Apa Itu Invois? Maksud, Contoh dan Maklumat yang Perlu Ada
Invois ialah dokumen yang dihantar oleh penjual kepada pembeli untuk meminta bayaran bagi barangan atau perkhidmatan. Ia menyenaraikan apa yang telah dijual, kos setiap item, jumlah yang terhutang, serta bila dan bagaimana cara membayarnya. Bagi kedua-dua pihak, ia juga merupakan rekod bertulis mengenai transaksi jualan tersebut.
Itulah jawapan ringkasnya. Bahagian seterusnya dalam panduan ini merangkumi maklumat yang perlu disertakan dalam invois, keperluan undang-undang di pelbagai negara, jenis-jenis utama invois, perbezaan antara invois dengan resit, bil atau sebut harga, serta cara membuatnya.
Maksud invois dalam satu minit
- Siapa yang menghantar: penjual (perniagaan, pekerja bebas, kontraktor).
- Siapa yang menerima: pembeli, sering dipanggil klien atau pelanggan.
- Bila: selepas kerja selesai atau barangan dihantar, atau pada peringkat tertentu yang dipersetujui bagi sesuatu projek panjang.
- Fungsinya: menuntut bayaran, merekodkan jualan, dan menjadi dokumen sokongan rekod cukai kedua-dua pihak.
- Apa yang bukan invois: bukti pembayaran. Itu adalah resit.
Perkataan ini sendiri sudah lama wujud. Bahasa Inggeris meminjam perkataan ini pada abad ke-16 daripada perkataan Perancis envois, bermaksud "perkara yang dihantar", bentuk jamak bagi envoi (penghantaran barangan). Invois dahulunya merupakan senarai yang dihantar bersama penghantaran barangan, dan secara kasarnya fungsinya masih sama sehingga hari ini.
Fungsi invois
Invois kelihatan seperti bil biasa, tetapi ia menjalankan empat fungsi berbeza:
- Menuntut bayaran. Ia menyatakan jumlah, tarikh akhir bayaran dan cara pelanggan boleh membayar.
- Merekodkan jualan. Pendapatan anda dan perbelanjaan pelanggan anda kedua-duanya berasaskan dokumen ini, jadi kedua-dua pihak perlu menyimpan salinan.
- Menyokong pemfailan cukai. Pihak berkuasa cukai menggunakan invois untuk menyemak cukai jualan, VAT atau GST, dan di banyak negara perniagaan hanya boleh menuntut semula VAT jika memegang invois yang sah.
- Menetapkan terma. Terma pembayaran, caj bayaran lewat dan perincian tepat tentang apa yang telah dibekalkan dicatatkan secara bertulis, yang membantu sekiranya berlaku pertikaian.
Maklumat yang perlu ada dalam invois
Keperluan berbeza mengikut negara (penjelasan lanjut di bawah), tetapi invois profesional yang lengkap mengandungi butiran berikut:
- Perkataan "Invois" di bahagian atas, supaya tiada siapa tersilap menganggapnya sebagai sebut harga. Di mana anda berdaftar untuk VAT atau GST, banyak negara memerlukan perkataan "Invois cukai" atau "Invois VAT".
- Nombor invois yang unik. Nombor hendaklah berturutan, contohnya INV-0001, INV-0002, tanpa ada yang tertinggal atau berulang.
- Tarikh invois (tarikh anda mengeluarkannya) dan, jika berbeza, tarikh barangan atau perkhidmatan dibekalkan.
- Butiran anda: nama perniagaan atau perdagangan, alamat, e-mel atau nombor telefon, dan sebarang nombor pendaftaran cukai seperti nombor VAT, GST atau ABN.
- Butiran pelanggan anda: nama atau nama syarikat dan alamat. Bagi pelanggan perniagaan di EU, nombor VAT mereka juga sering diperlukan.
- Penerangan mengenai apa yang anda bekalkan: setiap produk atau perkhidmatan pada baris tersendiri, bersama kuantiti, harga seunit dan jumlah baris.
- Jumlah kecil, cukai dan jumlah keseluruhan: jumlah sebelum cukai, kadar dan jumlah cukai, sebarang diskaun, serta jumlah akhir yang perlu dibayar.
- Tarikh akhir dan terma pembayaran, seperti "Perlu dibayar semasa penerimaan" atau "Net 30" (bayaran dalam tempoh 30 hari).
- Cara membayar: butiran akaun bank, pautan pembayaran atau aplikasi pembayaran yang anda terima.
- Nota jika perlu: nombor pesanan pembelian (PO), nama projek, terma pembayaran lewat atau ucapan terima kasih.
Contoh invois mudah
Berikut adalah rupa bahagian utama invois perkhidmatan ringkas:
| Penerangan | Kuantiti | Harga seunit | Jumlah |
|---|---|---|---|
| Reka bentuk logo | 1 | $800.00 | $800.00 |
| Panduan gaya jenama (PDF) | 1 | $450.00 | $450.00 |
| Pusingan semakan (jam) | 3 | $60.00 | $180.00 |
| Jumlah kecil | $1,430.00 | ||
| Cukai jualan (0%, perkhidmatan tidak dikenakan cukai di sini) | $0.00 | ||
| Jumlah perlu dibayar sebelum 14 November | $1,430.00 | ||
Di bahagian atas jadual terletaknya butiran penjual dan pelanggan, nombor invois (contohnya INV-0042), tarikh invois dan terma pembayaran. Di bawahnya pula diletakkan arahan pembayaran.
Adakah invois mempunyai keperluan undang-undang?
Ya, di kebanyakan negara, sebaik sahaja anda berdaftar untuk cukai jualan seperti VAT atau GST. Berikut adalah cara ia berfungsi di beberapa pasaran utama. Sentiasa semak dengan pihak berkuasa cukai negara anda sendiri, kerana peraturan boleh berubah.
Kesatuan Eropah
Arahan VAT EU (Article 226) menyenaraikan perkara yang mesti terkandung dalam invois VAT. Ini termasuk tarikh pengeluaran, nombor berturutan yang mengenal pasti invois secara unik, nombor VAT penjual, nombor VAT pelanggan dalam sesetengah keadaan, nama penuh dan alamat kedua-dua pihak, kuantiti dan jenis barangan/perkhidmatan yang dibekalkan, tarikh pembekalan, jumlah bercukai mengikut kadar, kadar VAT dan jumlah VAT. Setiap negara anggota menggubal peraturan ini ke dalam undang-undang masing-masing, kadang-kadang dengan keperluan tambahan.
United Kingdom
Perniagaan UK yang berdaftar VAT mesti mengeluarkan invois VAT yang menunjukkan nombor pendaftaran VAT mereka, masa pembekalan, harga setiap item tidak termasuk VAT, kadar VAT, dan jumlah keseluruhan dengan dan tanpa VAT. Bagi jualan bernilai £250 atau kurang termasuk VAT, anda boleh mengeluarkan invois ringkas dengan butiran yang lebih sedikit.
Australia
Perniagaan yang berdaftar GST mesti memberikan invois cukai apabila pelanggan memintanya, dalam tempoh 28 hari, melainkan jika jualan tersebut bernilai $82.50 atau kurang termasuk GST. Invois mesti menyatakan bahawa ia adalah invois cukai, identiti dan ABN penjual, tarikh, penerangan mengenai apa yang dijual bersama kuantiti dan harga, jumlah GST, serta bahagian jualan yang dikenakan cukai. Bagi nilai daripada $1,000 ke atas, ia juga mesti menyatakan identiti atau ABN pembeli.
Amerika Syarikat
Tiada format invois persekutuan yang tunggal. Perkara yang penting ialah invois anda tepat, disimpan bersama rekod anda dan memaparkan sebarang cukai jualan dengan betul. Cukai jualan ditetapkan oleh setiap negeri, dan di kebanyakan negeri perkhidmatan tidak dikenakan cukai langsung.
Negara di mana PDF sahaja tidak mencukupi
Semakin banyak negara mewajibkan e-invois: invois berstruktur yang dihantar melalui sistem kerajaan atau rangkaian yang diluluskan dan bukannya sekadar PDF melalui e-mel. Itali telah mewajibkannya untuk jualan perniagaan sejak 2019, Mexico (CFDI), Brazil (NF-e), Turki (e-Fatura), Arab Saudi (ZATCA) dan India (untuk perniagaan lebih besar) mempunyai sistem tersendiri, Belgium mewajibkannya untuk jualan perniagaan-ke-perniagaan pada Januari 2026, Perancis mula memperkenalkannya secara berperingkat dari September 2026, Poland dari 2026 dan Jerman dari 2027. EU merancang e-invois untuk jualan perniagaan rentas sempadan mulai Julai 2030. Jika anda berniaga di salah satu lokasi ini, gunakan sistem rasmi untuk invois cukai. Invois PDF masih berguna untuk sebut harga, invois proforma dan pelanggan di luar negara.
Jenis-jenis invois
- Invois standard: tuntutan bayaran biasa selepas sesuatu jualan dibuat.
- Invois proforma: invois awal yang dihantar sebelum jualan, menunjukkan anggaran caj kepada pembeli. Ia sering digunakan untuk kastam atau menguruskan bayaran pendahuluan, dan bukan tuntutan rasmi pembayaran.
- Invois interim atau berperingkat: membilkan sebahagian daripada projek panjang apabila setiap peringkat disiapkan. Biasa digunakan dalam pembinaan (lihat panduan invois kontraktor kami).
- Invois akhir: menutup sesuatu projek dan mengambil kira bayaran berperingkat terdahulu serta deposit.
- Invois berulang: caj yang sama mengikut jadual berkala, seperti yuran bulanan perkhidmatan tetap (retainer) atau kontrak penyelenggaraan.
- Invois helaian masa (timesheet): membilkan jam bekerja mengikut kadar setiap jam. Khas untuk pekerja bebas dan perunding (lihat panduan invois freelance kami).
- Nota kredit: mengurangkan atau membatalkan invois yang telah dihantar, atas sebab pemulangan barangan, terlebih caj atau kesilapan.
- Nota debit: meningkatkan jumlah terhutang pada invois terdahulu, contohnya untuk caj tambahan.
- Invois komersial: digunakan dalam perdagangan antarabangsa. Pihak kastam menggunakannya untuk menilai barangan dan mengira duti kastam, jadi ia mengandungi butiran seperti negara asal dan kod tarif.
Invois berbanding resit, bil, sebut harga dan pesanan pembelian
| Dokumen | Siapa yang menghantar | Bila | Maksud kandungannya |
|---|---|---|---|
| Sebut harga / anggaran | Penjual | Sebelum kerja dimulakan | "Ini adalah kos yang akan dikenakan." |
| Pesanan pembelian (PO) | Pembeli | Sebelum kerja dimulakan | "Kami bersetuju untuk membeli ini, pada harga ini." |
| Invois | Penjual | Selepas penghantaran | "Sila buat bayaran sebanyak ini sebelum tarikh ini." |
| Bil | Penjual | Selepas penghantaran | Dokumen yang sama seperti invois, dilihat dari sudut pembeli. Juga digunakan untuk utiliti dan restoran. |
| Resit | Penjual | Selepas bayaran dibuat | "Kami telah menerima bayaran anda." |
Cara paling mudah untuk mengingatinya: sebut harga datang sebelum kerja dilakukan, invois menuntut bayaran, dan resit mengesahkan bahawa bayaran telah diterima.
Cara membuat invois
- Masukkan butiran perniagaan anda dan logo, jika ada.
- Masukkan butiran pelanggan anda, serta nombor pesanan pembelian mereka jika diberikan.
- Berikan nombor invois dan tarikh, meneruskan urutan nombor anda.
- Senaraikan setiap item atau perkhidmatan berserta kuantiti dan harga.
- Tambah cukai, diskaun dan kos penghantaran jika berkaitan.
- Tetapkan tarikh akhir dan terma pembayaran, serta masukkan cara membuat pembayaran.
- Semak dan simpannya sebagai PDF, kemudian hantar dan simpan salinan untuk rujukan anda.
Anda boleh melakukan semua ini dalam penjana invois percuma Billsato: isi borang, lihat pratonton PDF dikemas kini secara langsung semasa anda menaip, dan muat turun dokumen anda. Tiada pendaftaran diperlukan, tiada tera air, dan data yang anda taip kekal dalam pelayar web anda.
Bila perlu menghantar invois, dan bagaimana caranya
Hantarkannya sebaik sahaja kerja disiapkan atau barangan dihantar. Lebih lama anda menangguhkannya, lebih lama anda terpaksa menunggu bayaran. Bagi projek yang panjang, persetujui bayaran berperingkat atau deposit sebelum anda bermula. E-mel dengan lampiran PDF ialah kaedah terpantas dan paling biasa digunakan untuk menghantar invois. Nyatakan nombor invois, jumlah dan tarikh akhir dalam teks e-mel itu sendiri, bukan hanya dalam lampiran.
Bayaran lewat sering berlaku: dalam tinjauan Atradius 2025 terhadap syarikat-syarikat AS, 43% daripada nilai invois perniagaan-ke-perniagaan telah lewat bayar. Jika tarikh akhir telah berlalu, panduan kami tentang e-mel peringatan pembayaran menyediakan jadual dan templat yang boleh anda gunakan.
Berapa lama perlu menyimpan invois
Simpan salinan setiap invois yang anda hantar dan terima. Tempoh masa penyimpanannya bergantung pada negara anda. IRS di AS biasanya memerlukan penyimpanan selama tiga tahun dari tarikh pemfailan, dan sehingga tujuh tahun dalam situasi tertentu. HMRC di UK meminta pemilik tunggal menyimpan rekod sekurang-kurangnya lima tahun selepas tarikh akhir pemfailan 31 Januari, dan syarikat berhad selama enam tahun. Banyak negara lain menetapkan tempoh antara lima hingga sepuluh tahun.
Soalan lazim
Adakah invois sama dengan resit?
Tidak. Invois menuntut bayaran dan dihantar sebelum pelanggan membuat bayaran. Resit mengesahkan bahawa bayaran telah diterima dan dihantar selepas bayaran dibuat. Sesetengah perniagaan menandakan invois yang telah dijelaskan sebagai "Dibayar" dan menghantarnya semula, yang kemudiannya berfungsi sebagai resit.
Adakah invois mengikat secara undang-undang?
Secara bersendirian, biasanya tidak. Kewajipan untuk membayar berpunca daripada perjanjian antara anda dan pelanggan anda, sama ada kontrak bertulis, sebut harga yang dipersetujui atau pesanan. Invois merupakan bukti perjanjian tersebut dan jumlah yang terhutang, itulah sebabnya ia penting dalam pertikaian.
Bolehkah saya menghantar invois jika perniagaan saya tidak berdaftar?
Ya, di kebanyakan negara. Individu dan pemilik tunggal boleh mengeluarkan invois bagi kerja yang telah dilakukan menggunakan nama mereka sendiri. Sama ada anda perlu mendaftar untuk cukai, dan bila anda perlu mengenakan VAT, GST atau cukai jualan, bergantung pada negara anda dan jumlah pendapatan anda, jadi semak peraturan pihak berkuasa cukai tempatan anda.
Adakah invois perlu mempunyai nombor rujukan?
Ya. Gunakan nombor unik untuk setiap invois, dalam urutan berturutan seperti INV-0001, INV-0002. Peraturan VAT di EU dan UK mewajibkannya, dan ia menjadikan rekod anda jauh lebih mudah dijejaki di mana-mana sahaja.
Bolehkah saya menghantar invois dalam format PDF?
Ya, di kebanyakan negara PDF yang dihantar melalui e-mel ialah invois biasa yang sah. Pengecualiannya ialah negara yang mewajibkan e-invois, seperti Itali, Mexico atau Brazil, di mana invois cukai untuk jualan perniagaan mesti melalui sistem rasmi.
Apakah perbezaan antara invois dan bil?
Kedua-duanya biasanya dokumen yang sama. Penjual memanggilnya invois; pembeli yang perlu membayarnya sering memanggilnya bil. "Bil" juga digunakan untuk caj harian seperti utiliti atau bil restoran.