थकबाकी इनव्हॉइस? पेमेंट मिळवून देणारे रिमाइंडर ईमेल्स
जेव्हा एखादे इनव्हॉइस थकबाकी होते, तेव्हा देय तारखेच्या दुसऱ्या दिवशी एक संक्षिप्त, सौम्य रिमाइंडर पाठवा आणि नंतर एका ठराविक वेळापत्रकानुसार पाठपुरावा करा, जो प्रत्येक वेळी अधिक स्पष्ट आणि ठाम असावा: साधारण एक आठवडा, दोन आठवडे आणि ३० दिवस उशीर झाल्यावर, आणि शेवटी एक अंतिम नोटीस. बहुतेक थकबाकी इनव्हॉइसचे पेमेंट पहिल्या किंवा दुसऱ्या रिमाइंडरनंतर मिळते. खाली एक वेळापत्रक आणि तुम्ही कॉपी करू शकाल असे सहा ईमेल टेम्पलेट्स दिले आहेत.
उशीरा पेमेंट मिळणे सामान्य आहे, त्यामुळे त्याचे नियोजन करा
इनव्हॉइस उशीरा होणे सहसा वैयक्तिक नसते. US कंपन्यांच्या २०२५ च्या Atradius सर्वेक्षणात, बिझनेस-टू-बिझनेस (B2B) इनव्हॉइसच्या मूल्यापैकी ४३% रक्कम थकीत होती, आणि ग्राहकांनी सहसा स्वतःचा रोख प्रवाह (कॅश फ्लो) किंवा अंतर्गत मंजुरीला होणारा उशीर ही कारणे दिली. लहान व्यवसायांच्या Intuit QuickBooks च्या २०२५ च्या सर्वेक्षणात असे आढळले की ५६% व्यवसायांचे पैसे न मिळालेल्या इनव्हॉइसमध्ये अडकले होते (सरासरी $१७,५००), आणि ४७% व्यवसायांची इनव्हॉइस ३० दिवसांपेक्षा जास्त काळ थकीत होती.
त्यामुळे रिमाइंडर्सकडे वादाचा विषय म्हणून न पाहता इनव्हॉइस प्रक्रियेचा एक नियमित भाग म्हणून पहा. एक स्पष्ट, नम्र पद्धत तुम्हाला पैसे लवकर मिळवून देते आणि क्लायंटशी संबंधही टिकवून ठेवते.
अंतिम मुदतीपूर्वी: पेमेंट करणे सोपे बनवा
- अंतिम मुदत स्पष्ट तारखेच्या स्वरूपात लिहा, केवळ "Net 30" असे न लिहिता इनव्हॉइसवर ("देय तारीख: १४ नोव्हेंबर २०२६") अशी तारीख नमूद करा.
- पेमेंटसाठी आवश्यक असलेली सर्व माहिती समाविष्ट करा: बँक तपशील, पेमेंट लिंक किंवा तुम्ही स्वीकारत असलेली ॲप्स.
- क्लायंटचा पर्चेस ऑर्डर क्रमांक जोडा, जर त्यांनी तो दिला असेल तर. त्याशिवाय अनेक कंपन्या इनव्हॉइस मंजूर करत नाहीत.
- इनव्हॉइसवर तुमच्या उशीरा पेमेंटच्या अटी लिहा, जर तुम्ही आधी तसे ठरवले असेल तर. Billsato च्या इनव्हॉइस जनरेटर मध्ये तुम्ही एका क्लिकवर नोट्समध्ये लेट-फी (विलंब शुल्क) कलम जोडू शकता.
- ते योग्य व्यक्तीला पाठवा, सहसा अकाउंट्स टीमला, आणि तुमच्या संपर्कातील व्यक्तीला CC मध्ये ठेवा.
पेमेंट रिमाइंडर वेळापत्रक
| केव्हा | काय पाठवावे | टोन (संवादाचा सूर) |
|---|---|---|
| देय तारखेच्या ३ दिवस आधी | सौम्य पूर्वसूचना (पर्यायी, नवीन क्लायंटसाठी उत्तम) | मदत करणारा |
| देय तारखेच्या १ दिवसानंतर | पहिला रिमाइंडर | मैत्रीपूर्ण, नजरचुकीने राहिले असे मानून |
| ७ दिवस उशीर झाल्यावर | दुसरा रिमाइंडर, पेमेंट कशामुळे अडकले आहे का ते विचारा | नम्र, थेट |
| १४ दिवस उशीर झाल्यावर | तिसरा रिमाइंडर आणि सोबत एक फोन कॉल | ठाम |
| ३० दिवस उशीर झाल्यावर | औपचारिक नोटीस, ठरले असल्यास विलंब शुल्क किंवा व्याजाचा उल्लेख करा | औपचारिक |
| ४५–६० दिवस उशीर झाल्यावर | अंतिम मुदत आणि पुढील पावलांसह अंतिम नोटीस | अंतिम |
नेहमी त्याच ईमेल थ्रेडमध्ये उत्तर द्या आणि इनव्हॉइस पुन्हा जोडा. ज्यामुळे "आम्हाला इनव्हॉइस मिळालेच नाही" असे म्हणायला वाव उरणार नाही.
पेमेंट रिमाइंडर ईमेल टेम्पलेट्स
१. देय तारखेपूर्वी
Subject: इनव्हॉइस [क्रमांक] देय तारीख [तारीख]
नमस्कार [नाव],
[रक्कम] रकमेच्या इनव्हॉइस [क्रमांक] ची देय तारीख [तारीख] आहे याची एक छोटीशी आठवण करून देण्यासाठी हा ईमेल. तुमच्या सोयीसाठी मी ते पुन्हा जोडले आहे. आपण [पेमेंट पद्धत / लिंक] द्वारे पेमेंट करू शकता.
धन्यवाद, आणि आपल्याला माझ्याकडून काही माहिती हवी असल्यास नक्की सांगा.
[तुमचे नाव]
२. एक दिवस उशीर झाल्यावर
Subject: रिमाइंडर: इनव्हॉइस [क्रमांक] ची मुदत काल संपली
नमस्कार [नाव],
आशा आहे सर्व काही ठीक असेल. [रक्कम] रकमेचे इनव्हॉइस [क्रमांक] [तारीख] रोजी देय होते, आणि मला अद्याप पेमेंट मिळालेले दिसत नाही. कदाचित नजरचुकीने हे राहिले असावे, म्हणून मी ते येथे पुन्हा जोडले आहे.
आपण [पेमेंट पद्धत / लिंक] द्वारे पेमेंट करू शकता. जर आपण आधीच पेमेंट केले असेल, तर कृपया या ईमेलकडे दुर्लक्ष करा.
धन्यवाद,
[तुमचे नाव]
३. एक आठवडा उशीर झाल्यावर
Subject: इनव्हॉइस [क्रमांक] ची देय तारीख उलटून आता ७ दिवस झाले आहेत
नमस्कार [नाव],
मी [रक्कम] रकमेच्या इनव्हॉइस [क्रमांक] चा पाठपुरावा करत आहे, जे [तारीख] रोजी देय होते. पेमेंट कधीपर्यंत अपेक्षित आहे, किंवा पर्चेस ऑर्डर क्रमांक गहाळ असणे अथवा इनव्हॉइसबद्दल काही शंका यांसारख्या कोणत्याही कारणास्तव पेमेंट अडकले आहे का, हे मला कळवू शकाल का?
इनव्हॉइस पुन्हा सोबत जोडले आहे. आपल्या सहकार्याबद्दल धन्यवाद.
[तुमचे नाव]
४. दोन आठवडे उशीर झाल्यावर
Subject: दुसरा रिमाइंडर: इनव्हॉइस [क्रमांक], मुदत उलटून १४ दिवस झाले आहेत
नमस्कार [नाव],
[रक्कम] रकमेच्या इनव्हॉइस [क्रमांक] ची मुदत उलटून आता १४ दिवस झाले आहेत. माझ्या आधीच्या रिमाइंडर्सना कोणतेही उत्तर मिळालेले नाही, त्यामुळे आपण या आठवड्यात पेमेंटची व्यवस्था केल्यास किंवा अपेक्षित तारीख कळवल्यास आभारी राहीन.
गरज असल्यास, मला फोनवर बोलायला नक्कीच आवडेल. पेमेंट आधी आले नाही तर मी आपल्याला [वार] रोजी फोन करेन.
सादर,
[तुमचे नाव]
५. ३० दिवस उशीर झाल्यावर
Subject: थकबाकी नोटीस: इनव्हॉइस [क्रमांक], मुदत उलटून ३० दिवस झाले आहेत
सस्नेह [नाव],
[रक्कम] रकमेचे इनव्हॉइस [क्रमांक], जे [तारीख] रोजी देय होते, आता ३० दिवसांपासून थकीत आहे. आपल्या ठरलेल्या अटींनुसार, आता [रक्कम किंवा %] विलंब शुल्क लागू झाले आहे, ज्यामुळे एकूण थकबाकी [नवीन एकूण रक्कम] झाली आहे.
कृपया [तारीख, आजपासून साधारण ७ दिवस] पर्यंत पेमेंटची व्यवस्था करावी. इनव्हॉइसमध्ये काही अडचण असल्यास, मला त्वरित कळवा जेणेकरून आपण त्याचे निवारण करू शकू.
सादर,
[तुमचे नाव]
६. अंतिम नोटीस
Subject: अंतिम नोटीस: इनव्हॉइस [क्रमांक]
सस्नेह [नाव],
अनेक रिमाइंडर्स पाठवूनही, [तारीख] रोजी देय असलेले [रक्कम] रकमेचे इनव्हॉइस [क्रमांक] अद्याप भरले गेलेले नाही. कृपया [तारीख, आजपासून ७–१४ दिवस] पर्यंत [एकूण रक्कम] ची पूर्ण थकबाकी भरावी.
तोपर्यंत पेमेंट न मिळाल्यास, मला [पुढील काम थांबवावे लागेल / हे कर्ज कलेक्शन एजन्सीकडे सोपवावे लागेल / कोर्टात कायदेशीर कारवाई सुरू करावी लागेल]. हे प्रकरण थेट परस्पर सोडवण्यास माझी जास्त पसंती असेल, त्यामुळे आपल्याला हप्त्यांमध्ये पेमेंट (पेमेंट प्लॅन) करायचे असल्यास कृपया संपर्क साधावा.
सादर,
[तुमचे नाव]
केवळ अशाच परिणामांचा उल्लेख करा जे अमलात आणण्याची तुमची खरोखर तयारी आहे.
तुम्ही विलंब शुल्क किंवा व्याज आकारू शकता का?
सामान्यतः होय, जर ग्राहकाने आधीच त्याला संमती दिली असेल तर. काही देशांमध्ये व्यवसायांना उशीरा मिळणाऱ्या व्यावसायिक पेमेंटवर व्याज आकारण्याचा कायदेशीर अधिकारही मिळतो:
- युनायटेड किंगडम (United Kingdom): Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 अंतर्गत, एखादा व्यवसाय दुसऱ्या व्यवसायाकडून उशीरा मिळणाऱ्या पेमेंटवर ८% अधिक Bank of England बेस रेट इतके वैधानिक व्याज आणि £१,००० पेक्षा कमी रकमेवर £४०, £९,९९९.९९ पर्यंत £७० आणि £१०,००० किंवा त्याहून अधिक रकमेवर £१०० ची निश्चित भरपाई मागू शकतो.
- युरोपियन युनियन (European Union): Late Payment Directive (2011/7/EU) व्यवसायांना European Central Bank च्या संदर्भ दरापेक्षा किमान ८ टक्के जास्त व्याज आणि वसुली खर्चासाठी किमान €४० भरपाई मिळवण्याचा अधिकार देते. प्रत्येक देश आपल्या स्वतःच्या कायद्यानुसार याची अंमलबजावणी करतो.
- युनायटेड स्टेट्स (United States): कोणताही फेडरल नियम नाही. विलंब शुल्क तुमच्या करारावर आणि राज्याच्या कायद्यावर अवलंबून असते, जे व्याजदरावर मर्यादा घालू शकतात. काम सुरू करण्यापूर्वीच तुमच्या अटींमध्ये आणि इनव्हॉइसवर हे शुल्क नमूद करा.
हे अधिकार व्यावसायिक ग्राहकांसाठी (B2B) लागू होतात. सामान्य ग्राहकांवर (B2C) अशी फी आकारण्यावर सामान्यतः अधिक बंधने असतात, त्यामुळे तुमचे स्थानिक नियम तपासा.
इनव्हॉइसचे पेमेंट मिळवून देणाऱ्या महत्त्वाच्या टिप्स
- फोनवर बोला जेव्हा पेमेंटला सुमारे दोन आठवडे उशीर होईल. तीन ईमेल्स जे काम करू शकले नाहीत, ते एका छोट्या फोन कॉलने अनेकदा सुटू शकते.
- अडचण काय आहे ते विचारा. गहाळ पर्चेस ऑर्डर क्रमांक, चुकीचे पत्ते आणि नामंजूर झालेले बदल यामुळे पेमेंटला अनेकदा उशीर होतो.
- पेमेंट प्लॅनची ऑफर द्या जर क्लायंट आर्थिक अडचणीत असेल तर. भविष्यात काहीच न मिळण्यापेक्षा आता काही रक्कम मिळणे केव्हाही चांगले.
- नवीन काम थांबवा अशा क्लायंटसाठी ज्यांची मोठी थकबाकी शिल्लक आहे.
- नोंद ठेवा प्रत्येक रिमाइंडर आणि उत्तराची. जर तुम्हाला कायदेशीर पाऊल उचलावे लागले तर याची गरज पडेल.
- पुढील थकबाकी टाळा: नवीन क्लायंटकडून ॲडव्हान्स डिपॉझिट घ्या, पेमेंटच्या मुदती कमी करा आणि काम पूर्ण झाल्यावर त्याच दिवशी इनव्हॉइस पाठवा.
कोणती इनव्हॉइस थकीत आहेत याचा मागोवा घेणे
काही मोजक्या क्लायंटसाठी इनव्हॉइस क्रमांक, क्लायंट, रक्कम, देय तारीख आणि स्थिती असलेली स्प्रेडशीट उपयुक्त ठरते. Billsato Pro प्रत्येक इनव्हॉइस पेड, अंशतः पेड किंवा ओव्हरड्यू (थकीत) म्हणून दाखवते, ज्यामुळे कोणाला रिमाइंडर पाठवायचा हे तुम्हाला एका दृष्टीक्षेपात समजते. हे तुमच्या वतीने क्लायंटना ईमेल पाठवत नाही: वरील रिमाइंडर्स तुमच्या स्वतःच्या ईमेलवरून पाठवा, जेणेकरून उत्तरे थेट तुमच्याकडे येतील. ७ दिवसांच्या विनामूल्य चाचणीनंतर Pro चे शुल्क $१०/महिना आहे.
नुकतीच सुरुवात करत आहात? इनव्हॉइसमध्ये काय असणे आवश्यक आहे आणि आमचे फ्रीलान्स इनव्हॉइस मार्गदर्शक वाचा.
नेहमी विचारले जाणारे प्रश्न
थकबाकी इनव्हॉइससाठी रिमाइंडर किती लवकर पाठवावा?
अंतिम मुदतीच्या दुसऱ्याच दिवशी. लवकर पाठवलेला, सौम्य रिमाइंडर अशा इनव्हॉइसचे पेमेंट मिळवून देतो जे ग्राहक फक्त विसरले होते—आणि बहुतांश प्रकरणे अशीच असतात.
मी किती पेमेंट रिमाइंडर्स पाठवावेत?
साधारणपणे दोन महिन्यांत चार ते पाच: मुदत उलटल्यानंतर एक दिवस, एक आठवडा, दोन आठवडे आणि ३० दिवसांनी, आणि शेवटी एक अंतिम नोटीस. साधारण दोन आठवड्यांनी एक फोन कॉल देखील करा.
पेमेंट रिमाइंडरच्या सब्जेक्ट लाईनमध्ये काय लिहावे?
इनव्हॉइस क्रमांक आणि त्याची स्थिती, उदाहरणार्थ "रिमाइंडर: इनव्हॉइस 2026-042 ची मुदत काल संपली". स्पष्ट विषयाचे ईमेल्स योग्य व्यक्तीकडे पाठवले जातात आणि नंतर शोधणे सोपे जाते.
मी थकबाकी इनव्हॉइसवर व्याज आकारू शकतो का?
होय, जर ग्राहकाने आधीच त्याला संमती दिली असेल तर सामान्यतः होय. UK आणि EU कायदे व्यवसायांना इतर व्यवसायांकडून होणाऱ्या उशीरा पेमेंटवर वैधानिक व्याज आणि निश्चित भरपाई मिळवण्याचा अधिकार देतात. US मध्ये हे तुमच्या करारावर आणि राज्याच्या कायद्यावर अवलंबून असते.
अंतिम नोटीसनंतरही क्लायंटने पैसे दिले नाहीत तर काय करावे?
तुमच्याकडे पेमेंट प्लॅन ठरवणे, पुढील काम थांबवणे, कलेक्शन एजन्सीची मदत घेणे किंवा न्यायालयात लहान दावा (small claim) दाखल करणे हे पर्याय आहेत. इनव्हॉइस, तुमचा करार आणि प्रत्येक रिमाइंडरच्या प्रती जपून ठेवा.