Was ist eine Rechnung? Bedeutung, Beispiele und Pflichtangaben

Billsato · Aktualisiert am 9. Oktober 2026 · 11 Min. Lesezeit

Eine Rechnung ist ein Dokument, das ein Verkäufer an einen Käufer sendet, um die Bezahlung für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen einzufordern. Sie führt auf, was verkauft wurde, was die einzelnen Posten kosten, den fälligen Gesamtbetrag sowie wann und wie gezahlt werden soll. Für beide Seiten ist sie zugleich der schriftliche Nachweis des Verkaufs.

Das ist die kurze Antwort. Der Rest dieses Leitfadens erklärt, was auf einer Rechnung stehen muss, welche gesetzlichen Vorgaben in verschiedenen Ländern gelten, welche Rechnungsarten es gibt, wie sich eine Rechnung von einer Quittung oder einem Angebot unterscheidet und wie du selbst eine erstellst.

Die Rechnung kurz erklärt

• Wer sie versendet: der Verkäufer (ein Unternehmen, ein Freelancer, ein Auftragnehmer).
• Wer sie empfängt: der Käufer, oft Kunde oder Auftraggeber genannt.
• Wann: nachdem die Arbeit erledigt oder die Ware geliefert wurde, oder zu vereinbarten Meilensteinen bei längeren Projekten.
• Was sie bewirkt: fordert zur Zahlung auf, dokumentiert den Verkauf und dient beiden Seiten als Nachweis für die Steuerunterlagen.
• Was sie nicht ist: ein Zahlungsnachweis. Das ist eine Quittung.

Das englische Wort „Invoice“ reicht weit zurück: Es wurde im 16. Jahrhundert aus dem Französischen envois („Sendungen“) entlehnt, der Mehrzahl von envoi (Warenversand). Eine Rechnung war ursprünglich die Liste, die einer Warensendung beilag – und das ist im Wesentlichen bis heute so geblieben.

Welche Aufgaben eine Rechnung erfüllt

Eine Rechnung wirkt wie eine einfache Zahlungsaufforderung, erfüllt aber vier zentrale Aufgaben:

1. Sie fordert zur Zahlung auf. Sie nennt den Betrag, das Fälligkeitsdatum und wie der Kunde zahlen kann.
2. Sie dokumentiert den Verkauf. Deine Einnahmen und die Ausgaben deines Kunden basieren darauf; deshalb behalten beide Parteien eine Kopie.
3. Sie dient als Nachweis für die Steuer. Finanzbehörden nutzen Rechnungen zur Prüfung von Umsatzsteuer, Vorsteuer oder Sales Tax. In vielen Ländern kann ein Unternehmen den Vorsteuerabzug nur geltend machen, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
4. Sie legt die Bedingungen fest. Zahlungsziele, Mahngebühren und der genaue Leistungsumfang sind schriftlich fixiert, was bei Unstimmigkeiten hilft.

Was auf eine Rechnung gehört

Die Anforderungen variieren je nach Land (mehr dazu unten), aber eine vollständige, professionelle Rechnung enthält folgende Angaben:

1. Die Bezeichnung „Rechnung“ im Kopfbereich, damit sie niemand mit einem Angebot verwechselt. Bei Umsatzsteuerpflicht verlangen viele Länder Angaben wie „Rechnung mit Umsatzsteuer“ oder entsprechende Hinweise.
2. Eine einmalige Rechnungsnummer. Nummern sollten fortlaufend sein, zum Beispiel RE-0001, RE-0002, ohne Lücken oder Doppelungen.
3. Das Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum) und, falls abweichend, das Liefer- oder Leistungsdatum.
4. Deine Angaben: Unternehmens- oder Geschäftsname, Anschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer sowie Steuernummern wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), VAT, GST oder ABN.
5. Die Angaben deines Kunden: Name oder Firmenname und Anschrift. Bei Geschäftskunden in der EU wird oft auch deren USt-IdNr. benötigt.
6. Eine Beschreibung der Leistung: jedes Produkt oder jede Dienstleistung in einer eigenen Zeile mit Menge, Einzelpreis und Zeilensumme.
7. Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag: der Nettobetrag vor Steuern, der Steuersatz und Steuerbetrag, eventuelle Rabatte sowie der fällige Bruttobetrag.
8. Das Fälligkeitsdatum und Zahlungsbedingungen, etwa „Sofort fällig nach Erhalt“ oder „Zahlbar innerhalb von 30 Tagen“.
9. Zahlungsinformationen: Bankverbindung, ein Zahlungslink oder die akzeptierten Zahlungsmethoden.
10. Hinweise falls zutreffend: eine Bestellnummer, ein Projektname, Bedingungen bei Zahlungsverzug oder ein Dankeschön.

Ein einfaches Rechnungsbeispiel

So sieht der Kern einer einfachen Dienstleistungsrechnung aus:

Über der Tabelle stehen die Absender- und Empfängerdaten, die Rechnungsnummer (etwa INV-0042), das Rechnungsdatum und die Zahlungsbedingungen. Darunter folgen die Zahlungshinweise.

Gibt es gesetzliche Pflichtangaben für Rechnungen?

Ja, in den meisten Ländern – besonders sobald du für Steuern wie Umsatzsteuer, VAT oder GST registriert bist. So sieht es in einigen großen Märkten aus. Informiere dich immer bei den Steuerbehörden deines Landes, da sich Regeln ändern können.

Europäische Union

Die EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie (Article 226) legt fest, was eine Rechnung enthalten muss. Dazu gehören Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Nummer zur eindeutigen Identifizierung der Rechnung, die USt-IdNr. des Verkäufers, in bestimmten Fällen die USt-IdNr. des Kunden, vollständige Namen und Anschriften beider Parteien, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Dienstleistungen, der Zeitpunkt der Lieferung, der nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Nettobetrag, der Steuersatz sowie der Steuerbetrag. Jeder Mitgliedsstaat setzt diese Vorgaben in nationales Recht um, teils mit zusätzlichen Anforderungen.

Vereinigtes Königreich

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen im Vereinigten Königreich müssen Rechnungen ausstellen, die ihre VAT-Nummer, den Zeitpunkt der Leistung, den Stückpreis ohne Umsatzsteuer, den Steuersatz sowie die Summen mit und ohne VAT enthalten. Für Verkäufe bis einschließlich £250 brutto kann eine vereinfachte Rechnung mit weniger Angaben ausgestellt werden.

Australien

Ein für die GST registriertes Unternehmen muss eine Tax Invoice ausstellen, wenn der Kunde dies verlangt (innerhalb von 28 Tagen), es sei denn, der Rechnungsbetrag liegt bei $82.50 oder darunter inklusive GST. Die Rechnung muss als „Tax invoice“ gekennzeichnet sein und die Identität sowie ABN des Verkäufers, das Datum, eine Beschreibung der verkauften Waren/Dienstleistungen mit Menge und Preis, den GST-Betrag und den steuerpflichtigen Anteil ausweisen. Ab $1,000 muss auch die Identität oder ABN des Käufers angegeben werden.

Vereinigte Staaten

Es gibt kein einheitliches bundesweites Rechnungsformat. Entscheidend ist, dass Rechnungen korrekt sind, in den Unterlagen aufbewahrt werden und eventuelle Sales Tax ordnungsgemäß ausweisen. Die Sales Tax wird von den einzelnen Bundesstaaten festgelegt; in vielen Bundesstaaten sind reine Dienstleistungen gar nicht steuerpflichtig.

Länder, in denen ein PDF nicht mehr ausreicht

Immer mehr Länder verlangen die E-Rechnung: strukturierte Rechnungsdaten, die über behördliche Systeme oder zertifizierte Netzwerke übermittelt werden, statt eines einfachen PDFs per E-Mail. Italien verlangt dies für B2B-Umsätze bereits seit 2019. Mexiko (CFDI), Brasilien (NF-e), die Türkei (e-Fatura), Saudi-Arabien (ZATCA) und Indien (für größere Unternehmen) haben eigene Systeme etabliert. Belgien führt die Pflicht für B2B-Geschäfte ab Januar 2026 ein, Frankreich startet die schrittweise Einführung ab September 2026, Polen ab 2026 und Deutschland ab 2027. Die EU plant die E-Rechnungspflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze ab Juli 2030. Wenn du in diesen Ländern tätig bist, nutze das offizielle System für Steuerrechnungen. Eine PDF-Rechnung bleibt weiterhin nützlich für Angebote, Proforma-Rechnungen und Kunden im Ausland.

Arten von Rechnungen

• Standardrechnung: die reguläre Zahlungsaufforderung nach einem Verkauf.
• Proforma-Rechnung: eine Vorabrechnung, die vor dem eigentlichen Verkauf verschickt wird und zeigt, welche Kosten anfallen. Sie dient oft für den Zoll oder für Vorauskasse und stellt keine rechtliche Zahlungsaufforderung dar.
• Abschlags- oder Teilrechnung: stellt Teile eines größeren Projekts nach Erreichen bestimmter Abschnitte in Rechnung. Sehr verbreitet im Baugewerbe und Handwerk (siehe unseren Leitfaden für Handwerker- und Baurechnungen).
• Schlussrechnung: schließt ein Projekt ab und verrechnet bereits geleistete Abschlagszahlungen und Anzahlungen.
• Wiederkehrende Rechnung: derselbe Betrag in festen Abständen, beispielsweise bei monatlichen Retainern oder Wartungsverträgen.
• Stundensatzrechnung: rechnet geleistete Arbeitsstunden nach Stundensatz ab. Typisch für Freelancer und Berater (siehe unseren Leitfaden für Freelancer-Rechnungen).
• Gutschrift: mindert oder storniert eine bereits gestellte Rechnung, etwa bei Rücksendungen, Überzahlungen oder Fehlern.
• Lastschriftanzeige (Debit Note): erhöht den geschuldeten Betrag einer früheren Rechnung, zum Beispiel bei zusätzlichen Kosten.
• Handelsrechnung: wird im internationalen Warenhandel genutzt. Der Zoll benötigt sie zur Wertermittlung und Zollberechnung, daher enthält sie Angaben wie Ursprungsland und Zolltarifnummern.

Rechnung im Vergleich zu Quittung, Angebot und Bestellung

Am einfachsten merkt man es sich so: Das Angebot kommt vor der Arbeit, die Rechnung fordert das Geld ein und die Quittung bestätigt, dass das Geld eingetroffen ist.

So erstellst du eine Rechnung

1. Füge deine Unternehmensdaten ein und dein Logo, falls vorhanden.
2. Trage die Kundendaten ein sowie die Bestellnummer deines Kunden, falls du eine erhalten hast.
3. Vergib Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, fortlaufend nach deinem bisherigen Schema.
4. Führe alle Produkte oder Leistungen auf mit Menge und Preis.
5. Ergänze Steuern, Rabatte und Versandkosten, wo zutreffend.
6. Lege Fälligkeitsdatum und Zahlungsbedingungen fest und gib an, wie gezahlt werden soll.
7. Prüfe alles und speichere die Rechnung als PDF, versende sie und bewahre eine Kopie auf.

All das kannst du direkt mit dem kostenlosen Rechnungsgenerator von Billsato erledigen: Formular ausfüllen, zusehen, wie sich das PDF beim Tippen aufbaut, und herunterladen. Ganz ohne Registrierung, ohne Wasserzeichen – und alle Eingaben bleiben sicher in deinem Browser.

Wann und wie du eine Rechnung versendest

Verschicke die Rechnung direkt nach der Lieferung oder Erbringung der Leistung. Je länger du wartest, desto länger wartest du auf dein Geld. Vereinbare bei umfangreichen Projekten Meilensteinzahlungen oder eine Anzahlung vor Beginn. Der Versand per E-Mail mit angehängtem PDF ist der schnellste und gebräuchlichste Weg. Nenne Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum direkt im E-Mail-Text, nicht nur im Anhang.

Zahlungsverzug kommt häufig vor: In einer Atradius-Umfrage unter US-Unternehmen aus dem Jahr 2025 waren 43% des Gesamtwerts aller B2B-Rechnungen überfällig. Wenn ein Fälligkeitsdatum verstreicht, findest du in unserem Leitfaden für Zahlungserinnerungen und Mahnungen per E-Mail passende Zeitpläne und Vorlagen zum Kopieren.

Wie lange Rechnungen aufbewahrt werden müssen

Bewahre eine Kopie jeder Rechnung auf, die du sendest oder empfängst. Wie lange, hängt vom jeweiligen Land ab. Die US-Behörde IRS verlangt in der Regel drei Jahre ab Steuererklärung, in bestimmten Fällen bis zu sieben Jahre. HMRC im Vereinigten Königreich verlangt von Einzelunternehmern mindestens fünf Jahre nach der Steuerabgabefrist am 31. Januar, von Kapitalgesellschaften sechs Jahre. In vielen anderen Ländern (wie Deutschland, Österreich und der Schweiz) gelten Aufbewahrungsfristen von fünf bis zehn Jahren.

Quellen

• Etymonline: invoice
• Richtlinie 2006/112/EG des Rates, Article 226
• GOV.UK: Invoices, what they must include
• Australian Taxation Office: Tax invoices
• IRS: How long should I keep records?
• Global Trade Review: Atradius Payment Practices Barometer 2025 (Americas)
• vatcalc: EU ViDA e-invoicing timeline