Gibt es wirklich ein kostenloses Rechnungsprogramm? Die Haken im Überblick
Ja, kostenlose Rechnungs-Apps gibt es tatsächlich, aber „kostenlos“ bedeutet selten komplett gebührenfrei. Die meisten Gratis-Tarife verdienen auf eine von vier Arten Geld: durch eine Gebühr bei der Bezahlung durch deinen Kunden, ein Limit für Rechnungen oder Kunden, Branding auf deinen Rechnungen oder ein Upgrade, das du irgendwann brauchst. Nichts davon ist eine Abzocke. Du musst nur wissen, worauf du dich einlässt.
Wir haben uns im Oktober 2026 die Preisseiten der bekanntesten Rechnungstools angesehen. Hier ist eine Übersicht darüber, was jedes Tool tatsächlich kostenlos bietet, was es kostet, wenn du bezahlt wirst, und wie du die richtige Wahl triffst.
Hinweis: Wir entwickeln Billsato, eines der Tools auf dieser Liste. Wir beschreiben es genauso sachlich wie die anderen, einschließlich der Punkte, für die man bezahlt.
Die vier Wege, wie „kostenlose“ Rechnungs-Apps Geld verdienen
- Zahlungsgebühren. Das Erstellen und Versenden von Rechnungen ist kostenlos, aber wenn dein Kunde per Karte über die App bezahlt, zahlst du einen Prozentsatz. So verdienen Wave, Square, PayPal und Stripe mit der Rechnungsstellung ihr Geld.
- Limits. Der kostenlose Tarif begrenzt, wie viele Rechnungen, Kunden oder Benutzer du anlegen kannst. Wenn du herauswächst, musst du auf einen kostenpflichtigen Tarif wechseln.
- Branding. Deine Rechnungen oder E-Mails tragen den Namen oder das Logo der App.
- Upgrades. Die Rechnungsstellung ist kostenlos; Buchhaltung, Lohnabrechnung, Mahnungen, wiederkehrende Rechnungen oder das Speichern deiner Daten kosten Geld.
Was die wichtigsten Tools kostenlos anbieten (Oktober 2026)
| Tool | Was kostenlos ist | Der Haken |
|---|---|---|
| Billsato | Rechnungsgenerator im Browser: unbegrenzt viele PDF-Rechnungen, keine Registrierung, kein Wasserzeichen, 67 Sprachen | Nichts wird in einem Konto gespeichert. Das Speichern von Rechnungen und Kunden, automatische Rechnungsnummern und Zahlungsverfolgung gibt es in Billsato Pro für 10 $/Monat nach einer 7-tägigen kostenlosen Testphase |
| Invoice-Generator.com | Kostenlose PDF-Rechnungen, keine Registrierung | Ein einfacher Generator statt einer vollwertigen Rechnungs-App |
| Wave | Starter-Tarif: unbegrenzte Rechnungen, Angebote und Buchhaltungseinträge | Kartenzahlungen kosten im kostenlosen Tarif 2,9 % + 0,60 $ (Amex 3,4 % + 0,60 $). Pro kostet 19 $/Monat |
| Zoho Invoice | Kostenloser Tarif mit bis zu 500 Rechnungen pro Jahr und 2 Benutzern | Zeigt das Branding „Powered by Zoho Invoice“; größere Unternehmen werden auf Zoho Billing verwiesen |
| Square Invoices | Kostenloser Tarif mit Rechnungen, wiederkehrenden Rechnungen und Angeboten | Online-Kartenzahlungen kosten 3,3 % + 30¢; Bankzahlungen (ACH) 1 % mit einem Mindestbetrag von 1 $. Plus kostet 49 $/Monat |
| PayPal | Das Versenden von Rechnungen ist kostenlos | Bei Zahlung: 3,49 % + 0,49 $ über den PayPal-Checkout, 2,99 % + 0,49 $ per Karte, plus 1,5 % für internationale Zahlungen |
| Stripe Invoicing | Keine monatliche Grundgebühr; unbezahlte Rechnungen kosten nichts | 0,4 % pro bezahlter Rechnung bei Starter, zusätzlich zu den Kartengebühren von 2,9 % + 30¢ |
| Invoice Ninja | Kostenloser Hosted-Tarif mit unbegrenzten Rechnungen | Bis zu 5 Kunden. Pro kostet 14 $/Monat |
| FreshBooks | 30 Tage kostenlose Testversion | Kein dauerhaft kostenloser Tarif. Lite beginnt bei etwa 23 $/Monat |
| QuickBooks Online | Kostenlose Testversion | Kein dauerhaft kostenloser Tarif. Simple Start kostet etwa 35 $/Monat |
Die Preise sind US-Preise von den Websites der jeweiligen Unternehmen oder aus veröffentlichten Preisübersichten vom Oktober 2026. Sie ändern sich häufig, prüfe sie also am besten noch einmal selbst.
Was „kostenlos“ bei einer 1.000-$-Rechnung kostet
Zahlungsgebühren sind der Haken, den die meisten unterschätzen, weil sie pro Rechnung gering erscheinen, sich über ein Jahr hinweg aber summieren. Das kostet es dich bei den einzelnen Gratis-Tarifen, wenn ein Kunde eine Rechnung über 1.000 $ per Karte bezahlt:
| Bezahlt per Karte über | Gebühr | Du erhältst |
|---|---|---|
| Wave (Starter) | 29,60 $ | 970,40 $ |
| PayPal (Karte) | 30,39 $ | 969,61 $ |
| Square (Kostenloser Tarif) | 33,30 $ | 966,70 $ |
| Stripe Invoicing (Starter) | 33,30 $ | 966,70 $ |
| PayPal (PayPal-Checkout) | 35,39 $ | 964,61 $ |
| Direkte Banküberweisung | In der Regel 0 $ bei einer Inlandsüberweisung | Etwa 1.000 $ |
Wenn du Rechnungen über 5.000 $ pro Monat per Karte abrechnest, zahlst du ungefähr 1.800 bis 2.200 $ pro Jahr an Gebühren. Das ist oft völlig in Ordnung: Durch Kartenzahlungen wirst du schneller bezahlt und Kunden schätzen sie. Aber es ist ein Kostenfaktor, und es lohnt sich, dies mit einem kostenpflichtigen Tarif zu vergleichen, der pro Zahlung weniger verlangt – oder größere Kunden um eine Banküberweisung zu bitten.
Sieben Fragen, die du vor der Registrierung stellen solltest
- Wie viele Rechnungen und Kunden habe ich kostenlos frei? Lies die genauen Limits, nicht nur die Werbeversprechen.
- Was kostet es, wenn ein Kunde bezahlt? Achte auf Karten-, Bank- und Auslandsgebühren.
- Kann ich Zahlungen außerhalb der App annehmen? Bei manchen Tools kannst du deine eigene Bankverbindung angeben, andere drängen dich zur Nutzung ihrer Bezahldienste.
- Erscheint auf meinen Rechnungen fremdes Branding?
- Welche Funktionen sind kostenpflichtig? Mahnungen, wiederkehrende Rechnungen, mehrere Benutzer und das Entfernen von Wasserzeichen sind typische Upgrades.
- Kann ich meine Daten exportieren? Wenn du das Tool wechselst, solltest du deine Rechnungen und Kundenlisten als PDF oder CSV exportieren können.
- Brauche ich überhaupt ein Konto? Wenn du nur wenige Rechnungen im Monat schreibst, reicht ein Generator ohne Registrierung oft völlig aus.
Welches kostenlose Tool passt zu dir?
- Ein paar Rechnungen im Monat, Zahlung per Banküberweisung: Ein Rechnungsgenerator genügt vollkommen. Mit Billsato erstellst du das PDF direkt im Browser ohne Konto und behältst deine eigenen Kopien.
- Deine Kunden sollen direkt aus der Rechnung heraus per Karte zahlen: Ein zahlungsbasierter Gratis-Tarif (Wave, Square, PayPal, Stripe) ergibt Sinn. Vergleiche die Gebühren oben mit deiner typischen Rechnungshöhe.
- Du brauchst auch eine Buchhaltung: Der kostenlose Tarif von Wave oder ein kostenpflichtiges Buchhaltungstool, sobald du eine Steuerberatung hast, die ein bestimmtes System bevorzugt.
- Du stellst denselben Kunden jeden Monat Rechnungen aus und willst alles speichern: Schau dir die Kosten für einen kleinen kostenpflichtigen Tarif an. Ein paar Dollar im Monat können günstiger sein als Gebühren pro Zahlung – und du erhältst Rechnungsnummern, Kundenlisten und Zahlungsverfolgung. Billsato Pro kostet 10 $/Monat nach einer 7-tägigen kostenlosen Testphase, für die du keine Kreditkarte angeben musst.
Was eine kostenlose Rechnung trotzdem enthalten muss
Egal welches Tool du nutzt, die Rechnung an sich muss vollständig sein: eine fortlaufende Rechnungsnummer, deine Angaben und die deines Kunden, eine Aufstellung der gelieferten Waren oder Leistungen, die Steuerbeträge, der Gesamtbetrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsdetails. Sieh dir unsere Übersicht dazu an, was eine Rechnung enthalten muss, sowie unseren Leitfaden für Rechnungen für Freiberufler und Selbstständige.
Häufig gestellte Fragen
Gibt es ein komplett kostenloses Rechnungsprogramm?
Es gibt kostenlose Tools ohne monatliche Grundgebühr, aber die meisten finanzieren sich anders: über Zahlungsgebühren bei Kartenzahlung, Limits bei Rechnungen oder Kunden oder durch fremdes Branding. Ein Rechnungsgenerator wie Billsato ist ohne Registrierung kostenlos nutzbar, speichert deine Rechnungen jedoch nicht für dich ab.
Welches kostenlose Rechnungsprogramm hat die niedrigsten Gebühren?
Bei einer Kartenzahlung von 1.000 $ kostete der kostenlose Tarif von Wave im Oktober 2026 29,60 $ und PayPal per Karte 30,39 $, während Square und Stripe Invoicing auf 33,30 $ kamen. Eine direkte Banküberweisung kostet im Inland in der Regel gar nichts.
Kann ich Rechnungen kostenlos ohne Registrierung versenden?
Ja. Sowohl bei Billsato als auch bei Invoice-Generator.com kannst du Rechnungs-PDFs ohne Registrierung erstellen und herunterladen. Du versendest die PDF-Datei dann einfach selbst per E-Mail und behältst deine eigene Kopie.
Ist das Rechnungsschreiben mit PayPal kostenlos?
Das Versenden einer PayPal-Rechnung ist kostenlos. Wenn dein Kunde sie bezahlt, verlangt PayPal eine Gebühr: in den USA 3,49 % + 0,49 $ über den PayPal-Checkout oder 2,99 % + 0,49 $ per Karte, zuzüglich 1,5 % für internationale Zahlungen.
Wann lohnt sich ein kostenpflichtiges Rechnungsprogramm?
Wenn du regelmäßig Rechnungen an dieselben Kunden schreibst und Rechnungen, Kunden sowie Zahlungseingänge an einem Ort speichern möchtest – oder wenn die Transaktionsgebühren höher sind als ein monatliches Abonnement.