Invoice ng Kontratista: Paano Singilin ang Labor, Materyales, at Progress Payments

Billsato · Na-update noong Oktubre 9, 2026 · 7 min basahin

Ang invoice ng kontratista ay sumisingil sa kustomer para sa konstruksyon, pagkukumpuni, o trade work. Bukod sa karaniwang mga detalye ng invoice, dapat nitong tukuyin ang job site, ihiwalay ang mga singilin sa labor, materyales, at iba pang gastusin, at ipakita ang anumang deposito, progress payment, change order, o retention. Kung mas malinaw ang breakdown, mas kaunti ang mga tanong bago ka mabayaran.

Ipinapaliwanag ng gabay na ito kung ano ang dapat ilagay sa isang contractor o construction invoice, may aktuwal na halimbawa, paano gumagana ang progress billing at retainage, at ang mga karagdagang panuntunan sa US, UK, at Australia.

Bakit naiiba ang invoice ng kontratista

Ang isang designer ay naniningil para sa isang tapos na file. Ang isang kontratista naman ay naniningil para sa mga oras sa site, materyales na binili para sa kustomer, kagamitan, mga subcontractor, permit, at pagtatapon ng basura (disposal), na kadalasang tumatagal ng ilang linggo o buwan. Nais makita ng mga kustomer kung saan napunta ang pera, maaaring kailanganin ito ng mga nagpapautang at property manager nang naka-itemise, at madalas na nagbabago ang trabaho habang tumatagal. Ipinapakita ng isang maayos na invoice ng kontratista ang lahat ng ito nang hindi nagiging mahirap basahin.

Mga dapat isama sa invoice ng kontratista

1. Mga detalye ng iyong negosyo: pangalan, tirahan, telepono, email, at ang iyong lisensya sa trabaho o registration number kung kinakailangan sa inyong lugar.
2. Ang kustomer: pangalan at billing address, na maaaring iba sa mismong job site.
3. Ang address ng job site at pangalan o reference ng proyekto.
4. Numero ng invoice, petsa ng invoice, at takdang petsa ng pagbabayad (due date).
5. Sanggunian sa kasunduan: ang estimate, kontrata, o purchase order kung saan nakabatay ang trabaho.
6. Labor: mga oras at rate bawat linya ng trabaho o manggagawa, o nakapirming presyo bawat gawain.
7. Materyales: bawat aytem kasama ang dami (quantity) at presyo bawat piraso (unit price). Kung nagdaragdag ka ng markup, magpasya kung ipapakita ito o isasama sa presyo, at maging pare-pareho.
8. Kagamitan, subcontractors, permit, at bayad sa disposal, bilang magkakahiwalay na linya.
9. Change orders: anumang inaprubahang karagdagang trabaho, kasama ang sarili nitong reference.
10. Mga deposito at naunang bayad na natanggap na, na ibabawas mula sa kabuuan.
11. Buwis: sales tax, VAT, o GST ayon sa naaangkop sa iyong trabaho at lokasyon.
12. Mga tuntunin at paraan ng pagbabayad, kabilang ang anumang napagkasunduang late fee.

Halimbawa ng invoice ng kontratista

Sa itaas ng talahanayan: ang iyong mga detalye, ang kustomer, "Job site: 18 Cedar Lane", ang pangalan ng proyekto, at ang reference ng kontrata. Sa ibaba nito: mga tagubilin at tuntunin sa pagbabayad.

Progress billing at retainage

Sa mas malalaking proyekto, hindi mo kailangang maghintay hanggang sa dulo bago mag-invoice. Sa pamamagitan ng progress billing, nag-i-invoice ka habang umuusad ang trabaho, sa pamamagitan man ng milestone (pundasyon, framing, bubong) o ayon sa porsyento ng natapos bawat buwan. Maraming kontrata ang gumagamit ng schedule of values, isang listahan ng bawat bahagi ng trabaho kasama ang presyo nito, at ipinapakita ng bawat progress invoice kung gaano karami sa bawat bahagi ang tapos na.

Ang retainage (tinatawag na retention sa UK at Australia) ay bahagi ng bawat progress payment na itinatabi ng kustomer hanggang sa matapos ang trabaho, bilang garantiya sa pagkumpleto. Karaniwan itong 5 hanggang 10 porsyento. Ipakita ito sa invoice upang masubaybayan ito ng parehong panig:

Kapag kumpleto na ang trabaho, magpadala ng pinal na invoice para sa halagang itinabi, ayon sa mga tuntunin ng pagpapalabas sa iyong kontrata.

Change orders

Ang mga karagdagang trabaho ang madalas na pinagmumulan ng mga pagtatalo sa invoice. Siguraduhing aprubado nang nakasulat ang bawat pagbabago bago mo ito gawin, bigyan ito ng numero, at ilista ito bilang sarili nitong linya sa invoice. Ang isang kustomer na lumagda sa "Change order #2: extra window opening, $480" ay bihirang makikipagtalo sa linya ng invoice na tumutugma rito.

Mga tala bawat bansa

United States

• Lien waivers: sa maraming proyekto, ang kustomer o general contractor ay humihingi ng lien waiver sa bawat bayad. Ang isang conditional waiver ay magkakabisa lamang kapag pumasok na ang bayad; ang isang unconditional waiver ay magkakabisa sa oras na lagdaan mo ito. Lumagda lamang sa unconditional waivers kapag ang pera ay nasa account mo na talaga.
• Paglilisensya: maraming estado ang nag-aatas sa mga kontratista na magkaroon ng lisensya at ang ilan ay nag-aatas na ilagay ang numero ng lisensya sa mga kontrata at estimate. Walang gastos ang pagdaragdag nito sa iyong mga invoice.
• Sales tax sa mga materyales at labor ay nagkakaiba-iba sa bawat estado at sa pagitan ng bagong konstruksyon at pagkukumpuni. Magtanong sa revenue department ng iyong estado o sa isang accountant.

United Kingdom

• Construction Industry Scheme (CIS): nagbabawas ang mga kontratista ng buwis mula sa bayad sa labor ng mga subcontractor at ipinapasa ito sa HMRC: 20% kung nakarehistro ka para sa CIS, 30% kung hindi, at wala kung mayroon kang gross payment status. Nalalapat lamang ang bawas sa labor, hindi sa mga materyales, kaya ipakita nang magkahiwalay ang mga materyales sa iyong invoice.
• VAT domestic reverse charge: mula noong 1 March 2021, maraming serbisyo sa konstruksyon na ibinibigay sa pagitan ng mga negosyong rehistrado sa VAT sa CIS ang sakop ng reverse charge. Dapat itong sabihin sa invoice, halimbawa "Reverse charge: Customer to account for VAT to HMRC", at ipakita ang rate ng VAT, ngunit hindi mo mismo sisingilin ang VAT.

Australia

• Kung rehistrado ka para sa GST, maaaring humiling ang kustomer ng isang tax invoice. Dapat nitong ipakita ang iyong ABN, at mula $1,000 dapat ding ipakita ang pagkakakilanlan o ABN ng mamimili.
• Ang bawat estado ay may mga batas sa security-of-payment na may sariling mga patakaran para sa mga payment claim at takdang panahon. Suriin ang mga patakaran para sa estado kung saan ginawa ang trabaho.

Pag-i-invoice mula sa job site

Ang pinakamainam na oras para mag-invoice ay pagkatapos mismong maaprubahan ang trabaho, habang tinitingnan pa ng kustomer ang natapos na proyekto. Pagsama-samahin ang iyong mga resibo ng materyales at mga naitalang oras habang nagtatrabaho ka, upang abutin lamang ng ilang minuto ang invoice sa halip na maubos ang buong gabi. Gumagana ang invoice generator ng Billsato sa browser ng telepono nang walang app na kailangang i-install at walang sign-up: idagdag ang job site at reference ng proyekto sa mga karagdagang field, ilista ang labor at materyales bilang magkakahiwalay na linya, ibawas ang deposito bilang halagang binayaran, at i-download ang PDF upang mai-text o mai-email sa kustomer.

Mga tip upang mabayaran nang mas mabilis

• Magkasundo sa isang paunang bayad (deposit) bago ka mag-order ng mga materyales, lalo na para sa mga espesyal na order na aytem.
• Mag-invoice sa mismong araw na matapos ang trabaho, o ang naturang yugto.
• Gumamit ng maiikling tuntunin sa pagbabayad, tulad ng due on receipt o 15 araw, maliban kung iba ang nakasaad sa kontrata.
• Tumanggap ng iba't ibang paraan ng pagbabayad at ilagay ang mga detalye sa invoice.
• Mag-follow up sa sandaling lumampas ang takdang petsa. Ang aming gabay sa pagpapaalala ng bayad ay may mga halimbawang mensahe na maaari mong gamitin.

Para sa mga pangunahing kaalaman na nalalapat sa bawat invoice, tingnan ang kung ano ang isang invoice at kung ano ang dapat nitong isama.

Mga Sanggunian

• GOV.UK: Construction Industry Scheme (CIS)
• GOV.UK: VAT domestic reverse charge for building and construction services
• Australian Taxation Office: Tax invoices
• Corpay: Conditional vs unconditional lien waivers