ใบแจ้งหนี้คืออะไร? ความหมาย ตัวอย่าง และข้อมูลที่ต้องระบุ
ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่ผู้ขายส่งให้ผู้ซื้อเพื่อเรียกเก็บเงินค่าสินค้าหรือบริการ โดยจะระบุรายการสินค้าที่ขาย ราคาของแต่ละรายการ ยอดรวมที่ต้องชำระ รวมถึงกำหนดเวลาและวิธีการชำระเงิน นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นหลักฐานการขายที่เป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับทั้งสองฝ่ายอีกด้วย
นั่นคือคำตอบแบบสรุปสั้นๆ ส่วนเนื้อหาที่เหลือของคู่มือนี้จะครอบคลุมถึงสิ่งที่ใบแจ้งหนี้ต้องระบุ ข้อกำหนดทางกฎหมายในประเทศต่างๆ ประเภทหลักของใบแจ้งหนี้ ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน บิล หรือใบเสนอราคา และวิธีสร้างใบแจ้งหนี้
ความหมายของใบแจ้งหนี้ใน 1 นาที
- ใครเป็นผู้ส่ง: ผู้ขาย (ธุรกิจ, ฟรีแลนซ์, ผู้รับเหมา)
- ใครเป็นผู้รับ: ผู้ซื้อ ซึ่งมักเรียกว่าลูกค้าหรือผู้ว่าจ้าง
- ส่งเมื่อใด: หลังจากงานเสร็จสิ้น ส่งมอบสินค้าเรียบร้อย หรือตามงวดงานที่ตกลงกันไว้สำหรับโครงการระยะยาว
- ทำหน้าที่อะไร: เรียกเก็บเงิน บันทึกรายการขาย และใช้เป็นหลักฐานประกอบเอกสารทางภาษีของทั้งสองฝ่าย
- สิ่งที่ไม่ใช่: หลักฐานการชำระเงิน เอกสารส่วนนั้นคือใบเสร็จรับเงิน
คำนี้มีประวัติยาวนาน โดยภาษาอังกฤษยืมมาจากคำในภาษาฝรั่งเศสช่วงทศวรรษ 1500 คือ envois แปลว่า "สิ่งของที่ส่งไป" ซึ่งเป็นรูปพหูพจน์ของ envoi (การส่งมอบสินค้า) ใบแจ้งหนี้ในอดีตจึงหมายถึงรายการสินค้าที่เดินทางไปพร้อมกับการขนส่งสินค้า และหน้าที่โดยรวมในปัจจุบันก็ยังคงใกล้เคียงกับความหมายเดิม
หน้าที่ของใบแจ้งหนี้
แม้ใบแจ้งหนี้จะดูเหมือนบิลเรียกเก็บเงินทั่วไป แต่ในความเป็นจริงทำหน้าที่สำคัญ 4 ประการ:
- ใช้เรียกเก็บเงิน โดยระบุจำนวนเงิน วันครบกำหนดชำระ และช่องทางการชำระเงินของลูกค้า
- ใช้บันทึกรายการขาย ทั้งรายได้ของคุณและค่าใช้จ่ายของลูกค้าต่างอ้างอิงจากเอกสารนี้ ทั้งสองฝ่ายจึงต้องเก็บสำเนาไว้
- ใช้ประกอบการยื่นภาษี หน่วยงานสรรพากรใช้ใบแจ้งหนี้ในการตรวจสอบภาษีการขาย, VAT หรือ GST และในหลายประเทศ ธุรกิจจะสามารถขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มได้ก็ต่อเมื่อมีใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องเท่านั้น
- กำหนดเงื่อนไขการค้า มีการบันทึกเงื่อนไขการชำระเงิน ค่าปรับกรณีล่าช้า และรายละเอียดสิ่งที่ส่งมอบไว้อย่างชัดเจน ซึ่งช่วยลดปัญหาหากเกิดข้อพิพาทขึ้นในอนาคต
ข้อมูลที่ต้องระบุในใบแจ้งหนี้
ข้อกำหนดอาจแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ (ดูรายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง) แต่ใบแจ้งหนี้ที่เป็นมืออาชีพและสมบูรณ์ควรมีข้อมูลต่อไปนี้:
- คำว่า "ใบแจ้งหนี้" (Invoice) ที่ด้านบน เพื่อป้องกันความสับสนกับใบเสนอราคา หากคุณจดทะเบียนภาษี VAT หรือ GST ในหลายประเทศจะกำหนดให้ใช้คำว่า "ใบกำกับภาษี" (Tax invoice) หรือ "ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม" (VAT invoice)
- เลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน ควรเรียงลำดับต่อเนื่องกัน เช่น INV-0001, INV-0002 โดยไม่เว้นวรรคหรือมีเลขซ้ำ
- วันที่ออกใบแจ้งหนี้ และระบุวันที่ส่งมอบสินค้าหรือให้บริการ หากเป็นคนละวันกัน
- ข้อมูลของคุณ: ชื่อธุรกิจหรือชื่อทางการค้า ที่อยู่ อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี เช่น เลขประจำตัวผู้เสียภาษี VAT, GST หรือ ABN
- ข้อมูลของลูกค้า: ชื่อบุคคลหรือชื่อบริษัท และที่อยู่ สำหรับลูกค้าธุรกิจในสหภาพยุโรป มักจำเป็นต้องระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษี VAT ด้วย
- รายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่ส่งมอบ: แยกแต่ละรายการในแต่ละบรรทัด พร้อมระบุจำนวน ราคาต่อหน่วย และยอดรวมของแต่ละรายการ
- ยอดรวมย่อย ภาษี และยอดรวมทั้งสิ้น: ยอดก่อนหักภาษี อัตราภาษีและจำนวนภาษี ส่วนลด (ถ้ามี) และยอดสุทธิที่ต้องชำระ
- วันครบกำหนดและเงื่อนไขการชำระเงิน เช่น "ชำระเงินเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้" (Due on receipt) หรือ "Net 30" (ชำระเงินภายใน 30 วัน)
- วิธีการชำระเงิน: ข้อมูลบัญชีธนาคาร ลิงก์ชำระเงิน หรือแอปพลิเคชันชำระเงินที่คุณยอมรับ
- หมายเหตุ ในส่วนที่เป็นประโยชน์ เช่น เลขที่ใบสั่งซื้อ (PO), ชื่อโครงการ เงื่อนไขการชำระเงินล่าช้า หรือข้อความขอบคุณ
ตัวอย่างใบแจ้งหนี้แบบง่าย
ตัวอย่างตารางรายการหลักของใบแจ้งหนี้ค่าบริการทั่วไป:
| รายละเอียด | จำนวน | ราคาต่อหน่วย | ยอดเงิน |
|---|---|---|---|
| ออกแบบโลโก้ | 1 | $800.00 | $800.00 |
| คู่มือการใช้แบรนด์ (PDF) | 1 | $450.00 | $450.00 |
| รอบการแก้ไขงาน (ชั่วโมง) | 3 | $60.00 | $180.00 |
| ยอดรวมย่อย | $1,430.00 | ||
| ภาษีการขาย (0%, บริการนี้ไม่อยู่ในเกณฑ์เสียภาษี) | $0.00 | ||
| ยอดที่ต้องชำระภายในวันที่ 14 พฤศจิกายน | $1,430.00 | ||
ด้านบนของตารางจะระบุข้อมูลของผู้ขายและลูกค้า เลขที่ใบแจ้งหนี้ (เช่น INV-0042) วันที่ออกใบแจ้งหนี้ และเงื่อนไขการชำระเงิน ส่วนด้านล่างจะเป็นคำแนะนำและช่องทางการชำระเงิน
ใบแจ้งหนี้มีข้อกำหนดทางกฎหมายหรือไม่?
มี ในเกือบทุกประเทศ โดยเฉพาะเมื่อคุณจดทะเบียนภาษีการขาย เช่น VAT หรือ GST ข้อมูลต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติในบางประเทศกลุ่มหลัก โปรดตรวจสอบกับหน่วยงานสรรพากรในประเทศของคุณเสมอ เนื่องจากกฎระเบียบอาจมีการเปลี่ยนแปลง
สหภาพยุโรป
EU VAT Directive (Article 226) ระบุข้อกำหนดของสิ่งที่ใบแจ้งหนี้ภาษีมูลค่าเพิ่มต้องมี ประกอบด้วย วันที่ออกเอกสาร เลขที่เอกสารที่เรียงลำดับและไม่ซ้ำกัน เลขประจำตัวผู้เสียภาษี VAT ของผู้ขาย เลขประจำตัวผู้เสียภาษี VAT ของลูกค้าในบางกรณี ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่เต็มของทั้งสองฝ่าย ปริมาณและลักษณะของสิ่งที่ส่งมอบ วันที่ส่งมอบ มูลค่าสินค้าหรือบริการที่ต้องเสียภาษีตามแต่ละอัตรา อัตรา VAT และจำนวนเงิน VAT โดยแต่ละประเทศสมาชิกจะนำกฎเหล่านี้ไปบัญญัติเป็นกฎหมายของตนเอง ซึ่งบางประเทศอาจมีข้อกำหนดเพิ่มเติม
สหราชอาณาจักร
ธุรกิจในสหราชอาณาจักรที่จดทะเบียน VAT จะต้องออกใบแจ้งหนี้ VAT ที่แสดงเลขทะเบียน VAT วันที่ส่งมอบสินค้า/บริการ ราคาต่อรายการที่ไม่รวม VAT อัตราภาษี VAT ยอดรวมทั้งที่รวมและไม่รวม VAT สำหรับยอดขายไม่เกิน £250 รวม VAT สามารถออกใบแจ้งหนี้แบบย่อที่มีรายละเอียดน้อยลงได้
ออสเตรเลีย
ธุรกิจที่จดทะเบียน GST จะต้องออกใบกำกับภาษี (tax invoice) เมื่อลูกค้าร้องขอ ภายใน 28 วัน เว้นแต่ยอดขายจะเท่ากับหรือน้อยกว่า $82.50 รวม GST ใบแจ้งหนี้ต้องระบุชัดเจนว่าเป็นใบกำกับภาษี แสดงตัวตนของผู้ขายและหมายเลข ABN วันที่ รายละเอียดของสิ่งที่ขายพร้อมจำนวนและราคา ยอดเงิน GST และสัดส่วนของยอดขายที่ต้องเสียภาษี สำหรับยอดตั้งแต่ $1,000 ขึ้นไป จะต้องแสดงตัวตนของผู้ซื้อหรือหมายเลข ABN ด้วย
สหรัฐอเมริกา
ไม่มีรูปแบบใบแจ้งหนี้ระดับประเทศที่ตายตัว สิ่งสำคัญคือใบแจ้งหนี้ต้องมีความถูกต้อง เก็บไว้ในบันทึกทางบัญชี และแสดงภาษีการขายอย่างถูกต้อง โดยภาษีการขายจะถูกกำหนดโดยแต่ละรัฐ และในหลายรัฐ งานบริการจะไม่มีการเรียกเก็บภาษี
ประเทศที่ไฟล์ PDF ไม่เพียงพออีกต่อไป
มีหลายประเทศที่เริ่มบังคับใช้ ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (e-invoicing) ซึ่งเป็นรูปแบบเอกสารที่มีโครงสร้างส่งผ่านระบบของรัฐบาลหรือเครือข่ายที่ได้รับการรับรอง แทนที่จะเป็นเพียงไฟล์ PDF ผ่านทางอีเมล อิตาลีได้บังคับใช้กับการขายระหว่างธุรกิจมาตั้งแต่ปี 2019 เม็กซิโก (CFDI), บราซิล (NF-e), ตุรกี (e-Fatura), ซาอุดีอาระเบีย (ZATCA) และอินเดีย (สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่) ต่างก็มีระบบของตนเอง เบลเยียมกำหนดให้เป็นข้อบังคับสำหรับการขายแบบ B2B ในเดือนมกราคม 2026 ฝรั่งเศสจะเริ่มทยอยบังคับใช้ตั้งแต่กันยายน 2026 โปแลนด์ตั้งแต่ปี 2026 และเยอรมนีตั้งแต่ปี 2027 ส่วนสหภาพยุโรปมีแผนบังคับใช้ e-invoicing สำหรับการค้าระหว่างประเทศสมาชิกตั้งแต่กรกฎาคม 2030 หากคุณดำเนินธุรกิจในประเทศเหล่านี้ ต้องใช้ระบบทางการสำหรับใบแจ้งหนี้ภาษี อย่างไรก็ดี ใบแจ้งหนี้รูปแบบ PDF ยังคงมีประโยชน์สำหรับการทำใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ชั่วคราว (proforma invoice) และการค้ากับลูกค้าในต่างประเทศ
ประเภทของใบแจ้งหนี้
- ใบแจ้งหนี้มาตรฐาน (Standard invoice): การเรียกเก็บเงินทั่วไปในชีวิตประจำวันหลังจากมีการขายเกิดขึ้น
- ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวหรือใบแจ้งหนี้เบื้องต้น (Proforma invoice): เอกสารที่ส่งให้ล่วงหน้าก่อนการขายจริง เพื่อแจ้งให้ผู้ซื้อทราบถึงค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น มักใช้สำหรับพิธีการทางศุลกากรหรือเพื่อเตรียมการชำระเงินล่วงหน้า และไม่ใช่เอกสารทวงหนี้อย่างเป็นทางการ
- ใบแจ้งหนี้ตามงวดงาน (Interim or progress invoice): เรียกเก็บเงินตามสัดส่วนของโครงการระยะยาวเมื่อแต่ละขั้นตอนแล้วเสร็จ พบบ่อยในงานก่อสร้าง (ดูรายละเอียดได้ที่ คู่มือใบแจ้งหนี้สำหรับผู้รับเหมา)
- ใบแจ้งหนี้งวดสุดท้าย (Final invoice): สรุปปิดโครงการ โดยจะหักลบยอดเงินที่ชำระตามงวดงานและเงินมัดจำล่วงหน้า
- ใบแจ้งหนี้แบบประจำ (Recurring invoice): การเรียกเก็บเงินยอดเดิมตามกำหนดเวลา เช่น ค่าบริการรายเดือน หรือสัญญาบำรุงรักษา
- ใบแจ้งหนี้ตามชั่วโมงทำงาน (Timesheet invoice): เรียกเก็บเงินตามชั่วโมงที่ทำงานจริงด้วยอัตราต่อชั่วโมง นิยมใช้สำหรับฟรีแลนซ์และที่ปรึกษา (ดูรายละเอียดได้ที่ คู่มือใบแจ้งหนี้สำหรับฟรีแลนซ์)
- ใบลดหนี้ (Credit note): ใช้ลดยอดหรือยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้ว ในกรณีที่มีการคืนสินค้า คิดเงินเกิน หรือเกิดข้อผิดพลาด
- ใบเพิ่มหนี้ (Debit note): ใช้เพิ่มยอดเงินที่ต้องชำระจากใบแจ้งหนี้เดิม เช่น มีการคิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
- ใบกำกับสินค้าสำหรับการค้าระหว่างประเทศ (Commercial invoice): ใช้ในการค้าระหว่างประเทศ ซึ่งศุลกากรจะใช้เพื่อประเมินมูลค่าสินค้าและคำนวณภาษีอากร จึงต้องมีรายละเอียดเช่น ประเทศแหล่งกำเนิดสินค้า และรหัสพิกัดศุลกากร
เปรียบเทียบใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน บิล ใบเสนอราคา และใบสั่งซื้อ
| เอกสาร | ใครเป็นผู้ส่ง | ส่งเมื่อใด | จุดประสงค์หลัก |
|---|---|---|---|
| ใบเสนอราคา / การประมาณราคา | ผู้ขาย | ก่อนเริ่มงาน | "ค่าใช้จ่ายสำหรับงานนี้จะอยู่ที่เท่านี้" |
| ใบสั่งซื้อ (Purchase order) | ผู้ซื้อ | ก่อนเริ่มงาน | "เราตกลงสั่งซื้อรายการนี้ ในราคานี้" |
| ใบแจ้งหนี้ (Invoice) | ผู้ขาย | หลังส่งมอบงาน | "โปรดชำระเงินจำนวนนี้ภายในวันที่กำหนด" |
| บิล (Bill) | ผู้ขาย | หลังส่งมอบงาน | เอกสารเดียวกันกับใบแจ้งหนี้แต่มองจากมุมของผู้ซื้อ และมักใช้กับค่าสาธารณูปโภคหรือร้านอาหาร |
| ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) | ผู้ขาย | หลังการชำระเงิน | "เราได้รับเงินจากคุณเรียบร้อยแล้ว" |
วิธีจำง่ายๆ คือ ใบเสนอราคาออกก่อนเริ่มงาน ใบแจ้งหนี้ใช้เรียกเก็บเงิน และใบเสร็จรับเงินใช้ยืนยันว่าได้รับเงินแล้ว
วิธีสร้างใบแจ้งหนี้
- ใส่ข้อมูลธุรกิจของคุณ และโลโก้ (ถ้ามี)
- ใส่ข้อมูลลูกค้าของคุณ และระบุเลขที่ใบสั่งซื้อหากลูกค้ามีให้
- กำหนดเลขที่ใบแจ้งหนี้และวันที่ออกเอกสาร โดยเรียงตามลำดับเดิมของคุณ
- ระบุรายการสินค้าหรือบริการแต่ละรายการ พร้อมจำนวนและราคา
- ใส่ภาษี ส่วนลด และค่าจัดส่ง ในส่วนที่มีผลบังคับใช้
- กำหนดวันครบกำหนดชำระและเงื่อนไขการชำระเงิน พร้อมระบุช่องทางการชำระเงิน
- ตรวจสอบความถูกต้องและบันทึกเป็นไฟล์ PDF จากนั้นส่งให้ลูกค้าและจัดเก็บสำเนาไว้
คุณสามารถทำขั้นตอนทั้งหมดนี้ได้ใน โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ฟรีของ Billsato: เพียงกรอกข้อมูลลงในแบบฟอร์ม ดูตัวอย่าง PDF อัปเดตตามที่คุณพิมพ์ได้ทันที และดาวน์โหลดได้เลย ใช้งานได้โดยไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้ ไม่มีลายน้ำ และข้อมูลที่คุณกรอกจะยังคงอยู่ในเบราว์เซอร์ของคุณ
ควรส่งใบแจ้งหนี้เมื่อใด และส่งอย่างไร
ส่งใบแจ้งหนี้ทันทีที่ส่งมอบงานเสร็จสิ้น ยิ่งคุณส่งช้า คุณก็ยิ่งได้รับเงินช้าลง สำหรับโครงการระยะยาว ควรตกลงเรื่องการจ่ายเงินเป็นงวดๆ หรือการวางเงินมัดจำล่วงหน้าก่อนเริ่มงาน การส่งไฟล์ PDF แนบไปกับอีเมลเป็นวิธีที่รวดเร็วและเป็นที่นิยมมากที่สุด ควรระบุเลขที่ใบแจ้งหนี้ จำนวนเงิน และวันครบกำหนดชำระไว้ในเนื้อหาอีเมลด้วย ไม่ใช่แค่ในไฟล์แนบเท่านั้น
การชำระเงินล่าช้าเป็นเรื่องที่พบได้บ่อย: จากผลสำรวจของ Atradius ในปี 2025 ในกลุ่มบริษัทในสหรัฐฯ พบว่า 43% ของมูลค่าใบแจ้งหนี้ระหว่างธุรกิจด้วยกันเกิดการจ่ายเงินเกินกำหนด หากเลยวันครบกำหนดชำระแล้ว คู่มือของเราเกี่ยวกับ อีเมลแจ้งเตือนการชำระเงิน มีตารางเวลาและเทมเพลตข้อความที่คุณสามารถนำไปปรับใช้ได้ทันที
ต้องเก็บรักษาใบแจ้งหนี้นานแค่ไหน
คุณควรเก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ทุกใบที่คุณส่งและได้รับ ระยะเวลาการจัดเก็บขึ้นอยู่กับกฎหมายของแต่ละประเทศ IRS ของสหรัฐฯ มักกำหนดให้เก็บไว้ 3 ปีนับจากวันที่ยื่นแบบ และอาจถึง 7 ปีในบางกรณี ส่วน HMRC ในสหราชอาณาจักรกำหนดให้ผู้ประกอบการคนเดียวเก็บเอกสารไว้อย่างน้อย 5 ปีหลังจากกำหนดเวลายื่นแบบภาษีในวันที่ 31 มกราคม และบริษัทจำกัดต้องเก็บไว้ 6 ปี ขณะที่ประเทศอื่นๆ ส่วนใหญ่กำหนดไว้ที่ 5 ถึง 10 ปี
คำถามที่พบบ่อย
ใบแจ้งหนี้เหมือนกับใบเสร็จรับเงินหรือไม่?
ไม่ ใบแจ้งหนี้คือเอกสารเรียกเก็บเงินและส่งให้ลูกค้าก่อนการชำระเงิน ส่วนใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารยืนยันว่าได้รับเงินเรียบร้อยแล้วและส่งให้หลังจากนั้น ธุรกิจบางแห่งอาจประทับตราหรือระบุในใบแจ้งหนี้ว่า "ชำระเงินแล้ว" แล้วส่งกลับไป ซึ่งสามารถใช้ทำหน้าที่แทนใบเสร็จรับเงินได้
ใบแจ้งหนี้มีผลผูกพันทางกฎหมายหรือไม่?
โดยลำพังตัวเอกสารเอง มักไม่มีผลผูกพันทางกฎหมาย ภาระผูกพันในการชำระเงินเกิดจากข้อตกลงระหว่างคุณกับลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นสัญญาที่เป็นลายลักษณ์อักษร ใบเสนอราคาที่ได้รับการยอมรับ หรือคำสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้เป็นหลักฐานของข้อตกลงดังกล่าวและยอดเงินที่ค้างชำระ ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งหากเกิดข้อพิพาทขึ้น
หากไม่ได้จดทะเบียนธุรกิจ สามารถออกใบแจ้งหนี้ได้หรือไม่?
ได้ ในเกือบทุกประเทศ บุคคลธรรมดาและผู้ประกอบการคนเดียวสามารถออกใบแจ้งหนี้สำหรับงานที่ตนเองทำโดยใช้ชื่อของตนเองได้ ส่วนคุณจะต้องจดทะเบียนภาษีหรือไม่ และจำเป็นต้องเรียกเก็บ VAT, GST หรือภาษีการขายเมื่อใดนั้น ขึ้นอยู่กับประเทศและรายได้ของคุณ ดังนั้นโปรดตรวจสอบกฎเกณฑ์ของหน่วยงานสรรพากรในพื้นที่ของคุณ
ใบแจ้งหนี้จำเป็นต้องมีเลขที่เอกสารหรือไม่?
ใช่ ควรใช้เลขที่เอกสารที่ไม่ซ้ำกันสำหรับใบแจ้งหนี้ทุกใบ โดยเรียงตามลำดับต่อเนื่อง เช่น INV-0001, INV-0002 กฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มในสหภาพยุโรปและสหราชอาณาจักรกำหนดให้ต้องมีสิ่งนี้ และยังช่วยให้การติดตามบันทึกทางบัญชีของคุณในประเทศอื่นๆ ทำได้ง่ายขึ้นอย่างมาก
สามารถส่งใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์ PDF ได้หรือไม่?
ได้ ในเกือบทุกประเทศ การส่งไฟล์ PDF ทางอีเมลถือเป็นใบแจ้งหนี้ตามปกติและถูกต้องตามกฎหมาย ข้อยกเว้นคือประเทศที่มีการบังคับใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (e-invoicing) เช่น อิตาลี เม็กซิโก หรือบราซิล ซึ่งใบกำกับภาษีสำหรับการขายระหว่างธุรกิจต้องส่งผ่านระบบของทางการเท่านั้น
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) กับบิล (Bill) แตกต่างกันอย่างไร?
โดยทั่วไปคือเอกสารฉบับเดียวกัน ผู้ขายมักเรียกว่าใบแจ้งหนี้ (Invoice) ส่วนผู้ซื้อที่มีหน้าที่ต้องจ่ายเงินมักเรียกว่าบิล (Bill) นอกจากนี้ คำว่า "บิล" ยังนิยมใช้เรียกค่าใช้จ่ายในชีวิตประจำวัน เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ หรือใบแจ้งยอดในร้านอาหาร