Invoice Kontraktor: Cara Menagih Tenaga Kerja, Material, dan Pembayaran Bertahap

Billsato · Diperbarui 9 Oktober 2026 · Waktu baca 7 menit

Invoice kontraktor digunakan untuk menagih klien atas pekerjaan konstruksi, perbaikan, atau pertukangan. Selain detail faktur pada umumnya, invoice ini harus mencantumkan lokasi proyek, memisahkan biaya tenaga kerja, material, dan biaya lainnya, serta menampilkan uang muka, pembayaran bertahap (termin), change order, atau biaya retensi. Semakin jelas rinciannya, semakin sedikit pertanyaan yang muncul sebelum Anda menerima pembayaran.

Panduan ini membahas apa saja yang perlu dicantumkan pada invoice kontraktor atau konstruksi, contoh perhitungannya, cara kerja penagihan bertahap dan retensi, serta aturan khusus yang berlaku di AS, Inggris, dan Australia.

Apa yang membedakan invoice kontraktor

Seorang desainer menagih untuk sebuah file yang sudah selesai. Kontraktor menagih untuk jam kerja di lokasi, material yang dibeli atas nama klien, peralatan, subkontraktor, izin proyek, dan pembuangan puing, sering kali selama berminggu-minggu atau berbulan-bulan. Klien ingin melihat ke mana uang dialokasikan, pihak pemberi pinjaman dan manajer properti mungkin memerlukan rincian detail, dan pekerjaan sering kali mengalami penyesuaian di lapangan. Invoice kontraktor yang baik mencerminkan semua hal tersebut tanpa menjadi sulit untuk dibaca.

Hal-hal yang harus dicantumkan pada invoice kontraktor

1. Detail bisnis Anda: nama, alamat, nomor telepon, email, serta nomor lisensi atau registrasi usaha jika diwajibkan di wilayah Anda.
2. Data klien: nama dan alamat penagihan, yang mungkin berbeda dari lokasi proyek.
3. Alamat lokasi proyek serta nama atau referensi proyek.
4. Nomor invoice, tanggal invoice, dan tanggal jatuh tempo.
5. Referensi perjanjian: estimasi, kontrak, atau surat pesanan (purchase order) yang menjadi dasar pekerjaan.
6. Tenaga kerja: jam kerja dan tarif per keahlian atau pekerja, atau harga tetap per tugas.
7. Material: setiap barang beserta jumlah dan harga satuan. Jika Anda menambahkan margin keuntungan (markup), putuskan apakah ingin menampilkannya secara transparan atau menyatukannya ke dalam harga, dan lakukan secara konsisten.
8. Peralatan, subkontraktor, biaya perizinan, dan pembuangan puing, sebagai baris tersendiri.
9. Change order (pekerjaan tambah/kurang): setiap pekerjaan tambahan yang telah disetujui, lengkap dengan referensinya sendiri.
10. Uang muka dan pembayaran terdahulu yang telah diterima, dikurangkan dari total tagihan.
11. Pajak: pajak penjualan, PPN (VAT), atau GST sesuai aturan yang berlaku untuk bidang usaha dan lokasi Anda.
12. Ketentuan dan metode pembayaran, termasuk denda keterlambatan jika disepakati.

Contoh invoice kontraktor

Di atas tabel: detail bisnis Anda, klien, "Lokasi proyek: 18 Cedar Lane", nama proyek, dan referensi kontrak. Di bawah tabel: instruksi dan ketentuan pembayaran.

Penagihan bertahap dan retensi

Pada proyek berskala besar, Anda tidak menunggu sampai pekerjaan selesai sepenuhnya untuk menagih. Dengan penagihan bertahap (progress billing), Anda menerbitkan tagihan seiring kemajuan pekerjaan, baik berdasarkan tonggak pencapaian/milestone (pondasi, rangka, atap) maupun persentase penyelesaian bulanan. Banyak kontrak menggunakan schedule of values (tabel rincian rencana anggaran), yaitu daftar setiap bagian pekerjaan beserta nilainya, dan setiap invoice termin mencantumkan berapa porsi pekerjaan yang telah rampung.

Retensi (retainage atau disebut retention di Inggris dan Australia) adalah sebagian dari setiap pembayaran termin yang ditahan oleh klien hingga proyek selesai sepenuhnya, sebagai jaminan penyelesaian pekerjaan. Nilainya biasanya 5 hingga 10 persen. Tampilkan potongan ini pada invoice agar kedua belah pihak dapat mencatatnya:

Ketika proyek rampung secara keseluruhan, kirimkan invoice akhir untuk menagih jumlah retensi yang ditahan, sesuai ketentuan pencairan dalam kontrak Anda.

Pekerjaan tambah (change orders)

Pekerjaan tambahan adalah pemicu utama sebagian besar sengketa invoice. Selalu minta persetujuan tertulis untuk setiap perubahan sebelum Anda mengerjakannya, beri nomor urut, dan cantumkan sebagai baris tersendiri pada invoice. Klien yang telah menandatangani "Change order #2: bukaan jendela tambahan, $480" hampir tidak pernah mempermasalahkan baris tagihan yang sesuai dengan kesepakatan tersebut.

Catatan khusus tiap negara

Amerika Serikat

• Lien waivers (pelepasan hak gadai): pada banyak proyek, klien atau kontraktor utama meminta surat pernyataan pelepasan hak gadai pada setiap pembayaran. Pelepasan bersyarat (conditional waiver) baru berlaku sah setelah pembayaran masuk; pelepasan mutlak (unconditional waiver) langsung berlaku begitu Anda menandatanganinya. Tandatangani pelepasan mutlak hanya setelah dana benar-benar masuk ke rekening Anda.
• Perizinan: banyak negara bagian mewajibkan kontraktor berlisensi dan beberapa meminta nomor lisensi dicantumkan dalam kontrak dan estimasi biaya. Mencantumkannya di invoice tidak memerlukan biaya tambahan.
• Pajak penjualan (sales tax) untuk material dan tenaga kerja berbeda di setiap negara bagian serta antara konstruksi baru dan pekerjaan renovasi/perbaikan. Konsultasikan dengan departemen pendapatan negara bagian Anda atau akuntan.

Inggris Raya

• Construction Industry Scheme (CIS): kontraktor memotong pajak dari upah subkontraktor dan menyetorkannya ke HMRC: 20% jika Anda terdaftar dalam CIS, 30% jika belum, dan 0% jika berstatus gross payment. Potongan ini hanya berlaku untuk tenaga kerja, bukan material, jadi cantumkan material secara terpisah pada invoice Anda.
• VAT domestic reverse charge: sejak 1 Maret 2021, banyak jasa konstruksi yang diberikan antarbisnis terdaftar PPN dalam CIS dikenakan mekanisme reverse charge. Invoice wajib mencantumkan keterangan tersebut, misalnya "Reverse charge: Customer to account for VAT to HMRC", beserta tarif PPN-nya, tetapi Anda tidak memungut PPN tersebut secara langsung.

Australia

• Jika Anda terdaftar untuk GST, klien berhak meminta faktur pajak (tax invoice). Dokumen ini wajib mencantumkan ABN Anda, dan untuk transaksi mulai dari $1,000 juga harus menyertakan identitas atau ABN pembeli.
• Setiap negara bagian memiliki undang-undang jaminan pembayaran (security-of-payment laws) dengan aturan tersendiri mengenai klaim penagihan dan batas waktu pembayaran. Periksa aturan di negara bagian tempat pekerjaan dilaksanakan.

Membuat invoice langsung dari lokasi proyek

Waktu terbaik untuk mengirimkan invoice adalah tepat setelah hasil pekerjaan disetujui, saat klien masih mengamati hasil pekerjaan yang baru selesai. Kumpulkan bukti pembelian material dan catatan jam kerja secara berkala, sehingga penyusunan invoice hanya memakan waktu beberapa menit, bukan menyita sepanjang malam. Generator invoice Billsato dapat digunakan langsung di peramban ponsel tanpa perlu mengunduh aplikasi dan tanpa mendaftar: masukkan alamat lokasi kerja dan referensi proyek pada kolom tambahan, tulis tenaga kerja dan material pada baris terpisah, potong uang muka sebagai pembayaran awal, lalu unduh PDF untuk dikirimkan melalui pesan teks atau email ke klien.

Tips agar dibayar lebih cepat

• Sepakati uang muka sebelum Anda memesan material, terutama untuk barang pesanan khusus (custom).
• Kirim invoice pada hari yang sama ketika pekerjaan, atau tahapan tertentu, telah selesai.
• Terapkan jangka waktu pembayaran yang singkat, seperti langsung saat diterima (due on receipt) atau 15 hari, kecuali kontrak menyatakan lain.
• Terima beberapa opsi metode pembayaran dan cantumkan rincian pembayarannya pada invoice.
• Lakukan tindak lanjut segera setelah tanggal jatuh tempo terlewati. Panduan kami tentang pengingat pembayaran faktur menyediakan contoh kalimat yang bisa Anda gunakan.

Untuk panduan dasar yang berlaku untuk semua jenis faktur, pelajari apa itu invoice dan hal apa saja yang wajib dicantumkan.

Sumber

• GOV.UK: Construction Industry Scheme (CIS)
• GOV.UK: VAT domestic reverse charge for building and construction services
• Australian Taxation Office: Tax invoices
• Corpay: Conditional vs unconditional lien waivers