இன்வாய்ஸ் என்றால் என்ன? விளக்கம், உதாரணம் மற்றும் சேர்க்க வேண்டிய விவரங்கள்
இன்வாய்ஸ் என்பது பொருட்கள் அல்லது சேவைகளுக்கான கட்டணத்தைக் கோருவதற்காக ஒரு விற்பனையாளர் வாங்குபவருக்கு அனுப்பும் ஆவணமாகும். இதில் என்ன விற்கப்பட்டது, ஒவ்வொரு பொருளின் விலை, செலுத்த வேண்டிய மொத்தத் தொகை, எப்போது மற்றும் எப்படி பணம் செலுத்த வேண்டும் போன்ற விவரங்கள் பட்டியலிடப்பட்டிருக்கும். இரு தரப்பினருக்கும் இது விற்பனையின் எழுத்துப்பூர்வ பதிவாகும்.
இது சுருக்கமான விளக்கம். இந்த வழிகாட்டியில் இன்வாய்ஸில் என்னென்ன விவரங்கள் இருக்க வேண்டும், பல்வேறு நாடுகளில் சட்டம் என்ன கோருகிறது, இன்வாய்ஸின் முக்கிய வகைகள், இன்வாய்ஸ் எவ்வாறு ரசீது, பில் அல்லது கோட்டிலிருந்து (quote) வேறுபடுகிறது மற்றும் அதை எவ்வாறு உருவாக்குவது என்பதைப் பற்றி விரிவாகப் பார்ப்போம்.
ஒரு நிமிடத்தில் இன்வாய்ஸ் விளக்கம்
- அனுப்புபவர்: விற்பனையாளர் (ஒரு வணிகம், ஃப்ரீலான்ஸர் அல்லது ஒப்பந்ததாரர்).
- பெறுபவர்: வாங்குபவர், பெரும்பாலும் கிளையண்ட் அல்லது வாடிக்கையாளர் என அழைக்கப்படுகிறார்.
- எப்போது: வேலை முடிந்த பிறகு அல்லது பொருட்கள் டெலிவரி செய்யப்பட்ட பிறகு, அல்லது ஒரு நீண்ட பணியின் ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட நிலைகளில்.
- இதன் பயன்பாடு: பணம் கேட்கிறது, விற்பனையைப் பதிவு செய்கிறது மற்றும் இரு தரப்பினரின் வரிப் பதிவுகளுக்கு ஆதாரமாக அமைகிறது.
- இது என்னவல்ல: பணம் செலுத்தியதற்கான ஆதாரம் அல்ல. அது ரசீது (receipt).
இந்த வார்த்தை மிகவும் பழமையானது. 1500-களில் பிரெஞ்சு வார்த்தையான envois ("அனுப்பப்பட்ட பொருட்கள்", அதாவது envoi-ன் பன்மை) என்பதிலிருந்து ஆங்கிலம் இதை ஏற்றுக்கொண்டது. இன்வாய்ஸ் என்பது ஒரு சரக்குடன் அனுப்பப்படும் பட்டியலாக இருந்தது, இன்றும் கூட அதன் பணி ஏறக்குறைய அதுவேதான்.
ஒரு இன்வாய்ஸ் என்ன செய்கிறது?
ஒரு இன்வாய்ஸ் சாதாரண பில் போல தோன்றினாலும், அது நான்கு முக்கிய பணிகளைச் செய்கிறது:
- பணம் செலுத்தக் கோருகிறது. இது செலுத்த வேண்டிய தொகை, காலக்கெடு மற்றும் வாடிக்கையாளர் எவ்வாறு பணம் செலுத்தலாம் என்பதைக் குறிப்பிடுகிறது.
- விற்பனையைப் பதிவு செய்கிறது. உங்கள் வருமானமும் உங்கள் வாடிக்கையாளரின் செலவும் இதை அடிப்படையாகக் கொண்டவை, எனவே நீங்கள் இருவரும் இதன் நகலை வைத்திருக்க வேண்டும்.
- வரித் தாக்கலுக்கு உதவுகிறது. விற்பனை வரி, VAT அல்லது GST ஆகியவற்றைச் சரிபார்க்க வரி அதிகாரிகள் இன்வாய்ஸ்களைப் பயன்படுத்துகின்றனர், மேலும் பல நாடுகளில் ஒரு முறையான இன்வாய்ஸ் இருந்தால் மட்டுமே வணிகங்களால் VAT-ஐ திரும்பப் பெற முடியும்.
- விதிமுறைகளை நிர்ணயிக்கிறது. பணம் செலுத்தும் விதிமுறைகள், தாமதக் கட்டணங்கள் மற்றும் என்ன வழங்கப்பட்டது என்பது தெளிவாக எழுதப்பட்டிருக்கும், இது எதிர்காலத்தில் தகராறு ஏற்பட்டால் தீர்க்க உதவுகிறது.
ஒரு இன்வாய்ஸில் என்ன சேர்க்க வேண்டும்
தேவைகள் நாட்டுக்கு நாடு மாறுபடும் (கீழே கூடுதல் விவரங்கள் உள்ளன), ஆனால் ஒரு முழுமையான, தொழில்முறை இன்வாய்ஸில் பின்வரும் விவரங்கள் இருக்க வேண்டும்:
- "Invoice" என்ற சொல் மேலே இருக்க வேண்டும், இதனால் யாரும் இதை ஒரு கோட் (quote) என்று தவறாக நினைக்க மாட்டார்கள். நீங்கள் VAT அல்லது GST-க்கு பதிவு செய்திருந்தால், பல நாடுகளில் "Tax invoice" அல்லது "VAT invoice" என்று குறிப்பிட வேண்டும்.
- தனித்துவமான இன்வாய்ஸ் எண். எண்கள் எந்த இடைவெளியும் அல்லது நகலும் இல்லாமல் INV-0001, INV-0002 போன்ற தொடர்ச்சியான வரிசையில் இருக்க வேண்டும்.
- இன்வாய்ஸ் தேதி (நீங்கள் அதை வழங்கும் தேதி) மற்றும் பொருட்கள் அல்லது சேவைகள் வழங்கப்பட்ட தேதி (வேறுபட்டால்).
- உங்கள் விவரங்கள்: வணிகம் அல்லது வர்த்தகப் பெயர், முகவரி, மின்னஞ்சல் அல்லது தொலைபேசி எண் மற்றும் VAT, GST அல்லது ABN போன்ற வரி பதிவு எண்.
- வாடிக்கையாளரின் விவரங்கள்: பெயர் அல்லது நிறுவனத்தின் பெயர் மற்றும் முகவரி. EU-ல் உள்ள வணிக வாடிக்கையாளர்களுக்கு, அவர்களின் VAT எண்ணும் பெரும்பாலும் தேவைப்படுகிறது.
- வழங்கப்பட்ட பொருட்களின் விவரம்: ஒவ்வொரு தயாரிப்பு அல்லது சேவையும் தனித்தனி வரியில், அளவு, யூனிட் விலை மற்றும் மொத்தத் தொகையுடன் குறிப்பிடப்பட வேண்டும்.
- கூடுதல் மொத்தம் (Subtotal), வரி மற்றும் மொத்தத் தொகை: வரிக்கு முந்தைய தொகை, வரி விகிதம் மற்றும் வரித் தொகை, ஏதேனும் தள்ளுபடி மற்றும் செலுத்த வேண்டிய இறுதித் தொகை.
- காலக்கெடு மற்றும் கட்டண விதிமுறைகள், "Due on receipt" அல்லது "Net 30" (30 நாட்களுக்குள் செலுத்துதல்) போன்றவை.
- பணம் செலுத்தும் முறை: வங்கி விவரங்கள், கட்டண இணைப்பு (payment link) அல்லது நீங்கள் ஏற்கும் கட்டணச் செயலிகள்.
- பயனுள்ள இடங்களில் குறிப்புகள்: கொள்முதல் ஆர்டர் எண் (purchase order number), திட்டப் பெயர், தாமதக் கட்டண விதிமுறைகள் அல்லது ஒரு நன்றி செய்தி.
ஒரு எளிய இன்வாய்ஸ் உதாரணம்
ஒரு சிறிய சேவை இன்வாய்ஸின் முக்கியப் பகுதி எவ்வாறு இருக்கும் என்பது இங்கே கொடுக்கப்பட்டுள்ளது:
| விவரம் | அளவு | யூனிட் விலை | தொகை |
|---|---|---|---|
| Logo design | 1 | $800.00 | $800.00 |
| Brand style guide (PDF) | 1 | $450.00 | $450.00 |
| Revision rounds (hours) | 3 | $60.00 | $180.00 |
| கூடுதல் மொத்தம் (Subtotal) | $1,430.00 | ||
| Sales tax (0%, service not taxable here) | $0.00 | ||
| நவம்பர் 14-க்குள் செலுத்த வேண்டிய தொகை | $1,430.00 | ||
அட்டவணைக்கு மேலே விற்பனையாளர் மற்றும் வாடிக்கையாளரின் விவரங்கள், இன்வாய்ஸ் எண் (எடுத்துக்காட்டாக INV-0042), இன்வாய்ஸ் தேதி மற்றும் கட்டண விதிமுறைகள் இடம்பெறும். அட்டவணைக்கு கீழே பணம் செலுத்துவதற்கான வழிமுறைகள் இருக்கும்.
இன்வாய்ஸ்களுக்கு சட்டப்பூர்வ தேவைகள் உள்ளதா?
ஆம், பெரும்பாலான நாடுகளில், நீங்கள் VAT அல்லது GST போன்ற விற்பனை வரிக்கு பதிவு செய்தவுடன் சட்டப்பூர்வ தேவைகள் பொருந்தும். சில பெரிய சந்தைகளில் இது எவ்வாறு செயல்படுகிறது என்பது இங்கே. விதிகள் மாறக்கூடும் என்பதால் எப்போதும் உங்கள் சொந்த நாட்டின் வரி ஆணையத்தின் விதிகளைச் சரிபார்க்கவும்.
ஐரோப்பிய ஒன்றியம் (European Union)
EU VAT Directive (Article 226) ஒரு VAT இன்வாய்ஸில் என்னென்ன இருக்க வேண்டும் என்பதைப் பட்டியலிடுகிறது. வழங்கப்பட்ட தேதி, இன்வாய்ஸை தனித்துவமாக அடையாளம் காணும் தொடர் எண், விற்பனையாளரின் VAT எண், சில சந்தர்ப்பங்களில் வாடிக்கையாளரின் VAT எண், இரு தரப்பினரின் முழுப் பெயர்கள் மற்றும் முகவரிகள், வழங்கப்பட்ட பொருட்களின் அளவு மற்றும் தன்மை, வழங்கப்பட்ட தேதி, வரி விகிதத்திற்கான வரிக்குரிய தொகை, VAT விகிதம் மற்றும் VAT தொகை ஆகியவை இதில் அடங்கும். ஒவ்வொரு உறுப்பு நாடும் இந்த விதிகளை தங்களின் சொந்த சட்டத்தில் சில கூடுதல் விதிகளுடன் இணைத்துள்ளன.
ஐக்கிய இராச்சியம் (United Kingdom)
VAT பதிவு செய்த UK வணிகங்கள் தங்கள் VAT பதிவு எண், பொருட்கள் வழங்கப்பட்ட நேரம், VAT நீங்கலான ஒரு பொருளின் விலை, VAT விகிதம் மற்றும் VAT உடனான மற்றும் VAT இல்லாத மொத்தத் தொகையைக் காட்டும் VAT இன்வாய்ஸ்களை வழங்க வேண்டும். VAT உட்பட £250 அல்லது அதற்கும் குறைவான விற்பனைக்கு நீங்கள் குறைவான விவரங்களுடன் கூடிய எளிய இன்வாய்ஸை வழங்கலாம்.
ஆஸ்திரேலியா (Australia)
GST பதிவு செய்த ஒரு வணிகம் வாடிக்கையாளர் கேட்கும்போது 28 நாட்களுக்குள் வரி இன்வாய்ஸை (tax invoice) வழங்க வேண்டும் (GST உட்பட $82.50 அல்லது அதற்கும் குறைவான விற்பனையைத் தவிர). அந்த இன்வாய்ஸில் அது ஒரு வரி இன்வாய்ஸ் என்பதையும், விற்பனையாளரின் அடையாளம் மற்றும் ABN, தேதி, விற்கப்பட்ட பொருட்களின் அளவு மற்றும் விலையுடனான விளக்கம், GST தொகை மற்றும் விற்பனையில் எவ்வளவு வரிக்கு உட்பட்டது என்பதைக் காட்ட வேண்டும். $1,000-க்கு மேல் இருந்தால் வாங்குபவரின் அடையாளம் அல்லது ABN-ஐயும் காட்ட வேண்டும்.
அமெரிக்கா (United States)
அமெரிக்காவில் ஒரே மாதிரியான ஃபெடரல் இன்வாய்ஸ் வடிவம் எதுவும் இல்லை. உங்கள் இன்வாய்ஸ்கள் துல்லியமாக இருப்பதும், உங்கள் பதிவுகளுடன் வைக்கப்படுவதும், ஏதேனும் விற்பனை வரியை சரியாகக் காட்டுவதும் மட்டுமே முக்கியம். விற்பனை வரி ஒவ்வொரு மாகாணத்தாலும் நிர்ணயிக்கப்படுகிறது, மேலும் பல மாகாணங்களில் சேவைகளுக்கு வரி விதிக்கப்படுவதில்லை.
PDF போதுமானதாக இல்லாத நாடுகள்
அதிகரித்து வரும் பல நாடுகள் மின்-இன்வாய்ஸை (e-invoicing) கட்டாயமாக்குகின்றன: மின்னஞ்சல் வழியாக PDF அனுப்புவதற்குப் பதிலாக அரசு அமைப்பு அல்லது அங்கீகரிக்கப்பட்ட நெட்வொர்க் வழியாக அனுப்பப்படும் கட்டமைக்கப்பட்ட இன்வாய்ஸ்கள். இத்தாலியில் வணிக விற்பனைகளுக்கு 2019 முதல் இது கட்டாயமாக்கப்பட்டுள்ளது. மெக்சிகோ (CFDI), பிரேசில் (NF-e), துருக்கி (e-Fatura), சவூதி அரேபியா (ZATCA) மற்றும் இந்தியா (பெரிய வணிகங்களுக்கு) தங்கள் சொந்த அமைப்புகளைக் கொண்டுள்ளன. பெல்ஜியம் ஜனவரி 2026-ல் வணிகங்களுக்கிடையேயான விற்பனைக்கு இதை கட்டாயமாக்கியது, பிரான்ஸ் செப்டம்பர் 2026 முதல் இதை படிப்படியாக அறிமுகப்படுத்துகிறது, போலந்து 2026 முதல் மற்றும் ஜெர்மனி 2027 முதல் இதை நடைமுறைப்படுத்துகிறது. எல்லை தாண்டிய வணிக விற்பனைகளுக்கு ஜூலை 2030 முதல் மின்-இன்வாய்ஸை செயல்படுத்த EU திட்டமிட்டுள்ளது. இந்த இடங்களில் நீங்கள் வர்த்தகம் செய்தால், வரி இன்வாய்ஸ்களுக்கு அதிகாரப்பூர்வ அமைப்பைப் பயன்படுத்தவும். கோட்கள் (quotes), புரோஃபார்மா இன்வாய்ஸ்கள் மற்றும் வெளிநாட்டு வாடிக்கையாளர்களுக்கு ஒரு PDF இன்வாய்ஸ் இன்னும் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.
இன்வாய்ஸ்களின் வகைகள்
- நிலையான இன்வாய்ஸ் (Standard invoice): ஒரு விற்பனைக்குப் பிறகு பணம் கோருவதற்கான வழக்கமான இன்வாய்ஸ்.
- புரோஃபார்மா இன்வாய்ஸ் (Proforma invoice): விற்பனைக்கு முன் அனுப்பப்படும் ஆரம்ப இன்வாய்ஸ், வாங்குபவருக்கு என்ன கட்டணம் விதிக்கப்படும் என்பதைக் காட்டுகிறது. இது பெரும்பாலும் சுங்க அனுமதிக்கு அல்லது முன்கூட்டியே பணம் பெறுவதற்குப் பயன்படுத்தப்படுகிறது, இது பணம் செலுத்தக் கோரும் கட்டாய ஆவணம் அல்ல.
- இடைக்கால அல்லது முன்னேற்ற இன்வாய்ஸ் (Interim or progress invoice): ஒரு நீண்ட திட்டத்தின் நிலைகள் முடிவடையும் போது பகுதி கட்டணத்தை வசூலிக்கிறது. கட்டுமானத் துறையில் இது பொதுவானது (எங்கள் ஒப்பந்ததாரர் இன்வாய்ஸ் வழிகாட்டியைப் பார்க்கவும்).
- இறுதி இன்வாய்ஸ் (Final invoice): ஒரு திட்டத்தை முடித்து, முந்தைய பகுதி கொடுப்பனவுகள் மற்றும் முன்பணங்களைக் கணக்கிடுகிறது.
- தொடர் இன்வாய்ஸ் (Recurring invoice): மாதாந்திர தக்கவைப்பு (retainer) அல்லது பராமரிப்பு ஒப்பந்தம் போன்ற ஒரு குறிப்பிட்ட கால அட்டவணையில் அனுப்பப்படும் ஒரே மாதிரியான கட்டணம்.
- டைம்ஷீட் இன்வாய்ஸ் (Timesheet invoice): மணிநேர விகிதத்தில் வேலை செய்த நேரத்திற்கு கட்டணம் வசூலிக்கிறது. ஃப்ரீலான்ஸர்கள் மற்றும் ஆலோசகர்களுக்கு இது பொதுவானது (எங்கள் ஃப்ரீலான்ஸ் இன்வாய்ஸ் வழிகாட்டியைப் பார்க்கவும்).
- கிரெடிட் நோட் (Credit note): பொருட்கள் திருப்பி அனுப்பப்பட்டதற்கோ, கூடுதல் கட்டணம் வசூலிக்கப்பட்டதற்கோ அல்லது தவறுக்காகவோ ஏற்கனவே அனுப்பப்பட்ட இன்வாய்ஸின் தொகையைக் குறைக்கிறது அல்லது ரத்து செய்கிறது.
- டெபிட் நோட் (Debit note): கூடுதல் கட்டணங்கள் போன்றவற்றிற்காக முந்தைய இன்வாய்ஸில் செலுத்த வேண்டிய தொகையை அதிகரிக்கிறது.
- வணிக இன்வாய்ஸ் (Commercial invoice): சர்வதேச வர்த்தகத்தில் பயன்படுத்தப்படுகிறது. சுங்க அதிகாரிகள் பொருட்களின் மதிப்பை நிர்ணயிக்கவும் வரிகளைக் கணக்கிடவும் இதைப் பயன்படுத்துகின்றனர், எனவே இதில் பூர்வீக நாடு மற்றும் வரி குறியீடுகள் (tariff codes) போன்ற விவரங்கள் அடங்கும்.
இன்வாய்ஸ் vs ரசீது, பில், கோட் மற்றும் கொள்முதல் ஆர்டர்
| ஆவணம் | அனுப்புபவர் | எப்போது | அது என்ன சொல்கிறது |
|---|---|---|---|
| கோட் / மதிப்பீடு (Quote / estimate) | விற்பனையாளர் | வேலைக்கு முன் | "இதற்கு இவ்வளவு செலவாகும்." |
| கொள்முதல் ஆர்டர் (Purchase order) | வாங்குபவர் | வேலைக்கு முன் | "இந்த விலையில் இதை வாங்க ஒப்புக்கொள்கிறோம்." |
| இன்வாய்ஸ் (Invoice) | விற்பனையாளர் | டெலிவரிக்குப் பின் | "இந்தத் தேcommitதிக்குள் இந்தத் தொகையைச் செலுத்துங்கள்." |
| பில் (Bill) | விற்பனையாளர் | டெலிவரிக்குப் பின் | இன்வாய்ஸைப் போன்ற அதே ஆவணம், வாங்குபவரின் பார்வையில். பயன்பாட்டுச் சேவைகள் மற்றும் உணவகங்களுக்கும் பயன்படுத்தப்படுகிறது. |
| ரசீது (Receipt) | விற்பனையாளர் | பணம் செலுத்திய பின் | "உங்கள் பணம் எங்களுக்குக் கிடைத்தது." |
இதை நினைவில் கொள்வதற்கான எளிய வழி: வேலை தொடங்குவதற்கு முன் கோட் வருகிறது, இன்வாய்ஸ் பணத்தைக் கேட்கிறது, பணம் வந்துவிட்டதை ரசீது உறுதிப்படுத்துகிறது.
இன்வாய்ஸை உருவாக்குவது எப்படி
- உங்கள் வணிக விவரங்கள் மற்றும் லோகோ (இருந்தால்) சேர்க்கவும்.
- வாடிக்கையாளரின் விவரங்களை சேர்க்கவும், அவர்கள் கொள்முதல் ஆர்டர் எண் கொடுத்திருந்தால் அதையும் சேர்க்கவும்.
- உங்கள் தொடர் வரிசையில் இன்வாய்ஸ் எண் மற்றும் தேதியை வழங்கவும்.
- ஒவ்வொரு பொருள் அல்லது சேவையையும் அளவு மற்றும் விலையுடன் பட்டியலிடவும்.
- பொருந்தக்கூடிய இடங்களில் வரி, தள்ளுபடிகள் மற்றும் ஷிப்பிங் கட்டணங்களைச் சேர்க்கவும்.
- காலக்கெடு மற்றும் கட்டண விதிமுறைகளை நிர்ணயித்து, பணம் செலுத்தும் முறையைச் சேர்க்கவும்.
- சரிபார்த்து PDF வடிவில் சேமிக்கவும், பின்னர் அதை அனுப்பி ஒரு நகலை உங்களிடம் வைத்துக்கொள்ளவும்.
இவை அனைத்தையும் Billsato-வின் இலவச இன்வாய்ஸ் ஜெனரேட்டரில் செய்யலாம்: படிவத்தை நிரப்பவும், நீங்கள் தட்டச்சு செய்யும்போதே PDF புதுப்பிக்கப்படுவதைப் பார்க்கவும், பதிவிறக்கவும். பதிவு தேவையில்லை, வாட்டர்மார்க் இல்லை, நீங்கள் உள்ளிடும் விவரங்கள் உங்கள் உலாவியிலேயே இருக்கும்.
இன்வாய்ஸை எப்போது, எப்படி அனுப்ப வேண்டும்?
வேலை முடிந்ததும் அல்லது பொருட்கள் வழங்கப்பட்டதும் உடனடியாக இன்வாய்ஸை அனுப்பவும். நீங்கள் எவ்வளவு தாமதிக்கிறீர்களோ, அவ்வளவு தாமதமாகவே பணம் கிடைக்கும். நீண்ட திட்டங்களுக்கு, தொடங்குவதற்கு முன் பகுதி கட்டணங்கள் அல்லது முன்பணத்தை ஒப்புக்கொள்ளுங்கள். இன்வாய்ஸை அனுப்ப மின்னஞ்சலில் PDF இணைப்பை அனுப்புவது மிகவும் விரைவான மற்றும் பொதுவான வழியாகும். இன்வாய்ஸ் எண், தொகை மற்றும் காலக்கெடுவை இணைப்பில் மட்டுமல்லாமல் மின்னஞ்சலின் உள்ளடக்கத்திலும் குறிப்பிடவும்.
தாமதமாக பணம் செலுத்துவது பொதுவான ஒன்று: அமெரிக்க நிறுவனங்களின் 2025 Atradius கணக்கெடுப்பில், வணிகங்களுக்கிடையேயான இன்வாய்ஸ்களின் மதிப்பில் 43% காலாவதியானது தெரியவந்துள்ளது. காலக்கெடு முடிந்தால், எங்கள் கட்டண நினைவூட்டல் மின்னஞ்சல்கள் வழிகாட்டியில் நீங்கள் பயன்படுத்தக்கூடிய அட்டவணை மற்றும் மாதிரிகள் உள்ளன.
இன்வாய்ஸ்களை எவ்வளவு காலம் வைத்திருக்க வேண்டும்?
நீங்கள் அனுப்பும் மற்றும் பெறும் ஒவ்வொரு இன்வாய்ஸின் நகலையும் பாதுகாத்து வைக்கவும். எவ்வளவு காலம் வைத்திருக்க வேண்டும் என்பது உங்கள் நாட்டைப் பொறுத்தது. அமெரிக்க IRS பொதுவாக வரி தாக்கல் செய்ததிலிருந்து மூன்று ஆண்டுகளும், சில சூழ்நிலைகளில் ஏழு ஆண்டுகள் வரையிலும் வைத்திருக்கக் கோருகிறது. UK-ல் உள்ள HMRC தனி உரிமையாளர்களை ஜனவரி 31 தாக்கல் காலக்கெடுவுக்குப் பிறகு குறைந்தது ஐந்து ஆண்டுகளுக்கும், வரையறுக்கப்பட்ட நிறுவனங்களை ஆறு ஆண்டுகளுக்கும் பதிவுகளை வைத்திருக்கக் கோருகிறது. பல நாடுகள் ஐந்து முதல் பத்து ஆண்டுகள் வரை நிர்ணயிக்கின்றன.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
இன்வாய்ஸும் ரசீதும் ஒன்றா?
இல்லை. இன்வாய்ஸ் என்பது கட்டணம் செலுத்துமாறு கோருவது, வாடிக்கையாளர் பணம் செலுத்துவதற்கு முன் இது அனுப்பப்படுகிறது. ரசீது என்பது பணம் பெறப்பட்டதை உறுதிப்படுத்துகிறது மற்றும் பணம் செலுத்திய பின் அனுப்பப்படுகிறது. சில வணிகங்கள் பணம் செலுத்தப்பட்ட இன்வாய்ஸில் "செலுத்தப்பட்டது" (Paid) எனக் குறிப்பிட்டு திருப்பி அனுப்புகின்றன, அதுவும் ஒரு ரசீதாக செயல்படும்.
இன்வாய்ஸ் சட்டப்படி செல்லுபடியாகுமா?
பொதுவாக, இன்வாய்ஸ் மட்டுமே சட்டப்பூர்வ ஆவணமாகிவிடாது. பணம் செலுத்தும் கடமை என்பது உங்களுக்கும் உங்கள் வாடிக்கையாளருக்கும் இடையேயான ஒப்பந்தம், ஏற்கப்பட்ட மேற்கோள் (quote) அல்லது ஆர்டர் ஆகியவற்றிலிருந்து வருகிறது. இன்வாய்ஸ் என்பது அந்த ஒப்பந்தத்திற்கும் செலுத்த வேண்டிய தொகைக்கும் ஒரு சான்றாகும், அதனால்தான் தகராறு ஏற்படும் போது இது முக்கியத்துவம் பெறுகிறது.
நான் பதிவு செய்யப்பட்ட வணிகம் இல்லையென்றால் இன்வாய்ஸ் அனுப்ப முடியுமா?
ஆம், பெரும்பாலான நாடுகளில் அனுப்பலாம். தனிநபர்கள் மற்றும் தனி உரிமையாளர்கள் (sole traders) தாங்கள் செய்த வேலைக்கு தங்கள் சொந்த பெயரில் இன்வாய்ஸ் அனுப்பலாம். நீங்கள் வரிக்கு பதிவு செய்ய வேண்டுமா மற்றும் VAT, GST அல்லது விற்பனை வரி விதிக்க வேண்டுமா என்பது உங்கள் நாட்டையும் உங்கள் வருமானத்தையும் பொறுத்தது, எனவே உங்கள் உள்ளூர் வரி ஆணையத்தின் விதிகளைச் சரிபார்க்கவும்.
இன்வாய்ஸ்களுக்கு வரிசை எண் இருக்க வேண்டுமா?
ஆம். ஒவ்வொரு இன்வாய்ஸிற்கும் INV-0001, INV-0002 போன்ற தொடர்ச்சியான தனித்துவமான எண்ணைப் பயன்படுத்தவும். EU மற்றும் UK-ல் உள்ள VAT விதிகள் இதை கட்டாயமாக்குகின்றன, மேலும் இது உங்கள் பதிவுகளை எளிதாகக் கண்காணிக்க உதவுகிறது.
நான் இன்வாய்ஸை PDF வடிவில் அனுப்பலாமா?
ஆம், பெரும்பாலான நாடுகளில் மின்னஞ்சல் மூலம் அனுப்பப்படும் PDF இன்வாய்ஸ் வழக்கமான, செல்லுபடியாகும் ஆவணமாகும். இருப்பினும், இத்தாலி, மெக்சிகோ அல்லது பிரேசில் போன்ற கட்டாய மின்-இன்வாய்ஸ் (e-invoicing) உள்ள நாடுகளில், வணிக விற்பனைக்கான வரி இன்வாய்ஸ்கள் அதிகாரப்பூர்வ அமைப்பின் வழியாகவே செல்ல வேண்டும்.
இன்வாய்ஸுக்கும் பில்லுக்கும் என்ன வித்தியாசம்?
அவை பொதுவாக ஒரே ஆவணம்தான். விற்பனையாளர் அதை இன்வாய்ஸ் என்று அழைக்கிறார்; பணம் செலுத்த வேண்டிய வாங்குபவர் பெரும்பாலும் அதை பில் என்று அழைக்கிறார். பயன்பாட்டுச் சேவைகள் (utilities) அல்லது உணவகக் கட்டணங்கள் போன்ற அன்றாடக் கட்டணங்களுக்கும் "பில்" என்ற சொல் பயன்படுத்தப்படுகிறது.