സൗജന്യ ഇൻവോയ്സ് ജനറേറ്റർ, നിങ്ങളുടെ ഇൻവോയ്സ് ഇപ്പോൾ തന്നെ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യൂ.

അതെ. ഇവിടെ ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കുന്നതും ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുന്നതും തികച്ചും സൗജന്യമാണ്: സൈൻ-അപ്പ് ആവശ്യമില്ല, വാട്ടർമാർക്ക് ഇല്ല, വ്യക്തിഗത അല്ലെങ്കിൽ ബിസിനസ്സ് ആവശ്യങ്ങൾക്ക് ഉപയോഗപരിധികളുമില്ല. നിങ്ങളുടെ ഇൻവോയ്സുകളും ക്ലയന്റുകളുടെ വിവരങ്ങളും ഇൻവോയ്സ് നമ്പറിംഗും സേവ് ചെയ്തു വെക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, Billsato Pro പ്ലാൻ ലഭ്യമാണ്: ആദ്യ 7 ദിവസം സൗജന്യം, അതിനുശേഷം പ്രതിമാസം $10.

വേണ്ട. സൈൻ അപ്പ് ചെയ്യാതെ തന്നെ നിങ്ങൾക്ക് ഇൻവോയ്സ് നിർമ്മിക്കാനും, മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താനും, ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യാനും കഴിയും. ഇൻവോയ്സ് നിങ്ങളുടെ ബ്രൗസറിലാണ് തയ്യാറാക്കപ്പെടുന്നത്, സെർവറിലേക്ക് അയക്കുന്നില്ല. നിങ്ങളുടെ ഇൻവോയ്സുകളും ക്ലയന്റുകളുടെ വിവരങ്ങളും സൂക്ഷിച്ചുവെച്ച് പിന്നീട് വീണ്ടും ഉപയോഗിക്കാൻ Billsato Pro-യ്ക്ക് മാത്രമേ അക്കൗണ്ട് ആവശ്യമുള്ളൂ.

നൽകിയ ഉൽപ്പന്നങ്ങൾക്കോ സേവനങ്ങൾക്കോ ഉള്ള പണം ആവശ്യപ്പെട്ടുകൊണ്ട് വിൽപ്പനക്കാരൻ വാങ്ങുന്നയാൾക്ക് അയക്കുന്ന ഔദ്യോഗിക രേഖയാണ് ഇൻവോയ്സ്. ഇതിൽ വിൽപ്പനക്കാരന്റെയും വാങ്ങുന്നയാളുടെയും വിവരങ്ങൾ, ഉൽപ്പന്നങ്ങളുടെയോ സേവനങ്ങളുടെയോ വിവരണം, നൽകേണ്ട തുക, പേയ്‌മെന്റ് നിബന്ധനകൾ എന്നിവ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. അക്കൗണ്ടിംഗിനും നികുതി ആവശ്യങ്ങൾക്കും ഇൻവോയ്സുകൾ ഔദ്യോഗിക രേഖയായി വർത്തിക്കുന്നു.

ഇൻവോയ്സ് എന്നത് പണം ആവശ്യപ്പെടുന്നതിനുള്ള രേഖയാണ് — ക്ലയന്റ് പണം നൽകുന്നതിന് മുമ്പാണ് ഇത് അയക്കുന്നത്. എന്നാൽ രസീത് എന്നത് പണം ലഭിച്ചു എന്നതിനുള്ള തെളിവാണ് — പണം കിട്ടിയ ശേഷമാണ് ഇത് നൽകുന്നത്. ചുരുക്കത്തിൽ, ഇൻവോയ്സ് എന്നാൽ "നിങ്ങൾ ഈ തുക നൽകാനുണ്ട്" എന്നും, രസീത് എന്നാൽ "നിങ്ങൾ ഈ തുക അടച്ചു" എന്നുമാണ് അർത്ഥമാക്കുന്നത്.

ഇൻവോയ്സും ബില്ലും ഒരേ രേഖ തന്നെയാണ്, എന്നാൽ നോക്കിക്കാണുന്ന രീതിയിൽ മാത്രമാണ് വ്യത്യാസം. വിൽപ്പനക്കാരൻ ഇൻവോയ്സ് അയക്കുന്നു; വാങ്ങുന്നയാൾക്ക് അത് ലഭിക്കുമ്പോൾ അതൊരു ബില്ലായി മാറുന്നു. ഉള്ളടക്കം ഒന്നുതന്നെയാണ് — ആരുടെ ഭാഗത്തുനിന്നാണ് കാണുന്നത് എന്നതിലാണ് വ്യത്യാസം.

ഒരു ഇടപാടിന് മുമ്പ് വാങ്ങൽ അംഗീകരിക്കുന്നതിനായി വാങ്ങുന്നയാൾ നൽകുന്നതാണ് പർച്ചേസ് ഓർഡർ (Purchase Order). സാധനങ്ങളോ സേവനങ്ങളോ നൽകിയ ശേഷം പണം ആവശ്യപ്പെട്ടുകൊണ്ട് വിൽപ്പനക്കാരൻ നൽകുന്നതാണ് ഇൻവോയ്സ്. പർച്ചേസ് ഓർഡറാണ് ആദ്യം വരുന്നത് ("എനിക്ക് ഇത് വാങ്ങണം"), തുടർന്ന് ഇൻവോയ്സ് വരുന്നു ("നിങ്ങൾ നൽകാനുള്ള തുക ഇതാണ്").

നികുതി ആവശ്യങ്ങൾക്ക് സാധാരണയായി ആവശ്യമുള്ള വിവരങ്ങൾ — സ്ഥാപനത്തിന്റെ വിവരങ്ങൾ, ക്ലയന്റിന്റെ വിവരങ്ങൾ, ഇനങ്ങളുടെ വിശദവിവരങ്ങൾ, നികുതി തുകകൾ, ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ എന്നിവ Billsato നൽകുന്ന ഇൻവോയ്സുകളിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. നികുതി നിയമങ്ങൾ ഓരോ രാജ്യത്തിനും പ്രദേശത്തിനും അനുസരിച്ച് വ്യത്യാസപ്പെടുന്നതിനാൽ, നിങ്ങളുടെ ഇൻവോയ്സുകൾ പ്രാദേശിക മാനദണ്ഡങ്ങൾക്ക് അനുസൃതമാണോ എന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ ഒരു ടാക്സ് കൺസൾട്ടന്റുമായി സംസാരിക്കുക. Billsato ഇ-ഇൻവോയ്സിംഗ് (e-invoicing) മാൻഡേറ്റുകളെ പിന്തുണയ്ക്കുന്നില്ല: ബിസിനസുകൾക്കോ സർക്കാരിനോ ഇ-ഇൻവോയ്സിംഗ് നിർബന്ധമായ ഇടങ്ങളിൽ — ഉദാഹരണത്തിന് ബെൽജിയം, ജർമ്മനി, ഫ്രാൻസ്, ഇറ്റലി, പോളണ്ട്, തായ്‌വാൻ, ഉസ്ബെക്കിസ്ഥാൻ എന്നിവിടങ്ങളിൽ — ഒരു PDF ഇൻവോയ്സ് മാത്രമായി നിയമപരമായ നികുതി ഇൻവോയ്സായി പരിഗണിക്കില്ല.

അതെ. ഫോം പൂരിപ്പിക്കുമ്പോൾ തന്നെ നിങ്ങളുടെ ബ്രൗസറിൽ PDF തയ്യാറാകുന്നു. 'Download PDF' ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ US Letter അല്ലെങ്കിൽ A4 സൈസിൽ പ്രിന്റ് ചെയ്യാൻ പാകത്തിനുള്ള PDF ആയി ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യാം — ഇത് ക്ലയന്റുകൾക്ക് ഇമെയിൽ ചെയ്യാനും, അക്കൗണ്ടിംഗ് റെക്കോർഡുകൾക്കൊപ്പം സൂക്ഷിക്കാനും, നികുതി ആവശ്യങ്ങൾക്കും അനുയോജ്യമാണ്.

അല്ല, ഒരു ഇൻവോയ്സിന് നിയമസാധുത ലഭിക്കാൻ ലോഗോ നിർബന്ധമില്ല. എന്നാൽ നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തിന്റെ ലോഗോ ചേർക്കുന്നത് ഇൻവോയ്സിന് കൂടുതൽ പ്രൊഫഷണൽ ലുക്ക് നൽകുകയും, ബ്രാൻഡ് തിരിച്ചറിയപ്പെടാൻ സഹായിക്കുകയും ചെയ്യും.

ഒരു സൗജന്യ Billsato അക്കൗണ്ട് ആരംഭിച്ച് Settings-ൽ പോയി ലോഗോ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുക. ഇത് നിങ്ങളുടെ പ്രൊഫൈലിൽ സേവ് ചെയ്യപ്പെടുകയും, തുടർന്ന് നിങ്ങൾ തയ്യാറാക്കുന്ന ഓരോ ഇൻവോയ്സിന്റെയും മുകളിലായി പ്രിന്റ് ചെയ്യപ്പെടുകയും ചെയ്യും. PNG, JPG ഫയലുകളാണ് കൂടുതൽ അനുയോജ്യം.

നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിന് അനുയോജ്യമായ സ്ഥിരതയുള്ള ഏത് ഫോർമാറ്റും ഉപയോഗിക്കാം. സാധാരണയായി ക്രമനമ്പറുകൾ (INV-00001, INV-00002), തീയതി അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള നമ്പറുകൾ (2026-08-001), അല്ലെങ്കിൽ ക്ലയന്റ് കോഡുകൾ (ACME-001) എന്നിവ ഉപയോഗിക്കാറുണ്ട്. Billsato സ്ഥിരമായി INV-00001 എന്നതിൽ തുടങ്ങുന്നു, ഇത് നിങ്ങൾക്ക് മാറ്റാവുന്നതാണ്. ഒരിക്കലും ഒരേ നമ്പർ വീണ്ടും ഉപയോഗിക്കാതിരിക്കാൻ ശ്രദ്ധിക്കുക, ഓരോ ഇൻവോയ്സിനും പ്രത്യേക നമ്പർ ഉണ്ടായിരിക്കണം.

സമ്മറി പാനലിൽ നിങ്ങളുടെ നികുതി നിരക്ക് നൽകുക, Billsato തനിയെ അത് കണക്കാക്കും. ഈടാക്കുന്ന നികുതി എന്താണെന്ന് ക്ലയന്റിന് വ്യക്തമായി മനസ്സിലാക്കാൻ നികുതിയുടെ പേര് — "CA sales tax", "VAT", "GST" എന്നിങ്ങനെ മാറ്റാം. യു.എസിൽ സെയിൽസ് ടാക്സ് ഓരോ സ്റ്റേറ്റിനും കൗണ്ടിക്കും സിറ്റിക്കും അനുസരിച്ച് മാറുന്നു. ഇൻവോയ്സിൽ ചില ഇനങ്ങൾക്ക് മാത്രം നികുതി ബാധകമാണെങ്കിൽ "നികുതി ബാധകമായവ തിരഞ്ഞെടുക്കുക" ഓൺ ചെയ്ത് ബാധകമല്ലാത്തവ ഒഴിവാക്കാം. മറ്റ് രാജ്യങ്ങളിൽ, നിങ്ങളുടെ VAT അല്ലെങ്കിൽ GST നിരക്ക് നൽകുക — ഉദാഹരണത്തിന് യുകെയിൽ 20% VAT അല്ലെങ്കിൽ ഇന്ത്യയിൽ/ഓസ്ട്രേലിയയിൽ ബാധകമായ GST നിരക്കുകൾ.

തീർച്ചയായും. ഡ്രോപ്പ്ഡൗണിൽ നിന്ന് കറൻസി തിരഞ്ഞെടുക്കുക, ഇൻവോയ്സിലെ എല്ലാ തുകകളും ആ കറൻസിയിലേക്ക് മാറും. വിദേശ ക്ലയന്റുകൾക്ക് ആശയക്കുഴപ്പം ഉണ്ടാകാതിരിക്കാൻ കറൻസി കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് നല്ലതാണ്.

"Due on receipt" (ലഭിക്കുമ്പോൾ തന്നെ അടയ്ക്കുക), "Net 15", "Net 30", "Net 60" (15, 30, 60 ദിവസങ്ങൾക്കുള്ളിൽ അടയ്ക്കുക) എന്നിവയാണ് സാധാരണ നിബന്ധനകൾ. വേഗത്തിൽ തുക അടയ്ക്കുന്നവർക്കായി "2/10 Net 30" (10 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ അടച്ചാൽ 2% ഡിസ്കൗണ്ട്, അല്ലെങ്കിൽ 30 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ മുഴുവൻ തുകയും) പോലുള്ള ഓഫറുകളും നൽകാം. നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിനും മേഖലയ്ക്കും അനുയോജ്യമായ നിബന്ധനകൾ തിരഞ്ഞെടുത്ത് നോട്ട്സ് ഫീൽഡിൽ ചേർക്കുക.

മിക്ക ടാക്സ് അധികാരികളും ഇൻവോയ്സ് രേഖകൾ 5 മുതൽ 7 വർഷം വരെ സൂക്ഷിക്കാൻ നിർദ്ദേശിക്കുന്നു. യു.എസിൽ IRS സാധാരണയായി 3 മുതൽ 7 വർഷം വരെയും, യുകെയിൽ HMRC 6 വർഷവും, യൂറോപ്യൻ യൂണിയനിൽ 5 മുതൽ 10 വർഷം വരെയുമാണ്. നിങ്ങളുടെ പ്രാദേശിക നികുതി നിയമങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കാൻ ടാക്സ് കൺസൾട്ടന്റുമായി സംസാരിക്കുക.

ജോലി ആരംഭിക്കുന്നതിനോ സാധനങ്ങൾ അയക്കുന്നതിനോ മുമ്പായി നൽകുന്ന പ്രാഥമിക ഇൻവോയ്സാണ് പ്രൊഫോർമ ഇൻവോയ്സ്. പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന ചെലവുകൾ, അളവുകൾ, നിബന്ധനകൾ എന്നിവ വ്യക്തമാക്കുന്ന കൊട്ടേഷൻ (quote) പോലെയാണിത്. അന്താരാഷ്ട്ര വ്യാപാരത്തിൽ കസ്റ്റംസ് ക്ലിയറൻസിനും ഫിനാൻസിംഗിനുമായി പ്രൊഫോർമ ഇൻവോയ്സുകൾ സാധാരണയായി ഉപയോഗിക്കുന്നു. ഇത് പണം അടയ്ക്കാനുള്ള അന്തിമ ആവശ്യമല്ല.

സ്ഥിരമായ സേവനങ്ങൾക്കോ സബ്‌സ്‌ക്രിപ്ഷനുകൾക്കോ വേണ്ടി നിശ്ചിത ഇടവേളകളിൽ — ആഴ്ചയിലോ മാസത്തിലോ മൂന്ന് മാസത്തിലൊരിക്കലോ — അയക്കുന്ന ഇൻവോയ്സാണിത്. പ്രതിമാസ റിട്ടെയ്‌നറുകൾ, സബ്‌സ്‌ക്രിപ്ഷൻ ചാർജുകൾ, മെയിന്റനൻസ് കരാറുകൾ എന്നിവ ഉദാഹരണങ്ങളാണ്. Billsato Pro ഉപയോഗിച്ച് ഓരോ തവണയും വീണ്ടും ടൈപ്പ് ചെയ്യാതെ മുൻ മാസത്തെ ഇൻവോയ്സ് ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് ചെയ്യാൻ സാധിക്കും.

വാങ്ങുന്നയാൾ അടയ്ക്കാനുള്ള തുക കുറയ്ക്കുന്നതിനായി വിൽപ്പനക്കാരൻ നൽകുന്ന രേഖയാണ് ക്രെഡിറ്റ് നോട്ട് (ക്രെഡിറ്റ് മെമ്മോ). ഇതിനകം അയച്ച ഇൻവോയ്സിലെ തെറ്റ് തിരുത്താനോ, സാധനങ്ങൾ മടക്കി നൽകുമ്പോൾ പണം റീഫണ്ട് ചെയ്യാനോ, ഇൻവോയ്സിന് ശേഷം ഡിസ്കൗണ്ട് നൽകാനോ ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നു. ഇതിൽ മുൻ ഇൻവോയ്സ് നമ്പറും പുതുക്കിയ തുകയും രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.

അതെ. സമ്മറി പാനലിൽ നിങ്ങൾക്ക് ശതമാനക്കണക്കിലോ നിശ്ചിത തുകയായോ ഡിസ്കൗണ്ട് ചേർക്കാം. ഇത് സബ്‌ടോട്ടലിൽ ബാധകമാവുകയും ഇൻവോയ്സിൽ പ്രത്യേക വരിയായി കാണിക്കുകയും ചെയ്യും, അതിനാൽ ആകെ തുക എങ്ങനെയാണ് കണക്കാക്കിയതെന്ന് ക്ലയന്റിന് വ്യക്തമായി മനസ്സിലാക്കാൻ സാധിക്കും.

അവസാന തീയതി കഴിഞ്ഞ് കുറച്ച് ദിവസങ്ങൾക്ക് ശേഷം മാന്യമായ ഒരു ഓർമ്മപ്പെടുത്തലോടെ (reminder) തുടങ്ങുക. പ്രതികരണമൊന്നും ലഭിച്ചില്ലെങ്കിൽ, ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ, നിശ്ചയിച്ചിരുന്ന അവസാന തീയതി, അടയ്ക്കാനുള്ള തുക എന്നിവ വ്യക്തമാക്കിക്കൊണ്ട് ഔദ്യോഗിക ഓവർഡ്യൂ നോട്ടീസ് അയക്കുക. എന്നിട്ടും പേയ്‌മെന്റ് ലഭിക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ നിബന്ധനകൾ അനുവദിക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ ലേറ്റ് ഫീ ഈടാക്കുകയോ, നിലവിലെ ജോലികൾ നിർത്തിവെക്കുകയോ, തവണകളായി അടയ്ക്കാനുള്ള സൗകര്യം നൽകുകയോ ചെയ്യാം. അവസാന മാർഗ്ഗമായി കളക്ഷൻ സർവീസുകൾ ഉപയോഗിക്കുകയോ നിയമോപദേശം തേടുകയോ ചെയ്യുക. എല്ലാ ആശയവിനിമയങ്ങളുടെയും രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കാൻ ശ്രദ്ധിക്കുക.

ഇല്ല. ഇൻവോയ്സ് എന്നത് പണം ലഭിക്കാനുള്ള ആവശ്യപ്പെടലാണ് (request for payment), പണം ലഭിച്ചുവെന്നതിന്റെ സ്ഥിരീകരണമല്ല. ഇൻവോയ്സ് ലഭിക്കുക എന്നാൽ പണം അടയ്ക്കാനുണ്ട് എന്നാണ് അർത്ഥം. പണം ലഭിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, വിൽക്കുന്നയാൾ രസീത് (receipt) നൽകുകയോ ഇൻവോയ്സ് പെയ്ഡ് ആയി രേഖപ്പെടുത്തുകയോ ചെയ്യും.

തീർച്ചയായും. ഫ്രീലാൻസർമാർ, കരാറുകാർ, കൺസൾട്ടന്റുകൾ, ചെറുകിട ബിസിനസുകൾ എന്നിവർക്കായി പ്രത്യേകം രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിട്ടുള്ളതാണ് Billsato. മണിക്കൂർ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള ജോലി, പ്രോജക്റ്റ് ഫീസ്, ഉൽപ്പന്ന വിൽപ്പന അല്ലെങ്കിൽ ഇവയുടെയെല്ലാം ചേർത്തുള്ള ബില്ലിംഗ് എന്നിവ എളുപ്പത്തിൽ ചെയ്യാം — 2.5 മണിക്കൂർ പോലെയുള്ള ഫ്രാക്ഷണൽ അളവുകളും കൃത്യമായി കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ സാധിക്കും.

ഇല്ല. Billsato വഴി നിർമ്മിക്കുന്ന ഇൻവോയ്സുകൾ തികച്ചും പ്രൊഫഷണലും വാട്ടർമാർക്ക് ഇല്ലാത്തതുമാണ്. നിങ്ങൾ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുന്ന PDF-ൽ Billsato-യുടെ ബ്രാൻഡിംഗ് ഒന്നും തന്നെ ഉണ്ടാകില്ല, അതിനാൽ ഇത് നേരിട്ട് ക്ലയന്റുകൾക്ക് അയക്കാൻ സാധിക്കും.

തുടർച്ചയായതും (sequential), ആവർത്തിക്കാത്തതും, എളുപ്പത്തിൽ തിരയാൻ കഴിയുന്നതുമായ നമ്പറിംഗ് രീതിയാണ് ഏറ്റവും അനുയോജ്യം. മിക്ക ബിസിനസുകളും INV-00001 പോലുള്ള ഒരു പ്രിഫിക്സ് ഉള്ള ലളിതമായ ക്രമമോ അല്ലെങ്കിൽ 2026-001 പോലെയുള്ള വർഷം ചേർത്തുള്ള പ്രിഫിക്സോ ഉപയോഗിക്കുന്നു. ചിലർ ക്ലയന്റ് കോഡും ചേർക്കാറുണ്ട്. 1-ൽ നിന്ന് തുടങ്ങുന്നതിന് പകരം വലിയൊരു സംഖ്യയിൽ നിന്ന് തുടങ്ങുന്നത് കൂടുതൽ പ്രവർത്തന പരിചയമുള്ള ബിസിനസ്സ് ആയി തോന്നിപ്പിക്കും. നമ്പറുകൾ ഒഴിവാക്കാനോ (skip) വീണ്ടും ഉപയോഗിക്കാനോ പാടില്ല — നമ്പറുകളിലെ വിടവുകൾ ടാക്സ് ഓഡിറ്റ് സമയത്ത് പ്രശ്നങ്ങൾക്കിടയാക്കാം.

ജോലി ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് നൽകുന്നതാണ് എസ്റ്റിമേറ്റ് അല്ലെങ്കിൽ കൊട്ടേഷൻ, ഇത് ജോലിക്ക് എത്ര ചെലവാകും എന്ന ഏകദേശ ധാരണ നൽകുന്നു; ഇത് നിയമപരമായി ബാധകമല്ല. ജോലി പൂർത്തിയായ ശേഷമോ അല്ലെങ്കിൽ മുൻകൂട്ടി സമ്മതിച്ച ഘട്ടങ്ങൾ എത്തുമ്പോഴോ അയക്കുന്ന ഔദ്യോഗിക പേയ്‌മെന്റ് ആവശ്യപ്പെടലാണ് ഇൻവോയ്സ്. ചുരുക്കത്തിൽ, "ഇത്രയും രൂപ ചെലവാകും" എന്ന് എസ്റ്റിമേറ്റ് പറയുമ്പോൾ, "ഇത്രയും രൂപ നൽകണം" എന്ന് ഇൻവോയ്സ് വ്യക്തമാക്കുന്നു.