Hóa Đơn Nhà Thầu: Cách Tính Chi Phí Nhân Công, Vật Liệu và Thanh Toán Theo Tiến Độ
Hóa đơn nhà thầu dùng để yêu cầu khách hàng thanh toán cho các công việc xây dựng, sửa chữa hoặc kỹ thuật. Ngoài các thông tin hóa đơn thông thường, hóa đơn này cần ghi rõ địa điểm thi công, phân tách chi phí nhân công, vật liệu và các chi phí khác, đồng thời thể hiện các khoản đặt cọc, thanh toán theo tiến độ, phát sinh hoặc tiền giữ lại bảo hành. Bảng kê càng rõ ràng, bạn càng ít gặp thắc mắc trước khi được thanh toán.
Hướng dẫn này trình bày những nội dung cần có trên hóa đơn nhà thầu hoặc xây dựng, ví dụ thực tế, cách thức hoạt động của thanh toán theo tiến độ và tiền giữ lại bảo hành, cùng các quy định bổ sung áp dụng tại Mỹ, Anh và Úc.
Điểm khác biệt của hóa đơn nhà thầu
Một nhà thiết kế xuất hóa đơn cho tệp sản phẩm hoàn chỉnh. Trong khi đó, một nhà thầu xuất hóa đơn cho số giờ làm việc tại công trường, vật liệu mua thay cho khách hàng, thiết bị, thầu phụ, giấy phép và chi phí xử lý phế thải, thường kéo dài nhiều tuần hoặc nhiều tháng. Khách hàng muốn biết tiền đã chi vào đâu, bên cho vay và đơn vị quản lý bất động sản có thể yêu cầu bóc tách chi tiết từng mục, và công việc thực tế thường thay đổi trong quá trình thi công. Một hóa đơn nhà thầu tốt sẽ phản ánh đầy đủ các yếu tố đó mà vẫn rõ ràng, dễ đọc.
Nội dung cần có trên hóa đơn nhà thầu
- Thông tin doanh nghiệp của bạn: tên, địa chỉ, số điện thoại, email, cùng số giấy phép hành nghề hoặc mã số đăng ký kinh doanh nếu khu vực của bạn yêu cầu.
- Khách hàng: tên và địa chỉ thanh toán, có thể khác với địa chỉ công trường thi công.
- Địa chỉ công trường cùng tên dự án hoặc mã tham chiếu.
- Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn và hạn thanh toán.
- Căn cứ thỏa thuận: bản dự toán, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng (PO) làm căn cứ thực hiện công việc.
- Nhân công: số giờ và đơn giá theo từng nhóm thợ hoặc nhân công, hoặc mức giá cố định theo từng đầu việc.
- Vật liệu: từng hạng mục kèm số lượng và đơn giá. Nếu có tính thêm tỷ lệ lợi nhuận định mức (markup), hãy quyết định tách riêng hay gộp vào đơn giá và áp dụng nhất quán.
- Thiết bị, thầu phụ, giấy phép và phí xử lý rác thải công trình, tách thành từng dòng riêng.
- Yêu cầu thay đổi phát sinh (change orders): các công việc phát sinh đã được phê duyệt, kèm mã tham chiếu riêng.
- Tiền đặt cọc và các khoản đã thanh toán trước nhận được, trừ trực tiếp vào tổng tiền.
- Thuế: thuế bán hàng (sales tax), VAT hoặc GST tùy theo ngành nghề và khu vực của bạn.
- Điều khoản và phương thức thanh toán, bao gồm cả phí phạt trả chậm nếu đã thỏa thuận.
Mẫu hóa đơn nhà thầu tham khảo
| Mô tả | SL | Đơn giá | Thành tiền |
|---|---|---|---|
| Nhân công: đội dựng khung, 2 thợ | 32 giờ | $65.00 | $2,080.00 |
| Gỗ xẻ, thanh đà 2×6 | 140 | $7.40 | $1,036.00 |
| Vít kết cấu và phụ kiện liên kết | 1 lô | $212.50 | $212.50 |
| Thuê thùng chứa rác và xử lý phế thải | 1 | $395.00 | $395.00 |
| Phát sinh #2: mở thêm ô cửa sổ | 1 | $480.00 | $480.00 |
| Tổng phụ | $4,203.50 | ||
| Trừ tiền cọc nhận ngày 6 tháng 10 | −$1,000.00 | ||
| Số tiền cần thanh toán trong vòng 15 ngày | $3,203.50 | ||
Phần phía trên bảng: thông tin của bạn, thông tin khách hàng, "Địa điểm công trình: 18 Cedar Lane", tên dự án và số hợp đồng tham chiếu. Phần bên dưới bảng: hướng dẫn và điều khoản thanh toán.
Thanh toán theo tiến độ và tiền giữ lại bảo hành
Với các dự án lớn, bạn không thể chờ đến khi xong hẳn mới lập hóa đơn. Với thanh toán theo tiến độ (progress billing), bạn lập hóa đơn theo tiến trình công việc, có thể theo giai đoạn mốc (móng, khung, mái) hoặc theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành hàng tháng. Nhiều hợp đồng sử dụng bảng phân chia giá trị hợp đồng (schedule of values) — danh mục liệt kê chi tiết từng phần việc kèm đơn giá — và mỗi hóa đơn tiến độ sẽ thể hiện tỷ lệ hoàn thành của từng phần việc đó.
Tiền giữ lại bảo hành (retainage, hay retention tại Anh và Úc) là phần tiền trong mỗi đợt thanh toán tiến độ mà khách hàng giữ lại cho đến khi dự án hoàn thành, nhằm đảm bảo trách nhiệm hoàn thiện công trình. Khoản này thường từ 5 đến 10 phần trăm. Hãy thể hiện rõ ràng trên hóa đơn để cả hai bên cùng theo dõi:
| Đề nghị thanh toán tiến độ #3 | Số tiền |
|---|---|
| Khối lượng hoàn thành kỳ này | $20,000.00 |
| Trừ tiền giữ lại bảo hành (5%) | −$1,000.00 |
| Cần thanh toán đợt này | $19,000.00 |
| Tổng tiền bảo hành giữ lại lũy kế đến nay | $2,850.00 |
Khi công trình hoàn thành toàn bộ, hãy gửi hóa đơn cuối cùng cho khoản tiền giữ lại bảo hành này, căn cứ theo các điều khoản giải ngân trong hợp đồng.
Yêu cầu thay đổi phát sinh (change orders)
Khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng là nguồn gốc của phần lớn các tranh chấp hóa đơn. Hãy yêu cầu phê duyệt bằng văn bản cho mọi thay đổi trước khi thi công, đánh số thứ tự cho từng yêu cầu và ghi thành một dòng riêng trên hóa đơn. Một khách hàng đã ký vào "Yêu cầu phát sinh #2: mở thêm ô cửa sổ, $480" sẽ hiếm khi thắc mắc về dòng hóa đơn tương ứng.
Lưu ý theo từng quốc gia
Hoa Kỳ
- Khước từ quyền giữ thế nợ (lien waivers): trong nhiều dự án, khách hàng hoặc tổng thầu sẽ yêu cầu một bản khước từ quyền lưu giữ tài sản kèm theo mỗi lần thanh toán. Bản khước từ có điều kiện (conditional) chỉ có hiệu lực sau khi tiền đã vào tài khoản; bản khước từ vô điều kiện (unconditional) có hiệu lực ngay khi bạn ký. Chỉ ký bản khước từ vô điều kiện khi tiền đã thực sự về tài khoản của bạn.
- Giấy phép hành nghề: nhiều bang yêu cầu nhà thầu phải có chứng chỉ hành nghề và một số bang bắt buộc ghi số giấy phép trên hợp đồng lẫn dự toán. Ghi thêm thông tin này lên hóa đơn là hoàn toàn cần thiết.
- Thuế bán hàng (sales tax) đối với vật liệu và nhân công có sự khác biệt giữa các bang cũng như giữa công trình xây mới và sửa chữa. Hãy tham khảo cơ quan thuế bang hoặc chuyên gia kế toán.
Vương quốc Anh
- Chương trình Ngành Xây dựng (CIS): nhà thầu chính sẽ khấu trừ thuế từ các khoản thanh toán nhân công của nhà thầu phụ và nộp cho HMRC: 20% nếu bạn đã đăng ký CIS, 30% nếu chưa đăng ký, và 0% nếu bạn có trạng thái thanh toán gộp (gross payment status). Khấu trừ này chỉ áp dụng cho nhân công chứ không áp dụng cho vật tư, vì vậy hãy tách riêng vật liệu trên hóa đơn.
- Cơ chế tự tính thuế VAT nội địa (domestic reverse charge): từ ngày 1 tháng 3 năm 2021, nhiều dịch vụ xây dựng giữa các doanh nghiệp đã đăng ký VAT trong phạm vi CIS phải áp dụng cơ chế đảo ngược thuế. Hóa đơn phải ghi chú rõ điều này, ví dụ "Reverse charge: Customer to account for VAT to HMRC", và ghi rõ mức thuế suất VAT, nhưng bạn không trực tiếp thu khoản tiền VAT này.
Úc
- Nếu bạn đã đăng ký GST, khách hàng có thể yêu cầu hóa đơn thuế (tax invoice). Hóa đơn phải thể hiện mã số ABN của bạn, và từ $1,000 trở lên phải có thêm thông tin định danh hoặc mã số ABN của bên mua.
- Mỗi bang đều có luật bảo đảm thanh toán ngành xây dựng (security-of-payment) với các quy định riêng về yêu cầu thanh toán và thời hạn xử lý. Hãy kiểm tra kỹ quy định của bang nơi thực hiện công việc.
Lập hóa đơn ngay tại công trường
Thời điểm tốt nhất để gửi hóa đơn là ngay sau khi công việc được nghiệm thu, khi khách hàng đang tận mắt chứng kiến công trình hoàn thiện. Hãy lưu giữ hóa đơn vật liệu và chấm công liên tục trong quá trình làm, nhờ đó việc xuất hóa đơn chỉ mất vài phút thay vì cả buổi tối. Trình tạo hóa đơn của Billsato hoạt động trực tiếp trên trình duyệt điện thoại mà không cần cài ứng dụng hay đăng ký: chỉ cần thêm địa điểm công trình và mã dự án vào các trường tùy chỉnh, phân chia nhân công và vật tư thành từng dòng, khấu trừ tiền cọc vào mục số tiền đã thanh toán, rồi tải về tệp PDF để gửi tin nhắn hoặc email cho khách hàng.
Mẹo giúp nhận thanh toán nhanh hơn
- Thống nhất tiền đặt cọc trước khi mua sắm vật tư, đặc biệt là với các hạng mục đặt hàng riêng biệt.
- Lập và gửi hóa đơn ngay trong ngày hoàn thành công việc hoặc giai đoạn thi công.
- Áp dụng thời hạn thanh toán ngắn, chẳng hạn như thanh toán ngay khi nhận hoặc trong vòng 15 ngày, trừ khi hợp đồng quy định khác.
- Chấp nhận nhiều phương thức thanh toán và ghi rõ chi tiết tài khoản trên hóa đơn.
- Theo dõi và nhắc nhở ngay khi quá hạn thanh toán. Xem hướng dẫn nhắc thanh toán của chúng tôi để lấy các mẫu thư hữu ích.
Để nắm rõ các quy tắc cơ bản áp dụng cho mọi hóa đơn, xem thêm hóa đơn là gì và các nội dung bắt buộc trên hóa đơn.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn nhà thầu có nên tách riêng nhân công và vật tư không?
Có. Khách hàng luôn muốn thấy rõ cả hai khoản, điều này giúp dễ giải quyết tranh chấp hơn và trong một số trường hợp còn liên quan đến thuế: các khoản khấu trừ CIS tại Anh chỉ áp dụng cho nhân công, còn thuế bán hàng (sales tax) tại Mỹ có thể khác nhau giữa vật tư và nhân công.
Tiền giữ lại bảo hành (retainage) trên hóa đơn là gì?
Tiền giữ lại bảo hành (retainage hoặc retention) là một tỷ lệ phần trăm trên mỗi đợt thanh toán theo tiến độ, thường từ 5 đến 10 phần trăm, mà khách hàng giữ lại cho đến khi công trình hoàn thành. Hãy thể hiện khoản này dưới dạng một khoản khấu trừ trên mỗi hóa đơn tiến độ và lập hóa đơn thu hồi khi đến hạn giải ngân.
Lập hóa đơn cho yêu cầu thay đổi phát sinh (change order) như thế nào?
Trước tiên cần nhận được phê duyệt bằng văn bản cho phần phát sinh, đánh số thứ tự cho yêu cầu đó, rồi thêm vào hóa đơn thành một dòng riêng biệt kèm theo mã số và mức giá đã thỏa thuận.
Nhà thầu nên gửi hóa đơn khi nào?
Ngay khi công việc hoặc giai đoạn thỏa thuận vừa hoàn thành. Đối với các công trình dài hạn, hãy thỏa thuận khoản tiền đặt cọc và các đợt thanh toán theo tiến độ trong hợp đồng để bạn không phải tự ứng vốn cho toàn bộ dự án.
Tôi có thể lập hóa đơn nhà thầu ngay trên điện thoại không?
Có. Trình tạo hóa đơn của Billsato hoạt động mượt mà trên trình duyệt điện thoại mà không cần cài ứng dụng hay đăng ký tài khoản, đồng thời cho phép tải hóa đơn dưới dạng PDF để gửi qua tin nhắn hoặc email.