发票逾期？助您顺利收回款项的催款邮件模板
发票逾期后，请在到期日次日发送一封简短友好的提醒，随后按照固定的时间表逐步跟进，语气逐次转为坚定：大约逾期一周、两周和30天，最后发送最终通知。大多数逾期发票在第一次或第二次提醒后就会完成付款。以下是跟进时间表和六套可直接复制的邮件模板。
逾期付款很常见，需提前规划
发票逾期通常并不针对个人。在 Atradius 2025 年针对美国企业的一项调查中，B2B（企业对企业）发票总额中有 43% 处于逾期状态，客户最常给出的理由是自身现金流紧张或内部审批缓慢。Intuit QuickBooks 的 2025 年美国小型企业调查发现，56% 的企业被拖欠未付款项，平均欠款额达 $17,500，且 47% 的企业有逾期超过 30 天的发票。
因此，应将催款视为开具发票的常规环节，而非对抗冲突。建立清晰礼貌的跟进机制，既能让您更快收到款项，又能维系客户关系。
到期日之前：让付款变得轻而易举
- 在发票上明确标注具体到期日（“到期日：2026年11月14日”），而不仅是写“Net 30”。
- 附上付款所需的全部信息：银行账户信息、付款链接或您支持的付款应用。
- 添加客户的采购订单编号（PO 号）（若对方提供）。没有该编号，许多公司将无法处理发票。
- 在发票上写明逾期付款条款（若双方有约定）。在 Billsato 的发票生成器中，您可以一键在备注中添加滞纳金条款。
- 发送给正确的对接人，通常是财务团队，并抄送您的日常对接人员。
付款提醒跟进时间表
| 时间节点 | 发送内容 | 语气态度 |
|---|---|---|
| 到期日前 3 天 | 友好的提前提醒（可选，适合新客户） | 乐于助人 |
| 到期日后 1 天 | 首次提醒 | 友好，假设对方只是疏忽 |
| 逾期 7 天 | 第二次提醒，询问是否有事项阻碍付款 | 礼貌、直接 |
| 逾期 14 天 | 第三次提醒，并配合电话沟通 | 坚定 |
| 逾期 30 天 | 正式催款通知，提及已约定的滞纳金或利息 | 正式 |
| 逾期 45–60 天 | 附带截止期限和后续措施的最终通知 | 最后通牒 |
请始终在同一邮件会话中回复，并再次附上发票附件，让对方无法以“我们没收到过”为由推脱。
付款提醒邮件模板
1. 到期日前提醒
Subject: 发票 [编号] 将于 [日期] 到期
您好，[姓名]：
温馨提醒您，金额为 [金额] 的发票 [编号] 即将于 [日期] 到期。为方便您查阅，我已再次附上发票。您可以通过 [付款方式 / 链接] 进行支付。
非常感谢，如有任何疑问或需要我提供的信息，请随时告知。
[您的姓名]
2. 逾期一天
Subject: 提醒：发票 [编号] 已于昨日到期
您好，[姓名]：
展信佳。金额为 [金额] 的发票 [编号] 已于 [日期] 到期，目前我尚未查收到这笔款项。这可能只是一时不小心遗漏了，因此我在此再次附上了发票附件。
您可以通过 [付款方式 / 链接] 完成支付。若您已安排付款，请忽略此邮件。
谢谢！
[您的姓名]
3. 逾期一周
Subject: 发票 [编号] 现已逾期 7 天
您好，[姓名]：
我正在跟进金额为 [金额] 的发票 [编号]，该发票的到期日为 [日期]。不知能否告知预计付款时间？或者是否有任何事项阻碍了付款流程，例如缺少采购订单编号或对发票内容存有疑问？
随信再次附上发票。感谢您的协助。
[您的姓名]
4. 逾期两周
Subject: 第二次提醒：发票 [编号] 已逾期 14 天
您好，[姓名]：
金额为 [金额] 的发票 [编号] 目前已逾期 14 天。我尚未收到对之前提醒邮件的回复，如果能在本周内安排付款，或告知我预计付款日期，我将不胜感激。
如有需要，我也很乐意通过电话沟通。除非款项提前到账，否则我将在 [星期几] 致电与您确认。
祝好，
[您的姓名]
5. 逾期 30 天
Subject: 逾期通知：发票 [编号] 已逾期 30 天
尊敬的 [姓名]：
应于 [日期] 付款、金额为 [金额] 的发票 [编号] 现已逾期 30 天。根据我们双方约定的条款，现已产生 [金额或百分比] 的滞纳金，应付总额现调整为 [新总额]。
请在 [日期，距今约 7 天] 前安排付款。如果对发票有任何异议，请立即告知我，以便我们尽快协助解决。
此致，
[您的姓名]
6. 最终通知
Subject: 最终通知：发票 [编号]
尊敬的 [姓名]：
经多次提醒，原定于 [日期] 到期、金额为 [金额] 的发票 [编号] 仍未结清。请在 [日期，距今 7–14 天] 之前付清全额款项 [总额]。
若届时仍未收到付款，我将 [暂停后续工作 / 将此笔债务移交追债机构 / 启动小额诉讼程序]。我十分希望能直接协商解决此事，因此若您希望商定分期付款方案，请尽快与我联系。
此致，
[您的姓名]
请仅在确实准备执行时，才在邮件中提出相应的后果措施。
您可以收取滞纳金或利息吗？
通常可以，前提是客户事先已同意。部分国家和地区的法律还赋予企业对逾期商业付款收取利息的法定权利：
- 英国：根据 Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998，企业对另一家企业的逾期付款可以主张 8% 加上英格兰银行基准利率的法定利息，并可针对债务收取固定补偿金：低于 £1,000 为 £40，最高至 £9,999.99 为 £70，£10,000 及以上为 £100。
- 欧盟：Late Payment Directive (2011/7/EU) 赋予企业收取至少高于欧洲中央银行参考利率 8 个百分点的利息权利，外加至少 €40 的催收成本补偿。各成员国均通过各自的国内法予以执行。
- 美国：没有联邦层面的统一规定。滞纳金取决于合同约定以及对利率可能设有上限的州法律。在开工前，请务必将滞纳金条款写入您的合同条款和发票中。
这些权利适用于企业客户。面向普通消费者的收费通常受到更严格的限制，请务必查阅当地法规。
促进发票回款的实用技巧
- 直接拨打电话：在逾期两周左右时致电。一通简短的电话往往能解决三封邮件都搞不定的问题。
- 询问阻碍原因：缺失采购订单编号、地址错误以及未获批准的变更，是造成款项延迟的常见原因。
- 提供分期付款方案：若客户确实面临周转困难，先收回一部分款项也远好于分文未取。
- 暂停后续新工作：对存在大额逾期未结款项的客户，应暂停开展新工作。
- 保留完整记录：记录每一次催款和回复。如果后续事态升级，这些将是必要的凭据。
- 防患于未然：向新客户收取定金、缩短付款期限，并在交付当天即开具发票。
追踪哪些发票已逾期
如果只有少数几个客户，包含发票编号、客户、金额、到期日和状态的电子表格即可满足需求。Billsato Pro 会将每张发票标明为已付款、部分付款或已逾期，让您对催款对象一目了然。系统不会代替您向客户发送邮件：请使用您自己的邮箱发送上述提醒，以便客户的回信能直接送达给您。在 7 天免费试用期结束后，Pro 的费用为 $10/月。
刚刚开始开票？不妨阅读发票必须包含哪些内容以及我们的自由职业者发票指南。
常见问题解答
发票逾期后应该多快发送催款提醒？
到期日的次日。尽早发出友好的提醒，可以及时提醒那些只是无意遗漏的发票，而大多数逾期发票都属于这种情况。
我应该发送多少次付款提醒？
通常在约两个月内发送四到五次：逾期一天、一周、两周和30天，最后是一封最终通知。在逾期两周左右时，建议配合电话沟通。
催款邮件的主题栏应该写什么？
写明发票号码和当前状态，例如“提醒：发票 2026-042 已于昨日到期”。清晰的主题行便于对方转交给正确的负责人，日后也更容易检索。
我可以对逾期发票收取利息吗？
通常可以，前提是客户事先已同意。英国和欧盟法律也赋予企业对其他企业的逾期付款索取法定利息和固定补偿金的权利。在美国，这取决于您的合同约定和州法律。
如果发出最终通知后客户仍不付款怎么办？
您可以选择协商分期付款计划、暂停后续工作、委托追债机构，或者向法院提起小额诉讼。请务必保留发票副本、双方协议以及每一次提醒的记录。