Nezaplacená faktura po splatnosti? Vzory upomínek k platbě, které fungují
Když je faktura po splatnosti, pošlete hned den po datu splatnosti krátkou, přátelskou upomínku. Následně postupujte podle stanoveného harmonogramu a buďte pokaždé důraznější: přibližně po jednom týdnu, dvou týdnech, 30 dnech po splatnosti a nakonec zašlete předžalobní výzvu. Většina faktur po splatnosti je uhrazena po první nebo druhé upomínce. Níže najdete časový plán a šest e-mailových vzorů, které můžete rovnou zkopírovat.
Pozdní platby jsou běžné, proto s nimi počítejte
Nezaplacená faktura obvykle není nic osobního. V průzkumu společnosti Atradius z roku 2025 mezi americkými firmami bylo 43 % hodnoty B2B faktur po splatnosti, přičemž zákazníci nejčastěji uváděli jako důvod vlastní cash flow nebo zdlouhavé interní schvalování. Průzkum společnosti Intuit QuickBooks z roku 2025 mezi malými podniky v USA zjistil, že 56 % z nich čekalo na peníze z nezaplacených faktur v průměrné výši 17 500 USD a 47 % mělo faktury více než 30 dní po splatnosti.
Berte proto upomínky jako běžnou součást fakturace, nikoli jako konflikt. Jasný a zdvořilý systém vám zajistí dřívější zaplacení a zároveň udrží dobré vztahy s klientem.
Před datem splatnosti: usnadněte klientovi platbu
- Uveďte datum splatnosti jako konkrétní datum na faktuře („Splatnost 14. listopadu 2026“), nejen „Splatnost 30 dní“.
- Uveďte vše potřebné k zaplacení: bankovní údaje, platební odkaz nebo aplikace, které přijímáte.
- Doplňte číslo objednávky klienta, pokud vám jej poskytl. Bez něj mnoho firem fakturu vůbec nezpracuje.
- Uveďte na faktuře podmínky pro případ prodlení, pokud jste si nějaké sjednali. V generátoru faktur Billsato můžete do poznámek přidat klauzuli o poplatcích z prodlení jedním kliknutím.
- Pošlete fakturu správné osobě, obvykle účetnímu oddělení, a do kopie dejte svou kontaktní osobu.
Časový plán upomínek k platbě
| Kdy | Co poslat | Tón |
|---|---|---|
| 3 dny před splatností | Přátelské upozornění (volitelné, vhodné pro nové klienty) | Nápomocný |
| 1 den po splatnosti | První upomínka | Přátelský, předpokládá přehlédnutí |
| 7 dní po splatnosti | Druhá upomínka, dotaz na případné překážky | Zdvořilý, přímý |
| 14 dní po splatnosti | Třetí upomínka doplněná telefonátem | Důrazný |
| 30 dní po splatnosti | Formální výzva, zmínka o poplatcích či úrocích z prodlení, pokud byly sjednány | Formální |
| 45–60 dní po splatnosti | Poslední předžalobní výzva s termínem a dalšími právními kroky | Nekompromisní |
Vždy odpovídejte ve stejném e-mailovém vlákně a fakturu znovu přiložte. Zabraňte výmluvám typu „nám to nikdy nepřišlo“.
Vzory e-mailových upomínek k platbě
1. Před datem splatnosti
Předmět: Faktura [číslo] se splatností dne [datum]
Dobrý den, [jméno],
dovoluji si jen krátce připomenout, že faktura [číslo] na částku [částka] je splatná dne [datum]. Pro jistotu ji přikládám znovu v příloze. Platbu můžete provést prostřednictvím [způsob platby / odkaz].
Děkuji a dejte mi prosím vědět, pokud byste ode mě cokoliv potřebovali.
[Vaše jméno]
2. Jeden den po splatnosti
Předmět: Upomínka: faktura [číslo] byla splatná včera
Dobrý den, [jméno],
věřím, že se vám daří dobře. Faktura [číslo] na částku [částka] měla datum splatnosti [datum] a platbu zatím neeviduji. Pravděpodobně šlo pouze o přehlédnutí, proto ji znovu přikládám v příloze.
Můžete ji uhradit prostřednictvím [způsob platby / odkaz]. Pokud je platba již na cestě, považujte prosím tento e-mail za bezpředmětný.
Děkuji,
[Vaše jméno]
3. Jeden týden po splatnosti
Předmět: Faktura [číslo] je nyní 7 dní po splatnosti
Dobrý den, [jméno],
obracím se na vás ohledně faktury [číslo] na částku [částka], která byla splatná dne [datum]. Mohli byste mi prosím sdělit, kdy mohu platbu očekávat, případně zda jejímu zpracování něco nebrání — například chybějící číslo objednávky nebo nejasnost na faktuře?
Faktura je opět v příloze. Děkuji za spolupráci.
[Vaše jméno]
4. Dva týdny po splatnosti
Předmět: Druhá upomínka: faktura [číslo], 14 dní po splatnosti
Dobrý den, [jméno],
faktura [číslo] na částku [částka] je již 14 dní po splatnosti. Na mé předchozí zprávy jsem neobdržel(a) odpověď, proto bych vás chtěl(a) požádat o zajištění platby tento týden nebo o sdělení předpokládaného termínu úhrady.
Pokud by to pomohlo, rád(a) vám zavolám. Pokusím se s vámi spojit v [den], pokud platba nedorazí dříve.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
5. 30 dní po splatnosti
Předmět: Výzva k úhradě: faktura [číslo], 30 dní po splatnosti
Vážený pane / Vážená paní [jméno],
faktura [číslo] na částku [částka], splatná dne [datum], je nyní 30 dní po splatnosti. V souladu s našimi dohodnutými podmínkami se na platbu nyní vztahuje poplatek z prodlení ve výši [částka nebo %], čímž se celková dlužná částka zvyšuje na [nová celková částka].
Prosím o provedení platby nejpozději do [datum, přibližně za 7 dní]. Pokud je s fakturou jakýkoliv problém, informujte mě prosím obratem, abychom jej mohli vyřešit.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
6. Poslední předžalobní výzva
Předmět: Poslední výzva k úhradě: faktura [číslo]
Vážený pane / Vážená paní [jméno],
i přes opakované upomínky zůstává faktura [číslo] na částku [částka], splatná dne [datum], dosud neuhrazena. Žádám vás o uhrazení celé dlužné částky [celková částka] nejpozději do [datum, za 7–14 dní].
Pokud platba do tohoto data nebude připsána na účet, budu nucen(a) [pozastavit veškeré další práce / předat pohledávku inkasní agentuře / zahájit vymáhání právní cestou]. Záležitost bych raději vyřešil(a) přímo s vámi, proto mě prosím kontaktujte, pokud byste se chtěli domluvit na splátkovém kalendáři.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
Uvádějte pouze takové důsledky, které jste skutečně připraveni provést.
Můžete si účtovat poplatky z prodlení nebo úroky?
Obvykle ano, pokud s tím zákazník předem souhlasil. Některé země navíc přiznávají podnikatelům zákonný nárok na úroky z prodlení při zpožděných platbách mezi firmami:
- Spojené království: podle zákona Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 může podnikatel požadovat zákonný úrok ve výši 8 % plus základní sazbu Bank of England při pozdních platbách od jiného podnikatele a pevnou náhradu nákladů ve výši 40 £ u dluhů do 1 000 £, 70 £ do 9 999,99 £ a 100 £ od 10 000 £ výše.
- Evropská unie: Směrnice o postupu proti opožděným platbám v obchodních transakcích (Directive 2011/7/EU) dává podnikatelům právo na úrok nejméně o 8 procentních bodů vyšší, než je referenční sazba Evropské centrální banky, spolu s minimální paušální náhradou nákladů spojených s vymáháním ve výši 40 €. Každá země směrnici aplikuje prostřednictvím vlastních zákonů.
- Spojené státy: neexistuje zde žádné federální pravidlo. Poplatky z prodlení závisí na vaší smlouvě a na zákonech konkrétního státu, které mohou úrokové sazby omezovat. Zahrňte poplatek do svých podmínek a přímo na fakturu ještě před zahájením prací.
Tato práva platí pro firemní zákazníky. Účtování sankcí spotřebitelům obvykle podléhá přísnějším omezením, proto si ověřte místní předpisy.
Tipy, které pomohou získat platbu
- Zvedněte telefon přibližně dva týdny po splatnosti. Krátký telefonát často vyřeší to, co tři e-maily nezvládly.
- Zeptejte se, kde je problém. Chybějící čísla objednávek, chybné adresy a neschválené změny jsou příčinou mnoha zdržení.
- Nabídněte splátkový kalendář, pokud má klient finanční potíže. Část peněz teď je lepší než nic později.
- Pozastavte nové zakázky pro klienty s velkými neuhrazenými nedoplatky.
- Veďte si evidenci každé odeslané upomínky i odpovědi. Budete ji potřebovat, pokud přistoupíte k právnímu řešení.
- Předcházejte problémům příště: vybírejte od nových klientů zálohy, zkraťte dobu splatnosti a vystavujte fakturu v den odevzdání práce.
Sledování faktur po splatnosti
Tabulka s číslem faktury, klientem, částkou, datem splatnosti a stavem úhrady dobře poslouží při několika klientech. Billsato Pro zobrazuje každou fakturu jako zaplacenou, částečně zaplacenou nebo po splatnosti, takže okamžitě vidíte, komu poslat upomínku. Aplikace neposílá e-maily klientům automaticky: výše uvedené upomínky odesílejte z vlastního e-mailu, aby odpovědi směřovaly přímo vám. Billsato Pro stojí 10 $ měsíčně po 7denní bezplatné zkušební verzi.
Začínáte s fakturací? Přečtěte si, co musí faktura obsahovat a projděte si našeho průvodce fakturací pro freelancery.
Často kladené otázky
Jak brzy bych měl poslat upomínku k nezaplacené faktuře?
Den po datu splatnosti. Včasná a přátelská upomínka zachytí faktury, na které se jednoduše zapomnělo — a těch je většina.
Kolik upomínek k platbě bych měl poslat?
Obvykle čtyři až pět v průběhu přibližně dvou měsíců: jeden den, jeden týden, dva týdny a 30 dní po splatnosti, a poté předžalobní výzvu. Kolem dvou týdnů po splatnosti přidejte telefonát.
Co mám napsat do předmětu e-mailu s upomínkou?
Číslo faktury a její stav, například „Upomínka: faktura 2026-042 byla splatná včera“. Jasné předměty e-mailu se snadno přeposílají odpovědné osobě a později se dobře dohledávají.
Mohu si za opožděnou fakturu účtovat úroky?
Obvykle ano, pokud s tím zákazník předem souhlasil. Právo Spojeného království a EU dává podnikatelům také zákonné právo na úroky z prodlení a paušální náhradu nákladů při pozdních platbách od jiných podnikatelů. V USA to závisí na vaší smlouvě a zákonech daného státu.
Co když klient nezaplatí ani po poslední výzvě?
Vašimi možnostmi jsou domluvit se na splátkovém kalendáři, pozastavit další práce, využít inkasní agenturu nebo podat žalobu k soudu. Uchovávejte si kopie faktury, smlouvy i každé odeslané upomínky.