Fatura vencida? Modelos de e-mail de cobrança para receber em dia
Quando uma fatura estiver vencida, envie um lembrete breve e amigável logo no dia seguinte ao vencimento. Em seguida, continue o contato em um cronograma fixo, aumentando a firmeza a cada etapa: após cerca de uma semana, duas semanas e 30 dias de atraso, antes de uma notificação final. A maioria dos clientes paga logo após o primeiro ou segundo aviso. Confira a seguir um cronograma e seis modelos de e-mail prontos para copiar.
Atrasos no pagamento são comuns: planeje-se
Uma fatura em atraso geralmente não é nada pessoal. Em uma pesquisa de 2025 da Atradius com empresas norte-americanas, 43% do valor das faturas entre empresas (B2B) estava vencido, com os clientes apontando problemas de fluxo de caixa ou burocracia interna de aprovação como os principais motivos. A pesquisa de 2025 da Intuit QuickBooks com pequenas empresas dos EUA apontou que 56% tinham valores a receber de faturas não pagas — uma média de $17,500 — e 47% tinham faturas com mais de 30 dias de atraso.
Por isso, encare a cobrança como uma etapa de rotina do seu faturamento, e não como um confronto. Uma abordagem clara e educada ajuda você a receber mais rápido e ainda preserva a relação com o cliente.
Antes do vencimento: facilite o pagamento
- Indique o vencimento como uma data exata na fatura ("Vencimento em 14 de novembro de 2026"), em vez de apenas "30 dias".
- Inclua todos os dados necessários para o pagamento: dados bancários, chave Pix, link de pagamento ou os meios aceitos.
- Adicione o número da ordem de compra caso o cliente tenha fornecido um. Sem esse número, muitas empresas não processam o pagamento da fatura.
- Deixe claros os termos para pagamentos em atraso na fatura, caso tenham sido combinados. No gerador de faturas do Billsato, você pode incluir uma cláusula sobre taxas e juros nas observações com um clique.
- Envie para a pessoa certa, normalmente a equipe do financeiro ou de contas a pagar, com cópia para o seu contato direto.
Cronograma de lembretes de pagamento
| Quando | O que enviar | Tom |
|---|---|---|
| 3 dias antes do vencimento | Aviso amigável (opcional, excelente para novos clientes) | Prestativo |
| 1 dia após o vencimento | Primeiro lembrete | Amigável, assumindo que foi apenas um esquecimento |
| 7 dias de atraso | Segundo lembrete, perguntando se há alguma pendência | Educado, direto |
| 14 dias de atraso | Terceiro lembrete mais uma ligação telefônica | Firme |
| 30 dias de atraso | Notificação formal, mencionando multas ou juros combinados | Formal |
| 45 a 60 dias de atraso | Notificação final com prazo definitivo e próximos passos | Decisivo |
Responda sempre na mesma conversa de e-mail e anexe a fatura novamente. Assim, ninguém poderá dizer "nós nunca recebemos isso".
Modelos de e-mail de cobrança
1. Antes do vencimento
Assunto: Fatura [número] com vencimento em [data]
Olá, [nome],
Passando apenas para lembrar que a fatura [número], no valor de [valor], vence em [data]. Anexei o documento novamente para facilitar. O pagamento pode ser feito via [método de pagamento / link].
Muito obrigado e fico à disposição caso precise de algo.
[Seu nome]
2. Um dia de atraso
Assunto: Lembrete: a fatura [número] venceu ontem
Olá, [nome],
Tudo bem? A fatura [número], no valor de [valor], venceu em [data] e ainda não identificamos o pagamento. Como imagino que tenha sido apenas uma distração na rotina, anexei o documento aqui novamente.
Você pode realizar o pagamento por [método de pagamento / link]. Se o envio já tiver sido feito, por favor desconsidere este e-mail.
Obrigado,
[Seu nome]
3. Uma semana de atraso
Assunto: Fatura [número] está com 7 dias de atraso
Olá, [nome],
Escrevo para acompanhar a fatura [número], no valor de [valor], que venceu em [data]. Você poderia me informar quando podemos esperar o pagamento ou se houve algum impedimento, como a ausência do número do pedido ou alguma dúvida sobre os itens faturados?
A fatura segue em anexo novamente. Agradeço pela atenção.
[Seu nome]
4. Duas semanas de atraso
Assunto: Segundo lembrete: fatura [número], 14 dias de atraso
Olá, [nome],
A fatura [número], no valor de [valor], está agora com 14 dias de atraso. Não recebi retorno aos lembretes anteriores, por isso agradeceria se pudesse providenciar o pagamento ainda esta semana ou me confirmar a data prevista.
Se preferir conversar para alinharmos os detalhes, estou à disposição. Vou tentar falar com você por telefone na [dia da semana], caso o pagamento não seja identificado antes.
Atenciosamente,
[Seu nome]
5. 30 dias de atraso
Assunto: Aviso de atraso: fatura [número], 30 dias vencida
Prezado(a) [nome],
A fatura [número], no valor de [valor] e vencida em [data], está com 30 dias de atraso. Conforme estipulado em nossos termos previamente acordados, aplica-se agora uma taxa por atraso de [valor ou %], elevando o saldo total para [novo total].
Solicitamos que o pagamento seja realizado até [data, cerca de 7 dias a partir de hoje]. Caso haja qualquer pendência referente à fatura, entre em contato imediatamente para que possamos resolver.
Atenciosamente,
[Seu nome]
6. Notificação final
Assunto: Notificação final: fatura [número]
Prezado(a) [nome],
Apesar de diversos lembretes enviados, a fatura [número], no valor de [valor] e com vencimento original em [data], permanece em aberto. Solicitamos a quitação integral do saldo de [total] até [data, de 7 a 14 dias a partir de hoje].
Caso o pagamento não seja confirmado até esse prazo, precisarei [pausar os trabalhos em andamento / encaminhar a pendência para cobrança externa / iniciar medidas judiciais de cobrança]. Preferimos resolver esta questão de forma direta, por isso entre em contato caso deseje propor um plano de parcelamento.
Atenciosamente,
[Seu nome]
Mencione apenas as consequências que você realmente tem a intenção de executar.
É permitido cobrar multas ou juros por atraso?
Geralmente sim, se o cliente tiver concordado com essas condições previamente. Em alguns países, a legislação assegura explicitamente esse direito em transações comerciais:
- Reino Unido: sob o Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, as empresas podem cobrar juros legais de 8% mais a taxa básica do Bank of England em atrasos de outras empresas, além de uma indenização fixa de £40 para dívidas abaixo de £1,000, £70 até £9,999.99 e £100 a partir de £10,000.
- União Europeia: a Late Payment Directive (2011/7/EU) concede às empresas o direito a juros de no mínimo 8 pontos percentuais acima da taxa de referência do European Central Bank, somados a uma compensação mínima de €40 pelos custos de recuperação. Cada país aplica a diretiva por meio de sua própria lei.
- Estados Unidos: não existe uma regra federal unificada. As penalidades por atraso dependem do contrato e da legislação de cada estado, que pode limitar as taxas de juros. Inclua esses termos no acordo inicial e na fatura antes de iniciar os trabalhos.
Esses direitos dizem respeito a clientes corporativos. A cobrança de clientes pessoa física (consumidores finais) costuma ter restrições mais rigorosas, portanto consulte a legislação local aplicável.
Boas práticas para receber faturas em dia
- Faça uma ligação telefônica ao completar cerca de duas semanas de atraso. Um contato rápido costuma resolver o que três e-mails não conseguiram.
- Procure entender o motivo. A falta do número do pedido de compra, divergências de cadastro e revisões pendentes respondem por grande parte dos atrasos.
- Ofereça um parcelamento caso o cliente esteja com dificuldades financeiras. Receber parte do valor agora é muito melhor do que não receber nada depois.
- Interrompa novas entregas para clientes com valores pendentes significativos.
- Mantenha um registro de todos os contatos e respostas. Você precisará dessas evidências se precisar escalar a cobrança.
- Previna problemas futuros: solicite adiantamentos a novos clientes, reduza os prazos de pagamento e emita a fatura logo no dia da entrega.
Como acompanhar faturas vencidas
Uma planilha com o número da fatura, cliente, valor, data de vencimento e situação funciona bem para quem atende poucos clientes. O Billsato Pro classifica cada fatura como paga, parcialmente paga ou vencida, permitindo verificar em instantes quem você precisa cobrar. O sistema não envia e-mails automáticos aos seus clientes: você mesmo envia os lembretes sugeridos acima da sua própria caixa de entrada, garantindo que as respostas venham diretamente para você. O Billsato Pro custa $10/mês após um teste gratuito de 7 dias.
Começando agora? Descubra o que deve constar em uma fatura e veja também nosso guia de faturas para freelancers.
Perguntas frequentes
Quando devo enviar a primeira cobrança de uma fatura vencida?
No dia seguinte ao vencimento. Um lembrete amigável e rápido alcança as faturas que foram apenas esquecidas — e essa costuma ser a maioria delas.
Quantos lembretes de cobrança devo enviar?
Normalmente de quatro a cinco ao longo de cerca de dois meses: com um dia, uma semana, duas semanas e 30 dias de atraso, seguidos por uma notificação final. Vale adicionar uma ligação telefônica por volta de duas semanas de atraso.
O que colocar no assunto de um e-mail de cobrança?
O número da fatura e a situação dela, como por exemplo "Lembrete: a fatura 2026-042 venceu ontem". Linhas de assunto claras facilitam o encaminhamento para o setor responsável e a localização da mensagem depois.
Posso cobrar juros sobre uma fatura em atraso?
Geralmente sim, se o seu cliente concordou com isso com antecedência. No Reino Unido e na União Europeia, a legislação garante o direito legal a juros e indenizações fixas por atrasos entre empresas. Nos Estados Unidos, depende do contrato e da legislação estadual.
E se o cliente ainda não pagar após a notificação final?
Suas opções são propor um parcelamento, pausar trabalhos futuros, contratar uma assessoria de cobrança ou recorrer à Justiça (como o Juizado Especial Cível). Guarde cópias da fatura, do contrato e de todas as mensagens de cobrança.
Fontes
- Global Trade Review: Barômetro de Práticas de Pagamento Atradius 2025 (Américas)
- Intuit QuickBooks: Relatório de Pagamentos Atrasados em Pequenas Empresas 2025
- GOV.UK: Pagamentos comerciais em atraso, cobrança de juros e recuperação de dívidas
- EUR-Lex: Diretiva 2011/7/UE sobre o combate aos atrasos de pagamento nas transações comerciais