請求書の未払い・支払期日超過？回収につながる督促メールの書き方と例文
請求書の支払期日を過ぎた場合は、期日の翌日に短く丁寧なリマインドを送り、その後は一定のスケジュールに沿って段階的にトーンを強めてフォローアップします（約1週間後、2週間後、30日後、そして最終通告）。大半の未払い請求書は、1回目または2回目の連絡で支払われます。以下にスケジュールと、そのままコピーして使える6つのメールテンプレートをご紹介します。
支払いの遅延はよくあること。あらかじめ想定しておきましょう
請求書の支払いが遅れても、個人的な悪意があるとは限りません。2025年のAtradiusによる米国企業調査では、企業間取引（B2B）の請求額の43%で期日超過が発生しており、その主な理由は取引先自身の資金繰りや社内承認プロセスの遅れでした。また、Intuit QuickBooksの2025年米国中小企業調査によると、56%の事業者が未払いの請求書を抱えており（平均17,500ドル）、47%が30日以上の期日超過を経験しています。
したがって、督促は感情的な対立ではなく、請求業務の日常的なプロセスとして捉えましょう。明確かつ丁寧な仕組みがあれば、クライアントとの関係を壊すことなく、より早い回収が可能になります。
期日前：スムーズに支払える工夫をしておく
- 期日は「Net 30」などの条件だけでなく、具体的な日付で記載する（例：「支払期日：2026年11月14日」）。
- 支払いに必要な情報をすべて記載する：振込先口座情報、決済リンク、利用可能な決済手段など。
- クライアントの発注番号（PO番号）があれば記載する。これがないと社内処理を進められない企業も少なくありません。
- 事前に合意している場合は、遅延損害金の条件を請求書に記載する。Billsatoの請求書作成ツールなら、ワンクリックで備考欄に遅延損害金条項を追加できます。
- 適切な宛先に送る。通常は経理部門に送り、業務上の担当者をCCに入れます。
支払督促の送付スケジュール
| タイミング | 送る内容 | トーン |
|---|---|---|
| 期日の3日前 | 友好的なリマインド（任意、新規取引先に最適） | 協力的・案内 |
| 期日の1日後 | 初回のリマインド | 丁寧、見落としを想定した表現 |
| 期日から7日後 | 2回目のリマインド、手続きに問題がないか確認 | 丁寧、単刀直入 |
| 期日から14日後 | 3回目のリマインド ＋ 電話連絡 | 毅然とした対応 |
| 期日から30日後 | 正式な通知、合意済みの場合は遅延損害金や利息に言及 | フォーマル |
| 期日から45〜60日後 | 期限と次の対応を明記した最終通告 | 最終通達 |
連絡する際は、常に同じメールスレッドで返信し、請求書を再度添付してください。「請求書が届いていない」という言い訳を防ぐことができます。
支払督促メールのテンプレート
1. 支払期日前
件名：請求書 [番号] のお支払い期日についてのお知らせ
[お名前] 様
平素よりお世話になっております。請求書 [番号]（ご請求額：[金額]）のお支払い期日が [日付] となっておりますので、念のためご連絡差し上げました。確認用として請求書を再添付いたします。お支払いは [支払い方法 / リンク] よりお願いいたします。
ご不明な点などがございましたら、お気軽にお知らせください。どうぞよろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
2. 期日から1日後
件名：【ご確認】請求書 [番号] のお支払いについて
[お名前] 様
平素より大変お世話になっております。請求書 [番号]（ご請求額：[金額]）についてご連絡いたしました。お支払い期日が [日付] となっておりましたが、現時点でご入金が確認できておりません。行き違いやすでにお手続き中の可能性もございますが、念のため請求書を再添付いたします。
[支払い方法 / リンク] よりお支払いいただけます。本メールと行き違いでお振込みいただいた場合は、何卒ご容赦ください。
よろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
3. 期日から1週間後
件名：請求書 [番号] のお支払いに関するお願い（期日超過）
[お名前] 様
お世話になっております。[日付] をお支払い期日とさせていただいておりました請求書 [番号]（ご請求額：[金額]）について確認のご連絡です。発注番号の確認待ちや内容へのご質問など、何かお手続きに支障は生じておりますでしょうか。差し支えなければ、お支払いの予定日をお知らせいただけますと幸いです。
請求書を改めて添付いたします。お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
4. 期日から2週間後
件名：【再送】請求書 [番号] のお支払い期日超過についてのお願い
[お名前] 様
いつもお世話になっております。請求書 [番号]（ご請求額：[金額]）につきまして、期日から14日が経過しております。これまでにお送りしたメールへのご返信が確認できておりません。今週中にお支払いのお手続きをいただくか、お振込み予定日をご一報いただけますでしょうか。
ご不明点等ございましたら、お電話でも対応可能です。お支払いが確認できない場合は、[曜日] にお電話を差し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
5. 期日から30日後
件名：【重要】請求書 [番号] のお支払い督促通知（期日30日超過）
[お名前] 様
拝啓、平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。期日 [日付] の請求書 [番号]（ご請求額：[金額]）につきまして、期日から30日が経過しておりますが、依然として未納となっております。事前に合意いたしました契約条件に基づき、遅延損害金 [金額または％] が適用され、現在のお支払い総額は [新しい合計金額] となります。
[日付、約7日後の日付] までにお支払いのお手続きをお願い申し上げます。請求内容に問題やご不明点がございましたら、速やかにご連絡いただきますようお願いいたします。
敬具
[あなたの名前]
6. 最終通告
件名：【最終通告】請求書 [番号] 未払い代金のお支払いについて
[お名前] 様
拝啓、度重なるご連絡にもかかわらず、期日 [日付] の請求書 [番号]（ご請求額：[金額]）のお支払いが確認できておりません。つきましては、[日付、7〜14日後の日付] までに未払い全額 [合計金額] をお支払いいただきますようお願い申し上げます。
万が一期日までにお支払いが確認できない場合は、[今後の業務の一時停止 / 債権回収会社への委託 / 少額訴訟手続きの開始] を執らざるを得なくなります。当方といたしましては円満な解決を望んでおりますので、分割払いなどをご希望の場合は至急ご連絡ください。
敬具
[あなたの名前]
通告に記載する対抗措置は、実際に実行する準備があるものだけにしてください。
遅延損害金や利息は請求できる？
通常、事前に取引先と合意していれば請求可能です。また、国によっては企業間取引における支払遅延に対して法的な利息請求権が認められています：
- イギリス：1998年商事債務支払遅延（利息）法（Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998）に基づき、企業は他企業からの未払いに対して、イングランド銀行の公定歩合＋8%の法定利息と、1,000ポンド未満の債権で40ポンド、9,999.99ポンドまでで70ポンド、10,000ポンド以上で100ポンドの固定補償金を請求できます。
- 欧州連合（EU）：支払遅延防止指令（2011/7/EU）により、欧州中央銀行の基準金利に少なくとも8パーセントポイントを上乗せした利息と、回収費用として最低40ユーロの補償金を請求する権利が企業に認められています。各国が自国の国内法を通じてこれを適用しています。
- アメリカ：連邦レベルの一一律ルールはありません。遅延損害金は契約内容および州法（上限金利を定めている場合があります）に左右されます。業務開始前に、契約条件および請求書に費用を明記しておく必要があります。
これらの権利は主に法人・事業者間の取引に適用されます。個人消費者への請求にはより厳しい制限が課されるのが一般的ですので、現地の法令を確認してください。
確実に支払ってもらうためのポイント
- 期日から2週間ほど経ったら電話をかける。メール3通で解決しなかった問題も、短い電話1本ですぐに解決することがよくあります。
- 遅延の理由を確認する。発注番号の記入漏れ、宛先の誤り、未承認の金額変更などが原因になっているケースが多くあります。
- クライアントの資金繰りが厳しい場合は分割払いを提案する。回収不能になるよりも、少額でも確実に回収するほうが賢明です。
- 未払い残高が大きい取引先の新規業務は一時停止する。
- すべてのリマインドとやり取りを記録・保管する。法的手続きなどに移行する際に証拠として必要になります。
- 次回以降の予防策を講じる：新規取引先には着手金を求める、支払い期日を短く設定する、成果物の納品当日に請求書を発行するなどの対策が有効です。
期日超過の請求書を管理する
少数のクライアントであれば、請求書番号、取引先名、金額、支払期日、ステータスをまとめたスプレッドシートでも管理できます。Billsato Proでは、各請求書のステータスを「支払済み」「一部支払済み」「期日超過」として表示できるため、誰に督促すべきかが一目でわかります。クライアントへのメール自動送信機能はありません。返信を直接受け取れるよう、上記のテンプレートを使ってご自身のメールから送信してください。Proプランは7日間の無料トライアル後、月額10ドルでご利用いただけます。
請求書の基本を確認したい方は、請求書に必要な記載事項やフリーランス向け請求書ガイドもご覧ください。
よくある質問
期日を過ぎた請求書の督促メールはいつ送るべきですか？
期日の翌日です。早い段階で丁寧にお知らせすることで、単なる見落とし（未払いの大半の原因です）にすぐ気づいてもらえます。
支払いの督促は何回送るべきですか？
通常、約2か月間で4〜5回です。期日翌日、1週間後、2週間後、30日後に送り、その後に最終通告を行います。2週間ほどの時点で電話も併用すると効果的です。
督促メールの件名には何を書くべきですか？
請求書番号と状況を明記します（例：「【ご確認】請求書2026-042のお支払い期日について」など）。分かりやすい件名にすることで、担当者へ迅速に転送され、後から検索もしやすくなります。
期日を過ぎた請求書に遅延利息を請求できますか？
通常、事前に相手と合意していれば可能です。イギリスやEUの法律では、企業間取引における未払いに対して法定利息や一定の補償金を請求する権利が認められています。アメリカでは契約内容や州法によって異なります。
最終通告を送ってもクライアントが支払わない場合はどうすればよいですか？
分割払いの合意、追加業務の一時停止、債権回収会社の利用、または少額訴訟の提起などの選択肢があります。請求書の控え、契約書、これまでのすべての督促履歴を必ず保管しておいてください。
情報源
- Global Trade Review: Atradius Payment Practices Barometer 2025 (Americas)
- Intuit QuickBooks: Small Business Late Payments Report 2025
- GOV.UK: 商取引における支払遅延、利息請求および債権回収（Late commercial payments, charging interest and debt recovery）
- EUR-Lex: 商業取引における支払遅延防止指令（Directive 2011/7/EU on combating late payment in commercial transactions）