ठेकेदार इनवॉइस: लेबर, सामग्री और प्रोग्रेस पेमेंट्स का बिल कैसे बनाएं
एक ठेकेदार (contractor) इनवॉइस निर्माण, मरम्मत या ट्रेड वर्क के लिए ग्राहक से भुगतान मांगने का बिल होता है। सामान्य इनवॉइस विवरणों के अलावा, इसमें कार्यस्थल (job site) का नाम होना चाहिए, शुल्क को लेबर (मजदूरी), सामग्री और अन्य लागतों में अलग-अलग बांटा जाना चाहिए, और किसी भी डिपॉज़िट, प्रोग्रेस पेमेंट, चेंज ऑर्डर या रिटेंशन को दर्शाया जाना चाहिए। विवरण जितना स्पष्ट होगा, भुगतान मिलने से पहले उतने ही कम सवाल उठेंगे।
यह गाइड बताती है कि ठेकेदार या कंस्ट्रक्शन इनवॉइस में क्या शामिल करना चाहिए, एक व्यावहारिक उदाहरण, प्रोग्रेस बिलिंग और रिटेनएज कैसे काम करते हैं, और यूएस, यूके तथा ऑस्ट्रेलिया में लागू होने वाले अतिरिक्त नियम क्या हैं।
ठेकेदार का इनवॉइस दूसरों से अलग क्यों होता है
एक डिज़ाइनर तैयार फ़ाइल के लिए बिल भेजता है। लेकिन एक ठेकेदार साइट पर बिताए गए घंटों, ग्राहक की ओर से खरीदी गई सामग्री, उपकरण, सब-कॉन्ट्रैक्टर्स, परमिट और कचरा निपटान (disposal) के लिए बिल करता है, जो अक्सर हफ़्तों या महीनों तक चलता है। ग्राहक देखना चाहते हैं कि पैसा कहाँ खर्च हुआ, लेंडर्स और प्रॉपर्टी मैनेजरों को हर मद का अलग ब्यौरा चाहिए होता है, और काम आगे बढ़ने के साथ अक्सर योजनाएं बदलती हैं। एक अच्छा ठेकेदार इनवॉइस इन सभी बातों को बिना जटिल बने साफ़-साफ़ पेश करता है।
ठेकेदार इनवॉइस में क्या शामिल करें
- आपके व्यवसाय का विवरण: नाम, पता, फ़ोन, ईमेल, और जहाँ ज़रूरी हो वहाँ आपका ट्रेड लाइसेंस या रजिस्ट्रेशन नंबर।
- ग्राहक का विवरण: नाम और बिलिंग पता, जो कार्यस्थल (job site) से अलग हो सकता है।
- कार्यस्थल का पता (Job site address) और प्रोजेक्ट का नाम या संदर्भ।
- इनवॉइस नंबर, इनवॉइस की तारीख और देय तिथि (due date)।
- अनुबंध का संदर्भ: वह एस्टीमेट, कॉन्ट्रैक्ट या परचेज ऑर्डर जिस पर काम आधारित है।
- लेबर (मजदूरी): ट्रेड या वर्कर के अनुसार घंटे और दर, या प्रति कार्य निश्चित कीमत।
- सामग्री (Materials): मात्रा और इकाई मूल्य (unit price) के साथ प्रत्येक आइटम। यदि आप मार्कअप जोड़ते हैं, तो तय करें कि इसे अलग से दिखाना है या कीमत में शामिल करना है, और पूरे बिल में एक ही नियम रखें।
- उपकरण, सब-कॉन्ट्रैक्टर, परमिट और डिस्पोज़ल शुल्क, अलग-अलग लाइन आइटम के रूप में।
- चेंज ऑर्डर: कोई भी मंज़ूर किया गया अतिरिक्त काम, उसके अपने संदर्भ नंबर के साथ।
- डिपॉज़िट और पहले मिले भुगतान, जिन्हें कुल राशि में से घटाया गया हो।
- टैक्स: आपके काम और क्षेत्र के अनुसार लागू होने वाला सेल्स टैक्स, VAT या GST।
- भुगतान की शर्तें और माध्यम, जिसमें देर से भुगतान पर लगने वाली कोई भी तय लेट फीस शामिल हो।
ठेकेदार इनवॉइस का उदाहरण
| विवरण | मात्रा | इकाई मूल्य | राशि |
|---|---|---|---|
| Labor: framing crew, 2 workers | 32 hrs | $65.00 | $2,080.00 |
| Lumber, 2×6 studs | 140 | $7.40 | $1,036.00 |
| Structural screws and connectors | 1 lot | $212.50 | $212.50 |
| Dumpster rental and disposal | 1 | $395.00 | $395.00 |
| Change order #2: extra window opening | 1 | $480.00 | $480.00 |
| Subtotal | $4,203.50 | ||
| Less deposit received 6 October | −$1,000.00 | ||
| Amount due within 15 days | $3,203.50 | ||
टेबल के ऊपर: आपका विवरण, ग्राहक, "Job site: 18 Cedar Lane", प्रोजेक्ट का नाम और कॉन्ट्रैक्ट का संदर्भ। टेबल के नीचे: भुगतान निर्देश और शर्तें।
प्रोग्रेस बिलिंग और रिटेनएज
बड़े प्रोजेक्ट्स में आप इनवॉइस भेजने के लिए काम खत्म होने का इंतज़ार नहीं करते। प्रोग्रेस बिलिंग (progress billing) के साथ आप काम के आगे बढ़ने पर इनवॉइस भेजते हैं, या तो माइलस्टोन के अनुसार (नींव, ढांचा, छत) या हर महीने काम पूरा होने के प्रतिशत के आधार पर। कई कॉन्ट्रैक्ट्स में शेड्यूल ऑफ़ वैल्यूज़ (schedule of values) का उपयोग होता है, जो काम के हर हिस्से और उसकी कीमत की सूची होती है, और प्रत्येक प्रोग्रेस इनवॉइस दिखाता है कि हर हिस्से का कितना काम पूरा हो चुका है।
रिटेनएज (Retainage) (यूके और ऑस्ट्रेलिया में इसे retention कहा जाता है) प्रत्येक प्रोग्रेस पेमेंट का एक हिस्सा होता है जिसे ग्राहक काम पूरा होने तक रोक कर रखता है, ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि काम पूरा होगा। यह आमतौर पर 5 से 10 प्रतिशत होता है। इसे इनवॉइस पर दिखाएं ताकि दोनों पक्ष इसका हिसाब रख सकें:
| Progress claim #3 | Amount |
|---|---|
| Work completed this period | $20,000.00 |
| Less retainage (5%) | −$1,000.00 |
| Due this invoice | $19,000.00 |
| Total retainage held to date | $2,850.00 |
जब काम पूरा हो जाए, तो अपने अनुबंध में तय शर्तों के अनुसार रोकी गई राशि के लिए एक फ़ाइनल इनवॉइस भेजें।
चेंज ऑर्डर (Change orders)
अतिरिक्त काम ही वह जगह है जहाँ इनवॉइस को लेकर सबसे ज़्यादा विवाद शुरू होते हैं। काम करने से पहले हर बदलाव की लिखित मंज़ूरी लें, उसे एक नंबर दें, और इनवॉइस पर एक अलग लाइन के रूप में दर्ज करें। जिस ग्राहक ने "Change order #2: extra window opening, $480" पर हस्ताक्षर किए हों, वह इनवॉइस की उस लाइन पर शायद ही कभी आपत्ति जताएगा।
देश-विशिष्ट नियम
संयुक्त राज्य अमेरिका (United States)
- लियन वेवर (Lien waivers): कई प्रोजेक्ट्स में ग्राहक या जनरल कॉन्ट्रैक्टर हर भुगतान के साथ लियन वेवर मांगते हैं। एक कंडीशनल (conditional) वेवर भुगतान क्लियर होने के बाद ही प्रभावी होता है; एक अनकंडीशनल (unconditional) वेवर हस्ताक्षर करते ही प्रभावी हो जाता है। अनकंडीशनल वेवर पर केवल तभी हस्ताक्षर करें जब पैसा आपके खाते में आ चुका हो।
- लाइसेंसिंग: कई राज्यों में ठेकेदारों के पास लाइसेंस होना ज़रूरी है और कुछ में कॉन्ट्रैक्ट्स व एस्टीमेट्स पर लाइसेंस नंबर होना अनिवार्य है। इसे अपने इनवॉइस पर जोड़ने में कोई खर्च नहीं होता।
- सामग्री और लेबर पर सेल्स टैक्स अलग-अलग राज्यों में और नए निर्माण बनाम मरम्मत के मामलों में भिन्न होता है। अपने राज्य के राजस्व विभाग या किसी अकाउंटेंट से सलाह लें।
यूनाइटेड किंगडम (United Kingdom)
- कंस्ट्रक्शन इंडस्ट्री स्कीम (CIS): ठेकेदार सब-कॉन्ट्रैक्टर्स के लेबर भुगतानों से टैक्स काटते हैं और उसे HMRC को जमा करते हैं: यदि आप CIS के लिए रजिस्टर्ड हैं तो 20%, यदि रजिस्टर्ड नहीं हैं तो 30%, और यदि आपके पास ग्रॉस पेमेंट स्टेटस है तो कुछ नहीं। यह कटौती केवल लेबर पर लागू होती है, सामग्री पर नहीं, इसलिए अपने इनवॉइस पर सामग्री को अलग से दिखाएं।
- VAT डोमेस्टिक रिवर्स चार्ज: 1 मार्च 2021 से, CIS में VAT-रजिस्टर्ड व्यवसायों के बीच दी जाने वाली कई भवन निर्माण सेवाएं रिवर्स चार्ज के तहत आती हैं। इनवॉइस पर इसका उल्लेख होना चाहिए, उदाहरण के लिए "Reverse charge: Customer to account for VAT to HMRC", और VAT दर दिखानी चाहिए, लेकिन आप खुद VAT एकत्र नहीं करते।
ऑस्ट्रेलिया (Australia)
- यदि आप GST के लिए रजिस्टर्ड हैं, तो ग्राहक टैक्स इनवॉइस मांग सकता है। इसमें आपका ABN दिखना चाहिए, और $1,000 से अधिक की राशि पर खरीदार की पहचान या ABN भी होना चाहिए।
- हर राज्य के अपने पेमेंट क्लेम और समय-सीमा के नियमों के साथ पेमेंट सुरक्षा कानून (security-of-payment laws) हैं। उस राज्य के नियमों की जाँच करें जहाँ काम किया जा रहा है।
कार्यस्थल (Job site) से ही इनवॉइस बनाना
इनवॉइस भेजने का सबसे अच्छा समय काम पूरा होने की मंज़ूरी मिलने के तुरंत बाद होता है, जब ग्राहक अभी भी पूरे हुए काम को देख रहा हो। काम के दौरान ही अपनी सामग्री की रसीदों और घंटों का हिसाब साथ रखें, ताकि इनवॉइस बनाने में शाम भर का समय लगने के बजाय कुछ ही मिनट लगें। Billsato का इनवॉइस जनरेटर बिना किसी ऐप को इंस्टॉल किए और बिना किसी साइन-अप के फ़ोन के ब्राउज़र में काम करता है: अतिरिक्त फ़ील्ड में कार्यस्थल और प्रोजेक्ट का संदर्भ जोड़ें, लेबर और सामग्री को अलग-अलग लाइन के रूप में लिखें, डिपॉज़िट को चुकाई गई राशि के रूप में घटाएं, और ग्राहक को मैसेज या ईमेल करने के लिए PDF डाउनलोड करें।
तेज़ी से भुगतान पाने के सुझाव
- सामग्री का ऑर्डर देने से पहले एक डिपॉज़िट राशि तय कर लें, खासकर विशेष ऑर्डर वाली वस्तुओं के लिए।
- काम या कोई चरण (stage) पूरा होते ही उसी दिन इनवॉइस भेजें।
- कम अवधि की भुगतान शर्तें (payment terms) रखें, जैसे कि रसीद मिलते ही देय (due on receipt) या 15 दिन, जब तक कि अनुबंध में कुछ और न कहा गया हो।
- भुगतान के कई माध्यम स्वीकार करें और उनका विवरण इनवॉइस पर दर्ज करें।
- देय तिथि (due date) बीतते ही तुरंत फॉलो-अप लें। हमारी भुगतान अनुस्मारक गाइड में ऐसे शब्द और प्रारूप दिए गए हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं।
प्रत्येक इनवॉइस पर लागू होने वाले बुनियादी नियमों के लिए, देखें इनवॉइस क्या है और इसमें क्या शामिल होना चाहिए।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या ठेकेदार के इनवॉइस में लेबर और सामग्री को अलग-अलग दिखाना चाहिए?
हाँ। ग्राहक दोनों का अलग विवरण देखना पसंद करते हैं, इससे विवाद सुलझाना आसान होता है, और कुछ मामलों में यह टैक्स के लिए भी ज़रूरी है: जैसे यूके में CIS कटौती केवल लेबर पर लागू होती है, और यूएस में सामग्री व लेबर पर सेल्स टैक्स अलग हो सकता है।
इनवॉइस पर रिटेनएज (Retainage) क्या होता है?
रिटेनएज (या रिटेंशन) प्रत्येक प्रोग्रेस पेमेंट का एक प्रतिशत होता है (आमतौर पर 5 से 10 प्रतिशत), जिसे ग्राहक काम पूरा होने तक रोक कर रखता है। इसे हर प्रोग्रेस इनवॉइस पर कटौती के रूप में दिखाएं और काम पूरा होने पर जारी किए जाने वाले फ़ाइनल इनवॉइस में इसका बिल बनाएं।
चेंज ऑर्डर (Change order) के लिए इनवॉइस कैसे बनाएं?
पहले अतिरिक्त काम की लिखित मंज़ूरी लें, उसे एक नंबर दें, और उस नंबर व तय कीमत के साथ इनवॉइस में एक अलग लाइन के रूप में जोड़ें।
ठेकेदार को इनवॉइस कब भेजना चाहिए?
जैसे ही काम, या तय किया गया चरण (stage) पूरा हो जाए। लंबे प्रोजेक्ट्स के लिए, अनुबंध में डिपॉज़िट और प्रोग्रेस पेमेंट तय कर लें ताकि पूरे प्रोजेक्ट का खर्च आपको खुद न उठाना पड़े।
क्या मैं अपने फ़ोन पर ठेकेदार का इनवॉइस बना सकता हूँ?
हाँ। Billsato का इनवॉइस जनरेटर बिना किसी ऐप और बिना साइन-अप के फ़ोन के ब्राउज़र में काम करता है, और इनवॉइस को PDF के रूप में डाउनलोड करता है जिसे आप मैसेज या ईमेल कर सकते हैं।