Erääntynyt lasku? Maksumuistutukset, joilla saat rahasi
Kun lasku on erääntynyt, lähetä lyhyt ja ystävällinen muistutus eräpäivää seuraavana päivänä. Jatka sen jälkeen kiinteän aikataulun mukaan muuttuen joka kerta jämäkämmäksi: noin viikko, kaksi viikkoa ja 30 päivää myöhässä, ja lopuksi viimeinen maksuvaatimus. Useimmat myöhästyneet laskut maksetaan ensimmäisen tai toisen muistutuksen jälkeen. Alta löydät aikataulun ja kuusi sähköpostipohjaa, jotka voit kopioida käyttöösi.
Maksujen myöhästyminen on tavallista, joten varaudu siihen
Laskun myöhästyminen ei yleensä ole henkilökohtaista. Atradius-yhtiön vuoden 2025 yhdysvaltalaisyrityksiä koskeneessa tutkimuksessa 43 % yritysten välisten laskujen arvosta oli erääntynyttä, ja asiakkaat vetosivat useimmiten omaan kassavirtaansa tai hitaaseen sisäiseen hyväksyntään. Intuit QuickBooks -palvelun vuoden 2025 yhdysvaltalaisia pienyrityksiä koskevassa kyselyssä todettiin, että 56 %:lla oli saatavia maksamattomista laskuista, keskimäärin 17 500 dollarin edestä, ja 47 %:lla oli laskuja yli 30 päivää myöhässä.
Suhtaudu muistutuksiin siis rutiininomaisena osana laskutusta, älä riitana. Selkeä ja kohtelias järjestelmä tuo rahasi nopeammin ja säilyttää asiakassuhteen.
Ennen eräpäivää: tee maksamisesta helppoa
- Merkitse eräpäivä selkeänä päivämääränä laskuun ("Eräpäivä 14. marraskuuta 2026"), älä vain merkintää "Net 30".
- Ilmoita kaikki maksamiseen tarvittavat tiedot: pankkitiedot, maksulinkki tai hyväksymäsi maksutavat.
- Lisää asiakkaan ostotilausnumero (PO-numero), jos he ovat antaneet sellaisen. Ilman sitä monet yritykset eivät käsittele laskua.
- Kirjoita viivästysmaksuehtosi laskulle, mikäli sellaisista on sovittu. Billsaton laskugeneraattorissa voit lisätä viivästyskululausekkeen lisätietoihin yhdellä napsautuksella.
- Lähetä lasku oikealle henkilölle, yleensä talousosastolle, ja laita yhteyshenkilösi kopiosaajaksi.
Maksumuistutusten aikataulu
| Milloin | Mitä lähettää | Sävy |
|---|---|---|
| 3 päivää ennen eräpäivää | Ystävällinen ennakkohuomautus (valinnainen, hyvä uusille asiakkaille) | Auttavainen |
| 1 päivä eräpäivän jälkeen | Ensimmäinen muistutus | Ystävällinen, olettaa inhimillisen unohduksen |
| 7 päivää eräpäivästä | Toinen muistutus, kysy estääkö jokin maksamisen | Kohtelias, suora |
| 14 päivää eräpäivästä | Kolmas muistutus sekä puhelinsoitto | Jämäkkä |
| 30 päivää eräpäivästä | Virallinen ilmoitus, mainitse viivästyskulut tai -korko, jos niistä on sovittu | Virallinen |
| 45–60 päivää eräpäivästä | Viimeinen maksuvaatimus, jossa on määräaika ja jatkotoimet | Lopullinen |
Vastaa aina samaan sähköpostiketjuun ja liitä lasku uudelleen mukaan. Tee mahdottomaksi väittää, että "emme koskaan saaneet sitä".
Maksumuistutusten sähköpostipohjat
1. Ennen eräpäivää
Aihe: Lasku [numero] erääntyy [päivämäärä]
Hei [nimi],
Muistuttelen lyhyesti, että lasku [numero], summaltaan [summa], erääntyy [päivämäärä]. Liitän sen avuksi vielä tähän viestiin. Voitte maksaa sen käyttäen [maksutapa / maksulinkki].
Kiitos, ja ilmoitathan, jos tarvitset minulta lisätietoja.
[Nimesi]
2. Yksi päivä eräpäivän jälkeen
Aihe: Muistutus: lasku [numero] erääntyi eilen
Hei [nimi],
Toivottavasti kaikki on hyvin. Lasku [numero], summaltaan [summa], erääntyi [päivämäärä], emmekä ole vielä vastaanottaneet suoritusta. Lasku on todennäköisesti vain jäänyt huomaamatta, joten liitän sen uudelleen tähän viestiin.
Voitte suorittaa maksun käyttäen [maksutapa / maksulinkki]. Jos suoritus on jo matkalla, voitte jättää tämän viestin huomiotta.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
3. Yksi viikko eräpäivän jälkeen
Aihe: Lasku [numero] on nyt 7 päivää myöhässä
Hei [nimi],
Palaan laskuun [numero], summaltaan [summa], joka erääntyi [päivämäärä]. Voisitteko ilmoittaa, milloin voimme odottaa maksua, tai estääkö jokin asian käsittelyn, kuten puuttuva ostotilausnumero tai jokin kysymys laskuun liittyen?
Lasku on jälleen liitteenä. Kiitos avustanne.
[Nimesi]
4. Kaksi viikkoa eräpäivän jälkeen
Aihe: Toinen muistutus: lasku [numero], 14 päivää myöhässä
Hei [nimi],
Lasku [numero], summaltaan [summa], on nyt 14 päivää erääntynyt. En ole saanut vastausta aiempiin muistutuksiini, joten arvostaisin, jos voisitte järjestää maksun tällä viikolla tai ilmoittaa arvioidun maksupäivän.
Mikäli asia vaatii keskustelua, voin mielelläni soittaa teille. Tavoittelen teitä puhelimitse [viikonpäivä], ellei maksu ehdi perille sitä ennen.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
5. 30 päivää eräpäivän jälkeen
Aihe: Huomautus erääntyneestä saatavasta: lasku [numero], 30 päivää myöhässä
Hyvä [nimi],
Lasku [numero], summaltaan [summa], jonka eräpäivä oli [päivämäärä], on nyt 30 päivää myöhässä. Sopimusehtojemme mukaisesti siihen lisätään nyt viivästyskulu [summa tai %], jolloin maksettava kokonaissumma on [uusi kokonaissumma].
Pyydämme maksamaan suorituksen viimeistään [päivämäärä, noin 7 päivää tästä]. Jos laskussa on jokin epäselvyys, ilmoittakaa siitä välittömästi, jotta saamme asian selvitettyä.
Terveisin,
[Nimesi]
6. Viimeinen maksuvaatimus
Aihe: Viimeinen maksuvaatimus: lasku [numero]
Hyvä [nimi],
Useista muistutuksista huolimatta lasku [numero], summaltaan [summa], jonka eräpäivä oli [päivämäärä], on yhä maksamatta. Pyydämme suorittamaan koko avoimen saldon [kokonaissumma] viimeistään [päivämäärä, 7–14 päivää tästä].
Mikäli suoritusta ei ole vastaanotettu määräaikaan mennessä, joudun [keskeyttämään jatkotyöt / siirtämään saatavan perintätoimistolle / aloittamaan oikeudellisen perinnän käräjäoikeudessa]. Haluaisin sopia asian suoraan kanssanne, joten ottakaa yhteyttä, mikäli haluatte sopia maksusuunnitelmasta.
Terveisin,
[Nimesi]
Mainitse vain sellaisia toimenpiteitä, jotka olet tosiasiallisesti valmis toteuttamaan.
Voiko viivästyskuluja tai -korkoa periä?
Yleensä kyllä, jos asiakas on hyväksynyt sen etukäteen. Joissakin maissa yrityksille myönnetään myös lakisääteinen oikeus korkoon yritysten välisissä maksuviivästyksissä:
- Yhdistynyt kuningaskunta: Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 -lain mukaan yritys voi vaatia lakisääteistä viivästyskorkoa, joka on 8 % yli Bank of Englandin ohjauskoron, toisen yrityksen myöhästyneistä maksuista, sekä kiinteää vakiokorvausta: £40 alle £1 000 saatavista, £70 enintään £9 999,99 saatavista ja £100 vähintään £10 000 saatavista.
- Euroopan unioni: maksuviivästysdirektiivi (Directive 2011/7/EU) antaa yrityksille oikeuden vähintään 8 prosenttiyksikköä Euroopan keskuspankin viitekorkoa korkeampaan viivästyskorkoon sekä vähintään 40 euron vakiokorvaukseen perintäkuluista. Kukin maa soveltaa tätä oman lainsäädäntönsä kautta.
- Yhdysvallat: liittovaltion tason sääntöä ei ole. Viivästysmaksut riippuvat sopimuksestasi ja osavaltion lainsäädännöstä, joka saattaa asettaa enimmäisrajan korolle. Kirjaa viivästyskulut sopimusehtoihisi ja laskulle ennen työn aloittamista.
Nämä oikeudet koskevat yritysasiakkaita. Kuluttajien veloittaminen on yleensä tiukemmin säänneltyä, joten tarkista paikalliset säännöt.
Vinkkejä laskujen kotiuttamiseen
- Tartu puhelimeen, kun lasku on noin kaksi viikkoa myöhässä. Lyhyt puhelu ratkaisee usein sen, mihin kolme sähköpostia ei pystynyt.
- Kysy, mikä mättää. Puuttuvat ostotilausnumerot, väärät osoitteet ja hyväksymättömät muutokset aiheuttavat monia viivästyksiä.
- Tarjoa maksusuunnitelmaa, jos asiakkaalla on talousvaikeuksia. Osa rahoista nyt on parempi kuin ei mitään myöhemmin.
- Keskeytä uudet työt asiakkaille, joilla on suuria erääntyneitä saldoja.
- Pidä lokia jokaisesta muistutuksesta ja vastauksesta. Tarvitset sitä, jos viet asian eteenpäin.
- Ennaltaehkäise seuraava tapaus: pyydä ennakkomaksuja uusilta asiakkailta, lyhennä maksuehtoja ja laskuta toimituspäivänä.
Erääntyneiden laskujen seuranta
Taulukkolaskentapohja, jossa on laskun numero, asiakas, summa, eräpäivä ja tila, toimii muutaman asiakkaan kanssa. Billsato Pro näyttää jokaisen laskun tilaksi maksettu, osittain maksettu tai erääntynyt, joten näet yhdellä silmäyksellä, ketä muistuttaa. Se ei lähetä sähköposteja asiakkaillesi puolestasi: lähetä yllä olevat muistutukset omasta sähköpostistasi, jolloin vastaukset tulevat suoraan sinulle. Pro maksaa 10 dollaria kuukaudessa 7 päivän ilmaisen kokeilujakson jälkeen.
Oletko vasta aloittamassa? Lue mitä tietoja laskussa on oltava ja tutustu oppaaseemme freelancerin laskutuksesta.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka pian erääntyneestä laskusta tulisi lähettää muistutus?
Eräpäivää seuraavana päivänä. Varhainen, ystävällinen muistutus tavoittaa laskut, jotka ovat vain vahingossa unohtuneet – ja niitä on suurin osa.
Kuinka monta maksumuistutusta tulisi lähettää?
Yleensä neljästä viiteen noin kahden kuukauden aikana: yksi päivä, yksi viikko, kaksi viikkoa ja 30 päivää eräpäivän jälkeen, ja lopuksi maksuvaatimus. Soita lisäksi puhelu noin kahden viikon kohdalla.
Mitä maksumuistutuksen otsikkokenttään tulisi kirjoittaa?
Laskun numero ja sen tila, esimerkiksi "Muistutus: lasku 2026-042 erääntyi eilen". Selkeät otsikot ohjataan helpommin oikealle henkilölle ja ne löytyvät vaivattomasti myöhemmin.
Voinko veloittaa korkoa myöhästyneestä laskusta?
Yleensä kyllä, jos asiakas on hyväksynyt sen etukäteen. Yhdistyneen kuningaskunnan ja EU:n lainsäädäntö antaa yrityksille myös lakisääteisen oikeuden viivästyskorkoon ja vakiokorvaukseen toisilta yrityksiltä myöhässä olevista maksuista. Yhdysvalloissa tämä riippuu sopimuksestasi ja osavaltion laista.
Mitä jos asiakas ei silti maksa viimeisen huomautuksen jälkeen?
Vaihtoehtojasi ovat maksusuunnitelmasta sopiminen, lisätöiden keskeyttäminen, perintätoimiston käyttö tai asian vieminen käräjäoikeuteen. Säilytä kopiot laskusta, sopimuksestasi ja jokaisesta muistutuksesta.