എന്താണ് ഇൻവോയ്സ്? അർത്ഥം, ഉദാഹരണങ്ങൾ, ഉൾപ്പെടുത്തേണ്ട വിവരങ്ങൾ
സാധനങ്ങളോ സേവനങ്ങളോ നൽകിയതിന് ശേഷം പണം ആവശ്യപ്പെട്ടുകൊണ്ട് വിൽപ്പനക്കാരൻ വാങ്ങുന്നയാൾക്ക് നൽകുന്ന ഔദ്യോഗിക രേഖയാണ് ഇൻവോയ്സ്. എന്തൊക്കെ വിറ്റു, ഓരോന്നിന്റെയും വില, ആകെ നൽകേണ്ട തുക, എപ്പോൾ എങ്ങനെ പണം നൽകണം തുടങ്ങിയ വിവരങ്ങൾ ഇതിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കും. ഇരുവിഭാഗങ്ങൾക്കും ഈ വിൽപ്പനയുടെ ഒരു രേഖാമൂലമുള്ള തെളിവ് കൂടിയാണിത്.
ചുരുക്കത്തിൽ ഇതാണ് ഇൻവോയ്സ്. ഇൻവോയ്സിൽ എന്തൊക്കെ ഉൾപ്പെടുത്തണം, വിവിധ രാജ്യങ്ങളിലെ നിയമപരമായ നിബന്ധനകൾ, പ്രധാന ഇൻവോയ്സ് തരങ്ങൾ, ഇൻവോയ്സും രസീതും ബില്ലും കൊട്ടേഷനും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസങ്ങൾ, എങ്ങനെ ഒരു ഇൻവോയ്സ് തയ്യാറാക്കാം എന്നിവയാണ് ഈ ഗൈഡിൽ വിശദീകരിക്കുന്നത്.
ഇൻവോയ്സിന്റെ അർത്ഥം ഒറ്റനോട്ടത്തിൽ
- ആരാണ് അയക്കുന്നത്: വിൽപ്പനക്കാരൻ (ഒരു ബിസിനസ്, ഫ്രീലാൻസർ അല്ലെങ്കിൽ കോൺട്രാക്ടർ).
- ആർക്കാണ് ലഭിക്കുന്നത്: വാങ്ങുന്നയാൾ (ക്ലയന്റ് അല്ലെങ്കിൽ ഉപഭോക്താവ്).
- എപ്പോൾ: ജോലി പൂർത്തിയായതിന് ശേഷമോ സാധനങ്ങൾ വിതരണം ചെയ്തതിന് ശേഷമോ, അല്ലെങ്കിൽ മുൻകൂട്ടി നിശ്ചയിച്ച ഘട്ടങ്ങളിലോ.
- ഇതിന്റെ ഉപയോഗം: പണം ആവശ്യപ്പെടുക, വിൽപ്പന രേഖപ്പെടുത്തുക, ഇരുവിഭാഗങ്ങളുടെയും നികുതി കണക്കുകൾ കൃത്യമായി സൂക്ഷിക്കുക.
- ഇതല്ലാത്തത് എന്താണ്: പണം നൽകിയതിന്റെ തെളിവല്ല (അതിനാണ് രസീത് നൽകുന്നത്).
ഈ വാക്കിന് നൂറ്റാണ്ടുകളുടെ പഴക്കമുണ്ട്. 1500-കളിൽ ഫ്രഞ്ച് പദമായ envois ("അയച്ച സാധനങ്ങൾ", envoi എന്നതിന്റെ ബഹുവചനം) എന്നതിൽ നിന്നാണ് ഇംഗ്ലീഷിലേക്ക് ഈ വാക്ക് എത്തിയത്. സാധനങ്ങൾ അയക്കുമ്പോൾ ഒപ്പം നൽകിയിരുന്ന പട്ടികയെയാണ് ഇൻവോയ്സ് എന്ന് വിളിച്ചിരുന്നത്; ഇന്നും അടിസ്ഥാനപരമായി ഇതിന്റെ ധർമ്മം അതുതന്നെയാണ്.
ഇൻവോയ്സ് ചെയ്യുന്ന പ്രധാന കാര്യങ്ങൾ
ലളിതമായ ഒരു ബിൽ പോലെ തോന്നുമെങ്കിലും, ഇൻവോയ്സ് നാല് പ്രധാന കാര്യങ്ങൾ നിർവ്വഹിക്കുന്നു:
- പണം ആവശ്യപ്പെടുന്നു. നൽകേണ്ട തുക, അവസാന തീയതി, പണം നൽകേണ്ട രീതി എന്നിവ ഇതിൽ വ്യക്തമാക്കുന്നു.
- വിൽപ്പന രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. നിങ്ങളുടെ വരുമാനവും ഉപഭോക്താവിന്റെ ചെലവും ഇതിനെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണ്, അതിനാൽ രണ്ടുപേരും ഇതിന്റെ പകർപ്പ് സൂക്ഷിക്കുന്നു.
- നികുതി ആവശ്യങ്ങൾക്ക് സഹായിക്കുന്നു. sales tax, VAT അല്ലെങ്കിൽ GST എന്നിവ പരിശോധിക്കാൻ നികുതി അധികാരികൾ ഇൻവോയ്സുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു. പല രാജ്യങ്ങളിലും ബിസിനസുകൾക്ക് VAT തിരികെ ലഭിക്കണമെങ്കിൽ സാധുവായ ഇൻവോയ്സ് ആവശ്യമാണ്.
- നിബന്ധനകൾ വ്യക്തമാക്കുന്നു. പേയ്മെന്റ് നിബന്ധനകൾ, ലേറ്റ് ഫീസ്, നൽകിയ സേവനങ്ങൾ എന്നിവ കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനാൽ തർക്കങ്ങൾ ഒഴിവാക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
ഇൻവോയ്സിൽ എന്തൊക്കെ ഉൾപ്പെടുത്തണം
ഓരോ രാജ്യത്തെയും നിയമങ്ങൾ വ്യത്യസ്തമാണെങ്കിലും (വിശദാംശങ്ങൾ താഴെ), പ്രൊഫഷണലായ ഒരു ഇൻവോയ്സിൽ താഴെ പറയുന്ന വിവരങ്ങൾ ഉണ്ടായിരിക്കണം:
- "ഇൻവോയ്സ്" (Invoice) എന്ന വാക്ക്: ഇത് മുകളിൽ രേഖപ്പെടുത്തണം, അങ്ങനെ ഇത് ഒരു കൊട്ടേഷനാണെന്ന് ആരും തെറ്റിദ്ധരിക്കില്ല. നിങ്ങൾ VAT അല്ലെങ്കിൽ GST രജിസ്ട്രേഷൻ ഉള്ളയാളാണെങ്കിൽ പല രാജ്യങ്ങളിലും "Tax invoice" അല്ലെങ്കിൽ "VAT invoice" എന്ന് ചേർക്കേണ്ടതുണ്ട്.
- തനതായ ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ (Unique invoice number): നമ്പറുകൾ INV-0001, INV-0002 എന്നിങ്ങനെ ക്രമത്തിൽ ആയിരിക്കണം, ആവർത്തനങ്ങളോ വിട്ടുപോകലുകളോ ഉണ്ടാകരുത്.
- ഇൻവോയ്സ് തീയതി: ഇൻവോയ്സ് നൽകുന്ന തീയതി, ഒപ്പം സാധനങ്ങളോ സേവനങ്ങളോ നൽകിയ തീയതി വ്യത്യസ്തമാണെങ്കിൽ അതും രേഖപ്പെടുത്തുക.
- നിങ്ങളുടെ വിവരങ്ങൾ: ബിസിനസ് നാമം, വിലാസം, ഇമെയിൽ അല്ലെങ്കിൽ ഫോൺ നമ്പർ, ഒപ്പം VAT, GST അല്ലെങ്കിൽ ABN പോലുള്ള നികുതി രജിസ്ട്രേഷൻ നമ്പർ.
- ഉപഭോക്താവിന്റെ വിവരങ്ങൾ: പേര് അല്ലെങ്കിൽ കമ്പനിയുടെ പേര്, വിലാസം. EU-ലെ ബിസിനസ് ഉപഭോക്താക്കൾക്ക് പലപ്പോഴും അവരുടെ VAT നമ്പറും ആവശ്യമാണ്.
- നൽകിയ സേവനങ്ങളുടെയോ സാധനങ്ങളുടെയോ വിവരണം: ഓരോ ഉൽപ്പന്നവും സേവനവും പ്രത്യേക വരികളിൽ, അളവ് (quantity), നിരക്ക് (unit price), ആകെ തുക എന്നിവ സഹിതം.
- സബ്‌ടോട്ടൽ, നികുതി, ആകെ തുക: നികുതിക്ക് മുമ്പുള്ള തുക, നികുതി നിരക്കും തുകയും, ഡിസ്കൗണ്ടുകൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ അത്, അവസാനം നൽകേണ്ട ആകെ തുക.
- അവസാന തീയതിയും പേയ്മെന്റ് നിബന്ധനകളും: ഉദാഹരണത്തിന് "Due on receipt" (ലഭിക്കുമ്പോൾ തന്നെ നൽകുക) അല്ലെങ്കിൽ "Net 30" (30 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ നൽകുക).
- പണം നൽകേണ്ട രീതി: ബാങ്ക് വിവരങ്ങൾ, പേയ്മെന്റ് ലിങ്ക് അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങൾ സ്വീകരിക്കുന്ന പേയ്മെന്റ് ആപ്പുകൾ.
- കുറിപ്പുകൾ (Notes): ആവശ്യമെങ്കിൽ പർച്ചേസ് ഓർഡർ നമ്പർ, പ്രൊജക്റ്റ് പേര്, ലേറ്റ് പേയ്മെന്റ് നിബന്ധനകൾ അല്ലെങ്കിൽ ഒരു നന്ദി കുറിപ്പ്.
ലളിതമായ ഒരു ഇൻവോയ്സ് ഉദാഹരണം
ഒരു ചെറിയ സർവീസ് ഇൻവോയ്സിന്റെ പ്രധാന ഭാഗം എങ്ങനെയിരിക്കുമെന്ന് താഴെ കാണാം:
| വിവരണം | അളവ് | നിരക്ക് | തുക |
|---|---|---|---|
| Logo design | 1 | $800.00 | $800.00 |
| Brand style guide (PDF) | 1 | $450.00 | $450.00 |
| Revision rounds (hours) | 3 | $60.00 | $180.00 |
| സബ്‌ടോട്ടൽ | $1,430.00 | ||
| Sales tax (0%, ഇവിടെ സേവനങ്ങൾക്ക് നികുതിയില്ല) | $0.00 | ||
| നവംബർ 14-നകം നൽകേണ്ട ആകെ തുക | $1,430.00 | ||
ഈ പട്ടികയ്ക്ക് മുകളിലായി വിൽപ്പനക്കാരന്റെയും ഉപഭോക്താവിന്റെയും വിവരങ്ങൾ, ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ (ഉദാഹരണത്തിന് INV-0042), തീയതി, പേയ്മെന്റ് നിബന്ധനകൾ എന്നിവ നൽകും. താഴെ പേയ്മെന്റ് നിർദ്ദേശങ്ങളും ചേർക്കും.
ഇൻവോയ്സുകൾക്ക് നിയമപരമായ നിബന്ധനകൾ ഉണ്ടോ?
അതെ, മിക്ക രാജ്യങ്ങളിലും നിങ്ങൾ VAT അല്ലെങ്കിൽ GST പോലുള്ള നികുതികളിൽ രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ നിയമപരമായ നിബന്ധനകളുണ്ട്. പ്രധാനപ്പെട്ട ചില വിപണികളിലെ രീതികൾ താഴെ നൽകുന്നു. നിയമങ്ങൾ മാറാമെന്നതിനാൽ നിങ്ങളുടെ രാജ്യത്തെ നികുതി വകുപ്പിന്റെ വിവരങ്ങൾ എപ്പോഴും പരിശോധിക്കുക.
യൂറോപ്യൻ യൂണിയൻ (European Union)
ഒരു VAT ഇൻവോയ്സിൽ എന്തൊക്കെ വിവരങ്ങൾ വേണമെന്ന് EU VAT Directive (Article 226) വ്യക്തമാക്കുന്നുണ്ട്. നൽകിയ തീയതി, ഇൻവോയ്സിനെ തിരിച്ചറിയുന്ന ക്രമനമ്പർ, വിൽപ്പനക്കാരന്റെ VAT നമ്പർ, ചില സന്ദർഭങ്ങളിൽ ഉപഭോക്താവിന്റെ VAT നമ്പർ, ഇരുവിഭാഗങ്ങളുടെയും പൂർണ്ണ വിവരങ്ങളും വിലാസവും, നൽകിയ സാധനങ്ങളുടെ അളവും സ്വഭാവവും, നൽകിയ തീയതി, നികുതി വിധേയമായ തുക, VAT നിരക്കും തുകയും എന്നിവ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. ഓരോ അംഗരാജ്യങ്ങളും ഈ നിയമങ്ങൾ അവരവരുടെ നിയമവ്യവസ്ഥയിൽ നടപ്പിലാക്കുന്നു.
യുണൈറ്റഡ് കിംഗ്ഡം (United Kingdom)
UK-യിൽ VAT രജിസ്ട്രേഷനുള്ള ബിസിനസുകൾ നൽകുന്ന ഇൻവോയ്സുകളിൽ VAT രജിസ്ട്രേഷൻ നമ്പർ, വിതരണം ചെയ്ത സമയം, VAT ഒഴിച്ചുള്ള തുക, VAT നിരക്ക്, VAT ഉൾപ്പെടെയും അല്ലാതെയുമുള്ള ആകെ തുക എന്നിവ വ്യക്തമാക്കണം. £250 അല്ലെങ്കിൽ അതിൽ കുറഞ്ഞ തുകയ്ക്കുള്ള വിൽപ്പനകൾക്ക് കുറഞ്ഞ വിവരങ്ങൾ മാത്രമുള്ള ലളിതമായ ഇൻവോയ്സ് നൽകാം.
ഓസ്ട്രേലിയ (Australia)
GST രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത ബിസിനസുകളോട് ഉപഭോക്താവ് ആവശ്യപ്പെട്ടാൽ 28 ദിവസത്തിനകം ടാക്സ് ഇൻവോയ്സ് നൽകണം (GST ഉൾപ്പെടെ $82.50 വരെയുള്ള വിൽപ്പനകൾക്ക് ഇത് നിർബന്ധമല്ല). ഇത് ഒരു ടാക്സ് ഇൻവോയ്സ് ആണെന്ന വിവരം, വിൽപ്പനക്കാരന്റെ പേരും ABN-ഉം, തീയതി, സാധനങ്ങളുടെ വിവരണം, GST തുക എന്നിവ ഉണ്ടായിരിക്കണം. തുക $1,000-ൽ കൂടുതലാണെങ്കിൽ വാങ്ങുന്നയാളുടെ വിവരങ്ങളോ ABN-ഓ ഉൾപ്പെടുത്തണം.
യുണൈറ്റഡ് സ്റ്റേറ്റ്സ് (United States)
രാജ്യമെമ്പാടും ബാധകമായ ഒരൊറ്റ ഫെഡറൽ ഇൻവോയ്സ് മാതൃകയില്ല. ഇൻവോയ്സുകൾ കൃത്യമായിരിക്കണം, കണക്കുകൾ സൂക്ഷിക്കണം, ബാധകമായ sales tax ശരിയായി രേഖപ്പെടുത്തണം എന്നതിനാണ് പ്രാധാന്യം. sales tax ഓരോ സംസ്ഥാനത്തിനനുസരിച്ചും വ്യത്യാസപ്പെടുന്നു, പല സംസ്ഥാനങ്ങളിലും സേവനങ്ങൾക്ക് നികുതിയില്ല.
PDF മാത്രം മതിയാകാത്ത രാജ്യങ്ങൾ
ഇമെയിൽ വഴി അയക്കുന്ന PDF-ന് പകരം സർക്കാരിന്റെ ഔദ്യോഗിക സംവിധാനം വഴിയുള്ള ഘടനാപരമായ ഇ-ഇൻവോയ്സിംഗ് (e-invoicing) നിർബന്ധമാക്കുന്ന രാജ്യങ്ങളുടെ എണ്ണം വർദ്ധിച്ചുവരികയാണ്. ഇറ്റലി 2019 മുതൽ ഇത് ബിസിനസ് വിൽപ്പനകൾക്ക് നിർബന്ധമാക്കിയിട്ടുണ്ട്; മെക്സിക്കോ (CFDI), ബ്രസീൽ (NF-e), തുർക്കി (e-Fatura), സൗദി അറേബ്യ (ZATCA), ഇന്ത്യ (വലിയ ബിസിനസുകൾക്ക്) എന്നിവർക്ക് സ്വന്തം സംവിധാനങ്ങളുണ്ട്. ബെൽജിയം ബിസിനസ്-ടു-ബിസിനസ് ഇടപാടുകൾക്ക് 2026 ജനുവരി മുതൽ ഇത് നിർബന്ധമാക്കി, ഫ്രാൻസ് 2026 സെപ്റ്റംബർ മുതലും, പോളണ്ട് 2026 മുതലും, ജർമ്മനി 2027 മുതലും ഇത് ഘട്ടങ്ങളായി നടപ്പിലാക്കുന്നു. അതിർത്തി കടന്നുള്ള യൂറോപ്യൻ യൂണിയൻ ബിസിനസ് വിൽപ്പനകൾക്കായി 2030 ജൂലൈ മുതൽ ഇ-ഇൻവോയ്സിംഗ് നടപ്പിലാക്കാൻ EU പദ്ധതിയിടുന്നു. ഈ രാജ്യങ്ങളിൽ ബിസിനസ് ചെയ്യുകയാണെങ്കിൽ ടാക്സ് ഇൻവോയ്സുകൾക്കായി ഔദ്യോഗിക സംവിധാനം ഉപയോഗിക്കുക. എങ്കിലും കൊട്ടേഷനുകൾക്കും പ്രൊഫോർമ ഇൻവോയ്സുകൾക്കും വിദേശ ഉപഭോക്താക്കൾക്കും PDF ഇൻവോയ്സ് ഇപ്പോഴും പ്രയോജനകരമാണ്.
ഇൻവോയ്സുകളുടെ വിവിധ തരങ്ങൾ
- സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഇൻവോയ്സ് (Standard invoice): വിൽപ്പനയ്ക്ക് ശേഷം പണം ആവശ്യപ്പെടാൻ സാധാരണയായി നൽകുന്നത്.
- പ്രൊഫോർമ ഇൻവോയ്സ് (Proforma invoice): വിൽപ്പനയ്ക്ക് മുമ്പ് ഉപഭോക്താവിൽ നിന്ന് എത്ര തുക ഈടാക്കുമെന്ന് കാണിക്കുന്ന പ്രാഥമിക ഇൻവോയ്സ്. കസ്റ്റംസ് ആവശ്യങ്ങൾക്കോ മുൻകൂർ പേയ്മെന്റ് വാങ്ങാനോ ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നു, ഇത് പണം ആവശ്യപ്പെട്ടുള്ള അന്തിമ രേഖയല്ല.
- ഇന്ററിം അല്ലെങ്കിൽ പ്രോഗ്രസ് ഇൻവോയ്സ് (Interim or progress invoice): വലിയ പ്രൊജക്റ്റുകളുടെ ഓരോ ഘട്ടം പൂർത്തിയാകുമ്പോഴും ഭാഗികമായി നൽകുന്ന ബിൽ. നിർമ്മാണ മേഖലയിൽ സാധാരണമാണ് (ഞങ്ങളുടെ കോൺട്രാക്ടർ ഇൻവോയ്സ് ഗൈഡ് കാണുക).
- ഫൈനൽ ഇൻവോയ്സ് (Final invoice): പ്രൊജക്റ്റ് പൂർത്തിയാകുമ്പോൾ, നേരത്തെ നൽകിയ തുകയും അഡ്വാൻസും കണക്കാക്കി നൽകുന്ന അന്തിമ ഇൻവോയ്സ്.
- റിക്കറിംഗ് ഇൻവോയ്സ് (Recurring invoice): മാസാന്തര ഫീസ് അല്ലെങ്കിൽ മെയിന്റനൻസ് കരാർ പോലെ കൃത്യമായ ഇടവേളകളിൽ അയക്കുന്ന ഒരേ തുകയ്ക്കുള്ള ഇൻവോയ്സ്.
- ടൈംഷീറ്റ് ഇൻവോയ്സ് (Timesheet invoice): ജോലി ചെയ്ത മണിക്കൂറുകൾക്ക് മണിക്കൂർ നിരക്ക് അടിസ്ഥാനമാക്കി നൽകുന്നത്. ഫ്രീലാൻസർമാർക്ക് അനുയോജ്യമാണ് (ഞങ്ങളുടെ ഫ്രീലാൻസ് ഇൻവോയ്സ് ഗൈഡ് കാണുക).
- ക്രെഡിറ്റ് നോട്ട് (Credit note): സാധനങ്ങൾ തിരികെ നൽകുമ്പോഴോ, അധിക തുക ഈടാക്കുമ്പോഴോ, തെറ്റുകൾ തിരുത്താനോ നേരത്തെ നൽകിയ ഇൻവോയ്സ് തുക കുറയ്ക്കാനോ റദ്ദാക്കാനോ നൽകുന്നത്.
- ഡെബിറ്റ് നോട്ട് (Debit note): അധിക ചാർജുകൾ കാരണം മുമ്പത്തെ ഇൻവോയ്സിലെ തുക വർദ്ധിപ്പിക്കേണ്ടി വരുമ്പോൾ നൽകുന്നത്.
- കൊമേഴ്സ്യൽ ഇൻവോയ്സ് (Commercial invoice): അന്താരാഷ്ട്ര വ്യാപാരത്തിൽ ഉപയോഗിക്കുന്നു. കസ്റ്റംസ് തീരുവ കണക്കാക്കാൻ ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നതിനാൽ സാധനങ്ങൾ നിർമ്മിച്ച രാജ്യം, താരിഫ് കോഡുകൾ എന്നിവ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.
ഇൻവോയ്സ്, രസീത്, ബിൽ, കൊട്ടേഷൻ, പർച്ചേസ് ഓർഡർ — വ്യത്യാസങ്ങൾ
| രേഖ | ആരാണ് അയക്കുന്നത് | എപ്പോൾ | എന്താണ് അർത്ഥമാക്കുന്നത് |
|---|---|---|---|
| കൊട്ടേഷൻ / എസ്റ്റിമേറ്റ് | വിൽപ്പനക്കാരൻ | ജോലിക്ക് മുമ്പ് | "ഇത്രയും തുക ചെലവ് വരും." |
| പർച്ചേസ് ഓർഡർ (PO) | വാങ്ങുന്നയാൾ | ജോലിക്ക് മുമ്പ് | "ഈ വിലയ്ക്ക് സാധനങ്ങൾ വാങ്ങാൻ ഞങ്ങൾ സമ്മതിക്കുന്നു." |
| ഇൻവോയ്സ് | വിൽപ്പനക്കാരൻ | വിതരണത്തിന് ശേഷം | "ഈ തീയതിക്കകം ഈ തുക നൽകുക." |
| ബിൽ | വിൽപ്പനക്കാരൻ | വിതരണത്തിന് ശേഷം | ഇൻവോയ്സ് തന്നെയാണ് വാങ്ങുന്നയാളുടെ വശത്തുനിന്ന് നോക്കുമ്പോൾ ബിൽ. യൂട്ടിലിറ്റികൾക്കും റെസ്റ്റോറന്റുകൾക്കും ഉപയോഗിക്കുന്നു. |
| രസീത് | വിൽപ്പനക്കാരൻ | പേയ്മെന്റിന് ശേഷം | "നിങ്ങളുടെ പണം ഞങ്ങൾക്ക് ലഭിച്ചു." |
ഓർത്തു വെക്കാനുള്ള എളുപ്പവഴി: ജോലിക്ക് മുമ്പ് കൊട്ടേഷൻ വരുന്നു, ഇൻവോയ്സ് പണം ആവശ്യപ്പെടുന്നു, പണം ലഭിച്ചതായി രസീത് സ്ഥിരീകരിക്കുന്നു.
ഒരു ഇൻവോയ്സ് എങ്ങനെ ഉണ്ടാക്കാം
- നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ് വിവരങ്ങളും ലോഗോയും (ഉണ്ടെങ്കിൽ) ചേർക്കുക.
- ഉപഭോക്താവിന്റെ വിവരങ്ങളും, അവർ നൽകിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ പർച്ചേസ് ഓർഡർ നമ്പറും നൽകുക.
- ഇൻവോയ്സ് നമ്പറും തീയതിയും ക്രമമനുസരിച്ച് രേഖപ്പെടുത്തുക.
- ഓരോ ഉൽപ്പന്നവും സേവനവും അളവും വിലയും സഹിതം പട്ടികപ്പെടുത്തുക.
- നികുതി, ഡിസ്കൗണ്ടുകൾ, ഷിപ്പിംഗ് എന്നിവ ബാധകമാണെങ്കിൽ ചേർക്കുക.
- അവസാന തീയതിയും പേയ്മെന്റ് രീതികളും നൽകുക.
- വിവരങ്ങൾ പരിശോധിച്ച് PDF ആയി സേവ് ചെയ്യുക, തുടർന്ന് അയച്ച് ഒരു പകർപ്പ് സൂക്ഷിക്കുക.
ഇതെല്ലാം നിങ്ങൾക്ക് Billsato-യുടെ സൗജന്യ ഇൻവോയ്സ് ജനറേറ്റർ വഴി ചെയ്യാം: വിവരങ്ങൾ നൽകുക, ടൈപ്പ് ചെയ്യുമ്പോൾ തന്നെ PDF തയ്യാറാകുന്നത് കാണുക, എളുപ്പത്തിൽ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക. സൈൻ അപ്പ് ആവശ്യമില്ല, വാട്ടർമാർക്കുകൾ ഇല്ല, നിങ്ങളുടെ വിവരങ്ങൾ സുരക്ഷിതമായി ബ്രൗസറിൽ തന്നെ നിലനിൽക്കും.
ഇൻവോയ്സ് എപ്പോൾ, എങ്ങനെ അയക്കണം
ജോലി പൂർത്തിയായ ഉടൻ തന്നെ ഇൻവോയ്സ് അയക്കുക. അയക്കാൻ വൈകിയാൽ പണം ലഭിക്കാനും വൈകും. വലിയ പ്രൊജക്റ്റുകൾക്ക് മുൻകൂറായി അഡ്വാൻസ് തുകയോ ഓരോ ഘട്ടങ്ങളിലായുള്ള പേയ്‌മെന്റോ സംസാരിച്ച് തീരുമാനിക്കുക. PDF അറ്റാച്ച് ചെയ്ത് ഇമെയിൽ അയക്കുന്നതാണ് ഏറ്റവും വേഗമേറിയതും സാധാരണവുമായ രീതി. ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ, തുക, അവസാന തീയതി എന്നിവ അറ്റാച്ച്‌മെന്റിൽ മാത്രമല്ല, ഇമെയിലിന്റെ ഉള്ളടക്കത്തിലും എഴുതുക.
പേയ്‌മെന്റുകൾ വൈകുന്നത് സാധാരണമാണ്: യുഎസ് കമ്പനികളിൽ 2025-ൽ നടത്തിയ Atradius സർവേയിൽ ബിസിനസ്-ടു-ബിസിനസ് ഇൻവോയ്സുകളുടെ തുകയിൽ 43% കുടിശ്ശികയാണെന്ന് കണ്ടെത്തി. അവസാന തീയതി കഴിഞ്ഞാൽ, നിങ്ങൾക്ക് ഉപയോഗിക്കാവുന്ന മാതൃകകൾക്കും സമയക്രമങ്ങൾക്കുമായി പേയ്മെന്റ് റിമൈൻഡർ ഇമെയിലുകൾ സംബന്ധിച്ച ഞങ്ങളുടെ ഗൈഡ് കാണുക.
ഇൻവോയ്സുകൾ എത്ര കാലം സൂക്ഷിക്കണം
നിങ്ങൾ അയച്ചതും ലഭിച്ചതുമായ എല്ലാ ഇൻവോയ്സുകളുടെയും പകർപ്പുകൾ സൂക്ഷിക്കുക. എത്ര കാലം സൂക്ഷിക്കണമെന്നത് നിങ്ങളുടെ രാജ്യത്തെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. യുഎസിലെ IRS സാധാരണയായി ഫയൽ ചെയ്തതിന് ശേഷം മൂന്ന് വർഷം വരെയും ചില സാഹചര്യങ്ങളിൽ ഏഴ് വർഷം വരെയും സൂക്ഷിക്കാൻ ആവശ്യപ്പെടുന്നു. യുകെയിലെ HMRC, സ്വതന്ത്ര സംരംഭകരോട് (sole traders) ജനുവരി 31 ഫയലിംഗ് തീയതിക്ക് ശേഷം കുറഞ്ഞത് അഞ്ച് വർഷവും ലിമിറ്റഡ് കമ്പനികളോട് ആറ് വർഷവും രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കാൻ ആവശ്യപ്പെടുന്നു. മറ്റ് പല രാജ്യങ്ങളിലും ഇത് അഞ്ച് മുതൽ പത്ത് വർഷം വരെയാണ്.
പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ
ഇൻവോയ്സും രസീതും ഒന്നാണോ?
അല്ല. ഇൻവോയ്സ് എന്നത് പേയ്മെന്റ് ആവശ്യപ്പെടുന്ന രേഖയാണ്, ഇത് ഉപഭോക്താവ് പണം നൽകുന്നതിന് മുമ്പ് അയയ്ക്കുന്നു. പണം ലഭിച്ചുവെന്ന് സ്ഥിരീകരിക്കുന്നതാണ് രസീത്, ഇത് പേയ്മെന്റിന് ശേഷമാണ് നൽകുന്നത്. ചില ബിസിനസുകൾ പണം ലഭിച്ച ഇൻവോയ്സിൽ "Paid" എന്ന് രേഖപ്പെടുത്തി തിരികെ നൽകാറുണ്ട്, ഇത് രസീതായി ഉപയോഗിക്കാം.
ഇൻവോയ്സിന് നിയമപരമായ സാധുതയുണ്ടോ?
സാധാരണയായി ഇൻവോയ്സിന് മാത്രമായി നിയമപരമായ ബാധ്യതയില്ല. പണം നൽകാനുള്ള ബാധ്യത നിങ്ങളും ഉപഭോക്താവും തമ്മിലുള്ള കരാർ, സ്വീകരിച്ച കൊട്ടേഷൻ അല്ലെങ്കിൽ ഓർഡർ എന്നിവയിൽ നിന്നാണ് ഉണ്ടാകുന്നത്. ഈ കരാറിന്റെയും നൽകാനുള്ള തുകയുടെയും രേഖാമൂലമുള്ള തെളിവാണ് ഇൻവോയ്സ്, അതിനാൽ തർക്കങ്ങൾ ഉണ്ടാകുമ്പോൾ ഇത് പ്രധാനമാണ്.
രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത ബിസിനസ് ഇല്ലെങ്കിലും എനിക്ക് ഇൻവോയ്സ് അയക്കാമോ?
അതെ, മിക്ക രാജ്യങ്ങളിലും സാധിക്കും. വ്യക്തികൾക്കും സ്വതന്ത്രമായി ജോലി ചെയ്യുന്നവർക്കും (sole traders) സ്വന്തം പേരിൽ ഇൻവോയ്സ് നൽകാം. നികുതി രജിസ്ട്രേഷൻ ആവശ്യമുണ്ടോ, VAT, GST അല്ലെങ്കിൽ sales tax ബാധകമാണോ എന്നത് നിങ്ങളുടെ രാജ്യത്തെ നിയമങ്ങളെയും വരുമാനത്തെയും ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു; അതിനാൽ നിങ്ങളുടെ പ്രാദേശിക നികുതി വകുപ്പിന്റെ നിയമങ്ങൾ പരിശോധിക്കുക.
ഇൻവോയ്സുകൾക്ക് നമ്പർ നൽകേണ്ടതുണ്ടോ?
അതെ. ഓരോ ഇൻവോയ്സിനും INV-0001, INV-0002 എന്നിങ്ങനെ തുടർച്ചയായ ക്രമത്തിൽ തനതായ (unique) നമ്പർ നൽകണം. EU, UK എന്നിവിടങ്ങളിലെ VAT നിയമങ്ങൾ ഇത് നിർബന്ധമാക്കുന്നുണ്ട്, കൂടാതെ ഇത് നിങ്ങളുടെ കണക്കുകൾ സൂക്ഷിക്കുന്നത് എളുപ്പമാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
എനിക്ക് ഇൻവോയ്സ് ഒരു PDF ആയി അയക്കാമോ?
അതെ, മിക്ക രാജ്യങ്ങളിലും ഇമെയിൽ വഴി അയക്കുന്ന PDF ഇൻവോയ്സ് പൂർണ്ണമായും സാധുതയുള്ളതാണ്. എന്നാൽ ഇറ്റലി, മെക്സിക്കോ അല്ലെങ്കിൽ ബ്രസീൽ പോലുള്ള നിർബന്ധിത ഇ-ഇൻവോയ്സിംഗ് (e-invoicing) നിലവിലുള്ള രാജ്യങ്ങളിൽ ബിസിനസ് വിൽപ്പനകൾക്കുള്ള ടാക്സ് ഇൻവോയ്സുകൾ ഔദ്യോഗിക സംവിധാനം വഴി തന്നെ അയക്കേണ്ടതുണ്ട്.
ഇൻവോയ്സും ബില്ലും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം എന്താണ്?
ഇവ സാധാരണയായി ഒരേ രേഖ തന്നെയാണ്. വിൽക്കുന്നയാൾ ഇതിനെ ഇൻവോയ്സ് എന്ന് വിളിക്കുന്നു; പണം നൽകേണ്ട വാങ്ങുന്നയാൾ ഇതിനെ ബിൽ എന്ന് വിളിക്കുന്നു. കൂടാതെ യൂട്ടിലിറ്റി ചാർജുകൾക്കോ റെസ്റ്റോറന്റുകളിലോ നൽകുന്ന തുകയെ സാധാരണയായി "ബിൽ" എന്ന് പറയാറുണ്ട്.