請款單逾期未付？讓客戶順利付款的催繳信範本與時程指南
當請款單逾期時，建議在到期日隔天先寄出一封簡短且友善的提醒信，隨後依照固定時程逐步加強語氣追蹤：大約在逾期 1 週、2 週及 30 天時跟進，最後發送正式催繳通知。多數逾期款項在收到第一或第二次提醒後就會完成支付。以下為您整理追款時程表以及 6 篇可直接複製套用的 Email 範本。
款項延遲很常見，提前規劃是關鍵
客戶延遲付款通常不是針對個人。根據 Atradius 於 2025 年針對美國企業的一項調查顯示，企業間（B2B）請款金額中有 43% 出現逾期情況，客戶最常提出的原因包括自身現金流吃緊或內部簽核流程緩慢。Intuit QuickBooks 於 2025 年針對美國小型企業的調查也發現，56% 的企業面臨未結清款項的欠款問題，平均欠款金額達 $17,500，且有 47% 的帳單逾期超過 30 天。
因此，請將催款視為請款流程中的常態作業，而非正面衝突。建立一套清晰且具禮貌的跟進機制，既能幫助您更快收回款項，又能維繫良好的客戶關係。
到期日之前：讓客戶付款更輕鬆
- 在請款單上明確寫出確切到期日（例如「到期日：2026 年 11 月 14 日」），而非僅標記「月結 30 天（Net 30）」。
- 附上所有付款所需資訊：銀行匯款帳號、線上付款連結或您接受的支付方式。
- 填入客戶的採購單號（PO Number）：若客戶有提供，請務必填寫。缺少採購單號，許多公司的會計部門將無法受理請款。
- 在請款單上註明逾期付款條款：如果雙方事前有所約定。在 Billsato 的線上請款單生成器中，您可以一鍵在備註欄加入逾期滯納金條款。
- 寄送給正確的承辦窗口：通常是會計財務團隊，並同步副本（CC）給您的業務對接窗口。
催繳追款時程表
| 時間點 | 寄送內容 | 溝通語氣 |
|---|---|---|
| 到期日前 3 天 | 友善提醒（非必要，適合新客戶） | 樂於協助 |
| 到期日後 1 天 | 初次提醒信 | 友善，預設對方只是不小心遺漏 |
| 逾期 7 天 | 第二次提醒，詢問流程是否遇到阻礙 | 禮貌且直接 |
| 逾期 14 天 | 第三次提醒，並搭配電話聯繫 | 堅定明確 |
| 逾期 30 天 | 正式催告信，提及約定之滯納金或利息 | 嚴肅正式 |
| 逾期 45–60 天 | 最終催繳通知，訂定明確期限與後續處置 | 最後通知 |
請務必在同一封郵件討論串中回覆，並再次夾帶請款單附件，讓客戶無法以「我們沒收到信」作為藉口。
催繳請款單 Email 範本
1. 到期日前提醒
主旨：請款單 [號碼] 將於 [日期] 到期提醒
[稱謂/姓名] 您好：
溫馨提醒您，金額為 [金額] 的請款單 [號碼] 將於 [日期] 到期。為方便您核對，附件再次隨信附上該請款單。您可以透過 [付款方式 / 連結] 進行付款。
感謝您的配合，若有任何需要協助之處，敬請不吝告知。
[您的姓名]
2. 逾期 1 天
主旨：提醒：請款單 [號碼] 款項已於昨日到期
[稱謂/姓名] 您好：
展信愉快。金額為 [金額] 的請款單 [號碼] 原訂於 [日期] 到期，目前尚未確認到此筆款項入帳。考量可能只是內部作業遺漏，已再次檢附該請款單供您參照。
您可以透過 [付款方式 / 連結] 完成付款。若款項已在處理中或已匯出，請忽略此封信件。
祝好，
[您的姓名]
3. 逾期 1 週
主旨：請款單 [號碼] 目前已逾期 7 天
[稱謂/姓名] 您好：
來信跟進金額為 [金額]、原到期日為 [日期] 的請款單 [號碼]。想向您確認款項預計何時能安排撥付？或是作業上有缺少採購單號、對內容有疑問等需要協助的地方？
隨信再次附上請款單檔案。感謝您的協助與支持。
[您的姓名]
4. 逾期 2 週
主旨：第二次提醒：請款單 [號碼] 已逾期 14 天
[稱謂/姓名] 您好：
金額為 [金額] 的請款單 [號碼] 目前已逾期 14 天。由於尚未收到先前提醒信的回覆，若您能於本週內安排付款，或告知預計付款日期，我將不勝感激。
為利於溝通，我也很樂意以電話方式與您確認。若屆時尚未收到款項，我將於 [星期幾/日期] 致電向您了解狀況。
順祝 商祺，
[您的姓名]
5. 逾期 30 天
主旨：逾期催繳通知：請款單 [號碼] 已逾期 30 天
敬啟者 [稱謂/姓名]：
到期日為 [日期]、金額為 [金額] 的請款單 [號碼]，目前已逾期 30 天。依照雙方約定之合作條款，目前已產生 [金額或 %] 的逾期滯納金，應付總額調整為 [新總額]。
敬請於 [日期，約 7 天後] 前安排完成款項支付。若此筆請款單有任何問題，請立即與我聯繫，以便雙方協商處理。
敬祝，
[您的姓名]
6. 最終催告通知
主旨：最終催繳通知：請款單 [號碼]
敬啟者 [稱謂/姓名]：
經多次催告，原訂於 [日期] 到期、金額為 [金額] 的請款單 [號碼] 迄今仍未獲支付。請務必於 [日期，7–14 天後] 前付清全額款項 [總額]。
若逾期仍未收到款項，我方將 [暫停後續合作項目 / 將債權交由專業催收機構處理 / 採取法律小額訴訟程序]。我方仍期望能以直接溝通解決此事，若您有意商討分期還款計畫，請儘速與我方聯繫。
敬祝，
[您的姓名]
請注意：催繳信中提及的後續處置，務必是您實際準備好採取的行動。
您可以收取逾期滯納金或利息嗎？
通常可以，前提是客戶事前已經同意該條款。部分國家/地區在法律上也明文賦予企業收取商業逾期付款利息的權利：
- 英國：依據 Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998，針對其他企業的延遲付款，企業有權依法收取英格蘭銀行基準利率外加 8% 的法定利息；此外還可依欠款金額收取固定補償費：欠款低於 £1,000 為 £40、£9,999.99 以下為 £70，達到 £10,000 以上則為 £100。
- 歐盟：依據歐盟防範延遲付款指令（Directive 2011/7/EU），企業有權收取高於歐洲中央銀行參考利率至少 8 個百分點的利息，以及最低 €40 的催收成本補償金。各成員國會透過本國法律落實該指令。
- 美國：聯邦層級並無統一法規。逾期費用取決於雙方合約條款及各州法律規範（各州可能設有最高利息上限）。請務必在工作開始前，將逾期費用載明於合約條款及請款單上。
上述法定權利主要適用於企業客戶（B2B）。向一般消費者（B2C）收取滯納金通常受到更嚴格的限制，請務必確認您當地的法律規範。
順利收回款項的實用技巧
- 直接打電話：逾期約兩週時請親自通話溝通。一通簡短的電話往往能解決寄三封信都處理不了的問題。
- 詢問卡關原因：缺少採購單號、發票寄錯地址或未經確認的變更，往往是造成延遲的主因。
- 提供分期付款方案：如果客戶目前財務吃緊，能先收回部分款項總比完全收不到好。
- 暫停後續專案進度：針對累積高額逾期款項的客戶，應果斷暫停承接新委託。
- 完整保留追款紀錄：妥善存檔每一封提醒郵件與客戶回覆。若日後需要採取法律行動，這將是重要佐證。
- 防患於未然：對新客戶預先收取定金、縮短付款期限，並在完成交付當天立即開立請款單。
如何有效追蹤逾期請款單
如果手頭客戶數量不多，使用記錄請款單號、客戶名稱、金額、到期日與付款狀態的試算表就已足夠。Billsato Pro 能清楚標記每張請款單為「已付款」、「部分付款」或「已逾期」，讓您一眼看出該向誰追討款項。系統不會代您寄信給客戶：請使用自己的信箱寄出上述催款範本，客戶的回信便能直接送達您的收件匣。Billsato Pro 提供 7 天免費試用，之後每月僅需 $10。
剛開始接觸請款流程？歡迎閱讀請款單必須包含哪些項目以及我們的自由工作者請款單指南。
常見問題
請款單過期多久後該寄出催繳提醒？
到期日的隔天。及早且語氣友善的提醒，能及時喚起那些單純不小心遺漏款項的客戶，而這類情況佔了絕大多數。
我應該寄送幾次催款提醒？
在大約兩個月內通常寄送 4 到 5 次：逾期 1 天、1 週、2 週和 30 天時各寄一次，最後發送最終催告通知。在逾期約 2 週時，建議搭配通話追蹤。
催款信件的主旨應該怎麼寫？
寫明請款單號與目前狀態，例如「提醒：請款單 2026-042 款項已於昨日到期」。清晰的主旨有助於轉寄給正確的財務人員，日後也更容易搜尋查閱。
逾期付款可以收取利息嗎？
通常可以，前提是客戶事前已同意相關條款。英國與歐盟法規亦賦予企業法定權利，可就其他企業的逾期付款收取利息與固定補償費。在美國則取決於雙方合約規範及各州法律。
如果發出最終催告後客戶依然不付款怎麼辦？
您可以選擇協商分期還款計畫、暫停後續工作、委託催收機構處理，或是向法院聲請小額訴訟。請務必完整保留請款單、合約協議及每一次催款紀錄的備份。