો, અને સમગ્ર બિલમાં સુસંગત રહો.
- સાધનો, સબકોન્ટ્રાક્ટર્સ, પરમિટ અને નિકાલ ફી, અલગ લાઇન તરીકે.
- ચેન્જ ઓર્ડર (Change orders): મંજૂર થયેલું કોઈપણ વધારાનું કામ, તેના પોતાના સંદર્ભ સાથે.
- ડિપોઝિટ અને અગાઉ મળેલી ચુકવણીઓ જે કુલ રકમમાંથી બાદ કરવામાં આવી હોય.
- કરવેરા (Tax): સેલ્સ ટેક્સ, VAT કે GST જે તમારા વ્યવસાય અને સ્થળને લાગુ પડતો હોય.
- ચુકવણીની શરતો અને પદ્ધતિઓ, સંમત થયેલી લેટ ફી સહિત.
કોન્ટ્રાક્ટર ઇનવૉઇસનું ઉદાહરણ
| Description | Qty | Unit price | Amount |
|---|---|---|---|
| Labor: framing crew, 2 workers | 32 hrs | $65.00 | $2,080.00 |
| Lumber, 2×6 studs | 140 | $7.40 | $1,036.00 |
| Structural screws and connectors | 1 lot | $212.50 | $212.50 |
| Dumpster rental and disposal | 1 | $395.00 | $395.00 |
| Change order #2: extra window opening | 1 | $480.00 | $480.00 |
| Subtotal | $4,203.50 | ||
| Less deposit received 6 October | −$1,000.00 | ||
| Amount due within 15 days | $3,203.50 | ||
કોષ્ટકની ઉપર: તમારી વિગતો, ગ્રાહક, "Job site: 18 Cedar Lane", પ્રોજેક્ટનું નામ અને કોન્ટ્રાક્ટ સંદર્ભ. તેની નીચે: ચુકવણીની સૂચનાઓ અને શરતો.
પ્રોગ્રેસ બિલિંગ અને રીટેઇનેજ
મોટા કામોમાં તમે ઇનવૉઇસ મોકલવા માટે છેલ્લે સુધી રાહ જોતા નથી. પ્રોગ્રેસ બિલિંગ (progress billing) સાથે તમે કામ આગળ વધે તેમ બિલ મોકલો છો, કાં તો તબક્કાવાર (પાયો, ફ્રેમિંગ, છત) અથવા દર મહિને પૂર્ણ થયેલા ટકાવારી મુજબ. ઘણા કોન્ટ્રાક્ટ્સ શેડ્યૂલ ઑફ વેલ્યુઝ (schedule of values) નો ઉપયોગ કરે છે, જે દરેક કામ અને તેની કિંમતની યાદી છે, અને દરેક પ્રોગ્રેસ ઇનવૉઇસ દર્શાવે છે કે દરેક ભાગમાંથી કેટલું કામ પૂર્ણ થયું છે.
રીટેઇનેજ (Retainage) (યુકે અને ઓસ્ટ્રેલિયામાં retention કહેવાય છે) એ દરેક પ્રગતિ ચુકવણીનો એક ભાગ છે જે કામ પૂર્ણ થવાની સુરક્ષા તરીકે ગ્રાહક પોતાની પાસે રોકી રાખે છે. તે સામાન્ય રીતે 5 થી 10 ટકા હોય છે. તેને ઇનવૉઇસ પર દર્શાવો જેથી બંને પક્ષો તેનો હિસાબ રાખી શકે:
| Progress claim #3 | Amount |
|---|---|
| Work completed this period | $20,000.00 |
| Less retainage (5%) | −$1,000.00 |
| Due this invoice | $19,000.00 |
| Total retainage held to date | $2,850.00 |
જ્યારે કામ પૂર્ણ થઈ જાય, ત્યારે તમારા કોન્ટ્રાક્ટની શરતો અનુસાર રોકી રાખેલી રકમ માટે અંતિમ ઇનવૉઇસ મોકલો.
ચેન્જ ઓર્ડર (Change orders)
ઇનવૉઇસના મોટાભાગના વિવાદો વધારાના કામથી શરૂ થાય છે. કોઈપણ ફેરફાર કરતા પહેલાં તેની લેખિત મંજૂરી મેળવો, તેને એક નંબર આપો અને ઇનવૉઇસ પર તેને અલગ લાઇન તરીકે દર્શાવો. જે ગ્રાહકે "Change order #2: extra window opening, $480" પર સહી કરી હોય, તે સામાન્ય રીતે ઇનવૉઇસની એ લાઇન સામે વાંધો ઉઠાવતો નથી.
દેશ-વિશિષ્ટ નોંધો
યુનાઇટેડ સ્ટેટ્સ
- લીન વેવર્સ (Lien waivers): ઘણા પ્રોજેક્ટ્સમાં ગ્રાહક અથવા જનરલ કોન્ટ્રાક્ટર દરેક ચુકવણી સાથે લીન વેવર માંગે છે. શરતી (conditional) વેવર માત્ર ચુકવણી ક્લિયર થયા પછી જ લાગુ થાય છે; બિનશરતી (unconditional) વેવર તમે સહી કરો કે તરત જ લાગુ થઈ જાય છે. તમારા ખાતામાં પૈસા જમા થઈ જાય પછી જ બિનશરતી વેવર પર સહી કરો.
- લાયસન્સિંગ: ઘણા રાજ્યોમાં કોન્ટ્રાક્ટરો પાસે લાયસન્સ હોવું જરૂરી છે અને કેટલાક રાજ્યોમાં કોન્ટ્રાક્ટ્સ તથા અંદાજપત્રો પર લાયસન્સ નંબર લખવો ફરજિયાત છે. તેને તમારા ઇનવૉઇસ પર ઉમેરવામાં કોઈ ખર્ચ થતો નથી.
- સામગ્રી અને મજૂરી પરનો સેલ્સ ટેક્સ રાજ્ય-રાજ્ય વચ્ચે તથા નવા બાંધકામ અને રિપેરિંગ વચ્ચે અલગ હોઈ શકે છે. તમારા રાજ્યના મહેસૂલ વિભાગ અથવા એકાઉન્ટન્ટની સલાહ લો.
યુનાઇટેડ કિંગડમ
- Construction Industry Scheme (CIS): કોન્ટ્રાક્ટરો સબકોન્ટ્રાક્ટર્સની મજૂરી ચુકવણીમાંથી ટેક્સ કાપીને HMRC ને જમા કરાવે છે: જો તમે CIS માટે નોંધાયેલા હોવ તો 20%, નોંધાયેલા ન હોવ તો 30%, અને જો તમારી પાસે ગ્રોસ પેમેન્ટ સ્ટેટસ હોય તો 0%. આ કપાત મજૂરી પર લાગુ થાય છે, સામગ્રી પર નહીં, તેથી તમારા ઇનવૉઇસ પર સામગ્રી અલગ દર્શાવો.
- VAT ડોમેસ્ટિક રિવર્સ ચાર્જ: 1 માર્ચ 2021 થી, CIS માં VAT-નોંધાયેલા વ્યવસાયો વચ્ચે પૂરી પાડવામાં આવતી ઘણી બિલ્ડિંગ સેવાઓ રિવર્સ ચાર્જ હેઠળ આવે છે. ઇનવૉઇસમાં તેનો ઉલ્લેખ હોવો આવશ્યક છે, ઉદાહરણ તરીકે "Reverse charge: Customer to account for VAT to HMRC", અને VAT દર દર્શાવવો જરૂરી છે, પરંતુ તમે જાતે VAT વસૂલતા નથી.
ઓસ્ટ્રેલિયા
- જો તમે GST માટે નોંધાયેલા છો, તો ગ્રાહક ટેક્સ ઇનવૉઇસ (tax invoice) માંગી શકે છે. તેમાં તમારો ABN હોવો આવશ્યક છે, અને $1,000 થી વધુ રકમ માટે ખરીદદારની ઓળખ અથવા ABN પણ હોવો જરૂરી છે.
- દરેક રાજ્યમાં ચુકવણીના દાવાઓ અને સમયમર્યાદા માટે પોતાના સુરક્ષા કાયદા (security-of-payment laws) હોય છે. જ્યાં કામ થઈ રહ્યું છે તે રાજ્યના નિયમો તપાસો.
કામના સ્થળેથી જ ઇનવૉઇસ બનાવવું
ઇનવૉઇસ મોકલવાનો શ્રેષ્ઠ સમય એ છે જ્યારે કામ પૂરું થયાની મંજૂરી મળે અને ગ્રાહક નજર સામે થયેલું કામ જોઈ રહ્યો હોય. સામગ્રીની રસીદો અને કલાકોની ગણતરી સાથે રાખતા રહો, જેથી ઇનવૉઇસ બનાવવામાં આખી સાંજ બગાડવાને બદલે માત્ર થોડી મિનિટો જ લાગે. Billsato નું ઇનવૉઇસ જનરેટર કોઈ એપ ઇન્સ્ટોલ કર્યા વગર કે સાઇન-અપ વગર ફોનના બ્રાઉઝરમાં કામ કરે છે: વધારાના ફીલ્ડ્સમાં કામનું સ્થળ અને પ્રોજેક્ટ સંદર્ભ ઉમેરો, મજૂરી અને સામગ્રી અલગ લાઇન તરીકે લખો, ડિપોઝિટને ચૂકવેલ રકમ તરીકે બાદ કરો, અને ગ્રાહકને મેસેજ કે ઇમેઇલ કરવા માટે PDF ડાઉનલોડ કરો.
ઝડપથી ચુકવણી મેળવવાની ટિપ્સ
- સામગ્રીનો ઓર્ડર આપતા પહેલાં ડિપોઝિટ નક્કી કરો, ખાસ કરીને સ્પેશિયલ-ઓર્ડર આઇટમ્સ માટે.
- કામ અથવા તબક્કો પૂર્ણ થાય તે જ દિવસે ઇનવૉઇસ મોકલો.
- ટૂંકી ચુકવણી શરતો રાખો, જેમ કે રસીદ મળતાં જ અથવા 15 દિવસમાં, સિવાય કે કોન્ટ્રાક્ટમાં અન્ય શરત હોય.
- ચુકવણીની બહુવિધ પદ્ધતિઓ સ્વીકારો અને તેની વિગતો ઇનવૉઇસ પર દર્શાવો.
- અંતિમ તારીખ વીતી જાય કે તરત જ ફોલો-અપ લો. અમારી પેમેન્ટ રિમાઇન્ડર માર્ગદર્શિકા માં તમે વાપરી શકો તેવા નમૂના આપેલા છે.
દરેક ઇનવૉઇસને લાગુ પડતી મૂળભૂત બાબતો માટે જુઓ ઇનવૉઇસ શું છે અને તેમાં શું સામેલ હોવું જોઈએ.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
શું કોન્ટ્રાક્ટર ઇનવૉઇસમાં મજૂરી અને સામગ્રી અલગ દર્શાવવી જોઈએ?
હા. ગ્રાહકો બંને અલગ જોવાની અપેક્ષા રાખે છે, જેનાથી વિવાદો સરળતાથી ઉકેલાય છે. અમુક સંજોગોમાં કરવેરા માટે પણ આ જરૂરી છે: UK CIS કપાત માત્ર મજૂરી પર લાગુ થાય છે, અને US માં સામગ્રી તથા મજૂરી પર વેચાણ વેરો અલગ હોઈ શકે છે.
ઇનવૉઇસમાં રીટેઇનેજ (Retainage) શું છે?
રીટેઇનેજ, અથવા રીટેન્શન, એ દરેક પ્રગતિ ચુકવણીમાંથી રોકી રાખવામાં આવતી ચોક્કસ ટકાવારી (સામાન્ય રીતે 5 થી 10 ટકા) છે, જે કામ પૂર્ણ ન થાય ત્યાં સુધી ગ્રાહક પોતાની પાસે રાખે છે. તેને દરેક પ્રોગ્રેસ ઇનવૉઇસ પર કપાત તરીકે દર્શાવો અને જ્યારે તે મુક્ત થાય ત્યારે અંતિમ ઇનવૉઇસમાં તેનું બિલ બનાવો.
ચેન્જ ઓર્ડર (Change order) માટે બિલ કેવી રીતે બનાવવું?
સૌપ્રથમ ફેરફારની લેખિત મંજૂરી મેળવો, તેને એક નંબર આપો, અને ઇનવૉઇસમાં તે નંબર તથા સંમત થયેલી કિંમત સાથે એક અલગ લાઇન તરીકે ઉમેરો.
કોન્ટ્રાક્ટરે ઇનવૉઇસ ક્યારે મોકલવું જોઈએ?
કામ અથવા સંમત થયેલો તબક્કો પૂર્ણ થતાં જ. લાંબા પ્રોજેક્ટ્સ માટે, કોન્ટ્રાક્ટમાં જ ડિપોઝિટ અને પ્રોગ્રેસ પેમેન્ટ નક્કી કરી લો જેથી તમારે આખા પ્રોજેક્ટ માટે પોતાના પૈસા રોકવા ન પડે.
શું હું મારા ફોન પર કોન્ટ્રાક્ટર ઇનવૉઇસ બનાવી શકું?
હા. Billsato નું ઇનવૉઇસ જનરેટર કોઈપણ એપ કે સાઇન-અપ વગર સીધા ફોન બ્રાઉઝરમાં ચાલે છે, અને ઇનવૉઇસને PDF તરીકે ડાઉનલોડ કરે છે જેને તમે મેસેજ કે ઇમેઇલ દ્વારા મોકલી શકો છો.