Hóa Đơn Quá Hạn? Mẫu Email Nhắc Thanh Toán Hiệu Quả

Billsato · Đã cập nhật 9 tháng 10, 2026 · 8 phút đọc

Khi một hóa đơn bị quá hạn, hãy gửi một lời nhắc ngắn gọn, lịch sự vào ngay ngày hôm sau kể từ ngày đến hạn, sau đó tiếp tục theo dõi theo lịch trình cố định với thái độ kiên quyết hơn qua từng lần: chậm khoảng một tuần, hai tuần, 30 ngày, và cuối cùng là thông báo sau cùng. Phần lớn các hóa đơn chậm trễ đều được thanh toán sau lần nhắc đầu tiên hoặc thứ hai. Dưới đây là lộ trình nhắc nợ cùng sáu mẫu email bạn có thể sao chép và sử dụng ngay.

Thanh toán chậm là chuyện thường gặp, hãy chuẩn bị trước

Một hóa đơn bị trả chậm thường không phải do vấn đề cá nhân. Trong một khảo sát năm 2025 của Atradius đối với các công ty Hoa Kỳ, 43% giá trị hóa đơn giữa các doanh nghiệp (B2B) đã bị quá hạn, và lý do phổ biến nhất mà khách hàng đưa ra là dòng tiền của chính họ hoặc quy trình phê duyệt nội bộ chậm chạp. Khảo sát năm 2025 của Intuit QuickBooks về các doanh nghiệp nhỏ tại Hoa Kỳ cũng cho thấy 56% bị nợ tiền từ các hóa đơn chưa thanh toán, với mức trung bình là $17,500, và 47% có những hóa đơn đã quá hạn hơn 30 ngày.

Vì vậy, hãy xem việc nhắc nợ như một phần bình thường trong quy trình xuất hóa đơn, chứ không phải một cuộc đối đầu. Một hệ thống nhắc nợ rõ ràng, lịch sự sẽ giúp bạn nhận được tiền sớm hơn mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.

Trước ngày đến hạn: tạo điều kiện thuận lợi nhất để khách thanh toán

• Ghi rõ ngày đến hạn bằng ngày tháng cụ thể trên hóa đơn ("Đến hạn ngày 14 tháng 11 năm 2026"), thay vì chỉ ghi chung chung "Net 30".
• Cung cấp đầy đủ thông tin thanh toán: chi tiết tài khoản ngân hàng, liên kết thanh toán trực tuyến hoặc các ứng dụng bạn chấp nhận.
• Thêm số đơn đặt hàng (PO) của khách hàng nếu họ đã cung cấp. Không có thông tin này, nhiều doanh nghiệp sẽ không xử lý hóa đơn.
• Ghi rõ các điều khoản thanh toán chậm trên hóa đơn, nếu hai bên đã có thỏa thuận. Trong công cụ tạo hóa đơn của Billsato, bạn có thể thêm điều khoản phạt trả chậm vào phần ghi chú chỉ với một cú nhấp chuột.
• Gửi đến đúng người nhận, thường là bộ phận kế toán, và đồng gửi (CC) cho người liên hệ trực tiếp của bạn.

Lịch trình nhắc thanh toán

Hãy luôn trả lời tiếp tục trong cùng một chuỗi email và đính kèm lại hóa đơn. Đừng để khách hàng có lý do nói rằng "chúng tôi chưa từng nhận được".

Mẫu email nhắc thanh toán

1. Trước ngày đến hạn

2. Quá hạn một ngày

3. Quá hạn một tuần

4. Quá hạn hai tuần

5. Quá hạn 30 ngày

6. Thông báo cuối cùng

Chỉ nêu ra những biện pháp xử lý mà bạn thực sự sẵn sàng thực hiện.

Bạn có thể tính phí phạt trả chậm hoặc tiền lãi không?

Thông thường là có, nếu khách hàng đã đồng ý với điều khoản đó từ trước. Một số quốc gia cũng trao cho doanh nghiệp quyền hợp pháp được tính lãi suất đối với các khoản thanh toán chậm giữa các bên kinh doanh:

• Vương quốc Anh: theo Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, một doanh nghiệp có thể yêu cầu mức lãi suất luật định là 8% cộng với lãi suất cơ bản của Bank of England đối với các khoản thanh toán chậm từ một doanh nghiệp khác, cùng mức bồi thường cố định £40 cho các khoản nợ dưới £1,000, £70 cho nợ đến £9,999.99 và £100 cho nợ từ £10,000 trở lên.
• Liên minh Châu Âu: Chỉ thị Thanh toán Chậm (Directive 2011/7/EU) trao cho doanh nghiệp quyền tính lãi suất tối thiểu bằng 8 điểm phần trăm trên mức lãi suất tham chiếu của European Central Bank, cộng thêm khoản bồi thường tối thiểu €40 cho chi phí thu hồi nợ. Mỗi quốc gia thành viên sẽ áp dụng điều này thông qua luật riêng của mình.
• Hoa Kỳ: không có quy định liên bang thống nhất. Phí phạt thanh toán chậm phụ thuộc vào hợp đồng của bạn và luật pháp từng bang (nơi có thể giới hạn mức lãi suất tối đa). Hãy ghi rõ mức phí này vào điều khoản hợp đồng và trên hóa đơn trước khi bắt đầu công việc.

Những quyền lợi này áp dụng cho khách hàng doanh nghiệp. Việc áp dụng đối với người tiêu dùng cá nhân thường bị hạn chế chặt chẽ hơn, vì vậy hãy kiểm tra kỹ quy định tại địa phương của bạn.

Mẹo giúp hóa đơn được thanh toán nhanh hơn

• Nhấc máy gọi điện khi hóa đơn quá hạn khoảng hai tuần. Một cuộc trò chuyện ngắn thường giải quyết triệt để vấn đề mà ba email trước đó không làm được.
• Hỏi rõ nguyên nhân trục trặc. Thiếu số đơn đặt hàng (PO), sai thông tin địa chỉ hoặc các thay đổi chưa được phê duyệt là lý do dẫn đến phần lớn các trường hợp chậm trễ.
• Đề xuất kế hoạch trả góp nếu khách hàng đang gặp khó khăn tài chính. Nhận được một phần tiền ngay vẫn tốt hơn là không nhận được gì sau này.
• Tạm dừng nhận công việc mới đối với những khách hàng có số dư nợ quá hạn lớn.
• Lưu lại nhật ký theo dõi mọi email nhắc nhở và phản hồi. Bạn sẽ cần đến chúng nếu tình hình leo thang lên mức tranh chấp.
• Ngăn ngừa tình trạng trễ hạn cho lần sau: yêu cầu khách hàng mới đặt cọc, rút ngắn thời hạn thanh toán và xuất hóa đơn ngay trong ngày bàn giao công việc.

Theo dõi các hóa đơn đang bị quá hạn

Một bảng tính Excel ghi rõ số hóa đơn, tên khách hàng, số tiền, ngày đến hạn và trạng thái có thể hoạt động tốt nếu bạn chỉ có một vài khách hàng. Billsato Pro giúp hiển thị từng hóa đơn ở trạng thái đã thanh toán, thanh toán một phần hoặc quá hạn, giúp bạn biết ngay ai cần được nhắc nhở. Hệ thống không tự động gửi email thay bạn: bạn tự gửi các mẫu nhắc nhở ở trên từ email cá nhân của mình để nhận thư phản hồi trực tiếp. Bản Pro có giá $10/tháng sau 7 ngày dùng thử miễn phí.

Mới bắt đầu kinh doanh? Hãy đọc thêm bài viết hóa đơn cần có những thông tin gì và hướng dẫn tạo hóa đơn cho freelancer của chúng tôi.

Nguồn tham khảo

• Global Trade Review: Atradius Payment Practices Barometer 2025 (Americas)
• Intuit QuickBooks: Small Business Late Payments Report 2025
• GOV.UK: Late commercial payments, charging interest and debt recovery
• EUR-Lex: Directive 2011/7/EU on combating late payment in commercial transactions