Mikä on lasku? Määritelmä, esimerkit ja pakolliset tiedot
Lasku on asiakirja, jonka myyjä lähettää ostajalle pyytääkseen maksua tuotteista tai palveluista. Siinä eritellään, mitä on myyty, paljonko kukin nimike maksaa, maksettava kokonaissumma sekä maksutapa ja -aika. Molemmille osapuolille se toimii myös kirjallisena tositteena kaupasta.
Tämä on lyhyt vastaus. Tässä oppaassa käydään läpi, mitä laskun tulee sisältää, mitä eri maiden lait vaativat, tärkeimmät laskutyypit, miten lasku eroaa kuitista, ostolaskusta tai tarjouksesta, ja miten lasku luodaan.
Laskun määritelmä minuutissa
- Kuka lähettää: myyjä (yritys, freelancer, urakoitsija).
- Kuka vastaanottaa: ostaja, jota kutsutaan usein asiakkaaksi.
- Milloin: kun työ on tehty tai tavarat on toimitettu, tai sovituissa vaiheissa pidemmän projektin aikana.
- Mitä se tekee: pyytää maksua, toimii myyntitositteena ja todentaa molempien osapuolten verotietoja.
- Mitä se ei ole: maksutosite. Sitä varten on kuitti.
Itse sana on vanha. Englannin kieli lainasi sen 1500-luvulla ranskan sanasta envois, "lähetetyt asiat", joka on monikko sanasta envoi (tavaralähetys). Lasku oli lähetysluettelo, joka kulki tavaran mukana, ja pääpiirteissään samaa tarkoitusta se palvelee edelleen.
Mihin laskua käytetään
Lasku saattaa näyttää yksinkertaiselta maksulapulta, mutta sillä on neljä erillistä tehtävää:
- Se pyytää maksun suorittamista. Se ilmoittaa summan, eräpäivän ja maksutavat.
- Se toimii tositteena myynnistä. Tulosi ja asiakkaasi menot perustuvat siihen, joten molemmat säilyttävät kopion.
- Se todentaa veroilmoitukset. Veroviranomaiset tarkistavat laskuista myyntiverot, arvonlisäveron (ALV) tai GST:n. Monissa maissa yritys voi vähentää arvonlisäveron vain, jos sillä on asianmukainen lasku.
- Se vahvistaa ehdot. Maksuehdot, viivästyskorot ja tarkka toimituksen sisältö on kirjattu ylös, mikä auttaa mahdollisissa erimielisyyksissä.
Mitä laskun tulee sisältää
Vaatimukset vaihtelevat maittain (lisää tästä alla), mutta kattava ja ammattimainen lasku sisältää seuraavat tiedot:
- Sana "Lasku" yläreunassa, jotta sitä ei sekoiteta tarjoukseen. Jos olet arvonlisäverovelvollinen, monissa maissa vaaditaan merkintää "Verolasku" tai "ALV-lasku".
- Yksilöllinen laskunumero. Numeroiden tulisi muodostaa katkeamaton sarja, esimerkiksi LASKU-0001, LASKU-0002, ilman aukkoja tai toistoja.
- Laskun päiväys (laskun luontipäivä) ja, jos eri, tavaroiden tai palvelujen toimituspäivä.
- Omat tietosi: yrityksen tai toiminimen nimi, osoite, sähköposti tai puhelinnumero sekä verotunniste, kuten ALV-numero, Y-tunnus tai ABN.
- Asiakkaan tiedot: nimi tai yrityksen nimi ja osoite. EU-alueen yritysasiakkailta vaaditaan usein myös heidän ALV-tunnuksensa (VAT-numero).
- Kuvaus toimitetuista tuotteista tai palveluista: kukin tuote tai palvelu omalla rivillään määrineen, yksikköhintoineen ja rivisummineen.
- Veroton summa, vero ja loppusumma: summa ennen veroja, verokanta ja veron määrä, mahdolliset alennukset sekä maksettava kokonaissumma.
- Eräpäivä ja maksuehdot, kuten "Heti" tai "14 päivää netto" / "30 päivää netto".
- Maksutiedot: pankkitilin tiedot (kuten IBAN ja BIC), maksulinkki tai hyväksytyt maksusovellukset.
- Lisätiedot tarvittaessa: ostotilausnumero (PO-numero), projektin nimi, viivästyskorkoehdot tai kiitosviesti.
Yksinkertainen laskuesimerkki
Tältä näyttää tyypillisen pienen palvelulaskun erittely:
| Kuvaus | Määrä | Yksikköhinta | Summa |
|---|---|---|---|
| Logosuunnittelu | 1 | $800.00 | $800.00 |
| Brändiohjeisto (PDF) | 1 | $450.00 | $450.00 |
| Muutoskierrokset (tunnit) | 3 | $60.00 | $180.00 |
| Välisumma | $1,430.00 | ||
| Myyntivero (0 %, palvelu ei veronalainen täällä) | $0.00 | ||
| Maksettava summa 14. marraskuuta mennessä | $1,430.00 | ||
Taulukon yläpuolella ovat myyjän ja asiakkaan tiedot, laskun numero (esimerkiksi LASKU-0042), laskun päiväys ja maksuehdot. Sen alapuolelle tulevat maksuohjeet.
Onko laskuille lakisääteisiä vaatimuksia?
Kyllä, useimmissa maissa heti, kun olet rekisteröitynyt myyntiveron tai arvonlisäveron (ALV/GST) piiriin. Seuraavassa esitellään käytäntöjä muutamilla suurilla markkina-alueilla. Tarkista aina oman maasi veroviranomaisen ohjeet, sillä säännöt muuttuvat.
Euroopan unioni
EU:n arvonlisäverodirektiivi (Article 226) määrittelee, mitä ALV-laskun on sisällettävä. Vaatimuksiin kuuluvat laskun antamispäivä, juokseva yksilöllinen tunnistenumero, myyjän ALV-tunniste, asiakkaan ALV-tunniste tietyissä tapauksissa, molempien osapuolten täydelliset nimet ja osoitteet, toimitettujen tavaroiden tai palvelujen määrä ja laji, toimituspäivä, veron peruste verokannoittain, sovellettava ALV-kanta sekä suoritettavan arvonlisäveron määrä. Kukin jäsenvaltio sisällyttää nämä säännöt omaan lainsäädäntöönsä, toisinaan lisävaatimuksilla.
Yhdistynyt kuningaskunta
ALV-rekisteröityjen brittiyritysten on annettava ALV-laskuja, joista käy ilmi yrityksen ALV-numero, toimitusajankohta, tuotekohtainen veroton hinta, ALV-kanta sekä kokonaissummat veroineen ja verotta. Enintään 250 punnan (£) myynneistä arvonlisäveroineen voidaan antaa yksinkertaistettu lasku, jossa on vähemmän tietoja.
Australia
GST-rekisteröidyn yrityksen on annettava verolasku 28 päivän kuluessa asiakkaan pyynnöstä, paitsi jos kaupan arvo on 82,50 dollaria ($) tai vähemmän GST mukaan lukien. Laskusta on käytävä ilmi, että kyseessä on verolasku, myyjän henkilöllisyys ja ABN, päiväys, kuvaus myydyistä kohteista määritteineen ja hintoineen, GST:n määrä sekä se, kuinka suuri osa myynnistä on veronalaista. Yli 1 000 dollarin summista on ilmoitettava myös ostajan henkilöllisyys tai ABN.
Yhdysvallat
Yhdysvalloissa ei ole yhtä liittovaltiotasoista vakiolaskumuotoa. Tärkeintä on, että laskut ovat tarkkoja, ne säilytetään kirjanpidossa ja niissä näkyy mahdollinen myyntivero oikein. Myyntiverosta (sales tax) päättää kukin osavaltio erikseen, ja monissa osavaltioissa palveluista ei peritä lainkaan veroa.
Maat, joissa pelkkä PDF ei riitä
Yhä useammat maat edellyttävät sähköistä laskutusta (e-invoicing): rakenteellisia verkkolaskuja, jotka lähetetään virallisen valtion järjestelmän tai hyväksytyn verkoston kautta sähköpostiin liitetyn PDF-tiedoston sijaan. Italia on vaatinut tätä yritysmyynnissä vuodesta 2019, Meksikolla (CFDI), Brasilialla (NF-e), Turkilla (e-Fatura), Saudi-Arabialla (ZATCA) ja Intialla (suuremmille yrityksille) on omat järjestelmänsä, Belgia teki siitä pakollista yritysten välisessä myynnissä tammikuussa 2026, Ranska ottaa sen käyttöön vaiheittain syyskuusta 2026 alkaen, Puola vuodesta 2026 ja Saksa vuodesta 2027 alkaen. EU suunnittelee verkkolaskutusta rajat ylittävään yritysmyyntiin heinäkuusta 2030 alkaen. Jos toimit näillä alueilla, käytä virallista järjestelmää verolaskuihin. PDF-lasku on edelleen hyödyllinen tarjouksiin, proforma-laskuihin ja ulkomaalaisille asiakkaille.
Laskutyypit
- Vakiolasku (tavallinen lasku): tavanomainen maksupyyntö myynnin jälkeen.
- Proforma-lasku: alustava ennakkolasku, joka lähetetään ennen kauppaa ja jossa näkyy ostajalta veloitettava summa. Sitä käytetään usein tullia varten tai ennakkomaksun järjestämiseen, eikä se ole varsinainen virallinen maksupyyntö.
- Väliaikaislasku tai edistymislasku: laskuttaa osan pitkästä projektista sen eri vaiheiden valmistuessa. Tyypillinen rakennusalalla (katso urakoitsijan laskutusopas).
- Loppulasku: päättää projektin ja ottaa huomioon aiemmat välimaksut ja ennakkomaksut.
- Toistuvaislasku: säännöllinen veloitus ennalta sovitun aikataulun mukaan, kuten kuukausittainen ylläpito- tai huoltosopimus.
- Tuntilasku: laskuttaa tehdyt työtunnit tuntihinnan perusteella. Tyypillinen freelancereille ja konsulteille (katso freelancerin laskutusopas).
- Hyvityslasku: vähentää tai mitätöi jo lähetetyn laskun palautuksen, liikaveloituksen tai virheen vuoksi.
- Veloitusilmoitus (debit note): kasvattaa aiemman laskun loppusummaa, esimerkiksi lisäveloitusten myötä.
- Kauppalasku (commercial invoice): käytetään kansainvälisessä kaupassa. Tulli käyttää sitä tavaroiden arvon määrittämiseen ja tullimaksujen laskemiseen, joten se sisältää tietoja, kuten alkuperämaan ja tullinimikkeet.
Lasku vs kuitti, ostolasku, tarjous ja ostotilaus
| Asiakirja | Kuka lähettää | Milloin | Mitä se viestii |
|---|---|---|---|
| Tarjous / hinta-arvio | Myyjä | Ennen työn aloittamista | "Tämän verran se maksaa." |
| Ostotilaus | Ostaja | Ennen työn aloittamista | "Sitoudumme ostamaan tämän tähän hintaan." |
| Lasku | Myyjä | Toimituksen jälkeen | "Maksakaa tämä summa tähän eräpäivään mennessä." |
| Ostolasku (bill) | Myyjä | Toimituksen jälkeen | Sama asiakirja kuin lasku, mutta ostajan näkökulmasta katsottuna. Käytetään myös sähkö- ja ravintolalaskuista. |
| Kuitti | Myyjä | Maksun jälkeen | "Olemme vastaanottaneet maksunne." |
Yksinkertaisin nyrkkisääntö: tarjous tulee ennen työtä, lasku pyytää rahaa ja kuitti vahvistaa rahan saapumisen.
Kuinka lasku luodaan
- Lisää yrityksesi tiedot ja logo, jos sinulla on sellainen.
- Lisää asiakkaan tiedot sekä asiakkaan antama ostotilausnumero, jos saatavilla.
- Anna laskulle numero ja päiväys numerosarjaasi jatkaen.
- Erittele kukin tuote tai palvelu määrien ja hintojen kanssa.
- Lisää verot, alennukset ja toimituskulut, mikäli niitä sovelletaan.
- Määritä eräpäivä ja maksuehdot sekä lisää maksutiedot.
- Tarkista tiedot ja tallenna PDF-muodossa, lähetä lasku ja säilytä itselläsi kopio.
Voit tehdä kaiken tämän Billsaton ilmaisella laskugeneraattorilla: täytä lomake, seuraa PDF-esikatselun päivittymistä reaaliajassa ja lataa tiedosto. Palvelu ei vaadi rekisteröitymistä, siinä ei ole vesileimoja, ja kirjoittamasi tiedot pysyvät omassa selaimessasi.
Milloin ja miten lasku lähetetään
Lähetä lasku heti, kun työ on toimitettu. Mitä kauemmin odotat, sitä kauemmin joudut odottamaan rahojasi. Pitkissä projekteissa sovi vaihemaksuista tai ennakkomaksusta ennen aloittamista. Sähköposti PDF-liitteellä on nopein ja yleisin tapa lähettää lasku. Kirjoita laskun numero, summa ja eräpäivä myös itse viestiin, äläkä jätä niitä vain liitteen varaan.
Maksujen viivästyminen on tavallista: Atradius-yhtiön vuoden 2025 tutkimuksessa yhdysvaltalaisista yrityksistä 43 % yritystenvälisten laskujen arvosta oli myöhässä. Jos eräpäivä ylittyy, oppaamme aiheesta maksumuistutussähköpostit tarjoaa valmiit aikataulut ja viestipohjat, joita voit hyödyntää.
Kuinka kauan laskuja on säilytettävä
Säilytä kopio jokaisesta lähettämästäsi ja vastaanottamastasi laskusta. Säilytysaika riippuu maastasi. Yhdysvalloissa IRS vaatii yleensä säilyttämään asiakirjoja kolme vuotta veroilmoituksen jättämisestä ja joissakin tapauksissa jopa seitsemän vuotta. HMRC Yhdistyneessä kuningaskunnassa edellyttää toiminimiyrittäjiltä vähintään viiden vuoden säilytysaikaa tammikuun 31. päivän veroilmoituksen määräpäivästä ja osakeyhtiöiltä kuutta vuotta. Monissa muissa maissa säilytysajaksi on säädetty viidestä kymmeneen vuotta.
Usein kysytyt kysymykset
Onko lasku sama asia kuin kuitti?
Ei. Lasku on maksupyyntö, joka lähetetään ennen kuin asiakas maksaa. Kuitti puolestaan vahvistaa maksun vastaanottamisen ja toimitetaan maksun jälkeen. Jotkut yritykset merkitsevät maksetun laskun sanalla "Maksettu" ja palauttavat sen asiakkaalle, jolloin se toimii kuittina.
Onko lasku oikeudellisesti sitova?
Yksinään yleensä ei. Maksuvelvollisuus perustuu sinun ja asiakkaasi väliseen sopimukseen, olipa kyseessä kirjallinen sopimus, hyväksytty tarjous tai tilaus. Lasku toimii todisteena kyseisestä sopimuksesta ja velan määrästä, minkä vuoksi se on keskeinen mahdollisissa riitatilanteissa.
Voinko lähettää laskun, jos minulla ei ole rekisteröityä yritystä?
Kyllä, useimmissa maissa. Yksityishenkilöt ja toiminimiyrittäjät voivat laskuttaa tekemästään työstä omalla nimellään. Se, täytyykö sinun rekisteröityä verovelvolliseksi ja milloin sinun tulee periä ALV, GST tai myyntivero, riippuu maastasi ja tuloistasi, joten tarkista aina paikallisen veroviranomaisen ohjeet.
Täytyykö laskujen olla numeroituja?
Kyllä. Käytä jokaisessa laskussa yksilöllistä numeroa katkeamattomassa sarjassa, kuten LASKU-0001, LASKU-0002. EU:n ja Yhdistyneen kuningaskunnan ALV-säännöt edellyttävät tätä, ja se tekee kirjanpidostasi huomattavasti selkeämpää kaikkialla muuallakin.
Voinko lähettää laskun PDF-muodossa?
Kyllä, useimmissa maissa sähköpostitse lähetetty PDF on normaali, pätevä lasku. Poikkeuksena ovat maat, joissa sähköinen verkkolaskutus on pakollista, kuten Italia, Meksiko tai Brasilia, joissa yritystenväliset verolaskut on lähetettävä virallisen järjestelmän kautta.
Mitä eroa on laskulla ja laskelmalla (invoice vs bill)?
Ne ovat yleensä täysin sama asiakirja. Myyjä kutsuu sitä laskuksi (invoice); maksava ostaja kutsuu sitä usein maksettavaksi laskuksi (bill). Sanaa "bill" käytetään usein myös arkisista veloituksista, kuten sähkölaskuista tai ravintolalaskuista.