Ανεξόφλητο τιμολόγιο; Email υπενθύμισης πληρωμής που φέρνουν αποτέλεσμα
Όταν ένα τιμολόγιο είναι εκπρόθεσμο, στείλτε μια σύντομη, φιλική υπενθύμιση την επομένη της λήξης του και, στη συνέχεια, ακολουθήστε ένα σταθερό χρονοδιάγραμμα, γινόμενοι πιο αυστηροί κάθε φορά: περίπου σε μία εβδομάδα, δύο εβδομάδες και 30 ημέρες καθυστέρησης, και τέλος μια τελική ειδοποίηση. Τα περισσότερα καθυστερημένα τιμολόγια πληρώνονται μετά την πρώτη ή τη δεύτερη υπενθύμιση. Παρακάτω θα βρείτε ένα χρονοδιάγραμμα και έξι πρότυπα email που μπορείτε να αντιγράψετε.
Η καθυστέρηση πληρωμών είναι συχνό φαινόμενο, οπότε προετοιμαστείτε
Ένα καθυστερημένο τιμολόγιο συνήθως δεν κρύβει προσωπική πρόθεση. Σε έρευνα της Atradius το 2025 σε εταιρείες των ΗΠΑ, το 43% της αξίας των τιμολογίων μεταξύ επιχειρήσεων (B2B) ήταν εκπρόθεσμο, με τους πελάτες να επικαλούνται συχνότερα τη δική τους ταμειακή ροή ή αργές εσωτερικές διαδικασίες έγκρισης. Η έρευνα της Intuit QuickBooks το 2025 σε μικρές επιχειρήσεις των ΗΠΑ έδειξε ότι στο 56% οφείλονταν χρήματα από ανεξόφλητα τιμολόγια, με μέσο όρο $17,500, ενώ το 47% είχε τιμολόγια με καθυστέρηση άνω των 30 ημερών.
Αντιμετωπίστε, λοιπόν, τις υπενθυμίσεις ως μια συνήθη διαδικασία της τιμολόγησης και όχι ως αντιπαράθεση. Ένα σαφές, ευγενικό σύστημα σας βοηθά να πληρωθείτε πιο γρήγορα και διατηρεί τη σχέση με τον πελάτη.
Πριν από την ημερομηνία λήξης: διευκολύνετε την πληρωμή
- Αναφέρετε την ημερομηνία λήξης ως συγκεκριμένη ημερομηνία στο τιμολόγιο («Λήξη: 14 Νοεμβρίου 2026»), όχι μόνο «Επί πιστώσει 30 ημέρες».
- Συμπεριλάβετε όλα τα απαραίτητα στοιχεία για την πληρωμή: τραπεζικά στοιχεία, σύνδεσμο πληρωμής ή τις εφαρμογές που δέχεστε.
- Προσθέστε τον αριθμό εντολής αγοράς (PO) του πελάτη εάν σας έχει δοθεί. Χωρίς αυτόν, πολλές εταιρείες δεν προχωρούν στην εκκαθάριση του τιμολογίου.
- Αναγράψτε τους όρους καθυστέρησης πληρωμής στο τιμολόγιο, εάν έχετε συμφωνήσει τέτοιους όρους. Στη δωρεάν δημιουργία τιμολογίου του Billsato μπορείτε να προσθέσετε έναν όρο για προσαύξηση καθυστέρησης στις σημειώσεις με ένα μόνο κλικ.
- Στείλτε το στον σωστό παραλήπτη, συνήθως στο λογιστήριο, κοινοποιώντας το και στο πρόσωπο επαφής σας.
Χρονοδιάγραμμα υπενθυμίσεων πληρωμής
| Πότε | Τι να στείλετε | Ύφος |
|---|---|---|
| 3 ημέρες πριν από τη λήξη | Φιλική προειδοποίηση (προαιρετικό, χρήσιμο για νέους πελάτες) | Εξυπηρετικό |
| 1 ημέρα μετά τη λήξη | Πρώτη υπενθύμιση | Φιλικό, υποθέτει απλή παράβλεψη |
| 7 ημέρες καθυστέρηση | Δεύτερη υπενθύμιση, ερώτηση εάν υπάρχει κάποιο κόλλημα | Ευγενικό, άμεσο |
| 14 ημέρες καθυστέρηση | Τρίτη υπενθύμιση μαζί με τηλεφώνημα | Αποφασιστικό |
| 30 ημέρες καθυστέρηση | Επίσημη ειδοποίηση, αναφορά σε τόκους ή προσαυξήσεις εφόσον έχουν συμφωνηθεί | Επίσημο |
| 45–60 ημέρες καθυστέρηση | Τελική ειδοποίηση με προθεσμία και επόμενα βήματα | Οριστικό |
Απαντάτε πάντα στην ίδια αλληλογραφία email και επισυνάπτετε ξανά το τιμολόγιο. Μην αφήνετε περιθώριο για τη δικαιολογία «δεν το λάβαμε ποτέ».
Πρότυπα email για υπενθύμιση πληρωμής
1. Πριν από την ημερομηνία λήξης
Θέμα: Τιμολόγιο [αριθμός] με λήξη στις [ημερομηνία]
Αγαπητή/έ [όνομα],
Μια σύντομη υπενθύμιση ότι το τιμολόγιο [αριθμός] ποσού [ποσό] λήγει στις [ημερομηνία]. Το επισυνάπτω ξανά για δική σας διευκόλυνση. Μπορείτε να εξοφλήσετε μέσω [τρόπος πληρωμής / σύνδεσμος].
Σας ευχαριστώ και ενημερώστε με εάν χρειάζεστε οποιαδήποτε διευκρίνιση από εμένα.
[Το όνομά σας]
2. Μία ημέρα καθυστέρηση
Θέμα: Υπενθύμιση: το τιμολόγιο [αριθμός] έληξε χθες
Αγαπητή/έ [όνομα],
Ελπίζω να είστε καλά. Το τιμολόγιο [αριθμός] ποσού [ποσό] έληξε στις [ημερομηνία] και δεν έχουμε λάβει ακόμη την πληρωμή. Πιθανότατα απλώς διέφυγε της προσοχής σας, οπότε σας το επισυνάπτω εκ νέου εδώ.
Μπορείτε να πληρώσετε μέσω [τρόπος πληρωμής / σύνδεσμος]. Εάν η πληρωμή έχει ήδη δρομολογηθεί, παρακαλώ αγνοήστε αυτό το μήνυμα.
Με εκτίμηση,
[Το όνομά σας]
3. Μία εβδομάδα καθυστέρηση
Θέμα: Το τιμολόγιο [αριθμός] έχει καθυστέρηση 7 ημερών
Αγαπητή/έ [όνομα],
Επικοινωνώ σχετικά με το τιμολόγιο [αριθμός] ποσού [ποσό], το οποίο έληξε στις [ημερομηνία]. Θα μπορούσατε να με ενημερώσετε πότε αναμένεται η εξόφληση ή αν υπάρχει κάποιο ζήτημα που την καθυστερεί, όπως ένας ελλιπής αριθμός εντολής αγοράς ή κάποια απορία σχετικά με το τιμολόγιο;
Το τιμολόγιο επισυνάπτεται ξανά. Σας ευχαριστώ για τη συνεργασία.
[Το όνομά σας]
4. Δύο εβδομάδες καθυστέρηση
Θέμα: Δεύτερη υπενθύμιση: τιμολόγιο [αριθμός], 14 ημέρες καθυστέρηση
Αγαπητή/έ [όνομα],
Το τιμολόγιο [αριθμός] ποσού [ποσό] παραμένει ανεξόφλητο εδώ και 14 ημέρες. Δεν έχω λάβει απάντηση στις προηγούμενες υπενθυμίσεις μου, επομένως θα εκτιμούσα ιδιαίτερα αν μπορούσατε να δρομολογήσετε την πληρωμή αυτή την εβδομάδα ή να με ενημερώσετε για την αναμενόμενη ημερομηνία.
Αν σας εξυπηρετεί, μπορούμε να μιλήσουμε και τηλεφωνικά. Θα προσπαθήσω να σας καλέσω την [ημέρα], εκτός εάν η πληρωμή έχει ολοκληρωθεί νωρίτερα.
Με εκτίμηση,
[Το όνομά σας]
5. 30 ημέρες καθυστέρηση
Θέμα: Ειδοποίηση υπερημερίας: τιμολόγιο [αριθμός], 30 ημέρες καθυστέρηση
Αγαπητή/έ [όνομα],
Το τιμολόγιο [αριθμός] ποσού [ποσό], με ημερομηνία λήξης [ημερομηνία], έχει πλέον καθυστέρηση 30 ημερών. Σύμφωνα με τους συμφωνημένους όρους μας, επιβάλλεται προσαύξηση καθυστέρησης [ποσό ή %], διαμορφώνοντας το συνολικό υπόλοιπο σε [νέο σύνολο].
Παρακαλώ όπως τακτοποιήσετε την οφειλή έως τις [ημερομηνία, περίπου 7 ημέρες από σήμερα]. Εάν υπάρχει κάποιο πρόβλημα με το τιμολόγιο, ενημερώστε με άμεσα ώστε να το διευθετήσουμε.
Με εκτίμηση,
[Το όνομά σας]
6. Τελική ειδοποίηση
Θέμα: Τελική ειδοποίηση: τιμολόγιο [αριθμός]
Αγαπητή/έ [όνομα],
Παρά τις επανειλημμένες υπενθυμίσεις, το τιμολόγιο [αριθμός] ποσού [ποσό], το οποίο έληξε στις [ημερομηνία], παραμένει ανεξόφλητο. Παρακαλώ για την πλήρη εξόφληση του ποσού των [σύνολο] έως τις [ημερομηνία, 7–14 ημέρες από σήμερα].
Σε περίπτωση που η πληρωμή δεν ληφθεί μέχρι τότε, θα [αναστείλω περαιτέρω εργασίες / αναθέσω την οφειλή σε εταιρεία είσπραξης / κινηθώ δικαστικά]. Θα προτιμούσα ασφαλώς να επιλύσουμε το ζήτημα απευθείας, επομένως παρακαλώ επικοινωνήστε μαζί μου εάν επιθυμείτε να συμφωνήσουμε ένα πλάνο αποπληρωμής.
Με εκτίμηση,
[Το όνομά σας]
Αναφέρετε μόνο συνέπειες τις οποίες είστε πραγματικά διατεθειμένοι να εφαρμόσετε.
Μπορείτε να χρεώσετε προσαυξήσεις καθυστέρησης ή τόκους υπερημερίας;
Συνήθως ναι, εάν ο πελάτης έχει συμφωνήσει εκ των προτέρων. Ορισμένες χώρες παρέχουν επίσης στις επιχειρήσεις νόμιμο δικαίωμα σε τόκους υπερημερίας για καθυστερήσεις εμπορικών πληρωμών:
- Ηνωμένο Βασίλειο: βάσει του Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, μια επιχείρηση μπορεί να διεκδικήσει νόμιμο τόκο υπερημερίας 8% πλέον του βασικού επιτοκίου της Bank of England για καθυστερημένες πληρωμές από άλλη επιχείρηση, καθώς και πάγια αποζημίωση £40 για οφειλές κάτω των £1,000, £70 έως £9,999.99 και £100 από £10,000 και άνω.
- Ευρωπαϊκή Ένωση: η Οδηγία για τις καθυστερήσεις πληρωμών (Directive 2011/7/EU) παρέχει στις επιχειρήσεις το δικαίωμα σε τόκο υπερημερίας τουλάχοντα 8 ποσοστιαίων μονάδων πάνω από το επιτόκιο αναφοράς της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας, συν ελάχιστη αποζημίωση €40 για έξοδα ανάκτησης. Κάθε κράτος μέλος την ενσωματώνει μέσω της δικής του εθνικής νομοθεσίας.
- Ηνωμένες Πολιτείες: δεν υπάρχει ομοσπονδιακός κανόνας. Οι προσαυξήσεις καθυστέρησης εξαρτώνται από τη σύμβασή σας και την πολιτειακή νομοθεσία, η οποία μπορεί να θέτει ανώτατα όρια επιτοκίων. Συμπεριλάβετε την προσαύξηση στους όρους σας και στο τιμολόγιο πριν από την έναρξη των εργασιών.
Αυτά τα δικαιώματα αφορούν συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων. Η χρέωση ιδιωτών καταναλωτών υπόκειται συνήθως σε αυστηρότερους περιορισμούς, επομένως ελέγξτε την ισχύουσα τοπική νομοθεσία.
Συμβουλές για να εξοφλούνται τα τιμολόγια
- Κάντε ένα τηλεφώνημα περίπου στις δύο εβδομάδες καθυστέρησης. Μια σύντομη κλήση συχνά επιλύει ό,τι δεν κατάφεραν τρία email.
- Ρωτήστε ποιο είναι το πρόβλημα. Ελλιπείς αριθμοί εντολών αγοράς, λάθος στοιχεία και μη εγκεκριμένες αλλαγές προκαλούν πολλές καθυστερήσεις.
- Προτείνετε ένα πλάνο δόσεων εάν ο πελάτης δυσκολεύεται οικονομικά. Ένα μέρος του ποσού τώρα είναι προτιμότερο από το τίποτα αργότερα.
- Αναστείλετε νέες εργασίες για πελάτες με μεγάλα εκπρόθεσμα υπόλοιπα.
- Κρατήστε αρχείο για κάθε υπενθύμιση και απάντηση. Θα σας χρειαστεί εάν κλιμακώσετε την κατάσταση.
- Προλάβετε το επόμενο περιστατικό: ζητήστε προκαταβολές από νέους πελάτες, συντομεύστε τις προθεσμίες πληρωμής και εκδώστε το τιμολόγιο την ίδια ημέρα της παράδοσης.
Παρακολούθηση ανεξόφλητων τιμολογίων
Ένα υπολογιστικό φύλλο με τον αριθμό τιμολογίου, τον πελάτη, το ποσό, την ημερομηνία λήξης και την κατάσταση αρκεί για λίγους πελάτες. Το Billsato Pro εμφανίζει κάθε τιμολόγιο ως πληρωμένο, μερικώς πληρωμένο ή εκπρόθεσμο, ώστε να βλέπετε με μια ματιά ποιον πρέπει να υπενθυμίσετε. Δεν αποστέλλει email στους πελάτες σας αυτόματα: στέλνετε τις παραπάνω υπενθυμίσεις από το δικό σας email, ώστε οι απαντήσεις να επιστρέφουν απευθείας σε εσάς. Το Pro κοστίζει $10/μήνα μετά από δωρεάν δοκιμή 7 ημερών.
Κάνετε τα πρώτα σας βήματα; Διαβάστε τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο και τον οδηγό τιμολόγησης για freelancers.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο σύντομα πρέπει να στείλω υπενθύμιση για ένα ανεξόφλητο τιμολόγιο;
Την επομένη της ημερομηνίας λήξης. Μια έγκαιρη, φιλική υπενθύμιση επιλύει περιπτώσεις τιμολογίων που απλώς διέφυγαν της προσοχής, κάτι που συμβαίνει στις περισσότερες περιπτώσεις.
Πόσες υπενθυμίσεις πληρωμής πρέπει να στείλω;
Συνήθως τέσσερις έως πέντε σε διάστημα περίπου δύο μηνών: την 1η ημέρα, σε μία εβδομάδα, σε δύο εβδομάδες και στις 30 ημέρες καθυστέρησης, και στη συνέχεια μια τελική ειδοποίηση. Προσθέστε ένα τηλεφώνημα περίπου στις δύο εβδομάδες.
Τι πρέπει να γράψω στο θέμα ενός email υπενθύμισης πληρωμής;
Τον αριθμό του τιμολογίου και την κατάστασή του, για παράδειγμα «Υπενθύμιση: το τιμολόγιο 2026-042 έληξε χθες». Τα σαφή θέματα προωθούνται εύκολα στον κατάλληλο υπεύθυνο και εντοπίζονται γρήγορα αργότερα.
Μπορώ να χρεώσω τόκους υπερημερίας σε ένα εκπρόθεσμο τιμολόγιο;
Συνήθως ναι, εάν ο πελάτης έχει συμφωνήσει εκ των προτέρων. Η νομοθεσία του Ηνωμένου Βασιλείου και της ΕΕ παρέχει επίσης στις επιχειρήσεις νόμιμο δικαίωμα σε τόκους υπερημερίας και πάγια αποζημίωση για καθυστερήσεις πληρωμών από άλλες επιχειρήσεις. Στις ΗΠΑ εξαρτάται από τη σύμβασή σας και την πολιτειακή νομοθεσία.
Τι γίνεται αν ο πελάτης εξακολουθεί να μην πληρώνει μετά την τελική ειδοποίηση;
Οι επιλογές σας είναι να συμφωνήσετε ένα πλάνο δόσεων, να διακόψετε περαιτέρω εργασίες, να απευθυνθείτε σε εταιρεία είσπραξης οφειλών ή να κινηθείτε δικαστικά. Κρατήστε αντίγραφα του τιμολογίου, της συμφωνίας σας και κάθε υπενθύμισης.