Aannemersfactuur: Zo factureer je arbeidsloon, materialen en termijnbetalingen

Billsato · Bijgewerkt op 9 oktober 2026 · 7 min leestijd

Een aannemersfactuur brengt bouw-, renovatie- of installatiewerkzaamheden in rekening bij een klant. Naast de standaard factuurgegevens moet de factuur de locatie van het project vermelden, de kosten uitsplitsen in arbeidsloon, materialen en overige kosten, en eventuele aanbetalingen, termijnbetalingen, meerwerk of retentie tonen. Hoe duidelijker de specificatie, hoe sneller je wordt betaald zonder vragen achteraf.

Deze gids legt uit wat er op een aannemers- of bouwfactuur moet staan, biedt een uitgewerkt voorbeeld, laat zien hoe termijnfacturatie en retentie werken en behandelt de specifieke regels die gelden in de VS, het VK en Australië.

Wat een aannemersfactuur anders maakt

Een ontwerper factureert voor een opgeleverd bestand. Een aannemer factureert voor gewerkte uren op locatie, ingekochte materialen namens de klant, materieel, onderaannemers, vergunningen en afvalafvoer — vaak verspreid over weken of maanden. Klanten willen precies zien waar het geld naartoe is gegaan, kredietverstrekkers en vastgoedbeheerders eisen vaak een gedetailleerde specificatie, en het werk verandert onderweg regelmatig. Een goede aannemersfactuur geeft al deze details overzichtelijk weer zonder onleesbaar te worden.

Wat vermeld je op een aannemersfactuur

1. Je bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en je registratie- of licentienummer indien vereist in jouw regio.
2. De klant: naam en factuuradres (dit kan afwijken van de projectlocatie).
3. Het adres van de projectlocatie en een projectnaam of referentie.
4. Factuurnummer, factuurdatum en vervaldatum.
5. Verwijzing naar de overeenkomst: de offerte, het aannemingscontract of de inkooporder waarop het werk is gebaseerd.
6. Arbeid: uren en tarief per vakgebied of medewerker, of een vaste prijs per taak.
7. Materialen: elk artikel met hoeveelheid en eenheidsprijs. Bepaal of je een eventuele opslag apart toont of in de prijs verwerkt, en wees daarin consistent.
8. Materieel, onderaannemers, vergunningen en afvalverwerkingskosten, als aparte regels.
9. Meerwerk (change orders): goedgekeurd extra werk, met een eigen referentienummer.
10. Aanbetalingen en eerdere betalingen die al zijn ontvangen, in mindering gebracht op het totaal.
11. Btw of omzetbelasting: het toepasselijke btw-tarief, sales tax of GST voor jouw vakgebied en locatie.
12. Betalingsvoorwaarden en betaalmethoden, inclusief eventueel overeengekomen vertragingsrente.

Voorbeeld van een aannemersfactuur

Boven de tabel: jouw gegevens, de klantgegevens, "Projectlocatie: 18 Cedar Lane", de projectnaam en de contractreferentie. Eronder: de betaalinstructies en betalingsvoorwaarden.

Termijnfacturatie en retentie

Bij grotere projecten wacht je niet tot het einde om te factureren. Met termijnfacturatie (progress billing) factureer je naarmate het werk vordert, hetzij per mijlpaal (fundering, ruwbouw, dak) of op basis van het percentage dat elke maand is voltooid. Veel contracten gebruiken een schedule of values (begrotingsstaat), een lijst van alle onderdelen van het project met bijbehorende prijzen, waarbij elke termijnfactuur toont welk deel van elk onderdeel is gerealiseerd.

Retentie (in Engelstalige landen retainage of retention genoemd) is een deel van elke termijnbetaling dat de klant inhoudt tot het werk volledig is afgerond, als zekerheid voor de correcte oplevering. Dit is meestal 5 tot 10 procent. Vermeld dit duidelijk op de factuur zodat beide partijen het overzicht behouden:

Wanneer het project is opgeleverd, stuur je een eindfactuur voor het ingehouden bedrag, volgens de vrijgavevoorwaarden in je aannemingsovereenkomst.

Meerwerk (change orders)

Extra werkzaamheden zijn de meest voorkomende oorzaak van discussies over facturen. Laat elke wijziging schriftelijk goedkeuren vóórdat je ermee begint, geef het een referentienummer en vermeld het als een eigen regel op de factuur. Een klant die heeft getekend voor "Meerwerk #2: extra raamopening, $480" zal zelden protesteren tegen een factuurregel die daar exact mee overeenkomt.

Regels per land

Verenigde Staten

• Lien waivers: bij veel projecten vraagt de klant of hoofdaannemer bij elke betaling om een verklaring van afstand van pandrecht (lien waiver). Een voorwaardelijke (conditional) waiver wordt pas geldig zodra de betaling is verwerkt; een onvoorwaardelijke (unconditional) waiver is direct geldig bij ondertekening. Teken onvoorwaardelijke waivers pas wanneer het geld daadwerkelijk op je rekening staat.
• Vergunningen: veel staten verplichten aannemers om een vergunning te hebben en sommige eisen dat het licentienummer op offertes en contracten staat. Het kost niets om dit ook op je facturen te zetten.
• Sales tax op materialen en arbeid verschilt per staat en tussen nieuwbouw en reparatiewerkzaamheden. Raadpleeg de belastingdienst van de staat of een boekhouder.

Verenigd Koninkrijk

• Construction Industry Scheme (CIS): aannemers houden belasting in op betalingen voor arbeid aan onderaannemers en dragen dit af aan HMRC: 20% als je bent geregistreerd voor CIS, 30% als dat niet zo is, en 0% als je een gross payment status hebt. De inhouding geldt alleen voor arbeid, niet voor materialen; vermeld materialen daarom apart op je factuur.
• Btw-verleggingsregeling (VAT domestic reverse charge): sinds 1 maart 2021 vallen veel bouwdiensten tussen btw-plichtige bedrijven binnen het CIS onder de verleggingsregeling. De factuur moet dit vermelden, bijvoorbeeld "Reverse charge: Customer to account for VAT to HMRC", en het btw-tarief tonen, maar je brengt zelf geen btw in rekening.

Australië

• Als je bent geregistreerd voor GST, kan een klant om een officiële tax invoice vragen. Deze moet je ABN tonen, en vanaf $1,000 ook de identiteit of het ABN van de afnemer.
• Elke deelstaat heeft security-of-payment wetgeving met eigen regels voor betalingsverzoeken en termijnen. Controleer de regels van de staat waar het werk wordt uitgevoerd.

Factureren vanaf de bouwplaats

Het beste moment om te factureren is direct na de oplevering of aftekening van het werk, terwijl de klant het resultaat nog vers voor ogen heeft. Bewaar je materiaalbonnen en urenregistratie tijdens het werk overzichtelijk, zodat het maken van de factuur slechts minuten kost in plaats van een hele avond. De factuurgenerator van Billsato werkt direct in de browser van je telefoon zonder app of registratie: voeg de projectlocatie en referentie toe in de extra velden, splits arbeid en materialen op in aparte regels, trek de aanbetaling af als voldaan bedrag en download de PDF om direct naar de klant te mailen of appen.

Tips om sneller betaald te worden

• Spreek een aanbetaling af voordat je materialen bestelt, vooral bij artikelen op maat.
• Factureer op dezelfde dag dat het werk, of de fase, is afgerond.
• Hanteer korte betalingstermijnen, zoals betaling bij ontvangst of 15 dagen, tenzij het contract anders voorschrijft.
• Bied meerdere betaalmethoden aan en vermeld de details duidelijk op de factuur.
• Volg openstaande facturen direct op zodra de vervaldatum verstrijkt. Onze handleiding voor betalingsherinneringen bevat handige voorbeeldteksten die je direct kunt gebruiken.

Voor de basisvereisten die voor elke factuur gelden, lees je wat een factuur is en wat er verplicht op moet staan.

Bronnen

• GOV.UK: Construction Industry Scheme (CIS)
• GOV.UK: VAT domestic reverse charge for building and construction services
• Australian Taxation Office: Tax invoices
• Corpay: Conditional vs unconditional lien waivers