Müteahhit Faturası: İşçilik, Malzeme ve Hakediş Nasıl Faturalandırılır?
Müteahhit faturası, müşteriye inşaat, onarım veya taahhüt işleri için kesilen faturadır. Standart fatura bilgilerinin ötesinde; şantiye adresini belirtmeli, masrafları işçilik, malzeme ve diğer giderler olarak ayırmalı; alınan kaparo, hakediş ödemesi, iş değişikliği veya teminat kesintilerini göstermelidir. Kalemler ne kadar net ayrılırsa, ödeme almadan önce karşılaşacağınız soru işaretleri o kadar azalır.
Bu rehberde; bir müteahhit veya inşaat faturasına nelerin yazılacağını, uygulamalı bir örneği, hakediş ve teminat kesintilerinin nasıl işlediğini ve ABD, Birleşik Krallık ile Avustralya'da geçerli olan ek kuralları ele alıyoruz.
Müteahhit faturasını farklı kılan nedir?
Bir tasarımcı tamamlanmış tek bir dosya için fatura keser. Bir müteahhit ise genellikle haftalar veya aylar boyunca şantiyede geçen saatleri, müşteri adına satın alınan malzemeleri, ekipmanları, alt yüklenicileri, ruhsatları ve atık bertarafını faturalandırır. Müşteriler paranın nereye harcandığını görmek ister; kredi kuruluşları ve mülk yöneticileri kalem kalem döküm talep edebilir ve süreç ilerledikçe işin kapsamı sıklıkla değişir. Başarılı bir müteahhit faturası, okunabilirliği kaybetmeden tüm bu ayrıntıları yansıtır.
Bir müteahhit faturasına neler eklenmelidir?
- İşletme bilgileriniz: Adınız/unvanınız, adresiniz, telefonunuz, e-posta adresiniz ve bölgenizde zorunluysa mesleki ruhsat veya sicil numaranız.
- Müşteri bilgileri: Şantiye adresinden farklı olabilecek müşteri adı ve fatura adresi.
- Şantiye adresi ve proje adı ya da referansı.
- Fatura numarası, fatura tarihi ve son ödeme tarihi.
- Sözleşme referansı: Yapılan işin dayandığı fiyat teklifi, sözleşme veya satın alma siparişi (PO) numarası.
- İşçilik: Uzmanlık alanına veya personele göre çalışma saati ve saat ücreti ya da görev başına belirlenmiş sabit fiyat.
- Malzemeler: Miktar ve birim fiyatıyla birlikte her bir malzeme kalemi. Kâr marjı ekliyorsanız, bunu açıkça mı göstereceğinize yoksa fiyata mı dahil edeceğinize karar verin ve tutarlı olun.
- Ekipman, alt yükleniciler, ruhsatlar ve atık bedelleri: Bunları ayrı satırlar halinde belirtin.
- İş değişiklikleri (change orders): Onaylanmış her türlü ek iş, kendi referans numarasıyla yer almalıdır.
- Daha önce alınan kaparo ve ara ödemeler: Toplam tutardan düşülmelidir.
- Vergi: Sektörünüze ve bulunduğunuz yere göre uygulanan satış vergisi, KDV (VAT) veya GST.
- Ödeme koşulları ve yöntemleri: Kararlaştırılmış gecikme faizi şartları dahil edilmelidir.
Örnek müteahhit faturası
| Açıklama | Miktar | Birim fiyat | Tutar |
|---|---|---|---|
| İşçilik: karkas ekibi, 2 usta | 32 saat | $65.00 | $2,080.00 |
| Kereste, 2×6 dikmeler | 140 | $7.40 | $1,036.00 |
| Yapı vidaları ve bağlantı elemanları | 1 paket | $212.50 | $212.50 |
| Moloz konteyneri kiralama ve bertaraf | 1 | $395.00 | $395.00 |
| İş değişikliği #2: ilave pencere boşluğu | 1 | $480.00 | $480.00 |
| Ara Toplam | $4,203.50 | ||
| 6 Ekim'de alınan kaparo mahsubu | −$1,000.00 | ||
| 15 gün içinde ödenecek tutar | $3,203.50 | ||
Tablonun üstünde: bilgileriniz, müşteri, "Şantiye: 18 Cedar Lane", proje adı ve sözleşme referansı. Altında ise: ödeme talimatları ve şartları.
Hakediş faturalandırması ve teminat kesintisi
Büyük ölçekli projelerde fatura kesmek için işin sonunu beklemezsiniz. Hakediş usulü faturalandırma (progress billing) sayesinde iş ilerledikçe; belirli aşamalara (temel, karkas, çatı) göre veya her ay tamamlanma yüzdesine göre fatura kesersiniz. Birçok sözleşmede işin her bir bölümünü ve fiyatını listeleyen bir metraj/fiyat cetveli (schedule of values) kullanılır ve her hakediş faturası bu bölümlerin ne kadarının bittiğini gösterir.
Teminat kesintisi (retainage / retention), işin eksiksiz bitirilmesini garanti altına almak amacıyla müşterinin her hakediş ödemesinden alıkoyduğu tutardır. Genellikle yüzde 5 ila 10 arasındadır. Her iki tarafın da takip edebilmesi için bunu faturada gösterin:
| Hakediş talebi #3 | Tutar |
|---|---|
| Bu dönemde tamamlanan iş | $20,000.00 |
| Teminat kesintisi (%5) mahsubu | −$1,000.00 |
| Bu faturada ödenecek tutar | $19,000.00 |
| Bugüne kadar kesilen toplam teminat | $2,850.00 |
İş tamamlandığında, sözleşmenizdeki serbest bırakma şartlarına uygun olarak, kesilen bu tutar için nihai bir fatura gönderin.
İş değişiklikleri (Change orders)
Fatura anlaşmazlıklarının çoğu ek işlerden kaynaklanır. Yapacağınız her değişikliği işe başlamadan önce yazılı olarak onaylatın, bir numara verin ve faturada bağımsız bir satır olarak belirtin. "İş değişikliği #2: ilave pencere boşluğu, $480" belgesini imzalamış bir müşteri, faturada buna karşılık gelen satıra nadiren itiraz eder.
Ülkelere özel notlar
Amerika Birleşik Devletleri
- Haciz feragatnameleri (Lien waivers): Birçok projede müşteri veya ana yüklenici, yapılan her ödemeyle birlikte bir haciz feragati talep eder. Koşullu (conditional) feragatname yalnızca ödeme hesaba geçince geçerlilik kazanır; koşulsuz (unconditional) feragatname ise imzaladığınız an yürürlüğe girer. Koşulsuz feragatnameleri yalnızca para hesabınıza geçtikten sonra imzalayın.
- Ruhsatlandırma (Licensing): Çoğu eyalet müteahhitlerin ruhsatlı olmasını şart koşar; bazıları sözleşmelerde ve fiyat tekliflerinde ruhsat numarasının bulunmasını zorunlu kılar. Bunu faturalarınıza eklemenin size hiçbir maliyeti yoktur.
- Malzeme ve işçilik üzerindeki satış vergisi (sales tax), eyaletten eyalete ve yeni inşaat ile onarım işleri arasında farklılık gösterir. Eyaletinizin vergi dairesine veya bir muhasebeciye danışın.
Birleşik Krallık
- İnşaat Sektörü Planı (CIS - Construction Industry Scheme): Müteahhitler, alt yüklenicilerin işçilik ödemelerinden vergi kesintisi yaparak bunu HMRC'ye aktarır: CIS kaydınız varsa %20, kaydınız yoksa %30, brüt ödeme statünüz (gross payment status) varsa %0 kesinti yapılır. Kesinti yalnızca işçiliğe uygulanır, malzemelere uygulanmaz; bu nedenle faturanızda malzemeleri mutlaka ayrı gösterin.
- KDV tevkifatı (VAT domestic reverse charge): 1 Mart 2021'den bu yana, CIS kapsamındaki KDV mükellefi işletmeler arasında sunulan birçok inşaat hizmeti ters ibraz (reverse charge) kapsamına girmektedir. Faturada bu durum belirtilmeli (örneğin "Reverse charge: Customer to account for VAT to HMRC") ve KDV oranı gösterilmelidir; ancak KDV tutarını siz tahsil etmezsiniz.
Avustralya
- GST mükellefiyseniz, müşteri sizden bir vergi faturası (tax invoice) talep edebilir. Faturada ABN numaranız, 1.000 dolardan itibaren ise alıcının kimlik bilgileri veya ABN numarası da yer almalıdır.
- Her eyaletin, ödeme talepleri ve süreleri konusunda kendi kurallarını içeren ödeme güvencesi yasaları (security-of-payment laws) vardır. İşin yapıldığı eyaletin kurallarını kontrol edin.
Şantiyeden fatura kesmek
Fatura kesmek için en ideal an, iş teslim alınıp imzalandığı andır; çünkü müşteri henüz tamamlanan işe bakmaktadır. Malzeme fişlerinizi ve çalışma saatlerinizi iş ilerledikçe düzenli tutun; böylece fatura hazırlamak bütün bir akşamınızı almak yerine dakikalar sürer. Billsato fatura oluşturucu, herhangi bir uygulama yüklemeden ve kayıt olmadan telefonun tarayıcısında çalışır: Ek alanlara şantiye adresini ve proje referansını ekleyin, işçilik ve malzemeleri ayrı satırlar olarak yazın, ön ödemeyi tahsil edilen tutar olarak düşün ve müşteriye mesajla ya da e-postayla göndermek üzere PDF'i indirin.
Daha hızlı ödeme almak için ipuçları
- Özellikle özel sipariş gerektiren ürünlerde, malzeme siparişi vermeden önce bir kaparo üzerinde anlaşın.
- İş veya ilgili aşama tamamlandığı gün fatura kesin.
- Sözleşmede aksi belirtilmedikçe, teslimde ödeme veya 15 gün gibi kısa ödeme vadeleri belirleyin.
- Farklı ödeme yöntemlerini kabul edin ve hesap bilgilerini faturaya yazın.
- Vade tarihi geçer geçmez takip başlatın. Geciken ödeme hatırlatma rehberimiz kullanabileceğiniz hazır metinler sunar.
Tüm faturalar için geçerli olan temel kurallar için fatura nedir ve faturada neler bulunmalıdır rehberimize göz atın.
Sıkça sorulan sorular
Müteahhit faturasında işçilik ve malzeme ayrı gösterilmeli mi?
Evet. Müşteriler her ikisini de açıkça görmek ister, bu durum olası anlaşmazlıkların çözümünü kolaylaştırır ve bazı durumlarda vergi açısından önem taşır: Birleşik Krallık CIS kesintileri yalnızca işçiliğe uygulanır, ABD'de ise malzeme ve işçilik için satış vergisi oranları farklılık gösterebilir.
Faturada teminat kesintisi (retainage) nedir?
Teminat kesintisi (retainage veya retention), müşterinin iş tamamlanana kadar her hakediş ödemesinden genellikle yüzde 5 ila 10 oranında alıkoyduğu tutardır. Her hakediş faturasında indirim olarak gösterilir ve serbest bırakıldığında nihai faturayla talep edilir.
İş değişikliği (change order) için nasıl fatura kesilir?
Öncelikle değişikliği yazılı olarak onaylatın, bir numara verin ve faturaya bu numara ile anlaşılan fiyatı içeren ayrı bir satır olarak ekleyin.
Bir müteahhit faturayı ne zaman göndermelidir?
İş veya kararlaştırılan aşama biter bitmez gönderilmelidir. Daha uzun süreli projelerde, projenin tamamını kendi cebinizden finanse etmemek için sözleşmede bir ön ödeme ve hakediş ödemeleri belirleyin.
Telefondan müteahhit faturası hazırlayabilir miyim?
Evet. Billsato fatura oluşturucu, uygulama indirmeden ve kayıt olmadan doğrudan telefon tarayıcınızda çalışır; faturanızı mesajla veya e-postayla gönderebileceğiniz bir PDF olarak indirir.